Email Workspace
Il workspace Email consente al tuo agente AI di gestire le email come qualsiasi altro canale: leggere i messaggi in arrivo, redigere risposte, cercare conversazioni passate, escalare quando necessario. Invece di gestire un server email personalizzato, colleghi le caselle di posta che utilizzi già (Gmail o Outlook) tramite OAuth, e SmartFlow definisce esattamente come ogni messaggio viene elaborato.
→ Percorso Admin: Integrazioni → Gmail (o Outlook) su un modello di chat, poi Posta in arrivo per gestire le conversazioni.
Come funziona
- Collega una casella di posta — OAuth in un clic, nessuna credenziale SMTP/IMAP, nessuna configurazione DNS.
- Lascia che funzioni — Le nuove email alimentano automaticamente la Posta in arrivo unificata. L'AI risponde utilizzando la tua Biografia e Knowledge Base.
- (Opzionale) Personalizza il flusso — Crea un SmartFlow che intercetta ogni nuova email e esegue la tua logica aziendale prima o dopo che l'AI risponde (risposta automatica, bozza, etichetta, escalazione, creazione di un ticket…).
Collega una casella di posta
Scegli il provider che utilizzi già: entrambi seguono lo stesso modello OAuth ed espongono le stesse azioni SmartFlow.
Gmail
OAuth con un clic contro il tuo account Google. Copre le caselle di posta Gmail personali e Google Workspace.
→ Canale Gmail — guida completa all'impostazione
Outlook
OAuth contro Microsoft 365. Funziona per account Outlook personali e caselle di posta Exchange Online.
→ Canale Outlook — guida completa all'impostazione
Più caselle di posta? Collega ciascuna come un'integrazione separata sul modello di chat: l'AI le vede come canali distinti e può essere collegata a diversi SmartFlow per ogni casella di posta.
Personalizza il flusso email con SmartFlow
Il comportamento predefinito — l'AI risponde alle nuove email utilizzando la tua knowledge base e biografia — è adeguato per la maggior parte dei casi. Quando hai bisogno di maggiore controllo (risposte diverse per categorie diverse, revisione umana obbligatoria, integrazione con un sistema di ticketing, bozza automatica solo…), avvolgi il canale in un SmartFlow.
Azioni disponibili per Gmail
Utilizza queste all'interno di uno SmartFlow per programmare esattamente cosa succede con ogni email:
| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Leggi email | Elenca le email recenti o non lette che corrispondono a una query |
| Ottieni email | Recupera un'email specifica per ID, con corpo completo e allegati |
| Invia email | Invia una nuova email (compositore completamente programmato nel flusso) |
| Rispondi a email | Rispondi a una conversazione esistente |
| Cerca email | Esegui una query di ricerca Gmail contro la casella di posta connessa |
| Segna come letta | Aggiorna lo stato di lettura — utile nei flussi di triage in batch |
| Crea bozza | Componi una bozza senza inviare — perfetto per i flussi "l'AI suggerisce, l'umano invia" |
| Elenca / invia / elimina bozze | Gestione completa delle bozze |
| Ottieni cronologia conversazione | Recupera il contesto completo della conversazione per l'AI |
| Ottieni / modifica etichette | Applica etichette Gmail per instradamento e reportistica |
Azioni disponibili per Outlook
Specchio delle azioni Gmail per le caselle di posta Microsoft 365:
| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Leggi email / Ottieni email / Cerca email | Recupero in entrata |
| Invia email / Rispondi a email | Consegna in uscita |
| Segna come letta | Gestione dello stato |
| Crea bozza / Invia bozza / Elimina bozza | Flusso di lavoro delle bozze |
| Ottieni cronologia conversazione | Contesto completo della conversazione |
| Ottieni cartelle / Sposta messaggio / Modifica categorie | Instradamento e archiviazione |
→ Le azioni SmartFlow per Outlook si trovano nella panoramica delle azioni — cerca per OUTLOOK_*.
Modelli comuni di SmartFlow
1. L'AI redige, l'umano invia (caselle di posta ad alto rischio)
[Trigger: nuovo messaggio Gmail]
→ Richiesta AI: "Redigi una risposta utilizzando la knowledge base"
→ Crea Bozza (Gmail)
→ Notifica umano tramite Posta in arrivo
Il cliente non vede mai una risposta AI non verificata; risparmi l'80% della digitazione.
2. Risposta automatica su domande simili a FAQ, escalare il resto
[Trigger: nuovo messaggio Gmail]
→ Condizione AI: "Questa è una domanda coperta dalle FAQ?"
├─ Sì → Cerca Knowledge → Rispondi a email → Segna come letta → Applica etichetta 'gestito-da-ai'
└─ No → Applica etichetta 'necessita-umano' → Notifica Posta in arrivo
3. Tag e instradamento per argomento
[Trigger: nuovo messaggio Outlook]
→ Richiesta AI: "Classifica in: fatturazione, supporto, vendite, altro"
→ Se condizione sulla classificazione
├─ fatturazione → Sposta nella cartella "Fatturazione" → Rispondi con modello
├─ supporto → Crea ticket in ClickUp → Applica categoria 'supporto'
└─ vendite → Inoltra a sales@…
4. Digest intelligente
[Trigger: programmato, ogni mattina alle 8]
→ Cerca email (ultime 24h)
→ Richiesta AI: "Riassumi i thread non letti in 5 punti"
→ Invia un'email di digest al team
→ Introduzione a SmartFlow · Panoramica dei trigger · Panoramica delle azioni
Dove si trovano le cose
| Vuoi… | Vai a |
|---|---|
| Collegare Gmail | Integrazioni → Gmail |
| Collegare Outlook | Integrazioni → Outlook |
| Leggere/ripondere a email effettive | La Posta in arrivo unificata — le caselle di posta connesse vi alimentano come qualsiasi altro canale |
| Cambiare il tono della risposta automatica | Biografia — la stessa biografia guida le risposte email come le risposte in chat |
| Definire flussi di lavoro specifici per email | SmartFlow — utilizza azioni Gmail/Outlook nel tuo flusso |
| Gestire chi può leggere/ripondere alle email | Controllo accesso |
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