Outlook
Povežite svoj Microsoft Outlook račun z AI SmartTalk, da obvladate e-poštne pogovore s pomočjo AI. Prejete e-pošte ustvarjajo pogovorne niti, vi pa lahko odgovarjate, ustvarjate osnutke, upravljate mape in avtomatizirate e-poštne delovne tokove s 13 močnimi akcijami SmartFlow.
Pregled
Outlook kanal vam omogoča:
- Prejemanje e-pošt kot pogovornih niti v AI SmartTalk
- Samodejno odgovarjanje z uporabo vašega AI asistenta
- Ustvarjanje osnutkov za človeški pregled pred pošiljanjem
- Iskanje in upravljanje celotnega Outlook nabiralnika programatično
- Organiziranje e-pošt z razredi in upravljanjem map
- Avtomatizacijo e-poštnih delovnih tokov s 13 akcijami SmartFlow
Ključne funkcije
| Funkcija | Opis |
|---|---|
| Obdelava e-pošte z AI | Samodejno analizira in odgovarja na prejete e-pošte |
| Način osnutka | AI ustvari osnutke za človeški pregled |
| Neposredno pošiljanje | Samodejno odgovarjanje na preprosta vprašanja |
| Iskanje e-pošte | Iskanje v Outlooku z močnim sintaktičnim iskanjem |
| Upravljanje niti | Upravljanje celotnih e-poštnih pogovorov |
| Upravljanje razredov | Organiziranje e-pošt z razredi Outlook |
| Upravljanje map | Seznam map in premikanje sporočil med njimi |
| Obvestila o potisnih sporočilih | Obvestila o e-pošti v realnem času prek Microsoft Graph |
| Integracija SmartFlow | 13 akcij za popolno avtomatizacijo e-pošte |
Predpogoji
Preden začnete, se prepričajte, da imate:
- Aktivno AI SmartTalk račun
- Microsoft Outlook ali Microsoft 365 račun
- Dovoljenje za dodelitev dostopa do e-pošte prek OAuth
Navodila za nastavitev po korakih
Korak 1: Dostop do Outlook kanala
- Prijavite se v svoj AI SmartTalk račun
- Pojdite na Kanali → Canals
- Poiščite Outlook in kliknite Poveži
Korak 2: Avtorizacija z Microsoftom
- Odpre se okno Microsoft OAuth
- Prijavite se s svojim Microsoft računom
- Preglejte zahtevane dovoljenja:
- Preberite svoj profil
- Preberite svoje e-pošte
- Preberite in pišite svoje e-pošte
- Pošljite e-pošte v vašem imenu
- Kliknite Sprejmi
Varnostna opomba: AI SmartTalk uporablja varen OAuth 2.0. Nikoli ne vidimo ali shranjujemo vaše Microsoft geslo. Dostopni žetoni se samodejno osvežijo, ko potečejo.
Korak 3: Preverite povezavo
Ko ste povezani, boste videli:
- Status Integracija aktivna z vašim e-poštnim naslovom
- Prikazno ime vašega povezanega računa
Korak 4: Omogočite obvestila o potisnih sporočilih
Da prejemate prihodnje e-pošte v realnem času:
- Odprite nadzorno ploščo integracije Outlook
- Preklopite Obvestila o potisnih sporočilih na vklop
- AI SmartTalk ustvari naročnino Microsoft Graph za vaš nabiralnik
- Nove e-pošte so zdaj dostavljene v realnem času v AI SmartTalk
informacija
Naročnine na obvestila o potisnih sporočilih potečejo po približno 3 dneh in jih AI SmartTalk samodejno obnovi.
Korak 5: Konfigurirajte nastavitve e-pošte
Po avtorizaciji konfigurirajte, kako se obravnavajo e-pošte:
| Nastavitev | Opis |
|---|---|
| Samodejno odgovarjanje | AI samodejno odgovarja na prejete e-pošte |
| Ustvari samo osnutek | AI ustvari osnutke za človeški pregled |
| Zakasnitev odgovora | Čas čakanja pred AI odgovori (neobvezno) |
Nadzorna plošča
Nadzorna plošča integracije Outlook prikazuje:
| Merilo | Opis |
|---|---|
| Skupaj e-pošt | Skupno število e-pošt v vašem nabiralniku |
| Neodprte | Število neodprtih e-pošt |
| Poslane | Število poslanih e-pošt |
| Zadnja sinhronizacija | Časovni žig zadnje sinhronizacije |
Lahko tudi:
- Ponovno povežete, če je vaš žeton potekel
- Osvežite statistiko ročno
- Preklopite obvestila o potisnih sporočilih vklop ali izklop
Kako deluje Outlook kanal
E-pošta v pogovor
Kontinuiteta niti
- Odgovori na e-pošto ostanejo v isti pogovornih niti (ujeta z Outlook
conversationId) - AI ima popoln kontekst e-poštne verige (zadnjih 5 sporočil se naloži samodejno)
- Zgodovina niti je vidna v pogovoru
- E-pošte, poslane iz povezanega računa, se samodejno preskočijo (preprečuje zanke odgovorov)
Odstranjevanje podvojenih
AI SmartTalk preprečuje podvojeno obdelavo iste e-pošte preko več zaščit:
- Sledenje ID-jem sporočil (zadnjih 100 obdelanih)
- Odstranjevanje podvojenih na ravni baze podatkov
- Atomarno prevzemanje sporočil za preprečevanje tekmovalnih pogojev
Integracija SmartFlow
Razpoložljive Outlook akcije
AI SmartTalk nudi 13 Outlook akcij v SmartFlow:
| Akcija | Opis | Uporabni primer |
|---|---|---|
| Pošlji Outlook e-pošto | Pošlji e-pošto s podporo za HTML, CC/BCC, pomembnost | Samodejno odgovarjanje na vprašanja |
| Preberi Outlook e-pošte | Pridobi e-pošte z filtri in izbiro map | Obdelava novih sporočil |
| Pridobi Outlook e-pošto | Pridobi podrobnosti e-pošte s priponkami | Pridobitev specifične vsebine |
| Odgovori na Outlook e-pošto | Odgovori na specifično sporočilo v niti | Nadaljevanje pogovorov |
| Išči Outlook e-pošte | Išči z Outlook iskalno sintakso | Iskanje specifičnih e-pošt |
| Označi kot prebrano | Posodobi status prebranosti e-pošte | Organizacija nabiralnika |
| Ustvari Outlook osnutek | Ustvari osnutek za pregled (vključno z osnutki odgovorov) | Človeški nadzor |
| Pošlji Outlook osnutek | Pošlji obstoječ osnutek | Odobritev in pošiljanje |
| Izbriši Outlook osnutek | Odstrani osnutek e-pošte | Čiščenje |
| Pridobi zgodovino niti | Pridobi vsa sporočila v pogovoru | Poln kontekst niti |
| Spremeni razrede | Dodaj ali spremeni Outlook razrede | Oznake e-pošte |
| Pridobi mape | Seznam vseh map za pošto | Odkritje map |
| Premakni sporočilo | Premakni e-pošte med mapami | Organizacija e-pošte |
Primer: Delovni tok AI e-poštnega asistenta
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Pridobi zgodovino niti:
ID pogovora: {{email.conversationId}}
2. AI Zahteva:
Sistem: "Ste profesionalni e-poštni asistent"
Vhod: {{thread.messages}}
Izhod: odgovor, sentiment, nujnost
3. Če pogoj: nujnost == "visoka"
Da: Pošlji Outlook e-pošto (takojšnji odgovor)
Ne: Ustvari Outlook osnutek (za pregled)
4. Spremeni razrede:
ID e-pošte: {{email.id}}
Razredi: ["Obdelano z AI"]
Primer: Triage e-pošte za podporo
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Zadeva vsebuje "podpora" ALI "pomoč"
Actions:
1. AI Zahteva:
Sistem: "Analizirajte to e-pošto za podporo in jo kategorizirajte"
Vhod: {{email.body}}
Izhod: odgovor, kategorija, prioriteta
2. Ustvari Outlook osnutek:
Za: {{email.from}}
Zadeva: Re: {{email.subject}}
Telo: {{ai_response}}
3. Premakni sporočilo:
ID e-pošte: {{email.id}}
Mapa: "Podpora"
4. Spremeni razrede:
ID e-pošte: {{email.id}}
Razredi: ["Podpora", {{priority}}]
Primer: Usmerjanje e-pošte po mapi
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI Zahteva:
Poziv: "Klasificirajte to e-pošto: prodaja, podpora ali splošno"
Vhod: {{email.body}}
2. Premakni sporočilo:
ID e-pošte: {{email.id}}
Mapa: {{classification}}
3. Označi kot prebrano:
ID e-pošte: {{email.id}}
Uporabniški primeri
Podpora strankam
Obravnava vhodnih podpornih e-pošt:
- AI analizira težavo
- Sestavi ustrezen odgovor
- Samodejno ustvari podporno vozovnico
- Ekipa pregleda in pošlje
Povpraševanja po prodaji
Odgovarjanje na vprašanja o prodaji:
- AI odgovori na vprašanja o izdelkih iz baze znanja
- Ustvari personaliziran osnutek s cenovnimi informacijami
- Ekipa za prodajo pregleda pred pošiljanjem
Razvrščanje e-pošte
Samodejno razvrščanje in usmerjanje e-pošt:
- AI razvrsti vrsto e-pošte (podpora, prodaja, notranje)
- Premakne v ustrezne mape
- Uporabi Outlook kategorije za hitro vizualno razvrščanje
- Arhivira nepomembne e-pošte
Obvladovanje pogostih vprašanj
Samodejno odgovarjanje na pogosta vprašanja:
- AI prepozna pogosta vprašanja
- Pošlje takojšen odgovor
- Osvobodi ekipo za kompleksne težave
Odsotnost
Pametni odgovori na odsotnost:
- AI obravnava rutinske e-pošte
- Eskalira nujna vprašanja na nadomestilo
- Nudi relevantne informacije tudi, ko je odsoten
Načini obdelave e-pošte
Način samodejnega odgovora
AI neposredno odgovarja na e-pošte:
| Prednosti | Slabosti |
|---|---|
| Takojšnji odgovori | Manj človeškega nadzora |
| 24/7 razpoložljivost | Tveganje neprimernih odgovorov |
| Zmanjšano delovno obremenitev | Stranke morda raje kontaktirajo človeka |
Najboljše za: Velike količine, rutinska povpraševanja
Način osnutka
AI ustvari osnutke za pregled:
| Prednosti | Slabosti |
|---|---|
| Človeška kontrola kakovosti | Počasnejši čas odgovora |
| Priložnost za učenje | Zahteva ročno pošiljanje |
| Varnejše za občutljive teme | Več dela za ekipo |
Najboljše za: Kompleksne teme, nove implementacije, občutljive komunikacije
Hibridni način
Uporabite SmartFlow za odločanje po e-pošti:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Podpora za Markdown
Pri pošiljanju e-pošt, AI SmartTalk samodejno pretvori markdown oblikovanje v HTML:
| Markdown | Rezultat |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Klikljiva povezava |
# Heading | Naslov |
- item | Seznam |
| Prelom vrstice | Ohranjen |
Odpravljanje težav
Težave s povezavo
| Težava | Rešitev |
|---|---|
| "Avtorizacija ni uspela" | Ponovno avtorizirajte preko Microsoft OAuth |
| "Žeton je potekel" | Kliknite Ponovno povezovanje na nadzorni plošči integracije |
| "Dostop je bil preklican" | Preverite Microsoft Račun → Varnost → Dovoljenja aplikacij |
| "Nezadostna dovoljenja" | Prepričajte se, da so bila sprejeta vsa zahtevana področja med OAuth |
E-pošta se ne prikazuje
| Težava | Rešitev |
|---|---|
| Ni pogovorov v Klepetu | Preverite, ali so omogočena obvestila o potiskanju |
| Zamuda pri prikazu | Lahko traja do minute za dostavo webhooka |
| Le nekatere e-pošte | Preverite, ali so e-pošte v nadzorovani mapi Prejeto |
| Podvojeni pogovori | Kontaktirajte podporo — morda bo potrebna revizija dedupliciranja |
Težave z odgovori
| Težava | Rešitev |
|---|---|
| AI ne odgovarja | Preverite, ali je samodejni odgovor omogočen |
| Napačen ton | Prilagodite nastavitve osebnosti AI |
| Manjkajoče informacije | Posodobite bazo znanja |
| Osnutek ni bil ustvarjen | Preverite konfiguracijo SmartFlow |
| E-pošte od sebe obdelane | To bi moralo biti samodejno filtrirano; kontaktirajte podporo, če težava vztraja |
Upravljanje Outlook kanala
| Dejanje | Kako |
|---|---|
| Pauzirajte kanal | Izklopite obvestila o potiskanju |
| Osvežite statistiko | Kliknite Osveži na nadzorni plošči |
| Ponovno povežite | Kliknite Ponovno povezovanje, če je žeton potekel |
| Zamenjajte račune | Prekinite povezavo, nato se povežite z drugim Microsoft računom |
| Prekinite povezavo | Odstranite integracijo iz vaših povezovalnikov |
Zasebnost in varnost
Kaj dostopamo
| Dostop | Namen |
|---|---|
| Preberite vaš profil | Prikaz informacij o povezanem računu |
| Preberite e-pošte | Obdelava prihajajočih sporočil |
| Preberite/pisanje e-pošt | Označite kot prebrano, spremenite kategorije, premaknite sporočila |
| Pošljite e-pošte | Odgovorite v vašem imenu |
Česar NE DELAMO
- Trajno shranjevanje vsebine e-pošte
- Dostop do e-pošt izven nadzorovane mape Prejeto
- Deljenje vsebine e-pošte s tretjimi osebami
- Dostop do drugih Microsoft storitev (Koledar, OneDrive, Teams itd.)
Preklic dostopa
Za odklop AI SmartTalk od Outlooka:
- V AI SmartTalk: Kanali → Outlook → Prekini povezavo
- V Microsoftu: Varnost računa → Odstranite AI SmartTalk
Primerjava: Outlook proti Gmail
| Funkcija | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| OAuth ponudnik | Microsoft | |
| SmartFlow dejanja | 13 dejanj | 11 dejanj |
| Podpora za kategorije/oznake | Kategorije | Oznake |
| Upravljanje map | Premakni sporočilo + Pridobi mape | -- |
| Upravljanje osnutkov | Ustvari, Pošlji, Izbriši | Ustvari, Seznam, Pošlji, Izbriši |
| Zgodovina niti | Pridobi zgodovino niti | Pridobi nit e-pošte |
| Obvestila o potiskanju | Microsoft Graph naročnine | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Samodejno | Samodejno |
Najboljše prakse
- Začnite z načinom osnutka: Preglejte odgovore AI, preden omogočite samodejni odgovor
- Omogočite obvestila o potiskanju: Potrebna za obdelavo e-pošte v realnem času
- Uporabite kategorije: Izkoristite Outlook kategorije za sledenje e-poštam, ki jih obdeluje AI
- Določite pričakovanja: Obvestite stike, da lahko prejmejo odgovore s pomočjo AI
- Spremljajte kakovost: Redno pregledujte odgovore AI za natančnost
- Uporabite kontekst niti: Vedno pridobite celotno nit pred odgovorom
- Usposobite svoj AI: Posodobite bazo znanja s pogostimi temami e-pošte
- Uvedite rezervne možnosti: Uporabite If pogoje za obravnavo napak v delovnih tokovih
Sorodna dokumentacija
- Gmail kanal - Primerjajte z integracijo Gmail
- Pregled kanalov
- Uvod v SmartFlow
- Dejanje zahteve AI
- Konfiguracija AI