Custom SMTP

Verbannen Äre eegen Mailserver mat AI SmartTalk, sou Äre Assistenz kann E-Maile vun Ärer eegen Adress schécken — Bestätegungen, Notifikatiounen, Iwwergaben un Äert Team — direkt aus engem SmartFlow, mat Credentialen déi Dir kontrolléiert.

---

Iwwersiicht

D'Custom SMTP Integratioun erlaabt Ärem AI Assistenz:

• E-Maile duerch Äre eegen Server ze schécken — Äre Provider, Äre schécken Domain, Äre Ruff.
• Är eegen "From" Adress ze benotzen — Empfänger gesin [email protected], net e generesche Sender.
• SmartFlow Automatisatiounen ze aktivéieren — plazéiert eng Send email (SMTP) Aktioun an all Flow fir e Client oder Äert Team baséiert op der Konversatioun ze e-mailen.
• Credentialen sécher ze halen — Äre SMTP Passwuert gëtt verschlësselt gespäichert an ni méi gewisen, wann et gespäichert ass.

Dir konfiguréiert de Server einfach eng Kéier, dann benotzt Dir et iwwer esou vill Flows an Assistenzschrëtt wéi Dir wëllt.

---

Fir wien ass dat?

Dës Integratioun passt fir all Organisatioun déi wëll, datt E-Maile vun hirem eegenen Domain an net vun engem deelen Provider kommen:

• Geschäfter mat hirem eegenen Mailbox (Google Workspace, Microsoft 365, OVH, IONOS, Zoho, oder all Host)
• Teams déi markéiert Notifikatiounen brauchen — Bestätegungen, Buchungszäite, Ënnerstëtzung Folleg
• Jidderee deen schonn SMTP Credentialen huet an wëll, datt d'Assistenz an hirem Numm schéckt

Wann Dir E-Mailen vun engem normale Mail Client schécke kënnt, kënnt Dir dat selwecht Kont hei verbannen.

---

Wéi et funktionéiert

1. Dir gitt Är SMTP Server Detailer eng Kéier op der Custom SMTP Säit an späichert se.
2. An engem SmartFlow, fügt Dir eng Send email (SMTP) Aktioun derbäi.
3. Wann de Flow leeft, verbënnt d'Assistenz mat Ärem Server an schéckt d'E-Mail — un wien Dir wielt, mat engem Betreff an enger Noriicht déi Dir aus Konversatiounsvariabelen opbauen kënnt.

Et ass keine gemeinsam Inbox an keng Kopie vun Ärem Passwuert an liesbarer Form — d'Passwuert ass verschlësselt am Ruhezustand an nëmmen entschlësselt wann eng E-Mail geschéckt gëtt.

---

Virbedingunge

Elo kënnt Dir dës Detailer vun Ärem E-Mail Provider kréien (si sinn déi selwecht déi e Desktop Mail Client froe):

• SMTP Host — z.B. smtp.yourprovider.com
• Port — normalerweis 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS)
• Benotzernumm — normalerweis Är voll E-Mail Adress
• Passwuert — Äre Mailbox Passwuert, oder eng App Passwuert wann Äre Provider eng brauch (Google Workspace an Microsoft 365 maachen dat typesch)
• Sender Adress — d'"From" Adress déi Empfänger gesin

App Passwërter

Wann Äre Kont zweet Faktor Authentifikatioun benotzt, wäert Äre normale Passwuert normalerweis net fir SMTP funktionéieren. Erstellt eng App Passwuert an den Sécherheetsparameteren vun Ärem Provider a benotzt dat amplaz.

---

Schrëtt-fir-Schrëtt Setup

Schrëtt 1: Öffnen d'Custom SMTP Integratioun

1. Loggt Iech an Ärem AI SmartTalk Kont an
2. Navigéiert op Administratioun → Meng Assistenz → [Är Assistenz]
3. Öffnen Är Integratiounen an fannen Custom SMTP

Schrëtt 2: Wielt Är Verschlësselung an Port

1. Setzt Verschlësselung fir Äre Provider ze passen:
   • STARTTLS / None fir Port 587 (oder 2525, 25)
   • SSL/TLS fir Port 465
2. Wielt de passende Port aus der Dropdown-Lëscht.

Wann Dir Zweifel hutt, 587 mat STARTTLS funktionnéiert fir déi meescht Provider.

Schrëtt 3: Gitt Är Credentialen an

Fëllt folgend:

• SMTP Host — Äre Provider seng ausgehende Server
• Benotzernumm — normalerweis Är voll E-Mail Adress
• Passwuert — Äre Mailbox oder App Passwuert (gespäichert verschlësselt)
• Sender E-Mail — d'Adress déi Empfänger gesin
• Sender Numm (optional) — e frëndleche Display Numm, z.B. Acme Support

Klickt op Späicheren. Fëllfelder ginn iwwerpréift ier se gespäichert ginn, sou datt Dir direkt gesot gitt wann eppes feelt.

Späicheren méi spéit

Wann Dir zréck kënnt fir eng Astellung ze änneren, loosst d'Passwuert Feld eidel fir dat schonn gespäichert ze behalen — Dir musst et nëmmen nach eng Kéier aginn wann et ännert.

Schrëtt 4: Benotzt et an engem SmartFlow

1. Öffnen oder kreéiert e SmartFlow
2. Füügt eng Send email (SMTP) Aktioun derbäi
3. Fëllt folgend aus:
   • An — eng fest Adress oder eng Variabel wéi {{userEmail}}
   • Betreff an Noriicht — plaine Text oder opgebaut aus Konversatiounsvariabelen (z.B. {{orderNumber}})
   • Optional CC / BCC
4. Späichert de Flow

Wann de Flow dës Schrëtt erreecht, gëtt d'E-Mail vun Ärem Server geschéckt.

---

Gemeinsame Provider Astellungen

Provider	Host	Port	Verschlësselung
Google Workspace / Gmail	smtp.gmail.com	587	STARTTLS (App Passwuert erfuerderlech)
Microsoft 365 / Outlook	smtp.office365.com	587	STARTTLS
OVH	ssl0.ovh.net	587	STARTTLS
IONOS	smtp.ionos.com	587	STARTTLS
Zoho	smtp.zoho.com	465	SSL/TLS

Dëst sinn gemeinsam Standardwerte — ëmmer bestätegen mat der Dokumentatioun vun Ärem Provider, well e puer Konten ënnerscheedlech sinn.

---

Privatsphär & Sécherheet

Wéi Är Credentialen behandelt ginn

Detail	Wéi et gespäichert gëtt
SMTP Passwuert	Verschlësselt am Ruhezustand; nëmmen entschlësselt fir eng E-Mail ze schécken
Host, Port, Benotzernumm, Sender	Gespäichert als plaine Konfiguratioun
Passwuert Display	Ni méi gewisen nodeems et gespäichert gouf — maskéiert am Form

Wat d'Assistenz mécht

• Schéckt nëmmen d'E-Maile déi Är Flows ausléisen, un d'Empfänger déi Dir definéiert
• Benotzt Äre Server an Är Sender Adress — näischt gëtt duerch eng gemeinsam Mailbox geleet

Entfernen d'Integratioun

Öffnen d'Custom SMTP Säit an läschen oder ersetzen d'Credentialen. Eemol ewechgeholl, wäert all Send email (SMTP) Aktioun stoppen bis nei Credentialen gespäichert sinn.

---

Problemer léisen

Probleem	Léisung
"Authentifikatioun gescheitert"	D'Benotzernumm (normalerweis d'voll E-Mail) an d'Passwuert doppelchecken. Wann 2FA aktiv ass, benotzt eng App Passwuert, net Äre normale.
"Verbindung huet Zäit eraus"	De Host oder Port ass wahrscheinlech falsch, oder Äre Provider blockéiert de Port. Probéiert 587 mat STARTTLS.
E-Maile ginn geschéckt awer landen an Spam	Setzt SPF an DKIM Rekorder fir Äre schécken Domain mat Ärem Provider. Dëst beweist fir Inboxen, datt AI SmartTalk ausgeléiste Mail vun Ärem Server legitim ass.
"Inkomplett SMTP Credentialen" wann e Flow leeft	E erforderlech Feld (Host, Port, Benotzernumm, Passwuert oder Sender) feelt op der Integratiounsäit. Öffnen et nach eng Kéier an komplettéiert den Setup.
Verschlësselung / Port Mismatch Feeler	Matcht se: 587 → STARTTLS, 465 → SSL/TLS.
Editéieren huet mengt Passwuert geläscht	Loosst Passwuert eidel fir dat gespäichert ze behalen; fëllt et nëmmen aus fir d'Passwuert ze änneren.

---

Bescht Praktiken

1. Benotzt eng dedizéiert Sender — eng no-reply@ oder notifications@ Adress hält automatiséiert Mail getrennt vun perséinleche Inboxen.
2. Setzt SPF an DKIM op — den eenzegen gréissten Faktor fir aus Spam Folders eraus ze bleiwen.
3. Preferéiert 587 mat STARTTLS — et ass déi am meescht ënnerstëtzte Kombinatioun.
4. Benotzt eng App Passwuert wou verfügbar — et ass méi sécher an méi einfach z'änneren wéi Äre haaptsächleche Passwuert.
5. Test mat engem echte Flow — schéckt Iech eng E-Mail vun engem SmartFlow ier Dir live geet.

---

Verbonnen Dokumentatioun

• SmartFlow Automatisatiounen — baut d'Flows déi dës E-Maile schécken
• Integratiounen Iwwersiicht