SmartForm Sekvenssit

Mitä ovat Sekvenssit?

SmartForm Sekvenssit mahdollistavat sarjan lomakkeita, jotka käyttäjät täyttävät määritellyssä järjestyksessä. Yhden lomakkeen sijaan voit ohjata käyttäjiä monivaiheisessa prosessissa, jossa jokainen lomake kerää erityistä tietoa.

---

Miksi käyttää Sekvenssejä?

Käyttötapa	Hyöty
Monimutkainen perehdytys	Pilko pitkät prosessit helposti ymmärrettäviin vaiheisiin
Monivaiheiset arvioinnit	Kerää tietoa vaiheittain
Sääntöjen noudattamisen työnkulut	Varmista, että kaikki vaaditut asiakirjat on täytetty
Tiimiyhteistyö	Delegoi lomakkeita eri henkilöille

---

Avainominaisuudet

📋 Määritä Lomakesarjasi

Luo sekvenssi valitsemalla, mitkä lomakkeet sisällytetään ja niiden järjestys:

1. Lisää lomakkeita sekvenssiisi olemassa olevista SmartForms-lomakkeista
2. Aseta järjestys - käyttäjät etenevät lomakkeiden läpi peräkkäin
3. Määritä täyttämissäännöt - kaikki lomakkeet vaaditaan tai tietyt

🔄 Joustavat Täyttömahdollisuudet

Sekvenssissä olevat lomakkeet voidaan täyttää eri tavoin:

Vaihtoehto	Kuvaus
Suora	Käyttäjä täyttää lomakkeen itse
Jaettu	Jaa upotettavan linkin kuka tahansa täyttää
Delegoitu	Määritä lomake tietylle henkilölle ainutlaatuisella upotettavalla linkillä

🔗 Upotettavat Linkit

Jokainen lomake tai sekvenssi tuottaa upotettavan linkin, jota voidaan jakaa:

• Jaa linkki sähköpostitse, chatissa tai missä tahansa viestintäalustalla
• Upota verkkosivuille iframea käyttäen
• Kirjautumistuki — jos lomake vaatii todennusta, käyttäjiä kehotetaan kirjautumaan
• Seuraa täyttämistä — tiedä, kuka on täyttänyt mitä ja milloin

Kun delegoit lomakkeen sekvenssissä:

1. Tälle erityiselle lomakkeelle luodaan upotettava linkki
2. Jaa linkki nimetyille henkilöille
3. He voivat kirjautua (jos vaaditaan) ja täyttää osuutensa
4. Edistyminen seurataan sekvenssissä

⚡ SmartFlow Suoritusvaihtoehdot

Hallitse, milloin automaatiosi suoritetaan:

Vaihtoehto	Milloin se suoritetaan
Jokaisen lomakkeen jälkeen	SmartFlow suoritetaan heti, kun jokainen lomake on täytetty
Sekvenssin jälkeen	SmartFlow suoritetaan vain, kun kaikki sekvenssin lomakkeet on tehty
Molemmat	Ota käyttöön molemmat vaihtoehdot maksimaalisen joustavuuden saavuttamiseksi

Tämä antaa sinulle tarkkaa hallintaa:

• Jokaisen lomakkeen jälkeen: Lähetä välittömät vahvistukset, päivitä tietueita reaaliajassa
• Sekvenssin jälkeen: Luo lopulliset raportit, käynnistä hyväksymisprosessit, lähetä yhteenvetoviestejä

---

🤖 Ota käyttöön AI-työkaluna

Sekvenssejä voidaan altistaa AI-chatbotillesi, jolloin käyttäjät voivat täyttää koko kyselylomakkeen keskustellen.

Kuinka se toimii

1. Ota käyttöön kytkin "Ota käyttöön AI-työkaluna" sekvenssissäsi
2. Sekvenssi tulee saataville AI:lle oletustyökaluna
3. Käyttäjät voivat aloittaa sekvenssin suoraan chatbotissa
4. AI ohjaa heitä läpi jokaisen lomakkeen keskustellen

Hyödyt

• Luontainen kokemus: Käyttäjät täyttävät lomakkeita keskustelun kautta, eivät napsauttamalla
• Kontekstitietoinen: AI voi selittää kysymyksiä ja auttaa käyttäjiä ymmärtämään, mitä tarvitaan
• Saumaton integraatio: Ei tarvetta vaihtaa keskustelun ja lomakkeiden välillä
• Mobiiliystävällinen: Toimii täydellisesti kaikilla laitteilla keskustelun kautta

Esimerkkikeskustelu

Käyttäjä: Haluaisin hakea kumppanuusohjelmaan

AI: Autan sinua kumppanuushakemuksessa. 
    Aloitetaan perusinfosta.
    
    Mikä on yrityksesi nimi?

Käyttäjä: TechCorp Solutions

AI: Hienoa! Ja mikä on vuosittainen liikevaihtosi?
    - Alle 1M$
    - 1M$ - 10M$
    - 10M$ - 50M$
    - Yli 50M$

Käyttäjä: 1M$ - 10M$

AI: Täydellistä. Nyt tarvitsen vielä muutaman yksityiskohdan yrityksestäsi...
    [Jatkaa sekvenssiä]

---

Sekvenssin luominen

Vaihe 1: Luo sekvenssi

1. Siirry SmartForms-osioon hallintapaneelissasi
2. Napsauta Luo sekvenssi
3. Anna sekvenssillesi nimi ja kuvaus

Vaihe 2: Lisää lomakkeita

1. Napsauta Lisää lomake sisällyttääksesi olemassa olevia SmartFormeja
2. Vedä järjestääksesi lomakkeet sekvenssissä
3. Määritä kunkin lomakkeen täyttötyyppi (suora, jaettu, delegoitu)

Vaihe 3: Määritä SmartFlow-suoritus

Valitse, milloin työnkulkujen tulisi käynnistyä:

• ☐ Suorita SmartFlow jokaisen lomakkeen jälkeen
• ☐ Suorita SmartFlow sekvenssin valmistumisen jälkeen

Voit ottaa käyttöön yhden tai molemmat vaihtoehdot.

Vaihe 4: Ota käyttöön AI-työkalu (valinnainen)

Kytke Ota käyttöön AI-työkaluna -kytkin, jotta sekvenssi on saatavilla chatbotissasi.

Vaihe 5: Tallenna ja testaa

1. Tallenna sekvenssisi
2. Testaa aloittamalla se itse tai chatbotin kautta
3. Varmista, että SmartFlow-käynnistykset tapahtuvat oikeaan aikaan

---

SmartFlow-integraatio

Käynnistin: SmartForm-sekvenssi

Käytä SmartForm-sekvenssi -käynnistintä SmartFlow'ssa automatisoidaksesi toimintoja, kun sekvenssit on suoritettu.

Muuttuja	Kuvaus
sequence.id	Sekvenssin ainutlaatuinen tunniste
sequence.name	Sekvenssin nimi
sequence.forms	Taulukko kaikista lomakevastauksista
sequence.completedBy	Käyttäjä, joka suoritti sekvenssin
sequence.completedAt	Suoritusajankohta

Esimerkkityönkulku

SmartForm-sekvenssi Käynnistin (Sekvenssin jälkeen)
    ↓
AI-pyyntö
  → Analysoi kaikki lomakevastaukset
  → Laadi yhteenvetoraportti
    ↓
Luo PDF
  → Luo valmistumistodistus
    ↓
Lähetä sähköposti
  → Lähetä todistus käyttäjälle
    ↓
API-kutsu
  → Päivitä CRM kaikilla kerätyillä tiedoilla

Käyttötapaukset

📚 Työntekijän Perehdytys

Vaiheittain:

1. Henkilötietolomake
2. Hätäyhteyshenkilöiden lomake
3. Verodokumenttien lomake
4. IT-laitteiden pyyntölomake
5. Politiikan vahvistuslomake

SmartFlow-konfigurointi:

• Jokaisen lomakkeen jälkeen: Päivitä HR-järjestelmää reaaliajassa
• Vaiheen jälkeen: Lähetä tervetuliaisviesti kaikilla vahvistuksilla

🤝 Kumppanuushakemus

Vaiheittain:

1. Yritystiedot
2. Liiketoimintamallin tiedot
3. Teknisiä vaatimuksia
4. Laillisten asiakirjojen lataus

SmartFlow-konfigurointi:

• Vaiheen jälkeen: Luo Salesforce-mahdollisuus + ilmoita kumppanuustiimille

📋 Asiakasselvitys

Vaiheittain:

1. Nykytilanteen analyysi
2. Tavoitteet ja päämäärät
3. Budjetti ja aikataulu
4. Teknisiä vaatimuksia

SmartFlow-konfigurointi:

• Jokaisen lomakkeen jälkeen: Tallenna edistys tietokantaan
• Vaiheen jälkeen: Laadi ehdotus + aikatauluta kokous

---

Parhaat käytännöt

1. Pidä yksittäiset lomakkeet lyhyinä

Pilko monimutkaiset prosessit 5-10 kysymyksen lomakkeiksi sen sijaan, että käyttäisit yhtä suurta lomaketta. Käyttäjät kokevat edistystä ja ovat vähemmän todennäköisesti luopumassa.

2. Käytä delegointia viisaasti

Lomakkeille, jotka vaativat useiden henkilöiden panosta:

• Delegoi tekniset lomakkeet IT-tiimille
• Jaa hyväksyntälomakkeet esimiesten kanssa
• Pidä henkilökohtaiset lomakkeet suorina

3. Konfiguroi SmartFlow harkiten

• Käytä jokaisen lomakkeen jälkeen:

  • Reaaliaikaista tietosynkronointia
  • Edistysilmoituksia
  • Välivaiheiden validoimista

• Käytä vaiheen jälkeen:

  • Loppuraportteja
  • Hyväksyntätyönkulkuja
  • Valmistumisilmoituksia

4. Testaa AI-kokemus

Jos otat käyttöön AI-työkaluna:

• Testaa koko keskustelun kulku
• Varmista, että AI:n selitykset ovat hyödyllisiä
• Vahvista, että kaikki lomakkeet täyttyvät oikein

---

Liittyvä dokumentaatio

• SmartForm Esittely
• SmartForm Luonti
• SmartForm Vaihe-aktivointi
• SmartForm Työnkulku-aktivointi