Email Workspace
Email workspace pozwala Twojemu agentowi AI obsługiwać e-maile jak każdy inny kanał — czytać przychodzące wiadomości, tworzyć odpowiedzi, przeszukiwać wcześniejsze wątki, eskalować w razie potrzeby. Zamiast uruchamiać własny serwer pocztowy, łączysz skrzynki pocztowe, które już używasz (Gmail lub Outlook) za pomocą OAuth, a SmartFlow dokładnie definiuje, jak każda wiadomość jest przetwarzana.
→ Ście żka administratora: Integracje → Gmail (lub Outlook) w modelu czatu, a następnie Skrzynka odbiorcza, aby pracować nad rozmowami.
Jak to działa
- Połącz skrzynkę pocztową — OAuth w jednym kliknięciu, bez danych uwierzytelniających SMTP/IMAP, bez konfiguracji DNS.
- Pozwól jej działać — Nowe e-maile automatycznie trafiają do zjednoczonej Skrzynki odbiorczej. AI odpowiada, korzystając z Twojej Biografii i Bazy Wiedzy.
- (Opcjonalnie) Dostosuj przepływ — Zbuduj SmartFlow, który przechwytuje każdy nowy e-mail i uruchamia Twoją logikę biznesową przed lub po odpowiedzi AI (automatyczna odpowiedź, szkic, etykieta, eskalacja, utworzenie zgłoszenia…).
Połącz skrzynkę pocztową
Wybierz dostawcę, którego już używasz — oba stosują ten sam wzór OAuth i udostępniają te same akcje SmartFlow.
Gmail
OAuth w jednym kliknięciu przeciwko Twojemu kontu Google. Obsługuje osobiste skrzynki Gmail i skrzynki Google Workspace.
→ Kanał Gmail — pełny przewodnik po konfiguracji
Outlook
OAuth przeciwko Microsoft 365. Działa dla osobistych kont Outlook i skrzynek Exchange Online.
→ Kanał Outlook — pełny przewodnik po konfiguracji
Wiele skrzynek pocztowych? Połącz każdą jako osobną integrację w modelu czatu — AI widzi je jako odrębne kanały i może być połączone z różnymi SmartFlow dla każdej skrzynki.
Dostosuj przepływ e-maili za pomocą SmartFlow
Domyślne zachowanie — AI odpowiada na nowe e-maile, korzystając z Twojej bazy wiedzy i biografii — jest odpowiednie w większości przypadków. Gdy potrzebujesz większej kontroli (różne odpowiedzi dla różnych kategorii, obowiązkowa recenzja przez człowieka, integracja z systemem zgłoszeń, automatyczne tworzenie szkiców tylko…), owiń kanał w SmartFlow.
Dostępne akcje Gmail
Użyj ich wewnątrz SmartFlow, aby dokładnie zaprogramować, co się dzieje z każdym e-mailem:
| Akcja | Co robi |
|---|---|
| Czytaj e-maile | Wyświetla ostatnie lub nieprzeczytane e-maile pasujące do zapytania |
| Pobierz e-mail | Pobiera konkretny e-mail według ID, z pełną treścią i załącznikami |
| Wyślij e-mail | Wysyła nowego e-maila (kompozytor w pełni zaprogramowany w przepływie) |
| Odpowiedz na e-mail | Odpowiada na istniejący wątek |
| Szukaj e-maili | Uruchamia zapytanie wyszukiwania Gmail w połączonej skrzynce pocztowej |
| Oznacz jako przeczytane | Aktualizuje stan przeczytania — przydatne w przepływach triage w partiach |
| Utwórz szkic | Komponuje szkic bez wysyłania — idealne dla przepływów "AI sugeruje, człowiek wysyła" |
| Lista / wyślij / usuń szkice | Pełne zarządzanie szkicami |
| Pobierz historię wątku | Pobiera pełny kontekst rozmowy dla AI |
| Pobierz / zmodyfikuj etykiety | Zastosuj etykiety Gmail do routingu i raportowania |
Dostępne akcje Outlook
Odbicie akcji Gmail dla skrzynek Microsoft 365:
| Akcja | Co robi |
|---|---|
| Czytaj e-maile / Pobierz e-mail / Szukaj e-maili | Odbiór przychodzący |
| Wyślij e-mail / Odpowiedz na e-mail | Wysyłka wychodząca |
| Oznacz jako przeczytane | Zarządzanie stanem |
| Utwórz szkic / Wyślij szkic / Usuń szkic | Przepływ roboczy szkiców |
| Pobierz historię wątku | Pełny kontekst rozmowy |
| Pobierz foldery / Przenieś wiadomość / Zmodyfikuj kategorie | Routing i archiwizacja |
→ Akcje SmartFlow Outlook znajdują się w Przeglądzie akcji — wyszukaj według OUTLOOK_*.
Wspólne wzorce SmartFlow
1. AI szkicuje, człowiek wysyła (ważne skrzynki pocztowe)
[Trigger: nowa wiadomość Gmail]
→ AI Request: "Szkicuj odpowiedź korzystając z bazy wiedzy"
→ Utwórz Szkic (Gmail)
→ Powiadom człowieka przez Skrzynkę odbiorczą
Klient nigdy nie widzi niezweryfikowanej odpowiedzi AI; oszczędzasz 80% pisania.
2. Automatyczna odpowiedź na pytania podobne do FAQ, eskalacja reszty
[Trigger: nowa wiadomość Gmail]
→ AI Condition: "Czy to pytanie objęte FAQ?"
├─ Tak → Szukaj Wiedzy → Odpowiedz na e-mail → Oznacz jako przeczytane → Zastosuj etykietę 'ai-handled'
└─ Nie → Zastosuj etykietę 'needs-human' → Powiadom Skrzynkę odbiorczą
3. Tagowanie i routowanie według tematu
[Trigger: nowa wiadomość Outlook]
→ AI Request: "Klasyfikuj jako: fakturowanie, wsparcie, sprzedaż, inne"
→ Jeśli warunek na klasyfikacji
├─ fakturowanie → Przenieś do folderu "Fakturowanie" → Odpowiedz szablonem
├─ wsparcie → Utwórz zgłoszenie w ClickUp → Zastosuj kategorię 'wsparcie'
└─ sprzedaż → Prześlij do sales@…
4. Inteligentny podsumowanie
[Trigger: zaplanowane, każdego ranka o 8:00]
→ Szukaj e-maili (ostatnie 24h)
→ AI Request: "Podsumuj nieprzeczytane wątki w 5 punktach"
→ Wyślij e-mail z podsumowaniem do zespołu
→ Wprowadzenie do SmartFlow · Przegląd wyzwalaczy · Przegląd akcji
Gdzie znajdują się rzeczy
| Chcesz… | Idź do |
|---|---|
| Połączyć Gmail | Integracje → Gmail |
| Połączyć Outlook | Integracje → Outlook |
| Czytać/odpowiadać na rzeczywiste e-maile | Zjednoczona Skrzynka odbiorcza — połączone skrzynki pocztowe trafiają do niej jak każdy inny kanał |
| Zmienić ton automatycznej odpowiedzi | Biografia — ta sama biografia napędza odpowiedzi e-mailowe jak odpowiedzi czatu |
| Zdefiniować specyficzne dla e-maila przepływy robocze | SmartFlow — użyj akcji Gmail/Outlook w swoim przepływie |
| Zarządzać, kto może czytać/odpowiadać na e-maile | Kontrola dostępu |
Powiązane
- Skrzynka odbiorcza — zjednoczona przestrzeń robocza, w której lądują rozmowy Gmail i Outlook
- Biografia — kontroluje głos AI w każdym kanale, w tym e-mail
- SmartFlow — pełny budowniczy przepływów roboczych