SmartForm Sekvenser

Hvad er Sekvenser?

SmartForm Sekvenser giver dig mulighed for at oprette en række af formularer, som brugerne udfylder i en defineret rækkefølge. I stedet for en enkelt formular kan du guide brugerne gennem en flertrinsproces, hvor hver formular indsamler specifik information.

---

Hvorfor Bruge Sekvenser?

Anvendelsestilfælde	Fordel
Kompleks onboarding	Opdel lange processer i overskuelige trin
Flertrinsvurderinger	Indsaml information progressivt
Overholdelse af arbejdsprocesser	Sikre, at alle nødvendige dokumenter er udfyldt
Team samarbejde	Deleger formularer til forskellige personer

---

Nøglefunktioner

📋 Definer Din Formularserie

Opret en sekvens ved at vælge, hvilke formularer der skal inkluderes, og deres rækkefølge:

1. Tilføj formularer til din sekvens fra eksisterende SmartForms
2. Indstil rækkefølgen - brugerne bevæger sig gennem formularer sekventielt
3. Konfigurer udfyldningsregler - alle formularer kræves eller specifikke

🔄 Fleksible Udfyldningsmuligheder

Formularer i en sekvens kan udfyldes på forskellige måder:

Mulighed	Beskrivelse
Direkte	Brugeren udfylder formularen selv
Delt	Del et indlejringslink med alle for at udfylde
Delegeret	Tildel formularen til en specifik person med et unikt indlejringslink

🔗 Indlejringslinks

Hver formular eller sekvens genererer et indlejringslink, der kan deles:

• Del linket via e-mail, chat eller enhver messaging-platform
• Indlejr i hjemmesider ved hjælp af et iframe
• Login support — hvis formularen kræver autentificering, bliver brugerne bedt om at logge ind
• Spor udfyldning — ved, hvem der har udfyldt hvad og hvornår

Når du delegerer en formular i en sekvens:

1. Et indlejringslink genereres for den specifikke formular
2. Del linket med den tildelte person
3. De kan logge ind (hvis nødvendigt) og udfylde deres del
4. Fremskridtene spores i sekvensen

⚡ SmartFlow Udførelsesmuligheder

Kontroller, hvornår din automatisering kører:

Mulighed	Hvornår den kører
Efter hver formular	SmartFlow udføres straks, når hver formular er udfyldt
Efter sekvensen	SmartFlow udføres kun, når alle formularer i sekvensen er færdige
Begge	Aktivér begge muligheder for maksimal fleksibilitet

Dette giver dig finjusteret kontrol:

• Efter hver formular: Send øjeblikkelige bekræftelser, opdater poster i realtid
• Efter sekvens: Generer endelige rapporter, udløs godkendelsesarbejdsprocesser, send opsummeringsnotifikationer

---

🤖 Aktiver som AI-værktøj

Sekvenser kan eksponeres til din AI-chatbot, hvilket gør det muligt for brugerne at gennemføre hele spørgeskemaer samtalevis.

Sådan fungerer det

1. Aktiver knappen "Aktiver som AI-værktøj" på din sekvens
2. Sekvensen bliver tilgængelig for AI som et standardværktøj
3. Brugere kan starte sekvensen direkte i chatbotten
4. AI guider dem gennem hver formular samtalevis

Fordele

• Naturlig oplevelse: Brugere udfylder formularer gennem samtale, ikke klik
• Kontextbevidst: AI kan forklare spørgsmål og hjælpe brugerne med at forstå, hvad der er nødvendigt
• Sømløs integration: Ingen grund til at skifte mellem chat og formularer
• Mobilvenlig: Fungerer perfekt på enhver enhed gennem chat

Eksempel på samtale

Bruger: Jeg vil gerne ansøge om partnerskabsprogrammet

AI: Jeg vil hjælpe dig med partnerskabsansøgningen. 
    Lad mig starte med nogle grundlæggende oplysninger.
    
    Hvad er navnet på din virksomhed?

Bruger: TechCorp Solutions

AI: Fantastisk! Og hvad er din årlige indtægtsramme?
    - Under $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Over $50M

Bruger: $1M - $10M

AI: Perfekt. Nu har jeg brug for et par flere oplysninger om din virksomhed...
    [Fortsætter gennem sekvensen]

---

Oprettelse af en sekvens

Trin 1: Opret sekvensen

1. Gå til SmartForms i dit dashboard
2. Klik på Opret sekvens
3. Giv din sekvens et navn og en beskrivelse

Trin 2: Tilføj formularer

1. Klik på Tilføj formular for at inkludere eksisterende SmartForms
2. Træk for at ændre rækkefølgen af formularer i sekvensen
3. Konfigurer hver formular's fuldførelsestype (direkte, delt, delegeret)

Trin 3: Konfigurer SmartFlow-udførelse

Vælg hvornår arbejdsprocesser skal køre:

• ☐ Udfør SmartFlow efter hver formular
• ☐ Udfør SmartFlow efter sekvensens fuldførelse

Du kan aktivere en eller begge muligheder.

Trin 4: Aktiver AI-værktøj (Valgfrit)

Skift Aktiver som AI-værktøj for at gøre sekvensen tilgængelig i din chatbot.

Trin 5: Gem og test

1. Gem din sekvens
2. Test ved at starte den selv eller gennem chatbotten
3. Bekræft at SmartFlow-udløsere aktiveres på de rigtige tidspunkter

---

SmartFlow-integration

Udløser: SmartForm-sekvens

Brug SmartForm-sekvens-udløseren i SmartFlow til at automatisere handlinger, når sekvenser er fuldført.

Variabel	Beskrivelse
sequence.id	Unik identifikator for sekvensen
sequence.name	Navn på sekvensen
sequence.forms	Array af alle formularbesvarelser
sequence.completedBy	Bruger der har fuldført sekvensen
sequence.completedAt	Tidsstempel for fuldførelse

Eksempel på arbejdsproces

SmartForm Sekvens Udløser (Efter sekvens)
    ↓
AI Anmodning
  → Analyser alle formularbesvarelser
  → Generer opsummeringsrapport
    ↓
Generer PDF
  → Opret fuldførelsescertifikat
    ↓
Send E-mail
  → Send certifikat til bruger
    ↓
API-opkald
  → Opdater CRM med alle indsamlede data

Anvendelsessager

📚 Medarbejder Onboarding

Sekvens:

1. Personlige Oplysninger Formular
2. Nødkontakt Formular
3. Skattedokumenter Formular
4. IT Udstyr Anmodningsformular
5. Politikkerkendelsesformular

SmartFlow Konfiguration:

• Efter hver formular: Opdater HR-systemet i realtid
• Efter sekvens: Send velkomst-e-mail med alle bekræftelser

🤝 Partneransøgning

Sekvens:

1. Virksomhedsoplysninger
2. Forretningsmodel Detaljer
3. Tekniske Krav
4. Upload af Juridiske Dokumenter

SmartFlow Konfiguration:

• Efter sekvens: Opret Salesforce mulighed + underret partnerskabsteamet

📋 Kunde Vurdering

Sekvens:

1. Analyse af Nuværende Situation
2. Mål og Målsettinger
3. Budget og Tidslinje
4. Tekniske Krav

SmartFlow Konfiguration:

• Efter hver formular: Gem fremskridt i databasen
• Efter sekvens: Generer forslag + planlæg møde

---

Bedste Praksis

1. Hold Individuelle Formularer Korte

Opdel komplekse processer i 5-10 spørgsmål formularer i stedet for én stor formular. Brugere føler fremskridt og er mindre tilbøjelige til at opgive.

2. Brug Delegation Klogt

For formularer der kræver input fra flere personer:

• Delegér tekniske formularer til IT-teamet
• Del godkendelsesformularer med ledere
• Hold personlige formularer direkte

3. Konfigurer SmartFlow Omhyggeligt

• Brug efter hver formular til:

  • Realtids datasynkronisering
  • Fremskridtsnotifikationer
  • Mellemliggende valideringer

• Brug efter sekvens til:

  • Endelige rapporter
  • Godkendelsesarbejdsgange
  • Fuldførelsesnotifikationer

4. Test AI Oplevelsen

Hvis aktiveret som AI Værktøj:

• Test hele samtaleflowet
• Sørg for at AI forklaringer er nyttige
• Bekræft at alle formularer er korrekt udfyldt

---

Relateret Dokumentation

• SmartForm Introduktion
• SmartForm Oprettelse
• SmartForm Sekvens Udløser
• SmartForm Workflow Udløser