Gmail

Yhdistä Gmail-tilisi AI SmartTalkiin hallitaksesi sähköpostikeskusteluja AI-avustuksen avulla. Saapuvat sähköpostit luovat keskusteluketjuja, ja voit vastata, luoda luonnoksia ja automatisoida sähköpostityönkulkuja.

---

Yleiskatsaus

Gmail-kanava mahdollistaa:

• Vastaanottaa sähköposteja keskusteluketjuina AI SmartTalkissa
• Automaattivastata AI-avustajasi avulla
• Luoda luonnoksia ihmisten tarkistettavaksi ennen lähettämistä
• Automatisoida sähköpostityönkulkuja SmartFlow'n avulla

---

Esivaatimukset

Ennen kuin aloitat, varmista, että sinulla on:

• Aktiivinen AI SmartTalk -tili
• Gmail- tai Google Workspace -tili
• Oikeus myöntää sähköpostin käyttöoikeus OAuthin kautta

---

Vaiheittainen asennus

Vaihe 1: Pääsy Gmail-kanavaan

1. Kirjaudu AI SmartTalk -tilillesi
2. Siirry kohtaan Asetukset → Canaux (Kanavat)
3. Etsi Gmail ja napsauta Yhdistä

Vaihe 2: Valtuuta Googlella

1. Google OAuth -ikkuna avautuu
2. Valitse Google-tilisi
3. Tarkista pyydetyt oikeudet:
   • Lue sähköpostiviestejä
   • Lähetä sähköpostia puolestasi
   • Hallitse luonnoksia
4. Napsauta Salli

Turvallisuus huomautus: AI SmartTalk käyttää turvallista OAuth 2.0:aa. Emme koskaan näe tai tallenna Google-salasanaasi.

Vaihe 3: Määritä sähköpostiasetukset

Valtuutuksen jälkeen määritä, miten sähköposteja käsitellään:

Asetus	Kuvaus
Automaattivastaus	AI vastaa automaattisesti saapuviin sähköposteihin
Luo vain luonnos	AI luo luonnoksia ihmisten tarkistettavaksi
Tunnisteet/Kansiot	Mitkä sähköpostit käsitellään (Saapuneet, tietyt tunnisteet)
Vastausviive	Odotusaika ennen kuin AI vastaa (valinnainen)

Vaihe 4: Vahvista yhteys

1. Tila näyttää Yhdistetty sähköpostiosoitteesi kanssa
2. Lähetä testisähköposti yhdistettyyn osoitteeseesi
3. Tarkista Chat — keskustelun pitäisi näkyä ✉️-ikoni
4. AI vastaa (tai luo luonnoksen) asetustesi perusteella

---

Kuinka Gmail-kanava toimii

Sähköposti → Keskustelu

Saapuva sähköposti                     AI SmartTalk Chat
┌─────────────────┐              ┌─────────────────┐
│ Lähettäjä: asiakas│    ────▶     │ ✉️ asiakas@...  │
│ Aihe: Apua      │              │ "Tarvitsen apua..." │
│ Viesti: Tarvitsen...│          │                  │
└─────────────────┘              │ 🤖 AI-vastaus    │
                                 └─────────────────┘

Keskusteluketjun jatkuvuus

• Sähköpostivastaukset pysyvät samassa keskusteluketjussa
• AI:lla on täydellinen konteksti sähköpostiketjusta
• Ketjun historia näkyvissä Chat-näkymässä

---

SmartFlow Integraatio

Mukautettujen Sähköpostivirtojen Luominen

Käytä Chat Service -laukaisinta Gmailin käsittelyn mukauttamiseen:

Trigger: Chat Service
  Channel: Gmail
  
Actions:
  1. Check Sender:
       - If VIP customer → Route to human
       - If support request → Continue with AI
  2. AI Request:
       Analyze email and generate response
  3. Gmail - Create Draft:
       Draft response for human review
  4. Notification:
       Alert team about new email

Saatavilla Olevat Gmail-toiminnot

Toiminto	Kuvaus	Käyttötapaus
Lähetä Vastaus	Lähetä sähköpostivastaus suoraan	Automaattinen vastaus yksinkertaisiin kysymyksiin
Luo Luonnos	Luo luonnos Gmailissa	Ihmisen tarkistus ennen lähettämistä
Lisää Tunniste	Käytä Gmail-tunnistetta	Luokittele käsitellyt sähköpostit
Välitä	Välitä toiseen osoitteeseen	Reititä asiantuntijalle

Esimerkki: Tuki-sähköpostityönkulku

Trigger: Chat Service (Gmail)
Condition: Subject contains "urgent" OR "help"

Actions:
  1. Gmail - Add Label:
       Label: "Support/AI-Processed"
  
  2. AI Request:
       System: "You are a helpful support agent. 
                Analyze this email and draft a helpful response."
       Input: {{email_content}}
  
  3. Gmail - Create Draft:
       To: {{sender_email}}
       Subject: Re: {{email_subject}}
       Body: {{ai_response}}
  
  4. Slack Notification:
       Channel: #support
       Message: "New support email from {{sender_email}} - draft ready for review"

---

Käyttötapaukset

Asiakastuki

Käsittele saapuvia tukisähköposteja:

• AI analysoi ongelman
• Laatii sopivan vastauksen
• Tiimi tarkistaa ja lähettää

Myyntikyselyt

Vastaa myyntikysymyksiin:

• AI vastaa tuotetietoihin tietopankista
• Luo henkilökohtaisen luonnoksen hinnoittelutiedoilla
• Myyntitiimi tarkistaa ennen lähettämistä

UKK-käsittely

Automaattivastaa yleisiin kysymyksiin:

• AI tunnistaa yleiset kysymykset
• Lähettää välittömän vastauksen
• Vapauttaa tiimiä monimutkaisille asioille

Poissaolo

Älykäs poissaolovastaus:

• AI käsittelee rutiinisähköposteja
• Nostaa kiireelliset asiat varahenkilölle
• Tarjoaa relevanttia tietoa jopa poissa ollessa

---

Sähköpostin käsittelyvaihtoehdot

Autovastausmoodi

AI vastaa suoraan sähköposteihin:

Edut	Haitat
Välittömät vastaukset	Vähemmän inhimillistä valvontaa
24/7 saatavuus	Sopimattomien vastausten riski
Vähentynyt työkuorma	Asiakkaat saattavat suosia inhimillistä kontaktia

Parasta: Suuri määrä, rutiinikyselyt

Luonnosmoodi

AI luo luonnoksia tarkistettavaksi:

Edut	Haitat
Inhimillinen laadunvalvonta	Hitaampi vastausaika
Oppimismahdollisuus	Vaatii manuaalista lähettämistä
Turvallisempaa herkissä aiheissa	Lisää työtä tiimille

Parasta: Monimutkaiset aiheet, uudet toteutukset, herkät viestit

Hybridimoodi

Käytä SmartFlow'ta päättääksesi sähköpostikohtaisesti:

If: Email is simple FAQ → Auto-reply
If: Email is sales inquiry → Create draft
If: Email is complaint → Route to human immediately

---

Vianetsintä

Yhteysongelmat

Ongelma	Ratkaisu
"Valtuutus epäonnistui"	Valtuuta uudelleen Google OAuthin kautta
"Pääsy peruutettu"	Tarkista Google-tili → Tietoturva → Yhdistetyt sovellukset
"Token vanhentunut"	Napsauta Yhdistä uudelleen AI SmartTalkissa

Sähköposti ei näy

Ongelma	Ratkaisu
Ei keskusteluja Chatissa	Tarkista, että sähköposti on määritellyissä tunnisteissa/kansioissa
Viivästynyt näkyvyys	Synkronointi voi kestää 1-2 minuuttia
Vain osa sähköposteista	Varmista, että suodatusasetukset eivät sulje niitä pois

Vastausongelmat

Ongelma	Ratkaisu
AI ei vastaa	Tarkista, että autovastaus on käytössä
Väärä sävy	Säädä AI:n persoonallisuusasetuksia
Puuttuva tieto	Päivitä tietopohja
Luonnosta ei luotu	Tarkista SmartFlow-konfiguraatio

---

Gmail-kanavan hallinta

Toimenpide	Kuinka
Pysäytä kanava	Vaihda Käytössä → Pois päältä
Muuta asetuksia	Muokkaa konfiguraatiota kanavan asetuksissa
Vaihda tilejä	Irrota, sitten yhdistä eri tilillä
Irrota	Asetukset → Kanavat → Gmail → Irrota

---

Tietosuoja ja turvallisuus

Mitä me pääsemme käsiksi

Pääsy	Tarkoitus
Lue sähköposteja	Käsitellä saapuvia viestejä
Lähetä sähköposteja	Vastata puolestasi
Hallitse luonnoksia	Luo vastausluonnoksia
Käytä tunnisteita	Järjestä käsiteltyjä sähköposteja

Mitä me EI tee

• ❌ Tallenna sähköpostin sisältöä pysyvästi
• ❌ Pääse sähköposteihin, jotka ovat määritellyn suodatuksen ulkopuolella
• ❌ Jaa sähköpostin sisältöä kolmansille osapuolille
• ❌ Pääse muihin Google-palveluihin (Kalenteri, Drive jne.)

Pääsyn peruuttaminen

Irrottaaksesi AI SmartTalkin Gmailista:

1. AI SmartTalkissa: Asetukset → Kanavat → Gmail → Irrota
2. Googlessa: Tili → Tietoturva → Kolmannen osapuolen sovellukset → Poista AI SmartTalk

Parhaat käytännöt

1. Aloita luonnostilassa: Tarkista AI-vastaukset ennen automaattisen vastauksen käyttöönottoa
2. Määritä suodattimet: Käsittele vain asiaankuuluvia sähköposteja (ei uutiskirjeitä jne.)
3. Aseta odotukset: Ilmoita asiakkaille, että he saattavat saada AI-avusteisia vastauksia
4. Seuraa laatua: Tarkista säännöllisesti AI-vastauksia tarkkuuden varmistamiseksi
5. Käytä etikettejä: Järjestä AI-käsitellyt sähköpostit helppoa seurantaa varten
6. Kouluta AI:ta: Päivitä tietopankkia yleisillä sähköpostiaiheilla

---

Vertailu muihin kanaviin

Ominaisuus	Gmail	Messenger	WhatsApp
Asynkroninen viestintä	✅ Odotettu	Mahdollinen	Mahdollinen
Virallinen sävy	✅ Tyypillinen	❌ Rentoa	❌ Rentoa
Pitkämuotoinen sisältö	✅ Tuettu	❌ Paras lyhyille	❌ Paras lyhyille
Liitteet	✅ Täysi tuki	Rajoitettu	Rajoitettu
Keskusteluketjutus	✅ Natiivi	❌ Tasainen	❌ Tasainen

---

Liittyvä dokumentaatio

• Kanavien yleiskatsaus
• SmartFlow Chat-toiminnot
• SmartFlow Sähköpostitoiminnot
• AI-konfigurointi