Outlook
Připojte svůj účet Microsoft Outlook k AI SmartTalk, abyste mohli spravovat e-mailové konverzace s pomocí AI. Příchozí e-maily vytvářejí konverzační vlákna a můžete odpovídat, vytvářet návrhy, spravovat složky a automatizovat e-mailové pracovní postupy pomocí 13 výkonných akcí SmartFlow.
Přehled
Kanál Outlook vám umožňuje:
- Přijímat e-maily jako konverzační vlákna v AI SmartTalk
- Automaticky odpovídat pomocí svého AI asistenta
- Vytvářet návrhy pro lidské posouzení před odesláním
- Hledat a spravovat celou svou doručenou poštu Outlook programově
- Organizovat e-maily pomocí kategorií a správy složek
- Automatizovat e-mailové pracovní postupy pomocí 13 akcí SmartFlow
Klíčové funkce
| Funkce | Popis |
|---|---|
| Zpracování e-mailů AI | Automaticky analyzovat a odpovídat na příchozí e-maily |
| Režim návrhu | AI vytváří návrhy pro lidské posouzení |
| Přímé odeslání | Automatická odpověď na jednoduché dotazy |
| Hledání e-mailů | Hledat v Outlooku pomocí výkonné syntaxe dotazů |
| Správa vláken | Řídit kompletní e-mailové konverzace |
| Správa kategorií | Organizovat e-maily pomocí kategorií Outlook |
| Správa složek | Seznam složek a přesun zpráv mezi nimi |
| Push notifikace | Notifikace o e-mailech v reálném čase prostřednictvím Microsoft Graph |
| Integrace SmartFlow | 13 akcí pro plnou automatizaci e-mailů |
Požadavky
Než začnete, ujistěte se, že máte:
- Aktivní účet AI SmartTalk
- Účet Microsoft Outlook nebo Microsoft 365
- Oprávnění k udělení přístupu k e-mailu prostřednictvím OAuth
Krok za krokem nastavení
Krok 1: Přístup k kanálu Outlook
- Přihlaste se do svého účtu AI SmartTalk
- Přejděte na Kanály → Canals
- Najděte Outlook a klikněte na Připojit
Krok 2: Autorizace s Microsoftem
- Otevře se okno Microsoft OAuth
- Přihlaste se pomocí svého účtu Microsoft
- Zkontrolujte požadovaná oprávnění:
- Číst v áš profil
- Číst vaše e-maily
- Číst a psát vaše e-maily
- Odesílat e-maily vaším jménem
- Klikněte na Přijmout
Poznámka o zabezpečení: AI SmartTalk používá zabezpečené OAuth 2.0. Nikdy nevidíme ani neukládáme vaše heslo k Microsoftu. Přístupové tokeny se automaticky obnovují, když vyprší.
Krok 3: Ověření připojení
Jakmile se připojíte, uvidíte:
- Stav Integrace aktivní s vaší e-mailovou adresou
- Zobrazované jméno vašeho připojeného účtu
Krok 4: Povolení push notifikací
Abychom přijímali příchozí e-maily v reálném čase:
- Otevřete řídicí panel integrace Outlook
- Přepněte Push notifikace na zapnuto
- AI SmartTalk vytvoří předplatné Microsoft Graph pro vaši doručenou poštu
- Nové e-maily jsou nyní doručovány v reálném čase do AI SmartTalk
info
Předplatná push notifikací vyprší přibližně po 3 dnech a jsou automaticky obnovována AI SmartTalk.
Krok 5: Konfigurace nastavení e-mailu
Po autorizaci nakonfigurujte, jak se e-maily zpracovávají:
| Nastavení | Popis |
|---|---|
| Automatická odpověď | AI automaticky odpovídá na příchozí e-maily |
| Vytvářet pouze návrh | AI vytváří návrhy pro lidské posouzení |
| Zpoždění odpovědi | Čas čekání před tím, než AI odpoví (volitelné) |
Řídicí panel
Řídicí panel integrace Outlook zobrazuje:
| Metrika | Popis |
|---|---|
| Celkem e-mailů | Celkový počet e-mailů ve vaší doručené poště |
| Nepřečtené | Počet nepřečtených e-mailů |
| Odeslané | Počet odeslaných e-mailů |
| Poslední synchronizace | Časová značka poslední synchronizace |
Můžete také:
- Znovu se připojit, pokud váš token vypršel
- Ruční obnovení statistik
- Přepnout push notifikace na zapnuto nebo vypnuto
Jak funguje kanál Outlook
E-mail na konverzaci
Kontinuita vláken
- Odpovědi na e-maily zůstávají ve stejném konverzačním vlákně (shodné podle
conversationIdOutlooku) - AI má plný kontext e-mailového řetězce (posledních 5 zpráv načteno automaticky)
- Historie vláken viditelná v zobrazení chatu
- E-maily odeslané připojeným účtem jsou automaticky přeskočeny (zabraňuje smyčkám odpovědí)
Odstranění duplicit
AI SmartTalk zabraňuje duplicitnímu zpracování stejného e-mailu prostřednictvím několika ochranných opatření:
- Sledování ID zprávy (posledních 100 zpracovaných)
- Odstranění duplicit na úrovni databáze
- Atomické převzetí zprávy, aby se zabránilo závodním podmínkám
Integrace SmartFlow
Dostupné akce Outlook
AI SmartTalk poskytuje 13 akcí Outlook v SmartFlow:
| Akce | Popis | Případ použití |
|---|---|---|
| Odeslat e-mail Outlook | Odeslat e-mail s podporou HTML, CC/BCC, důležitost | Automatická odpověď na dotazy |
| Číst e-maily Outlook | Načíst e-maily s filtry a výběrem složky | Zpracovat nové zprávy |
| Získat e-mail Outlook | Získat podrobnosti o e-mailu včetně příloh | Získat konkrétní obsah |
| Odpovědět na e-mail Outlook | Odpovědět na konkrétní vlákno zprávy | Pokračovat v konverzacích |
| Hledat e-maily Outlook | Hledat pomocí syntaxe hledání Outlook | Najít konkrétní e-maily |
| Označit jako přečtené | Aktualizovat stav přečtení e-mailu | Organizovat doručenou poštu |
| Vytvořit návrh Outlook | Vytvořit návrh k posouzení (včetně návrhů odpovědí) | Lidský dohled |
| Odeslat návrh Outlook | Odeslat existující návrh | Schválit a odeslat |
| Smazat návrh Outlook | Odstranit návrh e-mailu | Úklid |
| Získat historii vláken | Získat všechny zprávy v konverzaci | Plný kontext vlákna |
| Upravit kategorie | Přidat nebo upravit kategorie Outlook | Označování e-mailů |
| Získat složky | Seznam všech poštovních složek | Objevování složek |
| Přesunout zprávu | Přesunout e-maily mezi složkami | Organizace e-mailů |
Příklad: Pracovní postup AI e-mailového asistenta
Trigger: Chat Service (Outlook)
Channel: Outlook
Actions:
1. Získat historii vláken:
ID konverzace: {{email.conversationId}}
2. AI požadavek:
Systém: "Jste profesionální e-mailový asistent"
Vstup: {{thread.messages}}
Výstup: odpověď, sentiment, naléhavost
3. Pokud podmínka: naléhavost == "vysoká"
Ano: Odeslat e-mail Outlook (okamžitá odpověď)
Ne: Vytvořit návrh Outlook (k posouzení)
4. Upravit kategorie:
ID e-mailu: {{email.id}}
Kategorie: ["Zpracováno AI"]
Příklad: Triage podpůrného e-mailu
Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Předmět obsahuje "podpora" NEBO "pomoc"
Actions:
1. AI požadavek:
Systém: "Analyzujte tento podpůrný e-mail a kategorizujte ho"
Vstup: {{email.body}}
Výstup: odpověď, kategorie, priorita
2. Vytvořit návrh Outlook:
Komu: {{email.from}}
Předmět: Re: {{email.subject}}
Tělo: {{ai_response}}
3. Přesunout zprávu:
ID e-mailu: {{email.id}}
Složka: "Podpora"
4. Upravit kategorie:
ID e-mailu: {{email.id}}
Kategorie: ["Podpora", {{priorita}}]
Příklad: Směrování e-mailů podle složky
Trigger: Chat Service (Outlook)
Actions:
1. AI požadavek:
Výzva: "Klasifikujte tento e-mail: prodej, podpora nebo obecné"
Vstup: {{email.body}}
2. Přesunout zprávu:
ID e-mailu: {{email.id}}
Složka: {{klasifikace}}
3. Označit jako přečtené:
ID e-mailu: {{email.id}}
Případové studie
Zákaznická podpora
Zpracování příchozích podpůrných e-mailů:
- AI analyzuje problém
- Sestavuje vhodnou odpověď
- Automaticky vytváří podpůrný tiket
- Tým přezkoumá a odešle
Dotazy na prodej
Odpověď na prodejní otázky:
- AI odpovídá na otázky ohledně produktu z znalostní báze
- Vytváří personalizovaný návrh s informacemi o cenách
- Tým prodeje přezkoumá před odesláním
Triage e-mailů
Automaticky kategorizuje a směruje e-maily:
- AI klasifikuje typ e-mailu (podpora, prodej, interní)
- Přesouvá do příslušných složek
- Aplikuje kategorie Outlooku pro rychlé vizuální třídění
- Archivuje irelevantní e-maily
Zpracování FAQ
Automaticky odpovídá na běžné otázky:
- AI rozpoznává časté otázky
- Odesílá okamžitou odpověď
- Uvolňuje tým pro složitější problémy
Mimo kancelář
Inteligentní odpovědi na e-maily:
- AI zpracovává rutinní e-maily
- Eskaluje urgentní záležitosti na zálohu
- Poskytuje relevantní informace i při nepřítomnosti
Módy zpracování e-mailů
Mód automatické odpovědi
AI odpovídá přímo na e-maily:
| Výhody | Nevýhody |
|---|---|
| Okamžité odpovědi | Méně lidského dohledu |
| Dostupnost 24/7 | Riziko nevhodných odpovědí |
| Snížené pracovní zatížení | Zákazníci mohou preferovat lidský kontakt |
Nejlepší pro: Vysoký objem rutinních dotazů
Mód návrhu
AI vytváří návrhy k přezkoumání:
| Výhody | Nevýhody |
|---|---|
| Lidská kontrola kvality | Pomalejší doba odpovědi |
| Příležitost k učení | Vyžaduje manuální odeslání |
| Bezpečnější pro citlivá témata | Více práce pro tým |
Nejlepší pro: Složitá témata, nové implementace, citlivé komunikace
Hybridní mód
Použijte SmartFlow k rozhodování pro každý e-mail:
If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately
Podpora Markdownu
Při odesílání e-mailů AI SmartTalk automaticky převádí formátování markdown na HTML:
| Markdown | Výsledek |
|---|---|
**bold** | bold |
*italic* | italic |
[text](url) | Klikací odkaz |
# Heading | Nadpis |
- item | Seznam s odrážkami |
| Přerušení řádku | Zachováno |
Řešení problémů
Problémy s připojením
| Problém | Řešení |
|---|---|
| "Autorizace selhala" | Znovu autorizujte přes Microsoft OAuth |
| "Token vypršel" | Klikněte na Reconnect v integračním panelu |
| "Přístup byl odvolán" | Zkontrolujte Microsoft Account → Bezpečnost → Oprávnění aplikace |
| "Nedostatečná oprávnění" | Ujistěte se, že všechna požadovaná oprávnění byla přijata během OAuth |
E-mail se nezobrazuje
| Problém | Řešení |
|---|---|
| Žádné konverzace v chatu | Ověřte, že jsou povoleny push notifikace |
| Zpožděné zobrazení | Může trvat až minutu pro doručení webhooku |
| Pouze některé e-maily | Zkontrolujte, zda jsou e-maily ve sledované složce Doručená pošta |
| Duplicitní konverzace | Kontaktujte podporu — deduplikace může vyžadovat přezkoumání |
Problémy s odpověďmi
| Problém | Řešení |
|---|---|
| AI neodpovídá | Zkontrolujte, zda je povolena automatická odpověď |
| Nesprávný tón | Upravte nastavení osobnosti AI |
| Chybějící informace | Aktualizujte znalostní bázi |
| Návrh nebyl vytvořen | Zkontrolujte konfiguraci SmartFlow |
| E-maily od sebe zpracovány | To by mělo být automaticky filtrováno; kontaktujte podporu, pokud přetrvává |
Správa kanálu Outlook
| Akce | Jak |
|---|---|
| Pozastavit kanál | Vypněte push notifikace |
| Obnovit statistiky | Klikněte na Obnovit na panelu |
| Znovu připojit | Klikněte na Znovu připojit, pokud token vypršel |
| Přepnout účty | Odpojte se a poté se připojte s jiným Microsoft účtem |
| Odpojit | Odeberte integraci ze svých konektorů |
Ochrana soukromí a bezpečnost
Co přistupujeme
| Přístup | Účel |
|---|---|
| Číst váš profil | Zobrazit informace o připojeném účtu |
| Číst e-maily | Zpracovat příchozí zprávy |
| Číst/zapisovat e-maily | Označit jako přečtené, upravit kategorie, přesunout zprávy |
| Odesílat e-maily | Odpovědět vaším jménem |
Co NEDĚLÁME
- Trvale ukládat obsah e-mailů
- Přistupovat k e-mailům mimo sledovanou doručenou poštu
- Sdílet obsah e-mailů s třetími stranami
- Přistupovat k dalším službám Microsoftu (Kalendář, OneDrive, Teams atd.)
Odvolání přístupu
Chcete-li odpojit AI SmartTalk od Outlooku:
- V AI SmartTalk: Kanály → Outlook → Odpojit
- V Microsoftu: Bezpečnost účtu → Odebrat AI SmartTalk
Srovnání: Outlook vs Gmail
| Funkce | Outlook | Gmail |
|---|---|---|
| Poskytovatel OAuth | Microsoft | |
| Akce SmartFlow | 13 akcí | 11 akcí |
| Podpora kategorií/štítků | Kategorizace | Štítky |
| Správa složek | Přesunout zprávu + Získat složky | -- |
| Správa návrhů | Vytvořit, Odeslat, Smazat | Vytvořit, Seznam, Odeslat, Smazat |
| Historie vláken | Získat historii vláken | Získat e-mailové vlákno |
| Push notifikace | Předplatné Microsoft Graph | Google Pub/Sub |
| Markdown → HTML | Automatické | Automatické |
Nejlepší postupy
- Začněte s módem návrhu: Přezkoumejte odpovědi AI před povolením automatické odpovědi
- Povolte push notifikace: Nutné pro zpracování e-mailů v reálném čase
- Používejte kategorie: Využijte kategorie Outlooku k sledování e-mailů zpracovaných AI
- Nastavte očekávání: Informujte kontakty, že mohou obdržet odpovědi s asistencí AI
- Monitorujte kvalitu: Pravidelně přezkoumávejte odpovědi AI na přesnost
- Používejte kontext vláken: Vždy načtěte celé vlákno před odpovědí
- Školte svou AI: Aktualizujte znalostní bázi běžnými tématy e-mailů
- Implementujte záložní plány: Používejte podmínky If pro zpracování chyb v pracovních postupech
Související dokumentace
- Gmail kanál - Porovnejte s integrací Gmailu
- Přehled kanálů
- Úvod do SmartFlow
- Akce žádosti AI
- Konfigurace AI