Email Workspace
Работното пространство за имейли поз волява на вашия AI агент да управлява имейли като всяка друга платформа — чете входящите съобщения, подготвя отговори, търси стари теми, ескалира при необходимост. Вместо да управлявате собствен имейл сървър, свързвате пощенските кутии, които вече използвате (Gmail или Outlook) чрез OAuth, а SmartFlow определя точно как да се обработва всяко съобщение.
→ Път за администратори: Интеграции → Gmail (или Outlook) в модел на чат, след това Входяща поща, за да работите с разговорите.
Как работи
- Свържете пощенска кутия — OAuth с едно кликване, без SMTP/IMAP удостоверения, без настройка на DNS.
- Нека работи — Новите имейли автоматично захранват обединената Входяща поща. AI отговаря, използвайки вашата Биография и База знания.
- (По избор) Персонализирайте потока — Изградете SmartFlow, който прихваща всеки нов им ейл и изпълнява вашата бизнес логика преди или след отговора на AI (автоматичен отговор, чернова, етикет, ескалация, създаване на билет…).
Свържете пощенска кутия
Изберете доставчика, който вече използвате — и двата следват същия OAuth модел и предлагат същите действия на SmartFlow.
Gmail
OAuth с едно кликване срещу вашия Google акаунт. Обхваща лични Gmail и Google Workspace пощенски кутии.
→ Gmail канал — пълен наръчник за настройка
Outlook
OAuth срещу Microsoft 365. Работи за лични Outlook акаунти и Exchange Online пощенски кутии.
→ Outlook канал — пълен наръчник за настройка
Множество пощенски кутии? Свържете всяка като отделна интеграция в модела на чата — AI ги вижда като различни канали и може да бъде свързан с различни SmartFlows за всяка пощенска кутия.
Персонализирайте потока на имейлите с SmartFlow
По подразбиране — AI отговаря на новите имейли, използвайки вашата база знания и биография — е подходящо за повечето случаи. Когато ви е необходим по-голям контрол (различни отговори за различни категории, задължителен човешки преглед, интеграция с билетна система, автоматично изготвяне само…), обгърнете канала в SmartFlow.
Налични действия за Gmail
Използвайте тези действия в SmartFlow, за да зададете точно какво се случва с всеки имейл:
| Действие | Какво прави |
|---|---|
| Четене на имейли | Изброява последните или непрочетени имейли, отговарящи на запитване |
| Получаване на имейл | Извлича конкретен имейл по ID, с пълно съдържание и прикачени файлове |
| Изпращане на имейл | Изпраща нов имейл (композиторът е напълно скриптиран в потока) |
| Отговор на имейл | Отговаря на съществуваща тема |
| Търсене на имейли | Изпълнява търсене в Gmail срещу свързаната пощенска кутия |
| Маркиране като прочетен | Актуализира състоянието на прочетен — полезно в потоци за групова обработка |
| Създаване на чернова | Съставя чернова без изпращане — перфектно за работни потоци "AI предлага, човек изпраща" |
| Списък / изпращане / изтриване на чернови | Пълно управление на чернови |
| Получаване на история на тема та | Извлича пълния контекст на разговора за AI |
| Получаване / модифициране на етикети | Прилага етикети на Gmail за маршрутизиране и отчитане |
Налични действия за Outlook
Огледален образ на действията за Gmail за пощенски кутии на Microsoft 365:
| Действие | Какво прави |
|---|---|
| Четене на имейли / Получаване на имейл / Търсене на имейли | Входящо извличане |
| Изпращане на имейл / Отговор на имейл | Изходящо доставяне |
| Маркиране като прочетен | Управление на състоянието |
| Създаване на чернова / Изпращане на чернова / Изтриване на чернова | Работен поток за чернови |
| Получаване на история на темата | Пълен контекст на разговора |
| Получаване на папки / Преместване на съобщение / Модифициране на категории | Маршрутизиране и архивиране |
→ Действията на Outlook SmartFlow се намират в Преглед на действията — търсете по OUTLOOK_*.
Чести шаблони на SmartFlow
1. AI изготвя, човек изпраща (високорискови пощенски кутии)
[Триггер: ново съобщение в Gmail]
→ AI Запитване: "Изготви отговор, използвайки базата знания"
→ Създаване на чернова (Gmail)
→ Уведомяване на човек чрез Входяща поща
Клиентът никога не вижда непроверен отговор от AI; спестявате 80% от писането.
2. Автоматичен отговор на въпроси от типа FAQ, ескалирайте останалите
[Триггер: ново съобщение в Gmail]
→ AI Условие: "Това ли е въпрос, покрит от FAQ?"
├─ Да → Търсене на знания → Отговор на имейл → Маркиране като прочетен → Прилагане на етикет 'ai-handled'
└─ Не → Прилагане на етикет 'needs-human' → Уведомяване на Входяща поща
3. Тагване и маршрутизиране по тема
[Триггер: ново съобщение в Outlook]
→ AI Запитване: "Класифицирай в: фактуриране, поддръжка, продажби, друго"
→ Ако условие за класификация
├─ фактуриране → Преместване в папка "Фактуриране" → Отговор с шаблон
├─ поддръжка → Създаване на билет в ClickUp → Прилагане на категория 'поддръжка'
└─ продажби → Препращане на sales@…
4. Умен обобщение
[Триггер: планирано, всяка сутрин в 8:00]
→ Търсене на имейли (последните 24ч)
→ AI Запитване: "Обобщи непрочетените стартери на теми в 5 точки"
→ Изпращане на обобщаващ имейл до екипа
→ Въведение в SmartFlow · Преглед на тригерите · Преглед на действията
Къде се намират нещата
| Искате да… | Отидете на |
|---|---|
| Свържете Gmail | Интеграции → Gmail |
| Свържете Outlook | Интеграции → Outlook |
| Четете/отговаряте на действителни имейли | Обединената Входяща поща — свързаните пощенски кутии се захранват в нея като всяка друга платформа |
| Променете тона на автоматичния отговор | Биография — същата биография управлява отговорите на имейли, както и отговорите в чата |
| Определете специфични работни потоци за имейли | SmartFlow — използвайте действия на Gmail/Outlook във вашия поток |
| Управлявайте кой може да чете/отговаря на имейли | Контрол на достъпа |
Свързани
- Входяща поща — обединеното работно пространство, където се съхраняват разговорите в Gmail и Outlook
- Биография — контролира гласа на AI във всеки канал, включително имейл
- SmartFlow — пълен строител на работни потоци