Outlook

Свържете своя акаунт в Microsoft Outlook с AI SmartTalk, за да управлявате имейл разговори с помощта на AI. Входящите имейли създават разговорни нишки, а вие можете да отговаряте, да създавате чернови, да управлявате папки и да автоматизирате имейл работни потоци с 13 мощни действия на SmartFlow.

Преглед

Каналът Outlook ви позволява да:

Получавате имейли като разговорни нишки в AI SmartTalk
Автоотговаряте с помощта на вашия AI асистент
Създавате чернови за преглед от човек преди изпращане
Търсите и управлявате целия си Outlook входящи пощенски кутии програмно
Организирате имейли с категории и управление на папки
Автоматизирате имейл работни потоци с 13 действия на SmartFlow

Основни функции

Функция	Описание
AI обработка на имейли	Автоматично анализиране и отговаряне на входящи имейли
Режим на чернова	AI създава чернови за преглед от човек
Директно изпращане	Автоотговор на прости запитвания
Търсене на имейли	Търсене в Outlook с мощна синтаксис за запитвания
Управление на нишки	Управление на цялостни имейл разговори
Управление на категории	Организиране на имейли с категории в Outlook
Управление на папки	Изброяване на папки и преместване на съобщения между тях
Push известия	Известия за имейли в реално време чрез Microsoft Graph
Интеграция на SmartFlow	13 действия за пълна автоматизация на имейли

Изисквания

Преди да започнете, уверете се, че имате:

Активен акаунт в AI SmartTalk
Акаунт в Microsoft Outlook или Microsoft 365
Разрешение за предоставяне на достъп до имейли чрез OAuth

Стъпка по стъпка настройка

Стъпка 1: Достъп до канала Outlook

Влезте в своя акаунт в AI SmartTalk
Навигирайте до Канали → Канали
Намерете Outlook и кликнете Свържете

Стъпка 2: Удостоверяване с Microsoft

Отваря се прозорецът за OAuth на Microsoft
Влезте с вашия Microsoft акаунт
Прегледайте исканите разрешения:
- Четене на вашия профил
- Четене на вашите имейли
- Четене и писане на вашите имейли
- Изпращане на имейли от ваше име
Кликнете Приемам

Забележка за сигурността: AI SmartTalk използва сигурен OAuth 2.0. Никога не виждаме или съхраняваме вашата Microsoft парола. Достъпните токени се обновяват автоматично, когато изтекат.

Стъпка 3: Потвърдете връзката

След свързването ще видите:

Статус Интеграцията активна с вашия имейл адрес
Името на свързания акаунт

Стъпка 4: Активирайте Push известия

За да получавате входящи имейли в реално време:

Отворете таблото за интеграция на Outlook
Превключете Push известия на включено
AI SmartTalk създава абонамент за Microsoft Graph за вашата входяща поща
Новите имейли сега се доставят в реално време на AI SmartTalk

Информация

Абонаментите за push известия изтичат след приблизително 3 дни и се подновяват автоматично от AI SmartTalk.

Стъпка 5: Конфигурирайте настройки на имейлите

След удостоверяване, конфигурирайте как да се обработват имейлите:

Настройка	Описание
Автоотговор	AI автоматично отговаря на входящите имейли
Създаване само на чернова	AI създава чернови за преглед от човек
Закъснение на отговора	Време на изчакване преди AI да отговори (по избор)

Табло

Таблото за интеграция на Outlook показва:

Метричен	Описание
Общо имейли	Общо количество имейли във вашата входяща поща
Непрочетени	Брой на непрочетените имейли
Изпратени	Брой на изпратените имейли
Последна синхронизация	Времеви печат на последната синхронизация

Можете също така да:

Повторно свържете, ако токенът ви е изтекъл
Обновите статистиките ръчно
Превключите push известията на включено или изключено

Как работи каналът Outlook

Имейл към разговор

Непрекъснатост на нишките

Отговорите на имейли остават в същата разговорна нишка (съответстваща на conversationId в Outlook)
AI има пълен контекст на веригата от имейли (последните 5 съобщения се зареждат автоматично)
Историята на нишката е видима в изгледа на чата
Имейлите, изпратени от свързания акаунт, автоматично се пропускат (предотвратява цикли на отговори)

Дедупликация

AI SmartTalk предотвратява дублираното обработване на един и същ имейл чрез множество защитни механизми:

Проследяване на ID на съобщението (последните 100 обработени)
Дедупликация на ниво база данни
Атомно заявяване на съобщения, за да се предотвратят условия на състезание

Интеграция на SmartFlow

Налични действия в Outlook

AI SmartTalk предоставя 13 действия в Outlook в SmartFlow:

Действие	Описание	Случай на употреба
Изпрати Outlook имейл	Изпращане на имейл с поддръжка на HTML, CC/BCC, важност	Автоотговор на запитвания
Четене на Outlook имейли	Извличане на имейли с филтри и избор на папка	Обработка на нови съобщения
Получаване на Outlook имейл	Получаване на пълни детайли на имейл с прикачени файлове	Извличане на конкретно съдържание
Отговор на Outlook имейл	Отговор на конкретна нишка от съобщения	Продължаване на разговори
Търсене на Outlook имейли	Търсене с синтаксис за търсене в Outlook	Намиране на конкретни имейли
Маркиране като прочетен	Актуализиране на статуса на прочетен имейл	Организиране на входящата поща
Създаване на чернова в Outlook	Създаване на чернова за преглед (включително чернови за отговор)	Човешки надзор
Изпращане на чернова в Outlook	Изпращане на съществуваща чернова	Одобряване и изпращане
Изтриване на чернова в Outlook	Премахване на чернова на имейл	Почистване
Получаване на история на нишката	Получаване на всички съобщения в разговор	Пълен контекст на нишката
Модифициране на категории	Добавяне или модифициране на категории в Outlook	Етикетиране на имейли
Получаване на папки	Изброяване на всички пощенски папки	Откритие на папки
Преместване на съобщение	Преместване на имейли между папки	Организация на имейли

Пример: Работен поток на AI имейл асистент

Trigger: Chat Service (Outlook)
  Channel: Outlook

Actions:
  1. Get Thread History:
       Conversation ID: {{email.conversationId}}

  2. AI Request:
       System: "Вие сте професионален имейл асистент"
       Input: {{thread.messages}}
       Output: response, sentiment, urgency

  3. If Condition: urgency == "high"
       Yes: Send Outlook Email (имедиатен отговор)
       No: Create Outlook Draft (за преглед)

  4. Modify Categories:
       Email ID: {{email.id}}
       Categories: ["Обработен от AI"]

Пример: Триаж на имейли за поддръжка

Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"

Actions:
  1. AI Request:
       System: "Анализирайте този имейл за поддръжка и го категоризирайте"
       Input: {{email.body}}
       Output: response, category, priority

  2. Create Outlook Draft:
       To: {{email.from}}
       Subject: Re: {{email.subject}}
       Body: {{ai_response}}

  3. Move Message:
       Email ID: {{email.id}}
       Folder: "Поддръжка"

  4. Modify Categories:
       Email ID: {{email.id}}
       Categories: ["Поддръжка", {{priority}}]

Пример: Направление на имейли по папка

Trigger: Chat Service (Outlook)

Actions:
  1. AI Request:
       Prompt: "Класифицирайте този имейл: продажби, поддръжка или общо"
       Input: {{email.body}}

  2. Move Message:
       Email ID: {{email.id}}
       Folder: {{classification}}

  3. Mark as Read:
       Email ID: {{email.id}}

Използване на случаи

Поддръжка на клиенти

Обработвайте входящи имейли за поддръжка:

AI анализира проблема
Създава подходящ отговор
Автоматично създава билет за поддръжка
Екипът преглежда и изпраща

Запитвания за продажби

Отговаряйте на въпроси за продажби:

AI отговаря на въпроси за продукта от базата знания
Създава персонализиран проект с информация за цени
Екипът по продажби преглежда преди изпращане

Класификация на имейли

Автоматично категоризира и насочва имейли:

AI класифицира типа имейл (поддръжка, продажби, вътрешен)
Премества в подходящи папки
Прилага категории на Outlook за бързо визуално сортиране
Архивира неуместни имейли

Обработка на често задавани въпроси

Авто-отговаряне на често задавани въпроси:

AI разпознава често задавани въпроси
Изпраща незабавен отговор
Освобождава екипа за сложни въпроси

Извън офиса

Умни отговори при отсъствие:

AI обработва рутинни имейли
Ескалира спешни въпроси на резервен
Предоставя релевантна информация дори когато е отсъстващ

Режими на обработка на имейли

Режим на автоматичен отговор

AI отговаря директно на имейли:

Предимства	Недостатъци
Незабавни отговори	По-малко човешки контрол
Наличност 24/7	Риск от неуместни отговори
Намалена работна натовареност	Клиентите може да предпочетат човешки контакт

Най-добре за: Висок обем, рутинни запитвания

Режим на проект

AI създава проекти за преглед:

Предимства	Недостатъци
Човешки контрол на качеството	По-бавно време за отговор
Възможност за учене	Изисква ръчно изпращане
По-безопасно за чувствителни теми	Повече работа за екипа

Най-добре за: Сложни теми, нови реализации, чувствителна комуникация

Хибриден режим

Използвайте SmartFlow, за да решите за всеки имейл:

If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately

Поддръжка на Markdown

Когато изпращате имейли, AI SmartTalk автоматично конвертира форматирането на markdown в HTML:

Markdown	Резултат
`bold`	bold
`italic`	italic
`[text](url)`	Кликаем линк
`# Heading`	Заглавие
`- item`	Списък с точки
Прекъсване на ред	Запазено

Отстраняване на проблеми

Проблеми с връзката

Проблем	Решение
"Неуспешна авторизация"	Преавторизирайте чрез Microsoft OAuth
"Токенът е изтекъл"	Кликнете Reconnect в таблото за интеграция
"Достъпът е отнет"	Проверете Microsoft Account → Security → App permissions
"Недостатъчни права"	Уверете се, че всички необходими обхвати са приети по време на OAuth

Имейл не се появява

Проблем	Решение
Няма разговори в Чат	Уверете се, че известията за натиск са активирани
Забавено появяване	Може да отнеме до минута за доставка на webhook
Само някои имейли	Проверете дали имейлите са в наблюдаваната папка "Входящи"
Дублирани разговори	Свържете се с поддръжката — може да се наложи преглед на дублирането

Проблеми с отговорите

Проблем	Решение
AI не отговаря	Проверете дали автоматичният отговор е активиран
Грешен тон	Настройте параметрите на личността на AI
Липсваща информация	Актуализирайте базата знания
Проект не е създаден	Проверете конфигурацията на SmartFlow
Имейли от себе си обработени	Това трябва да бъде автоматично филтрирано; свържете се с поддръжката, ако продължава

Управление на канала Outlook

Действие	Как
Пауза на канала	Изключете известията за натиск
Обновяване на статистика	Кликнете на Обнови в таблото
Повторно свързване	Кликнете на Повторно свързване, ако токенът е изтекъл
Смяна на акаунти	Изключете, след това свържете с различен Microsoft акаунт
Изключване	Премахнете интеграцията от вашите свързващи устройства

Поверителност и сигурност

Какво достъпваме

Достъп	Цел
Четене на вашия профил	Показване на информация за свързания акаунт
Четене на имейли	Обработка на входящи съобщения
Четене/писане на имейли	Маркиране като прочетени, модифициране на категории, преместване на съобщения
Изпращане на имейли	Отговаряне от ваше име

Какво НЕ правим

Постоянно съхраняване на съдържанието на имейлите
Достъп до имейли извън наблюдаваната входяща поща
Споделяне на съдържанието на имейлите с трети страни
Достъп до други услуги на Microsoft (Календар, OneDrive, Teams и др.)

Отнемане на достъп

За да изключите AI SmartTalk от Outlook:

В AI SmartTalk: Канали → Outlook → Изключване
В Microsoft: Сигурност на акаунта → Премахнете AI SmartTalk

Сравнение: Outlook срещу Gmail

Функция	Outlook	Gmail
OAuth доставчик	Microsoft	Google
Действия на SmartFlow	13 действия	11 действия
Поддръжка на категории/етикети	Категории	Етикети
Управление на папки	Премести съобщение + Получи папки	--
Управление на проекти	Създаване, Изпращане, Изтриване	Създаване, Списък, Изпращане, Изтриване
История на нишки	Получаване на история на нишките	Получаване на имейл нишка
Известия за натиск	Подписки на Microsoft Graph	Google Pub/Sub
Markdown → HTML	Автоматично	Автоматично

Най-добри практики

Започнете с режим на проект: Прегледайте отговорите на AI преди да активирате автоматичния отговор
Активирайте известията за натиск: Необходими за обработка на имейли в реално време
Използвайте категории: Използвайте категориите на Outlook, за да проследите имейлите, обработени от AI
Задайте очаквания: Уведомете контактите, че може да получат отговори с помощта на AI
Наблюдавайте качеството: Редовно преглеждайте отговорите на AI за точност
Използвайте контекста на нишката: Винаги извличайте пълната нишка преди да отговорите
Обучавайте вашия AI: Актуализирайте базата знания с често срещани теми за имейли
Прилагане на резервни планове: Използвайте If Conditions за обработка на грешки в работните потоци

Свързана документация

Канал Gmail - Сравнете с интеграцията на Gmail
Преглед на каналите
Въведение в SmartFlow
Действие за заявка на AI
Конфигурация на AI

Преглед​

Основни функции​

Изисквания​

Стъпка по стъпка настройка​

Стъпка 1: Достъп до канала Outlook​

Стъпка 2: Удостоверяване с Microsoft​

Стъпка 3: Потвърдете връзката​

Стъпка 4: Активирайте Push известия​

Стъпка 5: Конфигурирайте настройки на имейлите​

Табло​

Как работи каналът Outlook​

Имейл към разговор​

Непрекъснатост на нишките​

Дедупликация​

Интеграция на SmartFlow​

Налични действия в Outlook​

Пример: Работен поток на AI имейл асистент​

Пример: Триаж на имейли за поддръжка​

Пример: Направление на имейли по папка​

Използване на случаи​

Поддръжка на клиенти​

Запитвания за продажби​

Класификация на имейли​

Обработка на често задавани въпроси​

Извън офиса​

Режими на обработка на имейли​

Режим на автоматичен отговор​

Режим на проект​

Хибриден режим​

Поддръжка на Markdown​

Отстраняване на проблеми​

Проблеми с връзката​

Имейл не се появява​

Проблеми с отговорите​

Управление на канала Outlook​

Поверителност и сигурност​

Какво достъпваме​

Какво НЕ правим​

Отнемане на достъп​

Сравнение: Outlook срещу Gmail​

Най-добри практики​

Свързана документация​

Готови ли сте да повишите вашетопотребителско изживяване?