Gmail Actions

Automatiséiert Är E-Mail-Workflows mat ëmfaassenden Gmail-Aktiounen. Schéckt E-Maile, verwaltet Entwërf, sicht an Ärer Inbox, a behandelt E-Mail-Threads — alles bannent SmartFlow.

---

Prerequisites

Virdrun de Gmail-Aktiounen ze benotzen, musst du:

1. Verbindt Äre Gmail-Konto an Channels → Gmail
2. Autoriséieren d'néideg Berechtigungen iwwer Google OAuth

Säit Gmail Channel Setup fir detailléiert Verbindungsinstruktiounen.

---

Available Triggers

📥 Gmail AI Draft

Trigger Type: CHAT_SERVICE

Triggered wann e Benotzer eng E-Mail un Äre verbonnenen Gmail-Instanz schéckt. Benotzt dëst fir automatesch agangs E-Maile mat AI ze verarbeiten.

Field	Description
Channel	Gmail
Event	Nei E-Mail empfaangen

Beispill Workflow:

Gmail AI Draft (Trigger)
    ↓
AI Request (Analyse E-Mail-Inhalt)
    ↓
Create Gmail Draft (Generéieren AI Äntwert)

---

Available Actions

Action	Code	Description
📤 Send Gmail Email	GMAIL_SEND_EMAIL	Schéckt eng nei E-Mail direkt
📬 Read Gmail Emails	GMAIL_READ_EMAILS	Kritt E-Maile vun Ärer Inbox
📧 Get Gmail Email	GMAIL_GET_EMAIL	Kritt eng spezifesch E-Mail duerch ID
↩️ Reply to Gmail Email	GMAIL_REPLY	Äntwert op e bestehende E-Mail-Thread
🔍 Search Gmail Emails	GMAIL_SEARCH	Sich E-Maile mat Gmail-Sichsyntax
✅ Mark Gmail Email as Read	GMAIL_MARK_READ	Markéiert eng E-Mail als gelies
📝 Create Gmail Draft	GMAIL_CREATE_DRAFT	Erstellt e neie E-Mail-Entworf
📋 List Gmail Drafts	GMAIL_LIST_DRAFTS	List all Entwërf an Ärem Konto
📨 Send Gmail Draft	GMAIL_SEND_DRAFT	Schéckt e bestehende Entworf
🗑️ Delete Gmail Draft	GMAIL_DELETE_DRAFT	Léischt e Entworf
📂 Get Email Thread	GMAIL_GET_THREAD	Kritt déi komplett E-Mail-Konversatioun

---

📤 Send Gmail Email

Schéckt eng nei E-Mail direkt vun Ärem verbonnenen Gmail-Konto.

Configuration

Field	Type	Required	Description
To	Email	✅	Empfänger E-Mail-Adress
Subject	String	✅	E-Mail Betreff
Body	String	✅	E-Mail-Inhalt (HTML ënnerstëtzt)
CC	Email	❌	Carbon Copy Empfänger
BCC	Email	❌	Blind Carbon Copy Empfänger

Output Variables

Variable	Type	Description
messageId	String	Eenzeg ID vun der geschécker E-Mail
threadId	String	Thread ID fir Äntwerten

Example

Action: Send Gmail Email
  To: "{{customer_email}}"
  Subject: "Är Bestellung #{{order_id}} ass verschéckt!"
  Body: |
    Moien {{customer_name}},
    
    Gutt Neiegkeeten! Är Bestellung ass verschéckt.
    
    Tracking Nummer: {{tracking_number}}
    
    Bescht Gréiss,
    D'Team

---

📬 Read Gmail Emails

Kritt déi lescht E-Maile vun Ärer Inbox mat optionaler Filterung.

Configuration

Field	Type	Required	Description
Max Results	Number	❌	Maximum E-Maile fir ze recuperéieren (Standard: 10)
Label	String	❌	Gmail Label fir ze filtréieren (z.B. "INBOX", "UNREAD")
Query	String	❌	Gmail Sichquery

Output Variables

Variable	Type	Description
emails	Array	Lëscht vun E-Mail-Objekter
emails[].id	String	E-Mail ID
emails[].subject	String	E-Mail Betreff
emails[].from	String	Sender E-Mail
emails[].snippet	String	E-Mail Virausbléck
emails[].date	String	Empfängsdatum

Example

Action: Read Gmail Emails
  Max Results: 5
  Label: "UNREAD"
  Query: "from:support@example.com"

---

📧 Get Gmail Email

Kritt eng spezifesch E-Mail duerch hir ID mat vollem Inhalt.

Configuration

Field	Type	Required	Description
Email ID	String	✅	D'Gmail Message ID

Output Variables

Variable	Type	Description
email	Object	Volle E-Mail-Objekt
email.id	String	E-Mail ID
email.threadId	String	Thread ID
email.subject	String	E-Mail Betreff
email.from	String	Sender
email.to	String	Empfänger
email.body	String	Volle E-Mail-Kierper
email.date	String	Datum empfaangen
email.attachments	Array	Lëscht vun Anhängsel

---

↩️ Reply to Gmail Email

Äntwert op eng bestehend E-Mail, während de Thread-Kontext beibehalten gëtt.

Configuration

Field	Type	Required	Description
Thread ID	String	✅	De Thread fir ze äntweren
Message ID	String	✅	D'spezifesch Message fir ze äntweren
Body	String	✅	Äntwert-Inhalt
Reply All	Boolean	❌	Äntwert un all Empfänger (Standard: falsch)

Output Variables

Variable	Type	Description
messageId	String	ID vun der Äntwert
threadId	String	Thread ID

Example

Action: Reply to Gmail Email
  Thread ID: "{{email.threadId}}"
  Message ID: "{{email.id}}"
  Body: |
    {{ai_response}}
    
    ---
    Dëst ass eng AI-gestäerkt Äntwert.

---

🔍 Search Gmail Emails

Sicht Äre Gmail mat der mächteger Gmail-Sichsyntax.

Configuration

Field	Type	Required	Description
Query	String	✅	Gmail Sichquery
Max Results	Number	❌	Maximum Resultater (Standard: 10)

Gmail Query Syntax

Query	Description
from:email@example.com	E-Maile vum spezifesche Sender
to:email@example.com	E-Maile un spezifesche Empfänger
subject:keyword	Betreff enthält Schlüsselwuert
is:unread	Niewent E-Maile just
is:starred	Starred E-Maile
has:attachment	E-Maile mat Anhängsel
after:2025/01/01	E-Maile no Datum
before:2025/12/31	E-Maile virun Datum
label:important	E-Maile mat Label
"exact phrase"	Exakt Phrase Match

Example

Action: Search Gmail Emails
  Query: "from:{{customer_email}} is:unread subject:order"
  Max Results: 5

---

✅ Mark Gmail Email as Read

Markéiert eng E-Mail als gelies an Gmail.

Configuration

Field	Type	Required	Description
Email ID	String	✅	D'E-Mail fir als gelies ze markéieren

Example

Action: Mark Gmail Email as Read
  Email ID: "{{email.id}}"

---

📝 Create Gmail Draft

Erstellt eng Entworf E-Mail fir menschlech Iwwerpréiwung virun dem Schécken.

Configuration

Field	Type	Required	Description
To	Email	✅	Empfänger E-Mail
Subject	String	✅	E-Mail Betreff
Body	String	✅	E-Mail-Inhalt
CC	Email	❌	Carbon Copy
BCC	Email	❌	Blind Carbon Copy
Thread ID	String	❌	Fir Entwërf Äntwerten

Output Variables

Variable	Type	Description
draftId	String	ID vum erstallt Entworf
messageId	String	Message ID

Use Case: AI Draft Mode

Trigger: Gmail AI Draft
    ↓
AI Request:
  Prompt: "Generéiert eng professionell Äntwert op dës E-Mail"
  Input: "{{email.body}}"
    ↓
Create Gmail Draft:
  To: "{{email.from}}"
  Subject: "Re: {{email.subject}}"
  Body: "{{ai_response}}"

---

📋 List Gmail Drafts

Kritt all Entwërf aus Ärem Gmail-Konto.

Configuration

Field	Type	Required	Description
Max Results	Number	❌	Maximum Entwërf fir ze lëschten

Output Variables

Variable	Type	Description
drafts	Array	Lëscht vun Entwërf-Objekter
drafts[].id	String	Entworf ID
drafts[].message	Object	Entworf Message Virausbléck

---

📨 Gmail Entworf schécken

Schéckt e bestehende Entworf aus Ärem Gmail.

Konfiguratioun

Feld	Typ	Obligatoresch	Beschreiwung
Entworf ID	String	✅	Den Entworf deen ze schécken ass

Ausgabvariabelen

Variabel	Typ	Beschreiwung
messageId	String	ID vum geschéckte Message
threadId	String	Thread ID

---

🗑️ Gmail Entworf läschen

Läscht e Entworf aus Ärem Gmail Kont.

Konfiguratioun

Feld	Typ	Obligatoresch	Beschreiwung
Entworf ID	String	✅	Den Entworf deen ze läschen ass

---

📂 E-Mail Thread kréien

Kréiert eng komplett E-Mail Konversatiouns-Thread.

Konfiguratioun

Feld	Typ	Obligatoresch	Beschreiwung
Thread ID	String	✅	Den Thread deen ze kréien ass

Ausgabvariabelen

Variabel	Typ	Beschreiwung
thread	Object	Voll Thread Objekt
thread.id	String	Thread ID
thread.messages	Array	All Messagen am Thread
thread.historyId	String	Geschicht ID

Beispill

Action: Get Email Thread
  Thread ID: "{{email.threadId}}"

---

Komplett Workflow Beispiller

Beispill 1: AI E-Mail Assistent

Automatesch E-Maile verarbeiten an AI-generéiert Entworf Äntwerten erstellen.

Gmail AI Draft (Trigger)
    ↓
Get Email Thread (Kréien voll Kontext)
    ↓
AI Request
  - System: "Dir sidd e hëllefräichen E-Mail Assistent"
  - Input: "{{thread.messages}}"
  - Output: Struktureiert (Äntwert, Sentiment, Dringlechkeet)
    ↓
If Condition: urgency == "high"
    ├── Jo: Send Gmail Email (immediate response)
    └── Nee: Create Gmail Draft (fir Iwwerpréiwung)

Beispill 2: E-Mail Sich & Verarbechtung

Sicht no spezifesch E-Maile an verarbecht se an der Mass.

Scheduled Workflow (Daglech um 9 Auer)
    ↓
Search Gmail Emails
  Query: "is:unread from:customers@* after:yesterday"
    ↓
Fir all: email an emails
    ↓
AI Request (Kategoriséieren E-Mail)
    ↓
If Condition: category == "support"
    └── Create JIRA Issue

Beispill 3: Entworf Iwwerpréiwung Workflow

Kréiert Entworf, loosst Mënschen iwwerpréifen, da schéckt.

Gmail AI Draft (Trigger)
    ↓
AI Request (Generéieren Äntwert)
    ↓
Create Gmail Draft
    ↓
Send Slack Message
  "Neien Entworf bereet fir Iwwerpréiwung vun {{email.from}}"

---

Bescht Praktiken

1. Benotzt Entworf Modus fir kritesch E-Maile

Fir Clienten- oder sensibel E-Maile, benotzt ëmmer Create Gmail Draft amplaz Send Gmail Email. Dëst erlaabt eng Iwwerpréiwung vun Mënschen virun dem Schécken.

2. Maacht Gebrauch vun Thread Kontext

Benotzt Get Email Thread ier Dir äntwert fir sécherzestellen datt Äert AI den voll Konversatiounskontext huet.

3. Implementéiert Rate Limiting

Gmail huet API Quoten. Fir héich Volumen Workflows:

• Füügt Verspéidungen tëscht Aktiounen derbäi
• Batch Operatiounen wann et méiglech ass
• Iwwerwaacht Ären Quota Gebrauch

4. Benotzt schlaue Sichfroen

Kombinéiert Gmail Query Operatoren fir präzis Filterung:

from:vip-customer@* is:unread subject:(urgent OR critical) after:2025/01/01

5. Handhabt Feeler elegant

Benotzt If Condition Knoten fir no Feeler ze kontrolléieren an fallback Logik ze implementéieren.

---

Verbonnen Dokumentatioun

• Gmail Kanal Setup
• Send Email Action (Generic SMTP)
• AI Request Action
• If Condition
• SmartFlow Introduktioun