Outlook
Yhdistä Microsoft Outlook -tilisi AI SmartTalkiin käsitelläksesi sähköpostikeskusteluja AI-avustuksen avulla. Saapuvat sähköpostit luovat keskusteluketjuja, ja voit vastata, luoda luonnoksia, hallita kansioita ja automatisoida sähköpostityönkulkuja 13 tehokkaan SmartFlow-toiminnon avulla.
Yhteenveto
Outlook-kanava mahdollistaa:
- Vastaanottaa sähköposteja keskusteluketjuina AI SmartTalkissa
- Automaattivastata AI-avustajasi avulla
- Luoda luonnoksia ihmisten tarkistettavaksi ennen lähettämistä
- Etsiä ja hallita koko Outlook-postilaatikkoasi ohjelmallisesti
- Järjestää sähköposteja kategorioiden ja kansioiden hallinnan avulla
- Automatisoida sähköpostityönkulkuja 13 SmartFlow-toiminnolla
Keskeiset ominaisuudet
| Ominaisuus | Kuvaus |
|---|---|
| AI-sähköpostinkäsittely | Analysoi ja vastaa automaattisesti saapuville sähköposteille |
| Luonnostila | AI luo luonnoksia ihmisten tarkistettavaksi |
| Suora lähetys | Automaattivastaus yksinkertaisiin kysymyksiin |
| Sähköpostihaku | Hae Outlookista tehokkaalla kyselysyntaksilla |
| Keskustelun hallinta | Käsittele täydellisiä sähköpostikeskusteluja |
| Kategorian hallinta | Järjestä sähköposteja Outlook-kategorioiden avulla |
| Kansion hallinta | Listaa kansiot ja siirrä viestejä niiden välillä |
| Puskuviestit | Reaaliaikaiset sähköpostiviestit Microsoft Graphin kautta |
| SmartFlow-integraatio | 13 toimintoa täydelliseen sähköpostiautomaation |
Esivaatimukset
Ennen aloittamista varmista, että sinulla on:
- Aktiivinen AI SmartTalk -tili
- Microsoft Outlook tai Microsoft 365 -tili
- Oikeus myöntää sähköpostin pääsy OAuthin kautta
Vaiheittainen asennus
Vaihe 1: Pääsy Outlook-kanavaan
- Kirjaudu AI SmartTalk -tilillesi
- Siirry kohtaan Kanavat → Canals
- Etsi Outlook ja napsauta Yhdistä
Vaihe 2: Valtuuta Microsoftin kanssa
- Microsoft OAuth -ikkuna avautuu
- Kirjaudu Microsoft-tilillesi
- Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet:
- Lue profiilisi
- Lue sähköpostisi
- Lue ja kirjoita sähköpostisi
- Lähetä sähköposteja puolestasi
- Napsauta Hyväksy
Turvallisuus huomautus: AI SmartTalk käyttää turvallista OAuth 2.0:aa. Emme koskaan näe tai tallenna Microsoft-salasanaasi. Pääsytunnukset uusitaan automaattisesti niiden vanhentuessa.
Vaihe 3: Vahvista yhteys
Kun yhteys on muodostettu, näet:
- Integraatio aktiivinen -tilan sähköpostiosoitteesi kanssa
- Liitetyn tilin näyttönimen
Vaihe 4: Ota käyttöön puskuviestit
Saadaksesi saapuvat sähköpostit reaaliaikaisesti:
- Avaa Outlook-integraation hallintapaneeli
- Kytke Push Notifications päälle
- AI SmartTalk luo Microsoft Graph -tilauksen postilaatikollasi
- Uudet sähköpostit toimitetaan nyt reaaliaikaisesti AI SmartTalkiin
info
Push-viestit vanhenevat noin 3 päivän kuluttua ja AI SmartTalk uusii ne automaattisesti.
Vaihe 5: Määritä sähköpostiasetukset
Valtuutuksen jälkeen määritä, miten sähköposteja käsitellään:
| Asetus | Kuvaus |
|---|---|
| Automaattivastaus | AI vastaa automaattisesti saapuville sähköposteille |
| Luonnos vain | AI luo luonnoksia ihmisten tarkistettavaksi |
| Vastausviive | Odotusaika ennen kuin AI vastaa (valinnainen) |
Hallintapaneeli
Outlook-integraation hallintapaneeli näyttää:
| Mittari | Kuvaus |
|---|---|
| Yhteensä sähköposteja | Sähköpostien kokonaismäärä postilaatikossasi |
| Lukemattomat | Lukemattomien sähköpostien määrä |
| Lähetetyt | Lähetettyjen sähköpostien määrä |
| Viimeinen synkronointi | Viimeisen synkronoinnin aikaleima |
Voit myös:
- Yhdistää uudelleen, jos tunnuksesi on vanhentunut
- Päivittää tilastot manuaalisesti
- Kytkeä puskuviestit päälle tai pois
Miten Outlook-kanava toimii
Sähköposti keskusteluksi
Keskustelun jatkuvuus
- Sähköpostivastaukset pysyvät samassa keskusteluketjussa (vastaa Outlookin
conversationId) - AI:lla on täydellinen konteksti sähköpostiketjusta (viimeiset 5 viestiä ladataan automaattisesti)
- Keskusteluhistoria näkyy Chat-näkymässä
- Liitetyn tilin lähettämät sähköpostit ohitetaan automaattisesti (estää vastausloopit)
Duplikaation estäminen
AI SmartTalk estää saman sähköpostin kaksoiskäsittelyn useiden turvatoimien avulla:
- Viestin ID-seuranta (viimeiset 100 käsiteltyä)
- Tietokannan tason duplikaation esto
- Atominen viestin vaatiminen estämään kilpailutilanteet
SmartFlow-integraatio
Saatavilla olevat Outlook-toiminnot
AI SmartTalk tarjoaa 13 Outlook-toimintoa SmartFlow'ssa:
| Toiminto | Kuvaus | Käyttötapaus |
|---|---|---|
| Lähetä Outlook-sähköposti | Lähetä sähköposti HTML-tuesta, CC/BCC, tärkeys | Automaattivastaus kysymyksiin |
| Lue Outlook-sähköpostit | Hae sähköposteja suodattimilla ja kansiovalinnalla | Käsittele uusia viestejä |
| Hae Outlook-sähköposti | Hae täydelliset sähköpostitiedot liitteineen | Hae erityistä sisältöä |
| Vastaa Outlook-sähköpostiin | Vastaa tiettyyn viestiketjuun | Jatka keskusteluja |
| Hae Outlook-sähköposteja | Hae Outlookin hakusyntaksilla | Löydä erityisiä sähköposteja |
| Merkitse luetuksi | Päivitä sähköpostin luetuksi-tila | Järjestä postilaatikko |
| Luo Outlook-luonnos | Luo luonnos tarkistettavaksi (mukaan lukien vastausluonnokset) | Ihmisten valvonta |
| Lähetä Outlook-luonnos | Lähetä olemassa oleva luonnos | Hyväksy ja lähetä |
| Poista Outlook-luonnos | Poista sähköpostiluonnos | Siivous |
| Hae keskusteluhistoria | Hae kaikki viestit keskustelussa | Täydellinen keskustelukonteksti |
| Muokkaa kategorioita | Lisää tai muokkaa Outlook-kategorioita | Sähköpostin merkitseminen |
| Hae kansiot | Listaa kaikki postikansiot | Kansion löytäminen |
| Siirrä viesti | Siirrä sähköposteja kansioiden välillä | Sähköpostin järjestäminen |
Esimerkki: AI-sähköpostiavustajan työnkulku
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Hae keskusteluhistoria:
Keskustelun ID: {{email.conversationId}}
2. AI-pyyntö:
Järjestelmä: "Olet ammattimainen sähköpostiavustaja"
Syöte: {{thread.messages}}
Tuote: vastaus, tunne, kiireellisyys
3. Jos ehto: kiireellisyys == "korkea"
Kyllä: Lähetä Outlook-sähköposti (välitön vastaus)
Ei: Luo Outlook-luonnos (tarkistettavaksi)
4. Muokkaa kategorioita:
Sähköpostin ID: {{email.id}}
Kategoriat: ["Käsitelty AI:n toimesta"]
Esimerkki: Tuki-sähköpostin triage
Trigger: Chat Service (Outlook)
Ehto: Aihe sisältää "tuki" TAI "apua"
Actions:
1. AI-pyyntö:
Järjestelmä: "Analysoi tämä tukisähköposti ja luokittele se"
Syöte: {{email.body}}
Tuote: vastaus, kategoria, prioriteetti
2. Luo Outlook-luonnos:
Vastaanottaja: {{email.from}}
Aihe: Re: {{email.subject}}
Viesti: {{ai_response}}
3. Siirrä viesti:
Sähköpostin ID: {{email.id}}
Kansio: "Tuki"
4. Muokkaa kategorioita:
Sähköpostin ID: {{email.id}}
Kategoriat: ["Tuki", {{priority}}]
Esimerkki: Sähköpostin reititys kansion mukaan
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI-pyyntö:
Kehotus: "Luokittele tämä sähköposti: myynti, tuki tai yleinen"
Syöte: {{email.body}}
2. Siirrä viesti:
Sähköpostin ID: {{email.id}}
Kansio: {{classification}}
3. Merkitse luetuksi:
Sähköpostin ID: {{email.id}}
Use Cases
Customer Support
Handle inbound support emails:
- AI analyzes the issue
- Drafts appropriate response
- Creates support ticket automatically
- Team reviews and sends
Sales Inquiries
Respond to sales questions:
- AI answers product questions from knowledge base
- Creates personalized draft with pricing info
- Sales team reviews before sending
Email Triage
Automatically categorize and route emails:
- AI classifies email type (support, sales, internal)
- Moves to appropriate folders
- Applies Outlook categories for quick visual sorting
- Archives irrelevant emails
FAQ Handling
Auto-respond to common questions:
- AI recognizes frequent questions
- Sends immediate response
- Frees team for complex issues
Out-of-Office
Smart away responses:
- AI handles routine emails
- Escalates urgent matters to backup
- Provides relevant information even when away
Email Processing Modes
Auto-Reply Mode
AI responds directly to emails:
| Pros | Cons |
|---|---|
| Instant responses | Less human oversight |
| 24/7 availability | Risk of inappropriate replies |
| Reduced workload | Customers may prefer human contact |
Best for: High-volume, routine inquiries
Draft Mode
AI creates drafts for review:
| Pros | Cons |
|---|---|
| Human quality control | Slower response time |
| Learning opportunity | Requires manual sending |
| Safer for sensitive topics | More work for team |
Best for: Complex topics, new implementations, sensitive communications
Hybrid Mode
Use SmartFlow to decide per-email:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Markdown Support
When sending emails, AI SmartTalk automatically converts markdown formatting to HTML:
| Markdown | Result |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Clickable link |
# Heading | Heading |
- item | Bullet list |
| Line break | Preserved |
Troubleshooting
Connection Issues
| Issue | Solution |
|---|---|
| "Authorization failed" | Re-authorize through Microsoft OAuth |
| "Token expired" | Click Reconnect in the integration dashboard |
| "Access revoked" | Check Microsoft Account → Security → App permissions |
| "Insufficient permissions" | Ensure all required scopes were accepted during OAuth |
Email Not Appearing
| Issue | Solution |
|---|---|
| No conversations in Chat | Verify push notifications are enabled |
| Delayed appearance | May take up to a minute for webhook delivery |
| Only some emails | Check if emails are in the monitored Inbox folder |
| Duplicate conversations | Contact support — deduplication may need review |
Response Issues
| Issue | Solution |
|---|---|
| AI not responding | Check Auto-reply is enabled |
| Wrong tone | Adjust AI personality settings |
| Missing information | Update knowledge base |
| Draft not created | Check SmartFlow configuration |
| Emails from self processed | This should be auto-filtered; contact support if persisting |
Managing Outlook Channel
| Action | How |
|---|---|
| Pause channel | Toggle push notifications off |
| Refresh stats | Click Refresh on the dashboard |
| Reconnect | Click Reconnect if token expired |
| Switch accounts | Disconnect, then connect with a different Microsoft account |
| Disconnect | Remove the integration from your connectors |
Privacy & Security
What We Access
| Access | Purpose |
|---|---|
| Read your profile | Display connected account info |
| Read emails | Process incoming messages |
| Read/write emails | Mark as read, modify categories, move messages |
| Send emails | Respond on your behalf |
What We DON'T Do
- Store email content permanently
- Access emails outside the monitored inbox
- Share email content with third parties
- Access other Microsoft services (Calendar, OneDrive, Teams, etc.)
Revoking Access
To disconnect AI SmartTalk from Outlook:
- In AI SmartTalk: Channels → Outlook → Disconnect
- In Microsoft: Account Security → Remove AI SmartTalk
Comparison: Outlook vs Gmail
| Feature | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| OAuth Provider | Microsoft | |
| SmartFlow Actions | 13 actions | 11 actions |
| Category/Label support | Categories | Labels |
| Folder management | Move Message + Get Folders | -- |
| Draft management | Create, Send, Delete | Create, List, Send, Delete |
| Thread history | Get Thread History | Get Email Thread |
| Push notifications | Microsoft Graph subscriptions | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatic | Automatic |
Best Practices
- Start with Draft Mode: Review AI responses before enabling auto-reply
- Enable push notifications: Required for real-time email processing
- Use categories: Leverage Outlook categories to track AI-processed emails
- Set expectations: Let contacts know they may receive AI-assisted responses
- Monitor quality: Regularly review AI responses for accuracy
- Use thread context: Always fetch the full thread before responding
- Train your AI: Update knowledge base with common email topics
- Implement fallbacks: Use If Conditions for error handling in workflows
Related Documentation
- Gmail Channel - Compare with Gmail integration
- Channels Overview
- SmartFlow Introduction
- AI Request Action
- AI Configuration