Outlook
Collega il tuo account Microsoft Outlook ad AI SmartTalk per gestire le conversazioni email con assistenza AI. Le email in arrivo creano thread di conversazione, e puoi rispondere, creare bozze, gestire cartelle e automatizzare i flussi di lavoro email con 13 potenti azioni SmartFlow.
Panoramica
Il canale Outlook ti consente di:
- Ricevere email come thread di conversazione in AI SmartTalk
- Rispondere automaticamente utilizzando il tuo assistente AI
- Creare bozze per revisione umana prima dell'invio
- Cercare e gestire l'intera casella di posta di Outlook in modo programmatico
- Organizzare le email con categorie e gestione delle cartelle
- Automatizzare i flussi di lavoro email con 13 azioni SmartFlow
Caratteristiche Principali
| Caratteristica | Descrizione |
|---|---|
| Elaborazione Email AI | Analizza e risponde automaticamente alle email in arrivo |
| Modalità Bozza | L'AI crea bozze per revisione umana |
| Invio Diretto | Risposta automatica a query semplici |
| Ricerca Email | Cerca in Outlook con una potente sintassi di query |
| Gestione Thread | Gestisci conversazioni email complete |
| Gestione Categorie | Organizza le email con le categorie di Outlook |
| Gestione Cartelle | Elenca le cartelle e sposta i messaggi tra di esse |
| Notifiche Push | Notifiche email in tempo reale tramite Microsoft Graph |
| Integrazione SmartFlow | 13 azioni per l'automazione completa delle email |
Requisiti
Prima di iniziare, assicurati di avere:
- Un account AI SmartTalk attivo
- Un account Microsoft Outlook o Microsoft 365
- Permesso di concedere accesso alle email tramite OAuth
Procedura Passo-Passo
Passo 1: Accedi al Canale Outlook
- Accedi al tuo account AI SmartTalk
- Naviga su Canali → Canals
- Trova Outlook e clicca su Collega
Passo 2: Autorizza con Microsoft
- Si apre la finestra di OAuth di Microsoft
- Accedi con il tuo account Microsoft
- Rivedi i permessi richiesti:
- Leggi il tuo profilo
- Leggi le tue email
- Leggi e scrivi le tue email
- Invia email per tuo conto
- Clicca su Accetta
Nota di Sicurezza: AI SmartTalk utilizza OAuth 2.0 sicuro. Non vediamo né memorizziamo mai la tua password Microsoft. I token di accesso vengono aggiornati automaticamente quando scadono.
Passo 3: Verifica la Connessione
Una volta connesso, vedrai:
- Stato Integrazione Attiva con il tuo indirizzo email
- Nome visualizzato del tuo account connesso
Passo 4: Abilita le Notifiche Push
Per ricevere email in arrivo in tempo reale:
- Apri il dashboard di integrazione di Outlook
- Attiva le Notifiche Push
- AI SmartTalk crea un abbonamento Microsoft Graph per la tua casella di posta
- Le nuove email vengono ora consegnate in tempo reale a AI SmartTalk
informazioni
Gli abbonamenti alle notifiche push scadono dopo circa 3 giorni e vengono rinnovati automaticamente da AI SmartTalk.
Passo 5: Configura le Impostazioni Email
Dopo l'autorizzazione, configura come vengono gestite le email:
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Risposta automatica | L'AI risponde automaticamente alle email in arrivo |
| Crea solo bozza | L'AI crea bozze per revisione umana |
| Ritardo nella risposta | Tempo di attesa prima che l'AI risponda (opzionale) |
Dashboard
Il dashboard di integrazione di Outlook mostra:
| Metri | Descrizione |
|---|---|
| Email Totali | Numero totale di email nella tua casella di posta |
| Non Letti | Numero di email non lette |
| Inviate | Numero di email inviate |
| Ultima Sincronizzazione | Timestamp dell'ultima sincronizzazione |
Puoi anche:
- Ricollegarti se il tuo token è scaduto
- Aggiornare le statistiche manualmente
- Attivare o disattivare le notifiche push
Come Funziona il Canale Outlook
Email a Conversazione
Continuità del Thread
- Le risposte email rimangono nello stesso thread di conversazione (corrispondente all'
conversationIddi Outlook) - L'AI ha il pieno contesto della catena di email (ultimi 5 messaggi caricati automaticamente)
- La cronologia del thread è visibile nella vista Chat
- Le email inviate dall'account connesso vengono automaticamente saltate (previene loop di risposta)
Deduplicazione
AI SmartTalk previene l'elaborazione duplicata della stessa email attraverso molteplici misure di sicurezza:
- Tracciamento ID messaggio (ultimi 100 elaborati)
- Deduplicazione a livello di database
- Richiesta atomica di messaggi per prevenire condizioni di competizione
Integrazione SmartFlow
Azioni Outlook Disponibili
AI SmartTalk fornisce 13 azioni Outlook in SmartFlow:
| Azione | Descrizione | Caso d'uso |
|---|---|---|
| Invia Email Outlook | Invia email con supporto HTML, CC/BCC, importanza | Risposta automatica a query |
| Leggi Email Outlook | Recupera email con filtri e selezione cartella | Elabora nuovi messaggi |
| Ottieni Email Outlook | Ottieni dettagli completi dell'email con allegati | Recupera contenuti specifici |
| Rispondi a Email Outlook | Rispondi a un thread di messaggio specifico | Continua conversazioni |
| Cerca Email Outlook | Cerca con sintassi di ricerca di Outlook | Trova email specifiche |
| Segna come Letto | Aggiorna stato di lettura dell'email | Organizza la casella di posta |
| Crea Bozza Outlook | Crea bozza per revisione (incluse bozze di risposta) | Supervisione umana |
| Invia Bozza Outlook | Invia una bozza esistente | Approva e invia |
| Elimina Bozza Outlook | Rimuovi una bozza email | Pulizia |
| Ottieni Cronologia Thread | Ottieni tutti i messaggi in una conversazione | Contesto completo del thread |
| Modifica Categorie | Aggiungi o modifica categorie di Outlook | Etichettatura email |
| Ottieni Cartelle | Elenca tutte le cartelle di posta | Scoperta delle cartelle |
| Sposta Messaggio | Sposta email tra cartelle | Organizzazione delle email |
Esempio: Flusso di Lavoro dell'Assistente Email AI
Trigger: Servizio Chat (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Ottieni Cronologia Thread:
ID Conversazione: {{email.conversationId}}
2. Richiesta AI:
System: "Sei un assistente email professionale"
Input: {{thread.messages}}
Output: risposta, sentiment, urgenza
3. Se Condizione: urgenza == "alta"
Sì: Invia Email Outlook (risposta immediata)
No: Crea Bozza Outlook (per revisione)
4. Modifica Categorie:
ID Email: {{email.id}}
Categorie: ["Elaborato da AI"]
Esempio: Triaging Email di Supporto
Trigger: Servizio Chat (Outlook)
Condizione: L'oggetto contiene "supporto" O "aiuto"
Actions:
1. Richiesta AI:
System: "Analizza questa email di supporto e categorizzala"
Input: {{email.body}}
Output: risposta, categoria, priorità
2. Crea Bozza Outlook:
A: {{email.from}}
Oggetto: Re: {{email.subject}}
Corpo: {{ai_response}}
3. Sposta Messaggio:
ID Email: {{email.id}}
Cartella: "Supporto"
4. Modifica Categorie:
ID Email: {{email.id}}
Categorie: ["Supporto", {{priorità}}]
Esempio: Routing Email per Cartella
Trigger: Servizio Chat (Outlook)
Actions:
1. Richiesta AI:
Prompt: "Classifica questa email: vendite, supporto o generale"
Input: {{email.body}}
2. Sposta Messaggio:
ID Email: {{email.id}}
Cartella: {{classificazione}}
3. Segna come Letto:
ID Email: {{email.id}}
Casi d'uso
Assistenza Clienti
Gestire le email di supporto in arrivo:
- L'AI analizza il problema
- Redige una risposta appropriata
- Crea automaticamente un ticket di supporto
- Il team esamina e invia
Richieste di Vendita
Rispondere a domande di vendita:
- L'AI risponde a domande sui prodotti dalla base di conoscenza
- Crea una bozza personalizzata con informazioni sui prezzi
- Il team di vendita esamina prima di inviare
Triaggio Email
Categorizzare e instradare automaticamente le email:
- L'AI classifica il tipo di email (supporto, vendite, interno)
- Sposta nelle cartelle appropriate
- Applica categorie di Outlook per un rapido ordinamento visivo
- Archivia email irrilevanti
Gestione FAQ
Rispondere automaticamente a domande comuni:
- L'AI riconosce le domande frequenti
- Invia una risposta immediata
- Libera il team per questioni complesse
Fuori Ufficio
Risposte automatiche intelligenti:
- L'AI gestisce le email di routine
- Escalation delle questioni urgenti a un backup
- Fornisce informazioni rilevanti anche quando è assente
Modalità di Elaborazione Email
Modalità Risposta Automatica
L'AI risponde direttamente alle email:
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Risposte istantanee | Meno supervisione umana |
| Disponibilità 24/7 | Rischio di risposte inappropriate |
| Carico di lavoro ridotto | I clienti potrebbero preferire il contatto umano |
Ideale per: Richieste di routine ad alto volume
Modalità Bozza
L'AI crea bozze per la revisione:
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Controllo qualità umano | Tempo di risposta più lento |
| Opportunità di apprendimento | Richiede invio manuale |
| Più sicuro per argomenti sensibili | Maggiore lavoro per il team |
Ideale per: Argomenti complessi, nuove implementazioni, comunicazioni sensibili
Modalità Ibrida
Utilizzare SmartFlow per decidere per ogni email:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Supporto Markdown
Quando si inviano email, AI SmartTalk converte automaticamente il formato markdown in HTML:
| Markdown | Risultato |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Link cliccabile |
# Heading | Intestazione |
- item | Elenco puntato |
| Interruzione di linea | Preservata |
Risoluzione dei Problemi
Problemi di Connessione
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| "Autenticazione fallita" | Ri-autenticare tramite Microsoft OAuth |
| "Token scaduto" | Clicca su Riconnetti nel dashboard di integrazione |
| "Accesso revocato" | Controlla Microsoft Account → Sicurezza → Permessi delle app |
| "Permessi insufficienti" | Assicurati che tutti gli ambiti richiesti siano stati accettati durante OAuth |
Email Non Apparente
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| Nessuna conversazione in Chat | Verifica che le notifiche push siano abilitate |
| Apparizione ritardata | Potrebbe richiedere fino a un minuto per la consegna del webhook |
| Solo alcune email | Controlla se le email sono nella cartella Posta in arrivo monitorata |
| Conversazioni duplicate | Contatta il supporto — la deduplicazione potrebbe necessitare di revisione |
Problemi di Risposta
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| L'AI non risponde | Controlla che la risposta automatica sia abilitata |
| Tono sbagliato | Regola le impostazioni della personalità dell'AI |
| Informazioni mancanti | Aggiorna la base di conoscenza |
| Bozza non creata | Controlla la configurazione di SmartFlow |
| Email da se stessi elaborate | Questo dovrebbe essere filtrato automaticamente; contatta il supporto se persiste |
Gestione del Canale Outlook
| Azione | Come |
|---|---|
| Pausa canale | Disattiva le notifiche push |
| Aggiorna statistiche | Clicca su Aggiorna nel dashboard |
| Riconnetti | Clicca su Riconnetti se il token è scaduto |
| Cambia account | Disconnetti, quindi connettiti con un altro account Microsoft |
| Disconnetti | Rimuovi l'integrazione dai tuoi connettori |
Privacy e Sicurezza
Cosa Accediamo
| Accesso | Scopo |
|---|---|
| Leggere il tuo profilo | Visualizzare le informazioni sull'account connesso |
| Leggere email | Elaborare i messaggi in arrivo |
| Leggere/scrivere email | Contrassegnare come letti, modificare categorie, spostare messaggi |
| Inviare email | Rispondere a tuo nome |
Cosa NON Facciamo
- Memorizzare permanentemente il contenuto delle email
- Accedere a email al di fuori della posta in arrivo monitorata
- Condividere il contenuto delle email con terze parti
- Accedere ad altri servizi Microsoft (Calendario, OneDrive, Teams, ecc.)
Revoca dell'Accesso
Per disconnettere AI SmartTalk da Outlook:
- In AI SmartTalk: Canali → Outlook → Disconnetti
- In Microsoft: Sicurezza dell'Account → Rimuovi AI SmartTalk
Confronto: Outlook vs Gmail
| Caratteristica | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| Fornitore OAuth | Microsoft | |
| Azioni SmartFlow | 13 azioni | 11 azioni |
| Supporto Categorie/Etiquette | Categorie | Etichette |
| Gestione Cartelle | Sposta Messaggio + Ottieni Cartelle | -- |
| Gestione Bozze | Crea, Invia, Elimina | Crea, Elenca, Invia, Elimina |
| Cronologia Thread | Ottieni Cronologia Thread | Ottieni Thread Email |
| Notifiche push | Sottoscrizioni Microsoft Graph | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatico | Automatico |
Migliori Pratiche
- Inizia con la Modalità Bozza: Rivedi le risposte dell'AI prima di abilitare la risposta automatica
- Abilita le notifiche push: Necessarie per l'elaborazione delle email in tempo reale
- Utilizza le categorie: Sfrutta le categorie di Outlook per monitorare le email elaborate dall'AI
- Imposta aspettative: Fai sapere ai contatti che potrebbero ricevere risposte assistite dall'AI
- Monitora la qualità: Rivedi regolarmente le risposte dell'AI per accuratezza
- Utilizza il contesto del thread: Recupera sempre l'intero thread prima di rispondere
- Addestra la tua AI: Aggiorna la base di conoscenza con argomenti email comuni
- Implementa fallback: Utilizza le Condizioni If per la gestione degli errori nei flussi di lavoro
Documentazione Correlata
- Canale Gmail - Confronta con l'integrazione di Gmail
- Panoramica dei Canali
- Introduzione a SmartFlow
- Azione Richiesta AI
- Configurazione AI