Email Workspace
Email-arbejdsområdet lader din AI-agent håndtere e-mail som enhver anden kanal — læse indkommende beskeder, udarbejde svar, søge i tidligere tråde, eskalere når det er nødvendigt. I stedet for at køre en tilpasset e-mailserver, forbinder du de mailbokse, du allerede bruger (Gmail eller Outlook) via OAuth, og SmartFlow definerer præcist, hvordan hver besked behandles.
→ Admin sti: Integrationer → Gmail (eller Outlook) på en chatmodel, derefter Indbakke for at arbejde med samtalerne.
Sådan fungerer det
- Forbind en mailbox — OAuth med ét klik, ingen SMTP/IMAP legitimationsoplysninger, ingen DNS opsætning.
- Lad det køre — Nye e-mails føder den samlede Indbakke automatisk. AI'en svarer ved hjælp af din Biografi og Vidensbase.
- (Valgfrit) Tilpas flowet — Byg en SmartFlow, der opfanger hver ny e-mail og kører din forretningslogik før eller efter AI'en svarer (auto-svar, udkast, mærkning, eskalere, oprette en billet…).
Forbind en mailbox
Vælg den udbyder, du allerede bruger — begge følger det samme OAuth-mønster og eksponerer de samme SmartFlow-handlinger.
Gmail
Én-klik OAuth mod din Google-konto. Dækker personlige Gmail- og Google Workspace-mailbokse.
→ Gmail kanal — fuld opsætningsguide
Outlook
OAuth mod Microsoft 365. Fungerer for personlige Outlook-konti og Exchange Online-mailbokse.
→ Outlook kanal — fuld opsætningsguide
Flere mailbokse? Forbind hver som en separat integration på chatmodellen — AI'en ser dem som distinkte kanaler og kan forbindes til forskellige SmartFlows pr. mailbox.
Tilpas e-mailflowet med SmartFlow
Den standardadfærd — AI'en svarer på nye e-mails ved hjælp af din vidensbase og biografi — er fin for de fleste tilfælde. Når du har brug for mere kontrol (forskellige svar til forskellige kategorier, obligatorisk menneskelig gennemgang, integration med et billetsystem, automatisk udkast kun…), indpak kanalen i en SmartFlow.
Tilgængelige Gmail-handlinger
Brug disse inde i en SmartFlow til at skripte præcist, hvad der sker med hver e-mail:
| Handling | Hvad den gør |
|---|---|
| Læs e-mails | List de seneste eller ulæste e-mails, der matcher en forespørgsel |
| Hent e-mail | Hent en specifik e-mail efter ID, med fuld tekst og vedhæftninger |
| Send e-mail | Send en helt ny e-mail (komponist fuldt skripted i flowet) |
| Svar på e-mail | Svar på en eksisterende tråd |
| Søg e-mails | Udfør en Gmail-søgeforespørgsel mod den tilsluttede mailbox |
| Marker som læst | Opdater læst tilstand — nyttig i batch triage flows |
| Opret udkast | Komponer et udkast uden at sende — perfekt til "AI foreslår, menneske sender" workflows |
| List / send / slet udkast | Fuld udkastshåndtering |
| Hent tråd historie | Hent hele samtalekonteksten til AI'en |
| Hent / ændre etiketter | Anvend Gmail-etiketter til routing og rapportering |
Tilgængelige Outlook-handlinger
Spejling af Gmail-handlingerne for Microsoft 365-mailbokse:
| Handling | Hvad den gør |
|---|---|
| Læs e-mails / Hent e-mail / Søg e-mails | Indgående hentning |
| Send e-mail / Svar på e-mail | Udgående levering |
| Marker som læst | Tilstandshåndtering |
| Opret udkast / Send udkast / Slet udkast | Udkast workflow |
| Hent tråd historie | Fuld samtalekontekst |
| Hent mapper / Flyt besked / Ændre kategorier | Routing og arkivering |
→ Outlook SmartFlow-handlinger findes i Handlingsoversigt — søg efter OUTLOOK_*.
Almindelige SmartFlow-mønstre
1. AI udkast, menneske sender (højrisiko mailbokse)
[Trigger: ny Gmail-besked]
→ AI Anmodning: "Udkast et svar ved hjælp af vidensbasen"
→ Opret Udkast (Gmail)
→ Underret menneske via Indbakke
Kunden ser aldrig et uverificeret AI-svar; du sparer 80% af skrivningen.
2. Auto-svar på FAQ-lignende spørgsmål, eskalere resten
[Trigger: ny Gmail-besked]
→ AI Betingelse: "Er dette et spørgsmål dækket af FAQ?"
├─ Ja → Søg Vidensbase → Svar på e-mail → Marker som læst → Anvend etiket 'ai-håndteret'
└─ Nej → Anvend etiket 'kræver-menneske' → Underret Indbakke
3. Tag-og-rut med emne
[Trigger: ny Outlook-besked]
→ AI Anmodning: "Klassificer i: fakturering, support, salg, andet"
→ Hvis betingelse på klassifikation
├─ fakturering → Flyt til "Fakturering" mappe → Svar med skabelon
├─ support → Opret billet i ClickUp → Anvend kategori 'support'
└─ salg → Videresend til sales@…
4. Smart digest
[Trigger: planlagt, hver morgen kl. 8]
→ Søg e-mails (sidste 24 timer)
→ AI Anmodning: "Opsummer de ulæste trådstartere i 5 punkter"
→ Send en digest e-mail til teamet
→ SmartFlow introduktion · Triggers oversigt · Handlingsoversigt
Hvor tingene bor
| Du vil… | Gå til |
|---|---|
| Forbind Gmail | Integrationer → Gmail |
| Forbind Outlook | Integrationer → Outlook |
| Læse/svare på faktiske e-mails | Den samlede Indbakke — tilsluttede mailbokse føder ind i den som enhver anden kanal |
| Ændre auto-svar tonen | Biografi — den samme biografi driver e-mail-svar som chat-svar |
| Definere e-mail-specifikke workflows | SmartFlow — brug Gmail/Outlook-handlinger i dit flow |
| Administrere hvem der kan læse/svare på e-mails | Adgangskontrol |