SmartForm Sequences

O que são Sequências?

As Sequências do SmartForm permitem que você crie uma série de formulários que os usuários preenchem em uma ordem definida. Em vez de um único formulário, você pode guiar os usuários por um processo de múltiplas etapas, onde cada formulário coleta informações específicas.

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Por que usar Sequências?

Caso de Uso	Benefício
Integração complexa	Divida processos longos em etapas digestíveis
Avaliações em múltiplas etapas	Colete informações progressivamente
Fluxos de trabalho de conformidade	Garanta que todos os documentos necessários sejam concluídos
Colaboração em equipe	Delegue formulários a diferentes pessoas

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Principais Recursos

📋 Defina Sua Série de Formulários

Crie uma sequência selecionando quais formulários incluir e sua ordem:

1. Adicione formulários à sua sequência a partir de SmartForms existentes
2. Defina a ordem - os usuários progridem pelos formulários sequencialmente
3. Configure regras de conclusão - todos os formulários obrigatórios ou específicos

🔄 Opções de Conclusão Flexíveis

Os formulários em uma sequência podem ser concluídos de diferentes maneiras:

Opção	Descrição
Direto	O usuário preenche o formulário por conta própria
Compartilhado	Compartilhe um link incorporado com qualquer pessoa para completar
Delegado	Atribua o formulário a uma pessoa específica com um link incorporado exclusivo

🔗 Links Incorporados

Cada formulário ou sequência gera um link incorporado que pode ser compartilhado:

• Compartilhe o link via e-mail, chat ou qualquer plataforma de mensagens
• Incorpore em sites usando um iframe
• Suporte de login — se o formulário requer autenticação, os usuários são solicitados a fazer login
• Rastreie a conclusão — saiba quem completou o que e quando

Quando você delega um formulário em uma sequência:

1. Um link incorporado é gerado para aquele formulário específico
2. Compartilhe o link com a pessoa designada
3. Ela pode fazer login (se necessário) e completar sua parte
4. O progresso é rastreado na sequência

⚡ Opções de Execução do SmartFlow

Controle quando sua automação é executada:

Opção	Quando É Executada
Após cada formulário	SmartFlow é executado imediatamente quando cada formulário é concluído
Após a sequência	SmartFlow é executado apenas quando todos os formulários na sequência estão concluídos
Ambos	Ative ambas as opções para máxima flexibilidade

Isso lhe dá controle detalhado:

• Após cada formulário: Envie confirmações imediatas, atualize registros em tempo real
• Após a sequência: Gere relatórios finais, acione fluxos de trabalho de aprovação, envie notificações resumidas

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🤖 Ativar como Ferramenta de IA

As sequências podem ser expostas ao seu chatbot de IA, permitindo que os usuários completem questionários inteiros de forma conversacional.

Como Funciona

1. Ative o botão "Ativar como Ferramenta de IA" na sua sequência
2. A sequência se torna disponível para a IA como uma ferramenta padrão
3. Os usuários podem iniciar a sequência diretamente no chatbot
4. A IA os guia através de cada formulário de forma conversacional

Benefícios

• Experiência natural: Os usuários completam formulários através da conversa, não clicando
• Consciente do contexto: A IA pode explicar perguntas e ajudar os usuários a entender o que é necessário
• Integração sem costura: Não há necessidade de alternar entre chat e formulários
• Amigável para dispositivos móveis: Funciona perfeitamente em qualquer dispositivo através do chat

Exemplo de Conversa

Usuário: Eu gostaria de me inscrever no programa de parceria

IA: Vou ajudá-lo com a aplicação para a parceria. 
    Deixe-me começar com algumas informações básicas.
    
    Qual é o nome da sua empresa?

Usuário: TechCorp Solutions

IA: Ótimo! E qual é a faixa de receita anual da sua empresa?
    - Abaixo de $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Acima de $50M

Usuário: $1M - $10M

IA: Perfeito. Agora preciso de mais alguns detalhes sobre o seu negócio...
    [Continua através da sequência]

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Criando uma Sequência

Passo 1: Criar a Sequência

1. Vá para SmartForms no seu painel
2. Clique em Criar Sequência
3. Dê um nome e uma descrição para sua sequência

Passo 2: Adicionar Formulários

1. Clique em Adicionar Formulário para incluir SmartForms existentes
2. Arraste para reordenar os formulários na sequência
3. Configure o tipo de conclusão de cada formulário (direto, compartilhado, delegado)

Passo 3: Configurar Execução do SmartFlow

Escolha quando os fluxos de trabalho devem ser executados:

• ☐ Executar SmartFlow após cada formulário
• ☐ Executar SmartFlow após a conclusão da sequência

Você pode ativar uma ou ambas as opções.

Passo 4: Ativar Ferramenta de IA (Opcional)

Ative Ativar como Ferramenta de IA para tornar a sequência disponível no seu chatbot.

Passo 5: Salvar e Testar

1. Salve sua sequência
2. Teste iniciando-a você mesmo ou através do chatbot
3. Verifique se os gatilhos do SmartFlow ocorrem nos momentos corretos

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Integração do SmartFlow

Gatilho: Sequência SmartForm

Use o gatilho Sequência SmartForm no SmartFlow para automatizar ações quando as sequências forem concluídas.

Variável	Descrição
sequence.id	Identificador único da sequência
sequence.name	Nome da sequência
sequence.forms	Array de todas as respostas dos formulários
sequence.completedBy	Usuário que completou a sequência
sequence.completedAt	Timestamp de conclusão

Exemplo de Fluxo de Trabalho

Gatilho de Sequência SmartForm (Após a sequência)
    ↓
Solicitação de IA
  → Analisar todas as respostas dos formulários
  → Gerar relatório resumido
    ↓
Gerar PDF
  → Criar certificado de conclusão
    ↓
Enviar Email
  → Enviar certificado ao usuário
    ↓
Chamada de API
  → Atualizar CRM com todos os dados coletados

Casos de Uso

📚 Integração de Funcionários

Sequência:

1. Formulário de Informações Pessoais
2. Formulário de Contatos de Emergência
3. Formulário de Documentos Fiscais
4. Formulário de Solicitação de Equipamentos de TI
5. Formulário de Reconhecimento de Políticas

Configuração do SmartFlow:

• Após cada formulário: Atualizar o sistema de RH em tempo real
• Após a sequência: Enviar e-mail de boas-vindas com todas as confirmações

🤝 Aplicação de Parceiro

Sequência:

1. Informações da Empresa
2. Detalhes do Modelo de Negócio
3. Requisitos Técnicos
4. Upload de Documentos Legais

Configuração do SmartFlow:

• Após a sequência: Criar oportunidade no Salesforce + notificar a equipe de parcerias

📋 Avaliação do Cliente

Sequência:

1. Análise da Situação Atual
2. Metas e Objetivos
3. Orçamento e Cronograma
4. Requisitos Técnicos

Configuração do SmartFlow:

• Após cada formulário: Salvar progresso no banco de dados
• Após a sequência: Gerar proposta + agendar reunião

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Melhores Práticas

1. Mantenha Formulários Individuais Curtos

Divida processos complexos em formulários de 5-10 perguntas em vez de um formulário massivo. Os usuários sentem progresso e são menos propensos a abandonar.

2. Use a Delegação com Sabedoria

Para formulários que requerem input de várias pessoas:

• Delegue formulários técnicos para a equipe de TI
• Compartilhe formulários de aprovação com gerentes
• Mantenha formulários pessoais diretos

3. Configure o SmartFlow de Forma Reflexiva

• Use após cada formulário para:

  • Sincronização de dados em tempo real
  • Notificações de progresso
  • Validações intermediárias

• Use após a sequência para:

  • Relatórios finais
  • Fluxos de trabalho de aprovação
  • Notificações de conclusão

4. Teste a Experiência de IA

Se habilitando como Ferramenta de IA:

• Teste todo o fluxo de conversa
• Assegure que as explicações da IA sejam úteis
• Verifique se todos os formulários são preenchidos corretamente

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Documentação Relacionada

• Introdução ao SmartForm
• Criação do SmartForm
• Gatilho de Sequência do SmartForm
• Gatilho de Fluxo de Trabalho do SmartForm