SmartForm Secvențe

Ce sunt Secvențele?

Secvențele SmartForm vă permit să creați o serie de formulare pe care utilizatorii le completează într-o ordine definită. În loc de un singur formular, puteți ghida utilizatorii printr-un proces în mai mulți pași, unde fiecare formular colectează informații specifice.

---

De ce să folosiți Secvențe?

Caz de utilizare	Beneficiu
Integrare complexă	Împărțiți procesele lungi în pași ușor de gestionat
Evaluări în mai multe etape	Colectați informații progresiv
Fluxuri de lucru pentru conformitate	Asigurați-vă că toate documentele necesare sunt completate
Colaborare în echipă	Delegarea formularelor către diferite persoane

---

Caracteristici Cheie

📋 Definiți Seria de Formulare

Creați o secvență selectând formularele de inclus și ordinea acestora:

1. Adăugați formulare la secvența dvs. din formularele SmartForms existente
2. Stabiliți ordinea - utilizatorii progresează prin formulare în mod secvențial
3. Configurați regulile de completare - toate formularele necesare sau cele specifice

🔄 Opțiuni Flexibile de Completare

Formularele dintr-o secvență pot fi completate în diferite moduri:

Opțiune	Descriere
Direct	Utilizatorul completează formularul singur
Partajat	Partajați un link încorporat cu oricine pentru a completa
Delegat	Atribuiți formularul unei persoane specifice cu un link încorporat unic

🔗 Linkuri Încorporate

Fiecare formular sau secvență generează un link încorporat care poate fi partajat:

• Partajați linkul prin email, chat sau orice platformă de mesagerie
• Încadrați în site-uri web folosind un iframe
• Suport pentru autentificare — dacă formularul necesită autentificare, utilizatorii sunt solicitați să se conecteze
• Urmăriți completarea — știți cine a completat ce și când

Când delegați un formular într-o secvență:

1. Se generează un link încorporat pentru acel formular specific
2. Partajați linkul cu persoana desemnată
3. Aceasta se poate conecta (dacă este necesar) și își poate completa partea
4. Progresul este urmărit în secvență

⚡ Opțiuni de Execuție SmartFlow

Controlați când rulează automatizarea dvs.:

Opțiune	Când Rulează
După fiecare formular	SmartFlow se execută imediat ce fiecare formular este completat
După secvență	SmartFlow se execută doar când toate formularele din secvență sunt finalizate
Ambele	Activați ambele opțiuni pentru flexibilitate maximă

Aceasta vă oferă control detaliat:

• După fiecare formular: Trimiteți confirmări imediate, actualizați înregistrările în timp real
• După secvență: Generați rapoarte finale, declanșați fluxuri de aprobat, trimiteți notificări sumare

---

🤖 Activare ca Instrument AI

Secvențele pot fi expuse chatbot-ului dumneavoastră AI, permițând utilizatorilor să completeze întregi chestionare într-o manieră conversațională.

Cum Funcționează

1. Activați comutatorul "Activare ca Instrument AI" pe secvența dumneavoastră
2. Secvența devine disponibilă pentru AI ca un instrument implicit
3. Utilizatorii pot începe secvența direct în chatbot
4. AI îi ghidează prin fiecare formular într-o manieră conversațională

Beneficii

• Experiență naturală: Utilizatorii completează formularele prin conversație, nu prin clicuri
• Conștient de context: AI poate explica întrebările și ajuta utilizatorii să înțeleagă ce este necesar
• Integrare fără întreruperi: Nu este nevoie să comutați între chat și formulare
• Compatibil cu dispozitive mobile: Funcționează perfect pe orice dispozitiv prin chat

Exemplu de Conversație

User: Aș dori să aplic pentru programul de parteneriate

AI: Te voi ajuta cu aplicația pentru parteneriate. 
    Să începem cu câteva informații de bază.
    
    Care este numele companiei tale?

User: TechCorp Solutions

AI: Grozav! Și care este intervalul tău de venituri anuale?
    - Sub $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Peste $50M

User: $1M - $10M

AI: Perfect. Acum am nevoie de câteva detalii suplimentare despre afacerea ta...
    [Continuă prin secvență]

---

Crearea unei Secvențe

Pasul 1: Creați Secvența

1. Accesați SmartForms în tabloul de bord
2. Faceți clic pe Creează Secvență
3. Oferiți secvenței un nume și o descriere

Pasul 2: Adăugați Formulare

1. Faceți clic pe Adaugă Formular pentru a include SmartForms existente
2. Trageți pentru a reordona formularele în secvență
3. Configurați tipul de completare pentru fiecare formular (direct, partajat, delegat)

Pasul 3: Configurați Execuția SmartFlow

Alegeți când ar trebui să ruleze fluxurile de lucru:

• ☐ Executați SmartFlow după fiecare formular
• ☐ Executați SmartFlow după finalizarea secvenței

Puteți activa una sau ambele opțiuni.

Pasul 4: Activați Instrumentul AI (Opțional)

Comutați Activare ca Instrument AI pentru a face secvența disponibilă în chatbot-ul dumneavoastră.

Pasul 5: Salvați și Testați

1. Salvați secvența dumneavoastră
2. Testați-o începând-o personal sau prin chatbot
3. Verificați declanșările SmartFlow în momentele corecte

---

Integrarea SmartFlow

Declanșator: Secvență SmartForm

Utilizați declanșatorul Secvență SmartForm în SmartFlow pentru a automatiza acțiunile atunci când secvențele sunt completate.

Variabilă	Descriere
sequence.id	Identificator unic al secvenței
sequence.name	Numele secvenței
sequence.forms	Array cu toate răspunsurile la formulare
sequence.completedBy	Utilizatorul care a completat secvența
sequence.completedAt	Marcaj temporal al finalizării

Exemplu de Flux de Lucru

Declanșator Secvență SmartForm (După secvență)
    ↓
Cerere AI
  → Analizați toate răspunsurile la formulare
  → Generați raport sumar
    ↓
Generați PDF
  → Creați certificat de finalizare
    ↓
Trimiteți Email
  → Trimiteți certificat utilizatorului
    ↓
Apel API
  → Actualizați CRM cu toate datele colectate

Use Cases

📚 Employee Onboarding

Sequence:

1. Formular de Informații Personale
2. Formular de Contacte de Urgență
3. Formular de Documente Fiscale
4. Formular de Cerere pentru Echipamente IT
5. Formular de Recunoaștere a Politicii

SmartFlow Configuration:

• După fiecare formular: Actualizați sistemul HR în timp real
• După secvență: Trimiteți un email de bun venit cu toate confirmările

🤝 Partner Application

Sequence:

1. Informații despre Companie
2. Detalii despre Modelul de Afaceri
3. Cerințe Tehnice
4. Încărcare Documente Legale

SmartFlow Configuration:

• După secvență: Creați o oportunitate în Salesforce + notificați echipa de parteneriate

📋 Customer Assessment

Sequence:

1. Analiza Situației Curente
2. Obiective și Scopuri
3. Buget și Cronologie
4. Cerințe Tehnice

SmartFlow Configuration:

• După fiecare formular: Salvați progresul în baza de date
• După secvență: Generați o propunere + programați o întâlnire

---

Best Practices

1. Keep Individual Forms Short

Împărțiți procesele complexe în formulare de 5-10 întrebări în loc de un formular masiv. Utilizatorii simt progresul și sunt mai puțin predispuși să abandoneze.

2. Use Delegation Wisely

Pentru formulare care necesită input de la mai multe persoane:

• Delegați formularele tehnice echipei IT
• Împărtășiți formularele de aprobat cu managerii
• Păstrați formularele personale directe

3. Configure SmartFlow Thoughtfully

• Utilizați după fiecare formular pentru:

  • Sincronizarea datelor în timp real
  • Notificări de progres
  • Validări intermediare

• Utilizați după secvență pentru:

  • Rapoarte finale
  • Fluxuri de lucru pentru aprobat
  • Notificări de finalizare

4. Test the AI Experience

Dacă activați ca Instrument AI:

• Testați fluxul complet al conversației
• Asigurați-vă că explicațiile AI sunt utile
• Verificați că toate formularele se completează corect

---

Related Documentation

• SmartForm Introduction
• SmartForm Creation
• SmartForm Sequence Trigger
• SmartForm Workflow Trigger