SmartForm Sekvenser
Vad är Sekvenser?
SmartForm Sekvenser gör det möjligt för dig att skapa en serie av formulär som användare fyller i en definierad ordning. Istället för ett enda formulär kan du vägleda användare genom en flertrinsprocess där varje formulär samlar in specifik information.
Varför Använda Sekvenser?
| Användningsfall | Fördel |
|---|---|
| Komplex onboarding | Dela upp långa processer i hanterbara steg |
| Flerstegsbedömningar | Samla information successivt |
| Efterlevnadsarbetsflöden | Säkerställ att alla nödvändiga dokument är ifyllda |
| Team-samarbete | Delegera formulär till olika personer |
Nyckelfunktioner
📋 Definiera Din Formserie
Skapa en sekvens genom att välja vilka formulär som ska ingå och deras ordning:
- Lägg till formulär till din sekvens från befintliga SmartForms
- Ställ in ordningen - användare går igenom formulär sekventiellt
- Konfigurera fullföljningsregler - alla formulär krävs eller specifika
🔄 Flexibla Fullföljningsalternativ
Formulär i en sekvens kan fyllas i på olika sätt:
| Alternativ | Beskrivning |
|---|---|
| Direkt | Användaren fyller i formuläret själv |
| Delat | Dela en inbäddningslänk med vem som helst för att fylla i |
| Delegerat | Tilldela formuläret till en specifik person med en unik inbäddningslänk |
🔗 Inbäddningslänkar
Varje formulär eller sekvens genererar en inbäddningslänk som kan delas:
- Dela länken via e-post, chatt eller vilken meddelandeplattform som helst
- Bädda in på webbplatser med hjälp av en iframe
- Inloggningsstöd — om formuläret kräver autentisering, uppmanas användare att logga in
- Spåra fullföljning — vet vem som har fyllt i vad och när
När du delegerar ett formulär i en sekvens:
- En inbäddningslänk genereras för det specifika formuläret
- Dela länken med den tilldelade personen
- De kan logga in (om det krävs) och slutföra sin del
- Framsteg spåras i sekvensen
⚡ SmartFlow Exekveringsalternativ
Kontrollera när din automation körs:
| Alternativ | När det körs |
|---|---|
| Efter varje formulär | SmartFlow exekveras omedelbart när varje formulär är ifyllt |
| Efter sekvensen | SmartFlow exekveras endast när alla formulär i sekvensen är klara |
| Båda | Aktivera båda alternativen för maximal flexibilitet |
Detta ger dig finjusterad kontroll:
- Efter varje formulär: Skicka omedelbara bekräftelser, uppdatera register i realtid
- Efter sekvens: Generera slutrapporter, utlösa godkännandearbetsflöden, skicka sammanfattningsnotifikationer
🤖 Aktivera som AI-verktyg
Sekvenser kan exponeras för din AI-chattbot, vilket gör att användare kan slutföra hela frågeformulär konversativt.
Så här fungerar det
- Aktivera växeln "Aktivera som AI-verktyg" på din sekvens
- Sekvensen blir tillgänglig för AI som ett standardverktyg
- Användare kan starta sekvensen direkt i chattboten
- AI guidar dem genom varje formulär konversativt
Fördelar
- Naturlig upplevelse: Användare fyller i formulär genom konversation, inte genom klickande
- Kontextmedveten: AI kan förklara frågor och hjälpa användare att förstå vad som behövs
- Sömlös integration: Ingen anledning att växla mellan chatt och formulär
- Mobilvänlig: Fungerar perfekt på alla enheter genom chatt
Exempelkonversation
User: Jag skulle vilja ansöka om partnerskapsprogrammet
AI: Jag hjälper dig med partnerskapsansökan.
Låt mig börja med lite grundläggande information.
Vad heter ditt företag?
User: TechCorp Solutions
AI: Utmärkt! Och vad är din årliga intäktsintervall?
- Under 1 miljon USD
- 1 miljon - 10 miljoner USD
- 10 miljoner - 50 miljoner USD
- Över 50 miljoner USD
User: 1 miljon - 10 miljoner USD
AI: Perfekt. Nu behöver jag några fler detaljer om ditt företag...
[Fortsätter genom sekvensen]
Skapa en sekvens
Steg 1: Skapa sekvensen
- Gå till SmartForms i din instrumentpanel
- Klicka på Skapa sekvens
- Ge din sekvens ett namn och en beskrivning
Steg 2: Lägg till formulär
- Klicka på Lägg till formulär för att inkludera befintliga SmartForms
- Dra för att omordna formulär i sekvensen
- Konfigurera varje formulärs slutförandetyp (direkt, delad, delegerad)
Steg 3: Konfigurera SmartFlow-exekvering
Välj när arbetsflöden ska köras:
- ☐ Kör SmartFlow efter varje formulär
- ☐ Kör SmartFlow efter sekvensens slutförande
Du kan aktivera ett eller båda alternativen.
Steg 4: Aktivera AI-verktyg (Valfritt)
Växla Aktivera som AI-verktyg för att göra sekvensen tillgänglig i din chattbot.
Steg 5: Spara och testa
- Spara din sekvens
- Testa genom att starta den själv eller via chattboten
- Verifiera att SmartFlow utlöses vid rätt tillfällen
SmartFlow-integration
Utlösare: SmartForm-sekvens
Använd SmartForm-sekvens-utlösaren i SmartFlow för att automatisera åtgärder när sekvenser slutförs.
| Variabel | Beskrivning |
|---|---|
sequence.id | Unik identifierare för sekvensen |
sequence.name | Namn på sekvensen |
sequence.forms | Array av alla formulärsvar |
sequence.completedBy | Användare som slutförde sekvensen |
sequence.completedAt | Tidsstämpel för slutförande |
Exempelarbetsflöde
SmartForm-sekvensutlösare (Efter sekvens)
↓
AI-begäran
→ Analysera alla formulärsvar
→ Generera sammanfattningsrapport
↓
Generera PDF
→ Skapa slutförandecertifikat
↓
Skicka e-post
→ Skicka certifikat till användaren
↓
API-anrop
→ Uppdatera CRM med all insamlad data
Användningsfall
📚 Anställning av Medarbetare
Sekvens:
- Personlig Informationsformulär
- Nödkontaktformulär
- Skattedokumentformulär
- IT-Utrustningsbegäran
- Bekräftelse av Policydokument
SmartFlow Konfiguration:
- Efter varje formulär: Uppdatera HR-systemet i realtid
- Efter sekvens: Skicka välkomstmejl med alla bekräftelser
🤝 Partneransökan
Sekvens:
- Företagsinformation
- Affärsmodell Detaljer
- Tekniska Krav
- Uppladdning av Juridiska Dokument
SmartFlow Konfiguration:
- Efter sekvens: Skapa Salesforce-möjlighet + meddela partnerskapsteamet
📋 Kundbedömning
Sekvens:
- Analys av Nuvarande Situation
- Mål och Syften
- Budget och Tidslinje
- Tekniska Krav
SmartFlow Konfiguration:
- Efter varje formulär: Spara framsteg i databasen
- Efter sekvens: Generera förslag + schemalägg möte
Bästa Praxis
1. Håll Individuella Formulär Korta
Dela upp komplexa processer i 5-10 frågeformulär istället för ett stort formulär. Användare känner framsteg och är mindre benägna att överge.
2. Använd Delegation Klokt
För formulär som kräver input från flera personer:
- Delegera tekniska formulär till IT-teamet
- Dela godkännandeformulär med chefer
- Håll personliga formulär direkta
3. Konfigurera SmartFlow Eftertänksamt
-
Använd efter varje formulär för:
- Realtidsdatasyntonisering
- Framstegsmeddelanden
- Intermediära valideringar
-
Använd efter sekvens för:
- Slutrapporter
- Godkännandearbetsflöden
- Slutförandemeddelanden
4. Testa AI-upplevelsen
Om aktivera som AI-verktyg:
- Testa hela konversationsflödet
- Säkerställ att AI-förklaringar är hjälpsamma
- Verifiera att alla formulär slutförs korrekt