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Outlook

Verbinden Sie Ihr Microsoft Outlook-Konto mit AI SmartTalk, um E-Mail-Konversationen mit Unterstützung von KI zu verwalten. Eingehende E-Mails erstellen Konversationsthreads, und Sie können antworten, Entwürfe erstellen, Ordner verwalten und E-Mail-Workflows mit 13 leistungsstarken SmartFlow-Aktionen automatisieren.

Übersicht​

Der Outlook-Kanal ermöglicht es Ihnen:

  • E-Mails als Konversationsthreads in AI SmartTalk zu empfangen
  • Automatisch zu antworten mit Ihrem KI-Assistenten
  • Entwürfe zu erstellen zur menschlichen Überprüfung vor dem Versenden
  • Ihre gesamte Outlook-Posteingang programmgesteuert zu durchsuchen und zu verwalten
  • E-Mails mit Kategorien und Ordnerverwaltung zu organisieren
  • E-Mail-Workflows mit 13 SmartFlow-Aktionen zu automatisieren

Hauptmerkmale​

MerkmalBeschreibung
KI-E-Mail-VerarbeitungAutomatische Analyse und Antwort auf eingehende E-Mails
EntwurfsmodusKI erstellt Entwürfe zur menschlichen Überprüfung
DirektversandAutomatische Antwort auf einfache Anfragen
E-Mail-SucheDurchsuchen von Outlook mit leistungsstarker Abfragesyntax
Thread-VerwaltungVollständige E-Mail-Konversationen verwalten
KategorienverwaltungE-Mails mit Outlook-Kategorien organisieren
OrdnerverwaltungOrdner auflisten und Nachrichten zwischen ihnen verschieben
Push-BenachrichtigungenEchtzeit-E-Mail-Benachrichtigungen über Microsoft Graph
SmartFlow-Integration13 Aktionen für vollständige E-Mail-Automatisierung

Voraussetzungen​

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie:

  • Ein aktives AI SmartTalk-Konto haben
  • Ein Microsoft Outlook- oder Microsoft 365-Konto besitzen
  • Berechtigungen zum Gewähren des E-Mail-Zugriffs über OAuth haben

Schritt-für-Schritt-Setup​

Schritt 1: Zugriff auf den Outlook-Kanal​

  1. Melden Sie sich bei Ihrem AI SmartTalk-Konto an
  2. Navigieren Sie zu Channels → Canals
  3. Finden Sie Outlook und klicken Sie auf Connect

Schritt 2: Mit Microsoft autorisieren​

  1. Das Microsoft OAuth-Fenster öffnet sich
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an
  3. Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen:
    • Ihr Profil lesen
    • Ihre E-Mails lesen
    • Ihre E-Mails lesen und schreiben
    • E-Mails in Ihrem Namen senden
  4. Klicken Sie auf Akzeptieren

Sicherheitsnotiz: AI SmartTalk verwendet sicheres OAuth 2.0. Wir sehen oder speichern Ihr Microsoft-Passwort niemals. Zugriffstoken werden automatisch erneuert, wenn sie ablaufen.

Schritt 3: Verbindung überprüfen​

Sobald Sie verbunden sind, sehen Sie:

  • Integration aktiv Status mit Ihrer E-Mail-Adresse
  • Den angezeigten Namen Ihres verbundenen Kontos

Schritt 4: Push-Benachrichtigungen aktivieren​

Um eingehende E-Mails in Echtzeit zu empfangen:

  1. Öffnen Sie das Outlook-Integrations-Dashboard
  2. Schalten Sie Push-Benachrichtigungen ein
  3. AI SmartTalk erstellt ein Microsoft Graph-Abonnement für Ihren Posteingang
  4. Neue E-Mails werden jetzt in Echtzeit an AI SmartTalk geliefert
Info

Push-Benachrichtigungsabonnements laufen nach etwa 3 Tagen ab und werden automatisch von AI SmartTalk erneuert.

Schritt 5: E-Mail-Einstellungen konfigurieren​

Nach der Autorisierung konfigurieren Sie, wie E-Mails behandelt werden:

EinstellungBeschreibung
Automatische AntwortKI antwortet automatisch auf eingehende E-Mails
Nur Entwurf erstellenKI erstellt Entwürfe zur menschlichen Überprüfung
AntwortverzögerungWartezeit, bevor die KI antwortet (optional)

Dashboard​

Das Outlook-Integrations-Dashboard zeigt:

MetrikBeschreibung
Gesamtanzahl E-MailsGesamtanzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang
UngelesenAnzahl der ungelesenen E-Mails
GesendetAnzahl der gesendeten E-Mails
Letzte SynchronisierungZeitstempel der letzten Synchronisierung

Sie können auch:

  • Wiederverbinden, wenn Ihr Token abgelaufen ist
  • Statistiken manuell aktualisieren
  • Push-Benachrichtigungen ein- oder ausschalten

Wie der Outlook-Kanal funktioniert​

E-Mail zu Konversation​

Thread-Kontinuität​

  • E-Mail-Antworten bleiben im selben Konversationsthread (übereinstimmend mit Outlook conversationId)
  • KI hat den vollständigen Kontext der E-Mail-Kette (die letzten 5 Nachrichten werden automatisch geladen)
  • Thread-Historie ist in der Chat-Ansicht sichtbar
  • E-Mails, die vom verbundenen Konto gesendet werden, werden automatisch übersprungen (verhindert Antwortschleifen)

Duplikation​

AI SmartTalk verhindert die doppelte Verarbeitung derselben E-Mail durch mehrere Sicherheitsvorkehrungen:

  • Nachrichten-ID-Tracking (letzte 100 verarbeitete)
  • Datenbankebene-Deduplizierung
  • Atomare Nachrichtenbeanspruchung zur Vermeidung von Wettlaufbedingungen

SmartFlow-Integration​

Verfügbare Outlook-Aktionen​

AI SmartTalk bietet 13 Outlook-Aktionen in SmartFlow:

AktionBeschreibungAnwendungsfall
Outlook-E-Mail sendenE-Mail mit HTML-Unterstützung, CC/BCC, Wichtigkeit sendenAutomatische Antwort auf Anfragen
Outlook-E-Mails lesenE-Mails mit Filtern und Ordnerauswahl abrufenVerarbeitung neuer Nachrichten
Outlook-E-Mail abrufenVollständige E-Mail-Details mit Anhängen abrufenBestimmte Inhalte abrufen
Auf Outlook-E-Mail antwortenAuf einen bestimmten Nachrichten-Thread antwortenKonversationen fortsetzen
Outlook-E-Mails durchsuchenMit Outlook-Suchsyntax suchenBestimmte E-Mails finden
Als gelesen markierenE-Mail-Lesezustand aktualisierenPosteingang organisieren
Outlook-Entwurf erstellenEntwurf zur Überprüfung erstellen (einschließlich Antwortentwürfe)Menschliche Aufsicht
Outlook-Entwurf sendenEinen vorhandenen Entwurf sendenGenehmigen und senden
Outlook-Entwurf löschenEinen E-Mail-Entwurf entfernenAufräumen
Thread-Historie abrufenAlle Nachrichten in einer Konversation abrufenVollständiger Thread-Kontext
Kategorien ändernOutlook-Kategorien hinzufügen oder ändernE-Mail-Kategorisierung
Ordner abrufenAlle E-Mail-Ordner auflistenOrdnerentdeckung
Nachricht verschiebenE-Mails zwischen Ordnern verschiebenE-Mail-Organisation

Beispiel: KI-E-Mail-Assistenten-Workflow​

Trigger: Chat Service (Outlook)
  Channel: Outlook

Actions:
  1. Get Thread History:
       Conversation ID: {{email.conversationId}}

  2. AI Request:
       System: "You are a professional email assistant"
       Input: {{thread.messages}}
       Output: response, sentiment, urgency

  3. If Condition: urgency == "high"
       Yes: Send Outlook Email (immediate reply)
       No: Create Outlook Draft (for review)

  4. Modify Categories:
       Email ID: {{email.id}}
       Categories: ["Processed by AI"]

Beispiel: Support-E-Mail-Triage​

Trigger: Chat Service (Outlook)
Condition: Subject contains "support" OR "help"

Actions:
  1. AI Request:
       System: "Analyze this support email and categorize it"
       Input: {{email.body}}
       Output: response, category, priority

  2. Create Outlook Draft:
       To: {{email.from}}
       Subject: Re: {{email.subject}}
       Body: {{ai_response}}

  3. Move Message:
       Email ID: {{email.id}}
       Folder: "Support"

  4. Modify Categories:
       Email ID: {{email.id}}
       Categories: ["Support", {{priority}}]

Beispiel: E-Mail-Routing nach Ordner​

Trigger: Chat Service (Outlook)

Actions:
  1. AI Request:
       Prompt: "Classify this email: sales, support, or general"
       Input: {{email.body}}

  2. Move Message:
       Email ID: {{email.id}}
       Folder: {{classification}}

  3. Mark as Read:
       Email ID: {{email.id}}

Anwendungsfälle​

Kundenservice​

Bearbeiten von eingehenden Support-E-Mails:

  • KI analysiert das Problem
  • Entwirft eine geeignete Antwort
  • Erstellt automatisch ein Support-Ticket
  • Team überprüft und sendet

Verkaufsanfragen​

Antworten auf Verkaufsfragen:

  • KI beantwortet Produktfragen aus der Wissensdatenbank
  • Erstellt einen personalisierten Entwurf mit Preisinformationen
  • Vertriebsteam überprüft vor dem Versenden

E-Mail-Triage​

Automatische Kategorisierung und Weiterleitung von E-Mails:

  • KI klassifiziert den E-Mail-Typ (Support, Vertrieb, intern)
  • Verschiebt in die entsprechenden Ordner
  • Wendet Outlook-Kategorien für eine schnelle visuelle Sortierung an
  • Archiviert irrelevante E-Mails

FAQ-Bearbeitung​

Automatische Antworten auf häufige Fragen:

  • KI erkennt häufige Fragen
  • Sendet sofortige Antworten
  • Entlastet das Team bei komplexen Problemen

Abwesenheit​

Intelligente Abwesenheitsantworten:

  • KI bearbeitet Routine-E-Mails
  • Eskaliert dringende Angelegenheiten an Vertretung
  • Bietet relevante Informationen, auch wenn man abwesend ist

E-Mail-Verarbeitungsmodi​

Automatische Antwortmodus​

KI antwortet direkt auf E-Mails:

VorteileNachteile
Sofortige AntwortenWeniger menschliche Aufsicht
24/7 VerfügbarkeitRisiko unangemessener Antworten
Reduzierte ArbeitslastKunden bevorzugen möglicherweise menschlichen Kontakt

Am besten geeignet für: Hochvolumige, routinemäßige Anfragen

Entwurfsmodus​

KI erstellt Entwürfe zur Überprüfung:

VorteileNachteile
Menschliche QualitätskontrolleLangsamere Reaktionszeit
LernmöglichkeitErfordert manuelles Versenden
Sicherer für sensible ThemenMehr Arbeit für das Team

Am besten geeignet für: Komplexe Themen, neue Implementierungen, sensible Kommunikationen

Hybridmodus​

Verwenden Sie SmartFlow, um pro E-Mail zu entscheiden:

If: Email is simple FAQ → Auto-reply (Send Outlook Email)
If: Email is sales inquiry → Create draft (Create Outlook Draft)
If: Email is complaint → Route to human immediately

Markdown-Unterstützung​

Beim Versenden von E-Mails konvertiert AI SmartTalk automatisch Markdown-Formatierungen in HTML:

MarkdownErgebnis
**bold**bold
*italic*italic
[text](url)Klickbarer Link
# HeadingÜberschrift
- itemAufzählungsliste
ZeilenumbruchBeibehalten

Fehlerbehebung​

Verbindungsprobleme​

ProblemLösung
"Autorisierung fehlgeschlagen"Erneut autorisieren über Microsoft OAuth
"Token abgelaufen"Klicken Sie auf Wiederverbinden im Integrations-Dashboard
"Zugriff widerrufen"Überprüfen Sie Microsoft-Konto → Sicherheit → App-Berechtigungen
"Unzureichende Berechtigungen"Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Bereiche während OAuth akzeptiert wurden

E-Mail erscheint nicht​

ProblemLösung
Keine Konversationen im ChatÜberprüfen Sie, ob Push-Benachrichtigungen aktiviert sind
Verzögerte AnzeigeKann bis zu einer Minute für die Webhook-Zustellung dauern
Nur einige E-MailsÜberprüfen Sie, ob E-Mails im überwachten Posteingangsordner sind
Doppelte KonversationenKontaktieren Sie den Support — Duplikate müssen möglicherweise überprüft werden

Antwortprobleme​

ProblemLösung
KI antwortet nichtÜberprüfen Sie, ob die automatische Antwort aktiviert ist
Falscher TonPassen Sie die KI-Persönlichkeitseinstellungen an
Fehlende InformationenAktualisieren Sie die Wissensdatenbank
Entwurf nicht erstelltÜberprüfen Sie die SmartFlow-Konfiguration
E-Mails von sich selbst verarbeitetDies sollte automatisch gefiltert werden; kontaktieren Sie den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Verwaltung des Outlook-Kanals​

AktionWie
Kanal pausierenPush-Benachrichtigungen ausschalten
Statistiken aktualisierenKlicken Sie auf Aktualisieren im Dashboard
WiederverbindenKlicken Sie auf Wiederverbinden, wenn das Token abgelaufen ist
Konten wechselnTrennen, dann mit einem anderen Microsoft-Konto verbinden
TrennenEntfernen Sie die Integration aus Ihren Verbindern

Datenschutz & Sicherheit​

Was wir zugreifen​

ZugriffZweck
Ihr Profil lesenAnzeige der Informationen zum verbundenen Konto
E-Mails lesenVerarbeitung eingehender Nachrichten
E-Mails lesen/schreibenAls gelesen markieren, Kategorien ändern, Nachrichten verschieben
E-Mails sendenIn Ihrem Namen antworten

Was wir NICHT tun​

  • E-Mail-Inhalte dauerhaft speichern
  • Auf E-Mails außerhalb des überwachten Posteingangs zugreifen
  • E-Mail-Inhalte mit Dritten teilen
  • Auf andere Microsoft-Dienste zugreifen (Kalender, OneDrive, Teams usw.)

Zugriff widerrufen​

Um AI SmartTalk von Outlook zu trennen:

  1. In AI SmartTalk: Kanäle → Outlook → Trennen
  2. In Microsoft: Kontosicherheit → AI SmartTalk entfernen

Vergleich: Outlook vs Gmail​

FunktionOutlookGmail
OAuth-AnbieterMicrosoftGoogle
SmartFlow-Aktionen13 Aktionen11 Aktionen
Kategorie-/Label-UnterstützungKategorienLabels
OrdnerverwaltungNachricht verschieben + Ordner abrufen--
EntwurfsverwaltungErstellen, Senden, LöschenErstellen, Auflisten, Senden, Löschen
Thread-HistorieThread-Historie abrufenE-Mail-Thread abrufen
Push-BenachrichtigungenMicrosoft Graph-AbonnementsGoogle Pub/Sub
Markdown → HTMLAutomatischAutomatisch

Best Practices​

  1. Beginnen Sie mit dem Entwurfsmodus: Überprüfen Sie die KI-Antworten, bevor Sie die automatische Antwort aktivieren
  2. Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen: Erforderlich für die Echtzeit-E-Mail-Verarbeitung
  3. Verwenden Sie Kategorien: Nutzen Sie Outlook-Kategorien, um KI-verarbeitete E-Mails zu verfolgen
  4. Erwartungen setzen: Informieren Sie Kontakte, dass sie möglicherweise KI-unterstützte Antworten erhalten
  5. Qualität überwachen: Überprüfen Sie regelmäßig die KI-Antworten auf Genauigkeit
  6. Verwenden Sie den Kontext des Threads: Holen Sie immer den gesamten Thread ein, bevor Sie antworten
  7. Trainieren Sie Ihre KI: Aktualisieren Sie die Wissensdatenbank mit häufigen E-Mail-Themen
  8. Implementieren Sie Fallbacks: Verwenden Sie If-Bedingungen für die Fehlerbehandlung in Workflows

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