Aangepaste SMTP

Verbind uw eigen mailserver met AI SmartTalk, zodat uw assistent e-mails kan verzenden vanaf uw eigen adres — bevestigingen, meldingen, overdrachten naar uw team — rechtstreeks vanuit een SmartFlow, met inloggegevens die u beheert.

---

Overzicht

De Aangepaste SMTP-integratie stelt uw AI-assistent in staat om:

• E-mails te verzenden via uw eigen server — uw provider, uw verzenddomein, uw reputatie.
• Uw eigen "Van" adres te gebruiken — ontvangers zien [email protected], niet een generieke afzender.
• SmartFlow-automatiseringen te ondersteunen — voeg een E-mail verzenden (SMTP) actie toe aan elke flow om een klant of uw team te e-mailen op basis van het gesprek.
• Inloggegevens veilig te houden — uw SMTP-wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond zodra het is opgeslagen.

U configureert de server eenmalig, en kunt deze vervolgens hergebruiken in zoveel flows en assistentstappen als u wilt.

---

Voor wie is dit bedoeld?

Deze integratie is geschikt voor elke organisatie die wil dat e-mails afkomstig zijn van hun eigen domein in plaats van een gedeelde provider:

• Bedrijven met hun eigen mailbox (Google Workspace, Microsoft 365, OVH, IONOS, Zoho, of elke host)
• Teams die gebrandmerkte meldingen nodig hebben — orderbevestigingen, boekingssamenvattingen, ondersteuning opvolgingen
• Iedereen die al SMTP-inloggegevens heeft en wil dat de assistent namens hen verzendt

Als u e-mail kunt verzenden vanuit een normale mailclient, kunt u datzelfde account hier verbinden.

---

Hoe het werkt

1. U voert uw SMTP-servergegevens eenmalig in op de Aangepaste SMTP-pagina en slaat deze op.
2. In een SmartFlow voegt u een E-mail verzenden (SMTP) actie toe.
3. Wanneer de flow wordt uitgevoerd, maakt de assistent verbinding met uw server en verzendt de e-mail — naar wie u kiest, met een onderwerp en bericht die u kunt opbouwen uit gespreksvariabelen.

Er is geen gedeelde inbox en geen kopie van uw wachtwoord in leesbare vorm — het wachtwoord is versleuteld in rust en wordt alleen ontsleuteld op het moment dat een e-mail wordt verzonden.

---

Voorwaarden

Voordat u begint, verkrijgt u deze gegevens van uw e-mailprovider (dit zijn dezelfde gegevens die een desktop mailclient vraagt):

• SMTP-host — bijv. smtp.yourprovider.com
• Poort — meestal 587 (STARTTLS) of 465 (SSL/TLS)
• Gebruikersnaam — meestal uw volledige e-mailadres
• Wachtwoord — uw mailboxwachtwoord, of een app-wachtwoord als uw provider dat vereist (Google Workspace en Microsoft 365 doen dit meestal)
• Afzenderadres — het "Van" adres dat ontvangers zullen zien

App-wachtwoorden

Als uw account gebruikmaakt van twee-factor-authenticatie, werkt uw normale wachtwoord meestal niet voor SMTP. Maak een app-wachtwoord aan in de beveiligingsinstellingen van uw provider en gebruik dat in plaats daarvan.

---

Stapsgewijze installatie

Stap 1: Open de Aangepaste SMTP-integratie

1. Log in op uw AI SmartTalk-account
2. Navigeer naar Administratie → Mijn Assistenten → [Uw Assistent]
3. Open uw integraties en zoek Aangepaste SMTP

Stap 2: Kies uw versleuteling en poort

1. Stel Versleuteling in om overeen te komen met uw provider:
   • STARTTLS / Geen voor poort 587 (of 2525, 25)
   • SSL/TLS voor poort 465
2. Kies de bijpassende Poort uit de dropdown.

Bij twijfel werkt 587 met STARTTLS voor de overgrote meerderheid van de providers.

Stap 3: Voer uw inloggegevens in

Vul in:

• SMTP-host — de uitgaande server van uw provider
• Gebruikersnaam — meestal uw volledige e-mailadres
• Wachtwoord — uw mailbox- of app-wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Afzender e-mail — het adres dat ontvangers zullen zien
• Afzendernaam (optioneel) — een vriendelijke weergavenaam, bijv. Acme Ondersteuning

Klik op Opslaan. Vereiste velden worden gecontroleerd voordat u opslaat, zodat u onmiddellijk wordt geïnformeerd als er iets ontbreekt.

Later bewerken

Wanneer u terugkomt om een instelling te wijzigen, laat het veld Wachtwoord leeg om het al opgeslagen wachtwoord te behouden — u hoeft het alleen opnieuw in te voeren als het verandert.

Stap 4: Gebruik het in een SmartFlow

1. Open of maak een SmartFlow
2. Voeg een E-mail verzenden (SMTP) actie toe
3. Vul in:
   • Aan — een vast adres of een variabele zoals {{userEmail}}
   • Onderwerp en Bericht — platte tekst of opgebouwd uit gespreksvariabelen (bijv. {{orderNumber}})
   • Optionele CC / BCC
4. Sla de flow op

Wanneer de flow die stap bereikt, wordt de e-mail vanaf uw server verzonden.

---

Veelvoorkomende providerinstellingen

Provider	Host	Poort	Versleuteling
Google Workspace / Gmail	smtp.gmail.com	587	STARTTLS (app-wachtwoord vereist)
Microsoft 365 / Outlook	smtp.office365.com	587	STARTTLS
OVH	ssl0.ovh.net	587	STARTTLS
IONOS	smtp.ionos.com	587	STARTTLS
Zoho	smtp.zoho.com	465	SSL/TLS

Dit zijn veelvoorkomende standaardinstellingen — bevestig altijd met de documentatie van uw provider, aangezien sommige accounts verschillen.

---

Privacy & beveiliging

Hoe uw inloggegevens worden behandeld

Detail	Hoe het is opgeslagen
SMTP-wachtwoord	Versleuteld in rust; alleen ontsleuteld om een e-mail te verzenden
Host, poort, gebruikersnaam, afzender	Opgeslagen als platte configuratie
Wachtwoordweergave	Nooit meer getoond na opslaan — gemaskeerd in het formulier

Wat de assistent doet

• Verzendt alleen de e-mails die uw flows activeren, naar de ontvangers die u definieert
• Gebruikt uw server en uw afzenderadres — niets wordt gerouteerd via een gedeelde mailbox

Verwijderen van de integratie

Open de Aangepaste SMTP-pagina en wis of vervang de inloggegevens. Zodra deze zijn verwijderd, stopt elke E-mail verzenden (SMTP) actie met verzenden totdat nieuwe inloggegevens zijn opgeslagen.

---

Probleemoplossing

Probleem	Oplossing
"Authenticatie mislukt"	Controleer de gebruikersnaam (meestal het volledige e-mailadres) en het wachtwoord. Als 2FA is ingeschakeld, gebruik dan een app-wachtwoord, niet uw normale wachtwoord.
"Verbindingstime-out"	De host of poort is waarschijnlijk onjuist, of uw provider blokkeert de poort. Probeer 587 met STARTTLS.
E-mails worden verzonden maar komen in de spam	Stel SPF en DKIM records in voor uw verzenddomein bij uw provider. Dit bewijst aan inboxen dat e-mail van AI SmartTalk die vanaf uw server wordt verzonden legitiem is.
"Incompleet SMTP-wachtwoord" wanneer een flow wordt uitgevoerd	Een verplicht veld (host, poort, gebruikersnaam, wachtwoord of afzender) ontbreekt op de integratiepagina. Heropen deze en voltooi de installatie.
Versleuteling / poort mismatchfouten	Zorg dat ze overeenkomen: 587 → STARTTLS, 465 → SSL/TLS.
Bewerken heeft mijn wachtwoord gewist	Laat Wachtwoord leeg om het opgeslagen wachtwoord te behouden; vul het alleen in om het wachtwoord te wijzigen.

---

Beste praktijken

1. Gebruik een specifieke afzender — een no-reply@ of notifications@ adres houdt geautomatiseerde e-mail gescheiden van persoonlijke inboxen.
2. Stel SPF en DKIM in — de grootste factor om uit spamfolders te blijven.
3. Geef de voorkeur aan 587 met STARTTLS — het is de meest ondersteunde combinatie.
4. Gebruik een app-wachtwoord waar beschikbaar — het is veiliger en gemakkelijker in te trekken dan uw hoofdwachtwoord.
5. Test met een echte flow — stuur uzelf een e-mail vanuit een SmartFlow voordat u live gaat.

---

Gerelateerde documentatie

• SmartFlow-automatiseringen — bouw de flows die deze e-mails verzenden
• Integraties overzicht