Hoppa till huvudinnehåll

Outlook

Anslut ditt Microsoft Outlook-konto till AI SmartTalk för att hantera e-postkonversationer med AI-assistans. Inkommande e-postmeddelanden skapar konversationstrådar, och du kan svara, skapa utkast, hantera mappar och automatisera e-postarbetsflöden med 13 kraftfulla SmartFlow-åtgärder.


Översikt

Outlook-kanalen gör att du kan:

  • Ta emot e-post som konversationstrådar i AI SmartTalk
  • Automatiskt svara med hjälp av din AI-assistent
  • Skapa utkast för mänsklig granskning innan de skickas
  • Söka och hantera hela din Outlook-inkorg programmässigt
  • Organisera e-post med kategorier och mapphantering
  • Automatisera e-postarbetsflöden med 13 SmartFlow-åtgärder

Nyckelfunktioner

FunktionBeskrivning
AI E-postbearbetningAnalysera och svara automatiskt på inkommande e-postmeddelanden
UtkastlägeAI skapar utkast för mänsklig granskning
Direkt skickandeAutomatiskt svara på enkla frågor
E-postsökningSök i Outlook med kraftfull söksyntax
TrådhanteringHantera kompletta e-postkonversationer
KategorihanteringOrganisera e-post med Outlook-kategorier
MapphanteringLista mappar och flytta meddelanden mellan dem
Push-notifikationerE-postnotifikationer i realtid via Microsoft Graph
SmartFlow-integration13 åtgärder för fullständig e-postautomation

Förutsättningar

Innan du börjar, se till att du har:

  • Ett aktivt AI SmartTalk-konto
  • Ett Microsoft Outlook- eller Microsoft 365-konto
  • Behörighet att ge e-poståtkomst via OAuth

Steg-för-steg-installation

Steg 1: Åtkomst till Outlook-kanalen

  1. Logga in på ditt AI SmartTalk-konto
  2. Navigera till KanalerCanals
  3. Hitta Outlook och klicka på Anslut

Steg 2: Auktorisera med Microsoft

  1. Microsoft OAuth-fönster öppnas
  2. Logga in med ditt Microsoft-konto
  3. Granska de begärda behörigheterna:
    • Läs din profil
    • Läs dina e-postmeddelanden
    • Läs och skriv dina e-postmeddelanden
    • Skicka e-post å dina vägnar
  4. Klicka på Acceptera

Säkerhetsnotering: AI SmartTalk använder säker OAuth 2.0. Vi ser aldrig eller lagrar ditt Microsoft-lösenord. Åtkomsttoken uppdateras automatiskt när de går ut.

Steg 3: Verifiera anslutning

När du är ansluten ser du:

  • Integration Aktiv status med din e-postadress
  • Ditt anslutna kontonamn

Steg 4: Aktivera push-notifikationer

För att ta emot inkommande e-post i realtid:

  1. Öppna Outlook-integrationsinstrumentpanelen
  2. Slå på Push-notifikationer
  3. AI SmartTalk skapar en Microsoft Graph-prenumeration för din inkorg
  4. Nya e-postmeddelanden levereras nu i realtid till AI SmartTalk
info

Push-notifikationsprenumerationer går ut efter cirka 3 dagar och förnyas automatiskt av AI SmartTalk.

Steg 5: Konfigurera e-postinställningar

Efter auktorisering, konfigurera hur e-post hanteras:

InställningBeskrivning
Automatiskt svarAI svarar automatiskt på inkommande e-postmeddelanden
Skapa endast utkastAI skapar utkast för mänsklig granskning
SvarsfördröjningVäntetid innan AI svarar (valfritt)

Instrumentpanel

Outlook-integrationsinstrumentpanelen visar:

MetrikBeskrivning
Totalt antal e-postmeddelandenTotalt antal e-postmeddelanden i din inkorg
OlästaAntal olästa e-postmeddelanden
SkickadeAntal skickade e-postmeddelanden
Senaste synkroniseringTidsstämpel för den senaste synkroniseringen

Du kan också:

  • Återansluta om din token har gått ut
  • Uppdatera statistik manuellt
  • Slå på eller av push-notifikationer

Hur Outlook-kanalen fungerar

E-post till konversation

Trådkontinuitet

  • E-postsvar förblir i samma konversationstråd (matchas av Outlook conversationId)
  • AI har fullständig kontext av e-postkedjan (de senaste 5 meddelandena laddas automatiskt)
  • Trådhistorik synlig i chattvyn
  • E-postmeddelanden som skickas av det anslutna kontot hoppar automatiskt över (förhindrar svarsslingor)

Duplicering

AI SmartTalk förhindrar duplicerad bearbetning av samma e-post genom flera skydd:

  • Meddelande-ID-spårning (de senaste 100 bearbetade)
  • Duplicering på databasnivå
  • Atomär meddelandeanspråk för att förhindra tävlingsförhållanden

SmartFlow-integration

Tillgängliga Outlook-åtgärder

AI SmartTalk tillhandahåller 13 Outlook-åtgärder i SmartFlow:

ÅtgärdBeskrivningAnvändningsfall
Skicka Outlook-e-postSkicka e-post med HTML-stöd, CC/BCC, viktighetAutomatiskt svara på frågor
Läsa Outlook-e-postHämta e-post med filter och mappvalBearbeta nya meddelanden
Hämta Outlook-e-postHämta fullständiga e-postdetaljer med bilagorHämta specifikt innehåll
Svara på Outlook-e-postSvara på en specifik meddelandetrådFortsätta konversationer
Söka Outlook-e-postSök med Outlook-söksyntaxHitta specifika e-postmeddelanden
Markera som lästUppdatera e-postens lästa statusOrganisera inkorgen
Skapa Outlook-utkastSkapa utkast för granskning (inklusive svarutkast)Mänsklig övervakning
Skicka Outlook-utkastSkicka ett befintligt utkastGodkänna och skicka
Ta bort Outlook-utkastTa bort ett e-postutkastRensa upp
Hämta trådhistorikHämta alla meddelanden i en konversationFull trådkontext
Ändra kategorierLägga till eller ändra Outlook-kategorierE-postmärkning
Hämta mapparLista alla e-postmapparMappupptäckte
Flytta meddelandeFlytta e-post mellan mapparE-postorganisation

Exempel: AI E-postassistentarbetsflöde

Trigger: Chattjänst (Outlook)
Kanal: Outlook

Åtgärder:
1. Hämta trådhistorik:
Konversations-ID: {{email.conversationId}}

2. AI-begäran:
System: "Du är en professionell e-postassistent"
Inmatning: {{thread.messages}}
Utmatning: svar, känsla, brådska

3. Om villkor: brådska == "hög"
Ja: Skicka Outlook-e-post (omedelbart svar)
Nej: Skapa Outlook-utkast (för granskning)

4. Ändra kategorier:
E-post-ID: {{email.id}}
Kategorier: ["Behandlad av AI"]

Exempel: Support-e-posttriage

Trigger: Chattjänst (Outlook)
Villkor: Ämnet innehåller "support" ELLER "hjälp"

Åtgärder:
1. AI-begäran:
System: "Analysera detta support-e-postmeddelande och kategorisera det"
Inmatning: {{email.body}}
Utmatning: svar, kategori, prioritet

2. Skapa Outlook-utkast:
Till: {{email.from}}
Ämne: Re: {{email.subject}}
Innehåll: {{ai_response}}

3. Flytta meddelande:
E-post-ID: {{email.id}}
Mapp: "Support"

4. Ändra kategorier:
E-post-ID: {{email.id}}
Kategorier: ["Support", {{priority}}]

Exempel: E-postrouting efter mapp

Trigger: Chattjänst (Outlook)

Åtgärder:
1. AI-begäran:
Prompt: "Klassificera detta e-postmeddelande: försäljning, support eller allmänt"
Inmatning: {{email.body}}

2. Flytta meddelande:
E-post-ID: {{email.id}}
Mapp: {{classification}}

3. Markera som läst:
E-post-ID: {{email.id}}

Användningsfall

Kundsupport

Hantera inkommande supportmejl:

  • AI analyserar problemet
  • Utarbetar lämpligt svar
  • Skapar supportärende automatiskt
  • Teamet granskar och skickar

Försäljningsfrågor

Svara på försäljningsfrågor:

  • AI svarar på produktfrågor från kunskapsbasen
  • Skapar en personlig utkast med prisinformation
  • Försäljningsteamet granskar innan det skickas

E-posttriage

Automatiskt kategorisera och dirigera e-post:

  • AI klassificerar e-posttyp (support, försäljning, intern)
  • Flyttar till lämpliga mappar
  • Tillämpa Outlook-kategorier för snabb visuell sortering
  • Arkiverar irrelevanta e-postmeddelanden

FAQ-hantering

Automatiskt svara på vanliga frågor:

  • AI känner igen frekventa frågor
  • Skickar omedelbart svar
  • Frigör teamet för komplexa frågor

Frånvaro

Smart bortasvar:

  • AI hanterar rutinmejl
  • Eskalerar brådskande ärenden till backup
  • Ger relevant information även när den är borta

E-postbehandlingslägen

Automatisk svarsläge

AI svarar direkt på e-post:

FördelarNackdelar
Omedelbara svarMindre mänsklig övervakning
Tillgänglighet dygnet runtRisk för olämpliga svar
Minskat arbetsbelastningKunder kan föredra mänsklig kontakt

Bäst för: Högvolym, rutinfrågor

Utkastläge

AI skapar utkast för granskning:

FördelarNackdelar
Mänsklig kvalitetskontrollLångsammare svarstid
Lärande möjlighetKräver manuell skickning
Säkrare för känsliga ämnenMer arbete för teamet

Bäst för: Komplexa ämnen, nya implementeringar, känslig kommunikation

Hybridläge

Använd SmartFlow för att avgöra per e-post:

If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately

Markdown-stöd

När e-post skickas konverterar AI SmartTalk automatiskt markdown-formattering till HTML:

MarkdownResultat
**bold**bold
*italic*italic
[text](url)Klickbar länk
# HeadingRubrik
- itemPunktlista
RadbrytningBevarad

Felsökning

Anslutningsproblem

ProblemLösning
"Autentisering misslyckades"Återautorisera genom Microsoft OAuth
"Token har gått ut"Klicka på Återanslut i integrationspanelen
"Åtkomst återkallad"Kontrollera Microsoft-konto → Säkerhet → Appbehörigheter
"Otillräckliga behörigheter"Se till att alla nödvändiga områden accepterades under OAuth

E-post visas inte

ProblemLösning
Inga konversationer i ChatVerifiera att push-notiser är aktiverade
Fördröjd visningKan ta upp till en minut för webhook-leverans
Endast vissa e-postmeddelandenKontrollera om e-postmeddelanden finns i den övervakade Inkorgen
Duplicerade konversationerKontakta support — deduplicering kan behöva granskas

Svarsproblem

ProblemLösning
AI svarar inteKontrollera att automatisk svar är aktiverat
Fel tonJustera AI-personlighetsinställningar
Saknad informationUppdatera kunskapsbasen
Utkast skapas inteKontrollera SmartFlow-konfigurationen
E-post från sig själv bearbetasDetta bör filtreras automatiskt; kontakta support om det kvarstår

Hantera Outlook-kanal

ÅtgärdHur
Pausa kanalStäng av push-notiser
Uppdatera statistikKlicka på Uppdatera på instrumentpanelen
ÅteranslutKlicka på Återanslut om token har gått ut
Byt kontonKoppla bort, och anslut sedan med ett annat Microsoft-konto
Koppla bortTa bort integrationen från dina anslutningar

Integritet & Säkerhet

Vad vi har tillgång till

ÅtkomstSyfte
Läs din profilVisa information om ansluten konto
Läs e-postBearbeta inkommande meddelanden
Läs/skriv e-postMarkera som läst, ändra kategorier, flytta meddelanden
Skicka e-postSvara å dina vägnar

Vad vi INTE gör

  • Lagra e-postinnehåll permanent
  • Åtkomst till e-post utanför den övervakade inkorgen
  • Dela e-postinnehåll med tredje parter
  • Åtkomst till andra Microsoft-tjänster (Kalender, OneDrive, Teams, etc.)

Återkalla åtkomst

För att koppla bort AI SmartTalk från Outlook:

  1. I AI SmartTalk: Kanaler → Outlook → Koppla bort
  2. I Microsoft: Kontosäkerhet → Ta bort AI SmartTalk

Jämförelse: Outlook vs Gmail

FunktionOutlookGmail
OAuth-leverantörMicrosoftGoogle
SmartFlow-åtgärder13 åtgärder11 åtgärder
Kategori/etikettstödKategorierEtiketter
MapphanteringFlytta meddelande + Hämta mappar--
UtkastshanteringSkapa, Skicka, Ta bortSkapa, Lista, Skicka, Ta bort
TrådhistorikHämta trådhistorikHämta e-posttråd
Push-notiserMicrosoft Graph-prenumerationerGoogle Pub/Sub
Markdown → HTMLAutomatiskAutomatisk

Bästa praxis

  1. Börja med Utkastläge: Granska AI-svar innan automatisk svar aktiveras
  2. Aktivera push-notiser: Nödvändigt för realtids e-postbehandling
  3. Använd kategorier: Utnyttja Outlook-kategorier för att spåra AI-bearbetade e-postmeddelanden
  4. Sätt förväntningar: Låt kontakter veta att de kan få AI-assisterade svar
  5. Övervaka kvalitet: Granska regelbundet AI-svar för noggrannhet
  6. Använd trådkontext: Hämta alltid hela tråden innan du svarar
  7. Träna din AI: Uppdatera kunskapsbasen med vanliga e-postämnen
  8. Implementera fallback-alternativ: Använd If Conditions för felhantering i arbetsflöden

Relaterad dokumentation

Redo att höja din
användarupplevelse?

Distribuera AI-assistenter som gläder kunder och växer med ditt företag.

GDPR-kompatibel