E-mail Werkruimte
De e-mail werkruimte laat je AI-agent e-mail behandelen zoals elk ander kanaal — inkomende berichten lezen, antwoorden opstellen, eerdere gesprekken doorzoeken, escaleren wanneer nodig. In plaats van een aangepaste e-mailserver te draaien, verbind je de postvakken die je al gebruikt (Gmail of Outlook) via OAuth, en SmartFlow definieert precies hoe elk bericht wordt verwerkt.
→ Beheerderspad: Integraties → Gmail (of Outlook) op een chatmodel, en dan Inbox om de gesprekken te beheren.
Hoe het werkt
- Verbind een postvak — OAuth met één klik, geen SMTP/IMAP-gegevens, geen DNS-configuratie.
- Laat het draaien — Nieuwe e-mails voeden automatisch de verenigde Inbox. De AI reageert met behulp van je Biografie en Kennisbank.
- (Optioneel) Pas de stroom aan — Bouw een SmartFlow die elke nieuwe e-mail onderschept en je bedrijfslogica uitvoert voordat of nadat de AI reageert (automatisch antwoord, concept, label, escaleren, een ticket aanmaken…).
Verbind een postvak
Kies de provider die je al gebruikt — beide volgen hetzelfde OAuth-patroon en bieden dezelfde SmartFlow-acties aan.
Gmail
OAuth met één klik tegen je Google-account. Dekt persoonlijke Gmail- en Google Workspace-postvakken.
→ Gmail-kanaal — volledige installatiehandleiding
Outlook
OAuth tegen Microsoft 365. Werkt voor persoonlijke Outlook-accounts en Exchange Online-postvakken.
→ Outlook-kanaal — volledige installatiehandleiding
Meerdere postvakken? Verbind elk als een aparte integratie op het chatmodel — de AI ziet ze als afzonderlijke kanalen en kan aan verschillende SmartFlows per postvak worden gekoppeld.
Pas de e-mailstroom aan met SmartFlow
Het standaardgedrag — de AI reageert op nieuwe e-mails met behulp van je kennisbank en biografie — is prima voor de meeste gevallen. Wanneer je meer controle nodig hebt (verschillende antwoorden voor verschillende categorieën, verplichte menselijke beoordeling, integratie met een ticketsysteem, automatisch opstellen alleen…), omhul het kanaal in een SmartFlow.
Beschikbare Gmail-acties
Gebruik deze binnen een SmartFlow om precies te script wat er met elke e-mail gebeurt:
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Lees e-mails | Lijst recente of ongelezen e-mails die aan een query voldoen |
| Haal e-mail op | Haal een specifieke e-mail op via ID, met volledige inhoud en bijlagen |
| Verzend e-mail | Verstuur een gloednieuwe e-mail (componist volledig gescript in de stroom) |
| Beantwoord e-mail | Beantwoord een bestaand gesprek |
| Zoek e-mails | Voer een Gmail-zoekopdracht uit tegen het verbonden postvak |
| Markeer als gelezen | Werk de gelezen status bij — nuttig in batch triage-stromen |
| Maak concept | Stel een concept op zonder te verzenden — perfect voor "AI stelt voor, mens verzendt" workflows |
| Lijst / verzend / verwijder concepten | Volledige conceptbeheer |
| Haal gespreksgeschiedenis op | Haal de volledige gesprekscontext voor de AI op |
| Haal / wijzig labels op | Pas Gmail-labels toe voor routering en rapportage |
Beschikbare Outlook-acties
Spiegel van de Gmail-acties voor Microsoft 365-postvakken:
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Lees e-mails / Haal e-mail op / Zoek e-mails | Inkomende ophalen |
| Verzend e-mail / Beantwoord e-mail | Uitgaande levering |
| Markeer als gelezen | Statusbeheer |
| Maak concept / Verzend concept / Verwijder concept | Conceptworkflow |
| Haal gespreksgeschiedenis op | Volledige gesprekscontext |
| Haal mappen op / Verplaats bericht / Wijzig categorieën | Routering en archivering |
→ Outlook SmartFlow-acties vind je in de Actieoverzicht — zoek op OUTLOOK_*.
Veelvoorkomende SmartFlow-patronen
1. AI stelt op, mens verzendt (hoogwaardige postvakken)
[Trigger: nieuw Gmail-bericht]
→ AI Verzoek: "Stel een antwoord op met behulp van de kennisbank"
→ Maak Concept (Gmail)
→ Notify human via Inbox
De klant ziet nooit een onbevestigd AI-antwoord; je bespaart 80% van het typen.
2. Automatisch antwoord op FAQ-achtige vragen, de rest escaleren
[Trigger: nieuw Gmail-bericht]
→ AI Voorwaarde: "Is dit een vraag die door de FAQ wordt behandeld?"
├─ Ja → Zoek Kennis → Beantwoord e-mail → Markeer als gelezen → Pas label 'ai-handled' toe
└─ Nee → Pas label 'needs-human' toe → Notify Inbox
3. Tag-en-route op onderwerp
[Trigger: nieuw Outlook-bericht]
→ AI Verzoek: "Classificeer in: facturering, ondersteuning, verkoop, ander"
→ Als voorwaarde op classificatie
├─ facturering → Verplaats naar "Facturering" map → Beantwoord met sjabloon
├─ ondersteuning → Maak ticket in ClickUp → Pas categorie 'ondersteuning' toe
└─ verkoop → Doorsturen naar sales@…
4. Slimme samenvatting
[Trigger: gepland, elke ochtend om 8 uur]
→ Zoek e-mails (laatste 24u)
→ AI Verzoek: "Vat de ongelezen thread starters samen in 5 punten"
→ Stuur een samenvattingsmail naar het team
→ SmartFlow introductie · Triggers overzicht · Acties overzicht
Waar dingen zich bevinden
| Je wilt… | Ga naar |
|---|---|
| Gmail verbinden | Integraties → Gmail |
| Outlook verbinden | Integraties → Outlook |
| Werkelijke e-mails lezen/beantwoorden | De verenigde Inbox — verbonden postvakken voeden het zoals elk ander kanaal |
| De toon van het automatische antwoord wijzigen | Biografie — dezelfde biografie stuurt e-mailantwoorden aan zoals chatantwoorden |
| E-mail specifieke workflows definiëren | SmartFlow — gebruik Gmail/Outlook-acties in je stroom |
| Beheer wie e-mails kan lezen/beantwoorden | Toegangscontrole |