Sähköpostityötila
Sähköpostityötila antaa tekoälyagentillesi mahdollisuuden käsitellä sähköposteja kuten mitä tahansa muuta kanavaa — lukea saapuvia viestejä, laatia vastauksia, etsiä aiempia keskusteluja, nostaa asioita tarvittaessa. Sen sijaan, että käyttäisit mukautettua sähköpostipalvelinta, yhdistät jo käyttämäsi postilaatikot (Gmail tai Outlook) OAuthin kautta, ja SmartFlow määrittelee tarkalleen, miten jokainen viesti käsitellään.
→ Hallintapolku: Integraatiot → Gmail (tai Outlook) keskustelumallissa, sitten Saapuneet keskustelujen käsittelyyn.
Kuinka se toimii
- Yhdistä postilaatikko — OAuth yhdellä napsautuksella, ei SMTP/IMAP-tunnuksia, ei DNS-asetuksia.
- Anna sen toimia — Uudet sähköpostit syötetään automaattisesti yhtenäiseen Saapuneet. Tekoäly vastaa käyttäen Biografiaasi ja Tietopohjaasi.
- (Valinnainen) Mukauta virtaa — Rakenna SmartFlow, joka keskeyttää jokaisen uuden sähköpostin ja suorittaa liiketoimintalogiikkasi ennen tai jälkeen tekoälyn vastausta (autovastaus, luonnos, etiketti, nostaminen, lipun luominen…).
Yhdistä postilaatikko
Valitse tarjoaja, jota jo käytät — molemmat seuraavat samaa OAuth-mallia ja tarjoavat samoja SmartFlow-toimintoja.
Gmail
Yhdellä napsautuksella OAuth Google-tilillesi. Kattaa henkilökohtaiset Gmail- ja Google Workspace -postilaatikot.
→ Gmail-kanava — täydellinen asennusopas
Outlook
OAuth Microsoft 365:lle. Toimii henkilökohtaisille Outlook-tileille ja Exchange Online -postilaatikoille.
→ Outlook-kanava — täydellinen asennusopas
Useita postilaatikoita? Yhdistä jokainen erillisenä integraationa keskustelumallissa — tekoäly näkee ne erillisinä kanavina ja ne voidaan liittää eri SmartFlow'hin postilaatikosta riippuen.
Mukauta sähköpostivirtaa SmartFlow'n avulla
Oletus käyttäytyminen — tekoäly vastaa uusiin sähköposteihin käyttäen tietopohjaasi ja biografiaasi — on hyvä useimmissa tapauksissa. Kun tarvitset enemmän kontrollia (eri vastauksia eri kategorioille, pakollinen ihmisen tarkistus, integraatio liputusjärjestelmään, automaattinen luonnostelu vain…), kääri kanava SmartFlow'hin.
Saatavilla olevat Gmail-toiminnot
Käytä näitä SmartFlow'ssa skriptaamaan tarkalleen, mitä tapahtuu jokaiselle sähköpostille:
| Toiminto | Mitä se tekee |
|---|---|
| Lue sähköposteja | Listaa äskettäin saapuneet tai lukemattomat sähköpostit, jotka vastaavat kyselyä |
| Hae sähköposti | Hae tietty sähköposti ID:n perusteella, koko sisältö ja liitteet mukana |
| Lähetä sähköposti | Lähetä täysin uusi sähköposti (koko kirjoittaja skriptattu virrassa) |
| Vastaa sähköpostiin | Vastaa olemassa olevaan keskusteluun |
| Etsi sähköposteja | Suorita Gmail-haku kyselyä vastaan yhdistetystä postilaatikosta |
| Merkitse luetuksi | Päivitä luettavuustila — hyödyllinen erätriage-virroissa |
| Luo luonnos | Laadi luonnos ilman lähettämistä — täydellinen "tekoäly ehdottaa, ihminen lähettää" -työnkulkuun |
| Listaa / lähetä / poista luonnoksia | Täydellinen luonnosten hallinta |
| Hae keskusteluhistoria | Hae koko keskustelun konteksti tekoälylle |
| Hae / muokkaa etikettejä | Käytä Gmail-etikettejä reititykseen ja raportointiin |
Saatavilla olevat Outlook-toiminnot
Gmail-toimintojen peilikuva Microsoft 365 -postilaatikoille:
| Toiminto | Mitä se tekee |
|---|---|
| Lue sähköposteja / Hae sähköposti / Etsi sähköposteja | Saapuva haku |
| Lähetä sähköposti / Vastaa sähköpostiin | Lähtevä toimitus |
| Merkitse luetuksi | Tilanhallinta |
| Luo luonnos / Lähetä luonnos / Poista luonnos | Luonnosvirta |
| Hae keskusteluhistoria | Koko keskustelun konteksti |
| Hae kansioita / Siirrä viesti / Muokkaa kategorioita | Reititys ja arkistointi |
→ Outlook SmartFlow -toiminnot löytyvät Toimintojen yleiskatsauksesta — hae OUTLOOK_* mukaan.
Yleiset SmartFlow-mallit
1. Tekoäly luonnostelee, ihminen lähettää (korkean panoksen postilaatikot)
[Trigger: uusi Gmail-viesti]
→ Tekoälypyyntö: "Luodaan vastaus tietopohjan avulla"
→ Luo luonnos (Gmail)
→ Ilmoita ihmiselle Saapuneet-kansiossa
Asiakas ei koskaan näe vahvistamatonta tekoälyn vastausta; säästät 80% kirjoittamisesta.
2. Autovastaus usein kysyttyihin kysymyksiin, muu nostetaan
[Trigger: uusi Gmail-viesti]
→ Tekoälyehto: "Onko tämä kysymys, joka kuuluu usein kysyttyihin kysymyksiin?"
├─ Kyllä → Etsi tietopohjasta → Vastaa sähköpostiin → Merkitse luetuksi → Käytä etikettiä 'tekoäly-käsitelty'
└─ Ei → Käytä etikettiä 'tarvitsee-ihmisen' → Ilmoita Saapuneet-kansiossa
3. Merkitse ja reititä aiheen mukaan
[Trigger: uusi Outlook-viesti]
→ Tekoälypyyntö: "Luokittele: laskutus, tuki, myynti, muu"
→ Jos ehto luokittelulle
├─ laskutus → Siirrä "Laskutus" -kansioon → Vastaa mallilla
├─ tuki → Luo lippu ClickUpiin → Käytä kategoriaa 'tuki'
└─ myynti → Välitä osoitteeseen sales@…
4. Älykäs tiivistelmä
[Trigger: aikataulutettu, joka aamu klo 8]
→ Etsi sähköposteja (viimeiset 24h)
→ Tekoälypyyntö: "Tiivistä lukemattomat keskustelun aloittajat 5 bullet-pisteeseen"
→ Lähetä tiivistelmä sähköposti tiimille
→ SmartFlow-esittely · Triggerit yleiskatsaus · Toimintojen yleiskatsaus
Missä asiat sijaitsevat
| Haluat… | Mene osoitteeseen |
|---|---|
| Yhdistää Gmail | Integraatiot → Gmail |
| Yhdistää Outlook | Integraatiot → Outlook |
| Lukea/vastata oikeisiin sähköposteihin | Yhtenäinen Saapuneet — yhdistetyt postilaatikot syöttävät siihen kuten mihin tahansa muuhun kanavaan |
| Muuttaa automaattisen vastauksen sävyä | Biografia — sama biografia ohjaa sähköpostivastauksia kuin keskusteluvastauksia |
| Määritellä sähköpostikohtaisia työnkulkuja | SmartFlow — käytä Gmail/Outlook-toimintoja virrassasi |
| Hallita, kuka voi lukea/vastata sähköposteihin | Pääsynhallinta |