⏰ Geplante SmartFlows

Der Geplante SmartFlow-Trigger ist darauf ausgelegt, Workflows automatisch basierend auf einem vordefinierten Zeitplan auszuführen. Er bietet Flexibilität, um wiederkehrende Intervalle festzulegen, Ausnahmen zu verwalten (z. B. Wochenenden) und sicherzustellen, dass Workflows nahtlos zu den festgelegten Zeiten ausgeführt werden.

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📝 Trigger-Details

Name: Scheduled SmartFlow
Kategorie: Trigger

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🔧 Parameter

1. Wiederholungsintervall

• Typ: string
• Beschreibung: Definiert die Häufigkeit der Workflow-Ausführung.
• Optionen:
  • daily
  • weekly
  • monthly
• Erforderlich: Ja
• Beispiel:

  "weekly"

2. Ausführungszeit

• Typ: time
• Beschreibung: Die spezifische Zeit, zu der der Workflow ausgelöst werden soll.
• Erforderlich: Ja
• Beispiel:

  "08:30"

3. Startdatum

• Typ: date
• Beschreibung: Der erste Tag, an dem der SmartFlow ausgeführt werden soll.
• Erforderlich: Ja
• Beispiel:

  "2025-01-15"

4. Wochenenden ausschließen

• Typ: boolean
• Beschreibung: Gibt an, ob der Workflow Wochenenden überspringen soll.
• Erforderlich: Optional
• Standardwert: false
• Beispiel:

  true

5. Variablen

• Typ: object
• Beschreibung: Variablen, die zum Zeitpunkt der Ausführung an den SmartFlow übergeben werden.
• Erforderlich: Optional
• Beispiel:

  {
    "emailReminder": "true",
    "reportType": "weekly"
  }

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🚀 So funktioniert es

1. Zeitplan definieren:

   • Konfigurieren Sie die Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich) und geben Sie das Startdatum an.
   • Optionale Parameter wie das Ausschließen von Wochenenden und das Festlegen von Variablen können die Ausführung verfeinern.

2. Ausführungsprozess:

   • Zum geplanten Zeitpunkt initiiert SmartFlow den Workflow.
   • Variablen, die im Trigger definiert sind, werden automatisch an den Workflow übergeben.

3. Wiederkehrende Verwaltung:

   • SmartFlow wird weiterhin gemäß dem definierten Intervall ausgeführt, bis es abgebrochen wird.

4. Geplante Workflows anzeigen:

   • Die Schaltfläche Geplante anzeigen auf der Hauptseite von SmartFlow ermöglicht es Benutzern, alle aktiven Zeitpläne anzuzeigen.
   • Benutzer können jeden geplanten SmartFlow nach Bedarf abbrechen.

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💡 Anwendungsfälle

1. Automatisierte Berichte

• Szenario: Wöchentliche Verkaufsberichte generieren.
• Konfiguration:
  • Wiederholung: weekly
  • Zeit: 09:00
  • Variablen:

    {
      "reportType": "sales",
      "period": "lastWeek"
    }

2. Erinnerungsbenachrichtigungen

• Szenario: Tägliche Erinnerungen für überfällige Aufgaben senden.
• Konfiguration:
  • Wiederholung: daily
  • Zeit: 10:00
  • Wochenenden ausschließen: true

3. Monatliche Datensicherungen

• Szenario: Automatisierte Datensicherungen am ersten Tag jedes Monats.
• Konfiguration:
  • Wiederholung: monthly
  • Zeit: 02:00

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🔍 Beispiel-Workflow

In diesem Setup:

• Der Workflow ist so geplant, dass er jeden Montag um 8:00 Uhr ausgeführt wird.
• Wochenenden sind ausgeschlossen.
• Eine Variable emailReminder wird mit dem Wert true übergeben.

{
  "recurrence": "weekly",
  "time": "08:00",
  "startDate": "2025-01-15",
  "excludeWeekends": true,
  "variables": {
    "emailReminder": true
  }
}

Bei jeder Ausführung bewertet SmartFlow den Zeitplan und überspringt arbeitsfreie Tage, wenn dies konfiguriert ist.

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Innerhalb des Flows können Sie auch die Zeitplanlogik visualisieren. Zum Beispiel:

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🛠️ Tipps

1. Fehlerbehebung bei geplanten Flows:

   • Überprüfen Sie regelmäßig den Abschnitt Geplante anzeigen, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne korrekt eingestellt sind.
   • Brechen Sie veraltete Workflows ab, die nicht mehr relevant sind.

2. Variablenkontrolle:

   • Verwenden Sie Variablen dynamisch in Ihren Workflows, um Zeitpläne an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

3. Testen von Intervallen:

   • Testen Sie vor der Bereitstellung mit kürzeren Intervallen, um die Logik korrekt zu bestätigen.