Outlook
Pripojte svoj účet Microsoft Outlook k AI SmartTalk, aby ste mohli spravovať e-mailové konverzácie s pomocou AI. Prichádzajúce e-maily vytvárajú konverzačné vlákna a môžete odpovedať, vytvárať návrhy, spravovať priečinky a automatizovať e-mailové pracovné postupy pomocou 13 výkonných akcií SmartFlow.
Prehľad
Kanál Outlook vám umožňuje:
- Prijímať e-maily ako konverzačné vlákna v AI SmartTalk
- Automaticky odpovedať pomocou svojho AI asistenta
- Vytvárať návrhy na ľudské posúdenie pred odoslaním
- Hľadať a spravovať celý svoj Outlook inbox programaticky
- Organizovať e-maily pomocou kategórií a správy priečinkov
- Automatizovať e-mailové pracovné postupy s 13 akciami SmartFlow
Kľúčové funkcie
| Funkcia | Popis |
|---|---|
| Spracovanie e-mailov AI | Automaticky analyzovať a odpovedať na prichádzajúce e-maily |
| Režim návrhu | AI vytvára návrhy na ľudské posúdenie |
| Priame odoslanie | Automatická odpoveď na jednoduché otázky |
| Hľadanie e-mailov | Hľadať v Outlooku s výkonnou syntaxou dotazov |
| Správa vlákien | Riešiť kompletné e-mailové konverzácie |
| Správa kategórií | Organizovať e-maily pomocou kategórií Outlooku |
| Správa priečinkov | Zoznam priečinkov a presun správ medzi nimi |
| Push notifikácie | Notifikácie o e-mailoch v reálnom čase cez Microsoft Graph |
| Integrácia SmartFlow | 13 akcií pre úplnú automatizáciu e-mailov |
Predpoklady
Predtým, ako začnete, zabezpečte, aby ste mali:
- Aktívny účet AI SmartTalk
- Účet Microsoft Outlook alebo Microsoft 365
- Povolenie na udelenie prístupu k e-mailom cez OAuth
Postup nastavenia
Krok 1: Prístup k kanálu Outlook
- Prihláste sa do svojho účtu AI SmartTalk
- Prejdite na Kanály → Canals
- Nájdite Outlook a kliknite na Pripojiť
Krok 2: Autorizácia s Microsoftom
- Otvorí sa okno Microsoft OAuth
- Prihláste sa so svojím účtom Microsoft
- Skontrolujte požadované povolenia:
- Čítať váš profil
- Čítať vaše e-maily
- Čítať a písať vaše e-maily
- Odosielať e-maily vaším menom
- Kliknite na Prijať
Poznámka o bezpečnosti: AI SmartTalk používa zabezpečený OAuth 2.0. Nikdy nevidíme ani neukladáme vaše heslo Microsoft. Prístupové tokeny sa automaticky obnovujú, keď vypršia.
Krok 3: Overenie pripojenia
Po pripojení uvidíte:
- Stav Integrácia aktívna s vašou e-mailovou adresou
- Zobrazované meno vášho pripojeného účtu
Krok 4: Povolenie push notifikácií
Aby ste prijímali prichádzajúce e-maily v reálnom čase:
- Otvorte ovládací panel integrácie Outlook
- Prepnite Push notifikácie na zapnuté
- AI SmartTalk vytvorí predplatné Microsoft Graph pre vašu doručenú poštu
- Nové e-maily sú teraz doručované v reálnom čase do AI SmartTalk
info
Predplatné push notifikácií vyprší po približne 3 dňoch a AI SmartTalk ich automaticky obnoví.
Krok 5: Konfigurácia nastavení e-mailu
Po autorizácii nakonfigurujte, ako sa e-maily spracovávajú:
| Nastavenie | Popis |
|---|---|
| Automatická odpoveď | AI automaticky odpovedá na prichádzajúce e-maily |
| Vytvoriť iba návrh | AI vytvára návrhy na ľudské posúdenie |
| Odlíšenie odpovede | Čas čakania pred odpoveďou AI (voliteľné) |
Ovládací panel
Ovládací panel integrácie Outlook zobrazuje:
| Metrika | Popis |
|---|---|
| Celkový počet e-mailov | Celkový počet e-mailov vo vašej doručenej pošte |
| Neprečítané | Počet neprečítaných e-mailov |
| Odoslané | Počet odoslaných e-mailov |
| Posledná synchronizácia | Časová pečiatka poslednej synchronizácie |
Môžete tiež:
- Znova sa pripojiť, ak váš token vypršal
- Obnoviť štatistiky manuálne
- Prepnúť push notifikácie na zapnuté alebo vypnuté
Ako funguje kanál Outlook
E-mail na konverzáciu
Kontinuita vlákna
- Odpovede na e-maily zostávajú v rovnakom konverzačnom vlákne (zhoduje sa podľa
conversationIdOutlooku) - AI má úplný kontext e-mailového reťazca (posledných 5 správ sa načíta automaticky)
- História vlákna je viditeľná v zobrazení chatu
- E-maily od pripojeného účtu sú automaticky preskočené (zabráni sa slučkám odpovedí)
Odstránenie duplicít
AI SmartTalk zabraňuje duplicitnému spracovaniu rovnakého e-mailu prostredníctvom viacerých zabezpečení:
- Sledovanie ID správ (posledných 100 spracovaných)
- Odstránenie duplicít na úrovni databázy
- Atomické nároky na správy na zabránenie pretečeniam
Integrácia SmartFlow
Dostupné akcie Outlook
AI SmartTalk poskytuje 13 akcií Outlook v SmartFlow:
| Akcia | Popis | Prípad použitia |
|---|---|---|
| Odoslať e-mail Outlook | Odoslať e-mail s podporou HTML, CC/BCC, dôležitosť | Automatická odpoveď na otázky |
| Čítať e-maily Outlook | Načítať e-maily s filtrami a výberom priečinkov | Spracovať nové správy |
| Získať e-mail Outlook | Získať úplné podrobnosti e-mailu s prílohami | Získať konkrétny obsah |
| Odpovedať na e-mail Outlook | Odpovedať na konkrétne vlákno správy | Pokračovať v konverzáciách |
| Hľadať e-maily Outlook | Hľadať s pomocou syntaxe vyhľadávania Outlooku | Nájsť konkrétne e-maily |
| Označiť ako prečítané | Aktualizovať stav prečítania e-mailu | Organizovať doručenú poštu |
| Vytvoriť návrh Outlook | Vytvoriť návrh na posúdenie (vrátane návrhov odpovedí) | Ľudský dohľad |
| Odoslať návrh Outlook | Odoslať existujúci návrh | Schváliť a odoslať |
| Vymazať návrh Outlook | Odstrániť návrh e-mailu | Údržba |
| Získať históriu vlákna | Získať všetky správy v konverzácii | Úplný kontext vlákna |
| Upraviť kategórie | Pridať alebo upraviť kategórie Outlooku | Označovanie e-mailov |
| Získať priečinky | Zoznam všetkých e-mailových priečinkov | Objavovanie priečinkov |
| Presunúť správu | Presunúť e-maily medzi priečinkami | Organizácia e-mailov |
Príklad: Pracovný postup AI e-mailového asistenta
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Získať históriu vlákna:
ID konverzácie: {{email.conversationId}}
2. Žiadosť AI:
Systém: "Ste profesionálny e-mailový asistent"
Vstup: {{thread.messages}}
Výstup: odpoveď, sentiment, naliehavosť
3. Ak podmienka: naliehavosť == "vysoká"
Áno: Odoslať e-mail Outlook (okamžitá odpoveď)
Nie: Vytvoriť návrh Outlook (na posúdenie)
4. Upraviť kategórie:
ID e-mailu: {{email.id}}
Kategórie: ["Spracované AI"]
Príklad: Triage e-mailovej podpory
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Predmet obsahuje "podpora" ALEBO "pomoc"
Actions:
1. Žiadosť AI:
Systém: "Analyzujte tento e-mail podpory a kategorizujte ho"
Vstup: {{email.body}}
Výstup: odpoveď, kategória, priorita
2. Vytvoriť návrh Outlook:
Komu: {{email.from}}
Predmet: Re: {{email.subject}}
Telo: {{ai_response}}
3. Presunúť správu:
ID e-mailu: {{email.id}}
Priečinok: "Podpora"
4. Upraviť kategórie:
ID e-mailu: {{email.id}}
Kategórie: ["Podpora", {{priority}}]
Príklad: Smerovanie e-mailov podľa priečinka
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. Žiadosť AI:
Výzva: "Klasifikujte tento e-mail: predaj, podpora alebo všeobecné"
Vstup: {{email.body}}
2. Presunúť správu:
ID e-mailu: {{email.id}}
Priečinok: {{classification}}
3. Označiť ako prečítané:
ID e-mailu: {{email.id}}
Use Cases
Customer Support
Handle inbound support emails:
- AI analyzes the issue
- Drafts appropriate response
- Creates support ticket automatically
- Team reviews and sends
Sales Inquiries
Respond to sales questions:
- AI answers product questions from knowledge base
- Creates personalized draft with pricing info
- Sales team reviews before sending
Email Triage
Automatically categorize and route emails:
- AI classifies email type (support, sales, internal)
- Moves to appropriate folders
- Applies Outlook categories for quick visual sorting
- Archives irrelevant emails
FAQ Handling
Auto-respond to common questions:
- AI recognizes frequent questions
- Sends immediate response
- Frees team for complex issues
Out-of-Office
Smart away responses:
- AI handles routine emails
- Escalates urgent matters to backup
- Provides relevant information even when away
Email Processing Modes
Auto-Reply Mode
AI responds directly to emails:
| Pros | Cons |
|---|---|
| Instant responses | Less human oversight |
| 24/7 availability | Risk of inappropriate replies |
| Reduced workload | Customers may prefer human contact |
Best for: High-volume, routine inquiries
Draft Mode
AI creates drafts for review:
| Pros | Cons |
|---|---|
| Human quality control | Slower response time |
| Learning opportunity | Requires manual sending |
| Safer for sensitive topics | More work for team |
Best for: Complex topics, new implementations, sensitive communications
Hybrid Mode
Use SmartFlow to decide per-email:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Markdown Support
When sending emails, AI SmartTalk automatically converts markdown formatting to HTML:
| Markdown | Result |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Clickable link |
# Heading | Heading |
- item | Bullet list |
| Line break | Preserved |
Troubleshooting
Connection Issues
| Issue | Solution |
|---|---|
| "Authorization failed" | Re-authorize through Microsoft OAuth |
| "Token expired" | Click Reconnect in the integration dashboard |
| "Access revoked" | Check Microsoft Account → Security → App permissions |
| "Insufficient permissions" | Ensure all required scopes were accepted during OAuth |
Email Not Appearing
| Issue | Solution |
|---|---|
| No conversations in Chat | Verify push notifications are enabled |
| Delayed appearance | May take up to a minute for webhook delivery |
| Only some emails | Check if emails are in the monitored Inbox folder |
| Duplicate conversations | Contact support — deduplication may need review |
Response Issues
| Issue | Solution |
|---|---|
| AI not responding | Check Auto-reply is enabled |
| Wrong tone | Adjust AI personality settings |
| Missing information | Update knowledge base |
| Draft not created | Check SmartFlow configuration |
| Emails from self processed | This should be auto-filtered; contact support if persisting |
Managing Outlook Channel
| Action | How |
|---|---|
| Pause channel | Toggle push notifications off |
| Refresh stats | Click Refresh on the dashboard |
| Reconnect | Click Reconnect if token expired |
| Switch accounts | Disconnect, then connect with a different Microsoft account |
| Disconnect | Remove the integration from your connectors |
Privacy & Security
What We Access
| Access | Purpose |
|---|---|
| Read your profile | Display connected account info |
| Read emails | Process incoming messages |
| Read/write emails | Mark as read, modify categories, move messages |
| Send emails | Respond on your behalf |
What We DON'T Do
- Store email content permanently
- Access emails outside the monitored inbox
- Share email content with third parties
- Access other Microsoft services (Calendar, OneDrive, Teams, etc.)
Revoking Access
To disconnect AI SmartTalk from Outlook:
- In AI SmartTalk: Channels → Outlook → Disconnect
- In Microsoft: Account Security → Remove AI SmartTalk
Comparison: Outlook vs Gmail
| Feature | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| OAuth Provider | Microsoft | |
| SmartFlow Actions | 13 actions | 11 actions |
| Category/Label support | Categories | Labels |
| Folder management | Move Message + Get Folders | -- |
| Draft management | Create, Send, Delete | Create, List, Send, Delete |
| Thread history | Get Thread History | Get Email Thread |
| Push notifications | Microsoft Graph subscriptions | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatic | Automatic |
Best Practices
- Start with Draft Mode: Review AI responses before enabling auto-reply
- Enable push notifications: Required for real-time email processing
- Use categories: Leverage Outlook categories to track AI-processed emails
- Set expectations: Let contacts know they may receive AI-assisted responses
- Monitor quality: Regularly review AI responses for accuracy
- Use thread context: Always fetch the full thread before responding
- Train your AI: Update knowledge base with common email topics
- Implement fallbacks: Use If Conditions for error handling in workflows
Related Documentation
- Gmail Channel - Compare with Gmail integration
- Channels Overview
- SmartFlow Introduction
- AI Request Action
- AI Configuration