Outlook
Conecta tu cuenta de Microsoft Outlook a AI SmartTalk para manejar conversaciones por correo electrónico con asistencia de IA. Los correos electrónicos entrantes crean hilos de conversación, y puedes responder, crear borradores, gestionar carpetas y automatizar flujos de trabajo de correo electrónico con 13 potentes acciones de SmartFlow.
Descripción General
El canal de Outlook te permite:
- Recibir correos electrónicos como hilos de conversación en AI SmartTalk
- Responder automáticamente usando tu asistente de IA
- Crear borradores para revisión humana antes de enviar
- Buscar y gestionar toda tu bandeja de entrada de Outlook programáticamente
- Organizar correos electrónicos con categorías y gestión de carpetas
- Automatizar flujos de trabajo de correo electrónico con 13 acciones de SmartFlow
Características Clave
| Característica | Descripción |
|---|---|
| Procesamiento de Correos Electrónicos por IA | Analiza y responde automáticamente a correos electrónicos entrantes |
| Modo Borrador | La IA crea borradores para revisión humana |
| Envío Directo | Respuesta automática a consultas simples |
| Búsqueda de Correos Electrónicos | Busca en Outlook con una potente sintaxis de consulta |
| Gestión de Hilos | Maneja conversaciones completas por correo electrónico |
| Gestión de Categorías | Organiza correos electrónicos con categorías de Outlook |
| Gestión de Carpetas | Lista carpetas y mueve mensajes entre ellas |
| Notificaciones Push | Notificaciones de correo electrónico en tiempo real a través de Microsoft Graph |
| Integración de SmartFlow | 13 acciones para una automatización completa de correos electrónicos |
Requisitos Previos
Antes de comenzar, asegúrate de tener:
- Una cuenta activa de AI SmartTalk
- Una cuenta de Microsoft Outlook o Microsoft 365
- Permiso para otorgar acceso al correo electrónico a través de OAuth
Configuración Paso a Paso
Paso 1: Acceder al Canal de Outlook
- Inicia sesión en tu cuenta de AI SmartTalk
- Navega a Canales → Canals
- Encuentra Outlook y haz clic en Conectar
Paso 2: Autorizar con Microsoft
- Se abre la ventana de OAuth de Microsoft
- Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft
- Revisa los permisos solicitados:
- Leer tu perfil
- Leer tus correos electrónicos
- Leer y escribir tus correos electrónicos
- Enviar correos electrónicos en tu nombre
- Haz clic en Aceptar
Nota de Seguridad: AI SmartTalk utiliza OAuth 2.0 seguro. Nunca vemos ni almacenamos tu contraseña de Microsoft. Los tokens de acceso se actualizan automáticamente cuando expiran.
Paso 3: Verificar Conexión
Una vez conectado, verás:
- Estado de Integración Activa con tu dirección de correo electrónico
- Nombre de visualización de tu cuenta conectada
Paso 4: Habilitar Notificaciones Push
Para recibir correos electrónicos entrantes en tiempo real:
- Abre el panel de integración de Outlook
- Activa Notificaciones Push
- AI SmartTalk crea una suscripción de Microsoft Graph para tu bandeja de entrada
- Los nuevos correos electrónicos ahora se entregan en tiempo real a AI SmartTalk
info
Las suscripciones de notificaciones push expiran después de aproximadamente 3 días y son renovadas automáticamente por AI SmartTalk.
Paso 5: Configurar Ajustes de Correo Electrónico
Después de la autorización, configura cómo se manejan los correos electrónicos:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Respuesta automática | La IA responde automáticamente a los correos electrónicos entrantes |
| Crear solo borrador | La IA crea borradores para revisión humana |
| Retraso en la respuesta | Tiempo de espera antes de que la IA responda (opcional) |
Panel de Control
El panel de integración de Outlook muestra:
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Total de Correos Electrónicos | Número total de correos electrónicos en tu bandeja de entrada |
| No Leídos | Número de correos electrónicos no leídos |
| Enviados | Número de correos electrónicos enviados |
| Última Sincronización | Marca de tiempo de la última sincronización |
También puedes:
- Reconectar si tu token ha expirado
- Actualizar estadísticas manualmente
- Activar o desactivar notificaciones push
Cómo Funciona el Canal de Outlook
Correo Electrónico a Conversación
Continuidad del Hilo
- Las respuestas por correo electrónico permanecen en el mismo hilo de conversación (coincidido por
conversationIdde Outlook) - La IA tiene el contexto completo de la cadena de correos electrónicos (últimos 5 mensajes cargados automáticamente)
- Historial del hilo visible en la vista de Chat
- Los correos electrónicos enviados por la cuenta conectada se omiten automáticamente (previene bucles de respuesta)
Deduplificación
AI SmartTalk previene el procesamiento duplicado del mismo correo electrónico a través de múltiples salvaguardias:
- Seguimiento de ID de mensaje (últimos 100 procesados)
- Deduplificación a nivel de base de datos
- Reclamo atómico de mensajes para prevenir condiciones de carrera
Integración de SmartFlow
Acciones de Outlook Disponibles
AI SmartTalk proporciona 13 acciones de Outlook en SmartFlow:
| Acción | Descripción | Caso de Uso |
|---|---|---|
| Enviar Correo Electrónico de Outlook | Envía correo electrónico con soporte HTML, CC/BCC, importancia | Respuesta automática a consultas |
| Leer Correos Electrónicos de Outlook | Recupera correos electrónicos con filtros y selección de carpetas | Procesar nuevos mensajes |
| Obtener Correo Electrónico de Outlook | Obtener detalles completos del correo electrónico con archivos adjuntos | Recuperar contenido específico |
| Responder a Correo Electrónico de Outlook | Responder a un hilo de mensaje específico | Continuar conversaciones |
| Buscar Correos Electrónicos de Outlook | Buscar con sintaxis de búsqueda de Outlook | Encontrar correos electrónicos específicos |
| Marcar como Leído | Actualizar el estado de lectura del correo electrónico | Organizar bandeja de entrada |
| Crear Borrador de Outlook | Crear borrador para revisión (incluyendo borradores de respuesta) | Supervisión humana |
| Enviar Borrador de Outlook | Enviar un borrador existente | Aprobar y enviar |
| Eliminar Borrador de Outlook | Eliminar un borrador de correo electrónico | Limpieza |
| Obtener Historial de Hilo | Obtener todos los mensajes en una conversación | Contexto completo del hilo |
| Modificar Categorías | Agregar o modificar categorías de Outlook | Etiquetado de correos electrónicos |
| Obtener Carpetas | Listar todas las carpetas de correo | Descubrimiento de carpetas |
| Mover Mensaje | Mover correos electrónicos entre carpetas | Organización de correos electrónicos |
Ejemplo: Flujo de Trabajo del Asistente de Correo Electrónico de IA
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Get Thread History:
Conversation ID: {{email.conversationId}}
2. AI Request:
System: "Eres un asistente de correo electrónico profesional"
Input: {{thread.messages}}
Output: response, sentiment, urgency
3. If Condition: urgency == "high"
Yes: Send Outlook Email (respuesta inmediata)
No: Create Outlook Draft (para revisión)
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Procesado por IA"]
Ejemplo: Triage de Correos Electrónicos de Soporte
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"
Actions:
1. AI Request:
System: "Analiza este correo electrónico de soporte y clasifícalo"
Input: {{email.body}}
Output: response, category, priority
2. Create Outlook Draft:
To: {{email.from}}
Subject: Re: {{email.subject}}
Body: {{ai_response}}
3. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: "Soporte"
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Soporte", {{priority}}]
Ejemplo: Enrutamiento de Correos Electrónicos por Carpeta
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI Request:
Prompt: "Clasifica este correo electrónico: ventas, soporte o general"
Input: {{email.body}}
2. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: {{classification}}
3. Mark as Read:
Email ID: {{email.id}}
Casos de Uso
Soporte al Cliente
Manejar correos electrónicos de soporte entrantes:
- La IA analiza el problema
- Redacta una respuesta apropiada
- Crea un ticket de soporte automáticamente
- El equipo revisa y envía
Consultas de Ventas
Responder a preguntas de ventas:
- La IA responde preguntas sobre productos de la base de conocimientos
- Crea un borrador personalizado con información de precios
- El equipo de ventas revisa antes de enviar
Clasificación de Correos Electrónicos
Categorizar y dirigir correos electrónicos automáticamente:
- La IA clasifica el tipo de correo (soporte, ventas, interno)
- Mueve a las carpetas apropiadas
- Aplica categorías de Outlook para una clasificación visual rápida
- Archiva correos irrelevantes
Manejo de Preguntas Frecuentes
Responder automáticamente a preguntas comunes:
- La IA reconoce preguntas frecuentes
- Envía una respuesta inmediata
- Libera al equipo para problemas complejos
Fuera de la Oficina
Respuestas automáticas inteligentes:
- La IA maneja correos rutinarios
- Escalates asuntos urgentes a un respaldo
- Proporciona información relevante incluso cuando está ausente
Modos de Procesamiento de Correos Electrónicos
Modo de Respuesta Automática
La IA responde directamente a los correos electrónicos:
| Pros | Contras |
|---|---|
| Respuestas instantáneas | Menos supervisión humana |
| Disponibilidad 24/7 | Riesgo de respuestas inapropiadas |
| Carga de trabajo reducida | Los clientes pueden preferir contacto humano |
Mejor para: Consultas rutinarias de alto volumen
Modo de Borrador
La IA crea borradores para revisión:
| Pros | Contras |
|---|---|
| Control de calidad humano | Tiempo de respuesta más lento |
| Oportunidad de aprendizaje | Requiere envío manual |
| Más seguro para temas sensibles | Más trabajo para el equipo |
Mejor para: Temas complejos, nuevas implementaciones, comunicaciones sensibles
Modo Híbrido
Usar SmartFlow para decidir por correo:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Soporte para Markdown
Al enviar correos electrónicos, AI SmartTalk convierte automáticamente el formato markdown a HTML:
| Markdown | Resultado |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Enlace clicable |
# Heading | Encabezado |
- item | Lista con viñetas |
| Salto de línea | Preservado |
Resolución de Problemas
Problemas de Conexión
| Problema | Solución |
|---|---|
| "Authorization failed" | Reautorización a través de Microsoft OAuth |
| "Token expired" | Haga clic en Reconnect en el panel de integración |
| "Access revoked" | Verifique Microsoft Account → Security → App permissions |
| "Insufficient permissions" | Asegúrese de que se aceptaron todos los alcances requeridos durante OAuth |
Correo No Aparece
| Problema | Solución |
|---|---|
| Sin conversaciones en Chat | Verifique que las notificaciones push estén habilitadas |
| Aparición retrasada | Puede tardar hasta un minuto para la entrega del webhook |
| Solo algunos correos | Verifique si los correos están en la carpeta de Bandeja de entrada monitoreada |
| Conversaciones duplicadas | Contacte soporte — la deduplicación puede necesitar revisión |
Problemas de Respuesta
| Problema | Solución |
|---|---|
| La IA no responde | Verifique que la respuesta automática esté habilitada |
| Tono incorrecto | Ajuste la configuración de personalidad de la IA |
| Información faltante | Actualice la base de conocimientos |
| Borrador no creado | Verifique la configuración de SmartFlow |
| Correos de uno mismo procesados | Esto debería ser filtrado automáticamente; contacte soporte si persiste |
Gestión del Canal de Outlook
| Acción | Cómo |
|---|---|
| Pausar canal | Desactive las notificaciones push |
| Actualizar estadísticas | Haga clic en Actualizar en el panel |
| Reconectar | Haga clic en Reconectar si el token ha expirado |
| Cambiar cuentas | Desconecte y luego conéctese con una cuenta de Microsoft diferente |
| Desconectar | Elimine la integración de sus conectores |
Privacidad y Seguridad
Lo Que Accedemos
| Acceso | Propósito |
|---|---|
| Leer su perfil | Mostrar información de la cuenta conectada |
| Leer correos | Procesar mensajes entrantes |
| Leer/escribir correos | Marcar como leído, modificar categorías, mover mensajes |
| Enviar correos | Responder en su nombre |
Lo Que NO Hacemos
- Almacenar el contenido de los correos permanentemente
- Acceder a correos fuera de la bandeja de entrada monitoreada
- Compartir el contenido de los correos con terceros
- Acceder a otros servicios de Microsoft (Calendario, OneDrive, Teams, etc.)
Revocación de Acceso
Para desconectar AI SmartTalk de Outlook:
- En AI SmartTalk: Channels → Outlook → Disconnect
- En Microsoft: Account Security → Eliminar AI SmartTalk
Comparación: Outlook vs Gmail
| Característica | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| Proveedor de OAuth | Microsoft | |
| Acciones de SmartFlow | 13 acciones | 11 acciones |
| Soporte de Categoría/Etiqueta | Categorías | Etiquetas |
| Gestión de Carpetas | Mover Mensaje + Obtener Carpetas | -- |
| Gestión de Borradores | Crear, Enviar, Eliminar | Crear, Listar, Enviar, Eliminar |
| Historial de Hilos | Obtener Historial de Hilo | Obtener Hilo de Correo |
| Notificaciones Push | Suscripciones de Microsoft Graph | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automático | Automático |
Mejores Prácticas
- Comience con el Modo de Borrador: Revise las respuestas de la IA antes de habilitar la respuesta automática
- Habilite las notificaciones push: Requerido para el procesamiento de correos electrónicos en tiempo real
- Utilice categorías: Aproveche las categorías de Outlook para rastrear correos procesados por la IA
- Establezca expectativas: Informe a los contactos que pueden recibir respuestas asistidas por IA
- Monitoree la calidad: Revise regularmente las respuestas de la IA para verificar su precisión
- Utilice el contexto del hilo: Siempre obtenga el hilo completo antes de responder
- Entrene a su IA: Actualice la base de conocimientos con temas comunes de correo electrónico
- Implemente alternativas: Utilice condiciones If para el manejo de errores en los flujos de trabajo
Documentación Relacionada
- Canal de Gmail - Compare con la integración de Gmail
- Descripción General de Canales
- Introducción a SmartFlow
- Acción de Solicitud de IA
- Configuración de IA