Outlook
Свържете своя акаунт в Microsoft Outlook с AI SmartTalk, за да управлявате имейл разговори с помощта на AI. Входящите имейли създават разговорни нишки, а вие можете да отговаряте, да създавате чернови, да управлявате папки и да автоматизирате имейл работни потоци с 13 мощни действия на SmartFlow.
Преглед
Каналът Outlook ви позволява да:
- Получавате имейли като разговорни нишки в AI SmartTalk
- Автоотговаряте с помощта на вашия AI асистент
- Създавате чернови за преглед от човек преди изпращане
- Търсите и управлявате целия си Outlook входящи пощенски кутии програмно
- Организирате имейли с категории и управление на папки
- Автоматизирате имейл работни потоци с 13 действия на SmartFlow
Основни функции
| Функция | Описание |
|---|---|
| AI обработка на имейли | Автоматично анализиране и отговаряне на входящи имейли |
| Режим на чернова | AI създава чернови за преглед от човек |
| Директно изпращане | Автоотговор на прости запитвания |
| Търсене на имейли | Търсене в Outlook с мощна синтаксис за запитвания |
| Управление на нишки | Управление на цялостни имейл разговори |
| Управление на категории | Организиране на имейли с категории в Outlook |
| Управление на папки | Изброяване на папки и преместване на съобщения между тях |
| Push известия | Известия за имейли в реално време чрез Microsoft Graph |
| Интеграция на SmartFlow | 13 действия за пълна автоматизация на имейли |
Изисквания
Преди да започнете, уверете се, че имате:
- Активен акаунт в AI SmartTalk
- Акаунт в Microsoft Outlook или Microsoft 365
- Разрешение за предоставяне на достъп до имейли чрез OAuth
Стъпка по стъпка настройка
Стъпка 1: Достъп до канала Outlook
- Влезте в своя акаунт в AI SmartTalk
- Навигирайте до Канали → Канали
- Намерете Outlook и кликнете Свържете
Стъпка 2: Удостоверяване с Microsoft
- Отваря се прозорецът за OAuth на Microsoft
- Влезте с вашия Microsoft акаунт
- Прегледайте исканите разрешения:
- Четене на вашия профил
- Четене на вашите имейли
- Четене и писане на вашите имейли
- Изпращане на имейли от ваше име
- Кликнете Приемам
Забележка за сигурността: AI SmartTalk използва сигурен OAuth 2.0. Никога не виждаме или съхраняваме вашата Microsoft парола. Достъпните токени се обновяват автоматично, когато изтекат.
Стъпка 3: Потвърдете връзката
След свързването ще видите:
- Статус Интеграцията активна с вашия имейл адрес
- Името на свързания акаунт
Стъпка 4: Активирайте Push известия
За да получавате входящи имейли в реално време:
- Отворете таблото за интеграция на Outlook
- Превключете Push известия на включено
- AI SmartTalk създава абонамент за Microsoft Graph за вашата входяща поща
- Новите имейли сега се доставят в реално време на AI SmartTalk
Информация
Абонаментите за push известия изтичат след приблизително 3 дни и се подновяват автоматично от AI SmartTalk.
Стъпка 5: Конфигурирайте настройки на имейлите
След удостоверяване, конфигурирайте как да се обработват имейлите:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Автоотговор | AI автоматично отговаря на входящите имейли |
| Създаване само на чернова | AI създава чернови за преглед от човек |
| Закъснение на отговора | Време на изчакване преди AI да отговори (по избор) |
Табло
Таблото за интеграция на Outlook показва:
| Метричен | Описание |
|---|---|
| Общо имейли | Общо количество имейли във вашата входяща поща |
| Непрочетени | Брой на непрочетените имейли |
| Изпратени | Брой на изпратените имейли |
| Последна синхронизация | Времеви печат на последната синхронизация |
Можете също така да:
- Повторно свържете, ако токенът ви е изтекъл
- Обновите статистиките ръчно
- Превключите push известията на включено или изключено
Как работи каналът Outlook
Имейл към разговор
Непрекъснатост на нишките
- Отговорите на имейли остават в същата разговорна нишка (съответстваща на
conversationIdв Outlook) - AI има пълен контекст на веригата от имейли (последните 5 съобщения се зареждат автоматично)
- Историята на нишката е видима в изгледа на чата
- Имейлите, изпратени от свързания акаунт, автоматично се пропускат (предотвратява цикли на отговори)
Дедупликация
AI SmartTalk предотвратява дублираното обработване на един и същ имейл чрез множество защитни механизми:
- Проследяване на ID на съобщението (последните 100 обработени)
- Дедупликация на ниво база данни
- Атомно заявяване на съобщения, за да се предотвратят условия на състезание
Интеграция на SmartFlow
Налични действия в Outlook
AI SmartTalk предоставя 13 действия в Outlook в SmartFlow:
| Действие | Описание | Случай на употреба |
|---|---|---|
| Изпрати Outlook имейл | Изпращане на имейл с поддръжка на HTML, CC/BCC, важност | Автоотговор на запитвания |
| Четене на Outlook имейли | Извличане на имейли с филтри и избор на папка | Обработка на нови съобщения |
| Получаване на Outlook имейл | Получаване на пълни детайли на имейл с прикачени файлове | Извличане на конкретно съдържание |
| Отговор на Outlook имейл | Отговор на конкретна нишка от съобщения | Продължаване на разговори |
| Търсене на Outlook имейли | Търсене с синтаксис за търсене в Outlook | Намиране на конкретни имейли |
| Маркиране като прочетен | Актуализиране на статуса на прочетен имейл | Организиране на входящата поща |
| Създаване на чернова в Outlook | Създаване на чернова за преглед (включително чернови за отговор) | Човешки надзор |
| Изпращане на чернова в Outlook | Изпращане на съществуваща чернова | Одобряване и изпращане |
| Изтриване на чернова в Outlook | Премахване на чернова на имейл | Почистване |
| Получаване на история на нишката | Получаване на всички съобщения в разговор | Пълен контекст на нишката |
| Модифициране на категории | Добавяне или модифициране на категории в Outlook | Етикетиране на имейли |
| Получаване на папки | Изброяване на всички пощенски папки | Откритие на папки |
| Преместване на съобщение | Преместване на имейли между папки | Организация на имейли |
Пример: Работен поток на AI имейл асистент
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Get Thread History:
Conversation ID: {{email.conversationId}}
2. AI Request:
System: "Вие сте професионален имейл асистент"
Input: {{thread.messages}}
Output: response, sentiment, urgency
3. If Condition: urgency == "high"
Yes: Send Outlook Email (имедиатен отговор)
No: Create Outlook Draft (за преглед)
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Обработен от AI"]
Пример: Триаж на имейли за поддръжка
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"
Actions:
1. AI Request:
System: "Анализирайте този имейл за поддръжка и го категоризирайте"
Input: {{email.body}}
Output: response, category, priority
2. Create Outlook Draft:
To: {{email.from}}
Subject: Re: {{email.subject}}
Body: {{ai_response}}
3. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: "Поддръжка"
4. Modify Categories:
Email ID: {{email.id}}
Categories: ["Поддръжка", {{priority}}]
Пример: Направление на имейли по папка
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI Request:
Prompt: "Класифицирайте този имейл: продажби, поддръжка или общо"
Input: {{email.body}}
2. Move Message:
Email ID: {{email.id}}
Folder: {{classification}}
3. Mark as Read:
Email ID: {{email.id}}
Използване на случаи
Поддръжка на клиенти
Обработвайте входящи имейли за поддръжка:
- AI анализира проблема
- Създава подходящ отговор
- Автоматично създава билет за поддръжка
- Екипът преглежда и изпраща
Запитвания за продажби
Отговаряйте на въпроси за продажби:
- AI отговаря на въпроси за продукта от базата знания
- Създава персонализиран проект с информация за цени
- Екипът по продажби преглежда преди изпращане
Класификация на имейли
Автоматично категоризира и насочва имейли:
- AI класифицира типа имейл (поддръжка, продажби, вътрешен)
- Премества в подходящи папки
- Прилага категории на Outlook за бързо визуално сортиране
- Архивира неуместни имейли
Обработка на често задавани въпроси
Авто-отговаряне на често задавани въпроси:
- AI разпознава често задавани въпроси
- Изпраща незабавен отговор
- Освобождава екипа за сложни въпроси
Извън офиса
Умни отговори при отсъствие:
- AI обработва рутинни имейли
- Ескалира спешни въпроси на резервен
- Предоставя релевантна информация дори когато е отсъстващ
Режими на обработка на имейли
Режим на автоматичен отговор
AI отговаря директно на имейли:
| Предимства | Недостатъци |
|---|---|
| Незабавни отговори | По-малко човешки контрол |
| Наличност 24/7 | Риск от неуместни отговори |
| Намалена работна натовареност | Клиентите може да предпочетат човешки контакт |
Най-добре за: Висок обем, рутинни запитвания
Режим на проект
AI създава проекти за преглед:
| Предимства | Недостатъци |
|---|---|
| Човешки контрол на качеството | По-бавно време за отговор |
| Възможност за учене | Изисква ръчно изпращане |
| По-безопасно за чувствителни теми | Повече работа за екипа |
Най-добре за: Сложни теми, нови реализации, чувствителна комуникация
Хибриден режим
Използвайте SmartFlow, за да решите за всеки имейл:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Поддръжка на Markdown
Когато изпращате имейли, AI SmartTalk автоматично конвертира форматирането на markdown в HTML:
| Markdown | Резултат |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Кликаем линк |
# Heading | Заглавие |
- item | Списък с точки |
| Прекъсване на ред | Запазено |
Отстраняване на проблеми
Проблеми с връзката
| Проблем | Решение |
|---|---|
| "Неуспешна авторизация" | Преавторизирайте чрез Microsoft OAuth |
| "Токенът е изтекъл" | Кликнете Reconnect в таблото за интеграция |
| "Достъпът е отнет" | Проверете Microsoft Account → Security → App permissions |
| "Недостатъчни права" | Уверете се, че всички необходими обхвати са приети по време на OAuth |
Имейл не се появява
| Проблем | Решение |
|---|---|
| Няма разговори в Чат | Уверете се, че известията за натиск са активирани |
| Забавено появяване | Може да отнеме до минута за доставка на webhook |
| Само някои имейли | Проверете дали имейлите са в наблюдаваната папка "Входящи" |
| Дублирани разговори | Свържете се с поддръжката — може да се наложи преглед на дублирането |
Проблеми с отговорите
| Проблем | Решение |
|---|---|
| AI не отговаря | Проверете дали автоматичният отговор е активиран |
| Грешен тон | Настройте параметрите на личността на AI |
| Липсваща информация | Актуализирайте базата знания |
| Проект не е създаден | Проверете конфигурацията на SmartFlow |
| Имейли от себе си обработени | Това трябва да бъде автоматично филтрирано; свържете се с поддръжката, ако продължава |
Управление на канала Outlook
| Действие | Как |
|---|---|
| Пауза на канала | Изключете известията за натиск |
| Обновяване на статистика | Кликнете на Обнови в таблото |
| Повторно свързване | Кликнете на Повторно свързване, ако токенът е изтекъл |
| Смяна на акаунти | Изключете, след това свържете с различен Microsoft акаунт |
| Изключване | Премахнете интеграцията от вашите свързващи устройства |
Поверителност и сигурност
Какво достъпваме
| Достъп | Цел |
|---|---|
| Четене на вашия профил | Показване на информация за свързания акаунт |
| Четене на имейли | Обработка на входящи съобщения |
| Четене/писане на имейли | Маркиране като прочетени, модифициране на категории, преместване на съобщения |
| Изпращане на имейли | Отговаряне от ваше име |
Какво НЕ правим
- Постоянно съхраняване на съдържанието на имейлите
- Достъп до имейли извън наблюдаваната входяща поща
- Споделяне на съдържанието на имейлите с трети страни
- Достъп до други услуги на Microsoft (Календар, OneDrive, Teams и др.)
Отнемане на достъп
За да изключите AI SmartTalk от Outlook:
- В AI SmartTalk: Канали → Outlook → Изключване
- В Microsoft: Сигурност на акаунта → Премахнете AI SmartTalk
Сравнение: Outlook срещу Gmail
| Функция | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| OAuth доставчик | Microsoft | |
| Действия на SmartFlow | 13 действия | 11 действия |
| Поддръжка на категории/етикети | Категории | Етикети |
| Управление на папки | Премести съобщение + Получи папки | -- |
| Управление на проекти | Създаване, Изпращане, Изтриване | Създаване, Списък, Изпращане, Изтриване |
| История на нишки | Получаване на история на нишките | Получаване на имейл нишка |
| Известия за натиск | Подписки на Microsoft Graph | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Автоматично | Автоматично |
Най-добри практики
- Започнете с режим на проект: Прегледайте отговорите на AI преди да активирате автоматичния отговор
- Активирайте известията за натиск: Необходими за обработка на имейли в реално време
- Използвайте категории: Използвайте категориите на Outlook, за да проследите имейлите, обработени от AI
- Задайте очаквания: Уведомете контактите, че може да получат отговори с помощта на AI
- Наблюдавайте качеството: Редовно преглеждайте отговорите на AI за точност
- Използвайте контекста на нишката: Винаги извличайте пълната нишка преди да отговорите
- Обучавайте вашия AI: Актуализирайте базата знания с често срещани теми за имейли
- Прилагане на резервни планове: Използвайте If Conditions за обработка на грешки в работните потоци
Свързана документация
- Канал Gmail - Сравнете с интеграцията на Gmail
- Преглед на каналите
- Въведение в SmartFlow
- Действие за заявка на AI
- Конфигурация на AI