SmartForm Zaporedja
Kaj so Zaporedja?
SmartForm Zaporedja omogočajo ustvarjanje niza obrazcev, ki jih uporabniki izpolnijo v določenem vrstnem redu. Namesto enega samega obrazca lahko uporabnike vodite skozi večstopenjski postopek, kjer vsak obrazec zbira specifične informacije.
Zakaj uporabljati Zaporedja?
| Uporabniški primer | Korist |
|---|---|
| Zapleteno uvajanje | Razdelite dolge procese na obvladljive korake |
| Večstopenjske ocene | Zbirajte informacije postopoma |
| Delovni tokovi skladnosti | Zagotovite, da so vsi zahtevani dokumenti izpolnjeni |
| Sodelovanje v timu | Dodelite obrazce različnim osebam |
Ključne Značilnosti
📋 Določite Svoj Niz Obrazcev
Ustvarite zaporedje tako, da izberete, kateri obrazci naj bodo vključeni in v kakšnem vrstnem redu:
- Dodajte obrazce v svoje zaporedje iz obstoječih SmartForms
- Nastavite vrstni red - uporabniki napredujejo skozi obrazce zaporedno
- Konfigurirajte pravila dokončanja - vsi obrazci so obvezni ali specifični
🔄 Fleksibilne Možnosti Dokončanja
Obrazci v zaporedju se lahko izpolnijo na različne načine:
| Možnost | Opis |
|---|---|
| Neposredno | Uporabnik sam izpolni obrazec |
| Deljeno | Delite povezavo za vdelavo z vsakomur, da jo izpolni |
| Dodeljeno | Dodelite obrazec določeni osebi z edinstveno povezavo za vdelavo |
🔗 Povezave za Vdelavo
Vsak obrazec ali zaporedje generira povezavo za vdelavo, ki jo je mogoče deliti:
- Delite povezavo preko e-pošte, klepeta ali katere koli platforme za sporočanje
- Vdelajte na spletnih straneh z uporabo iframe
- Podpora za prijavo — če obrazec zahteva avtentikacijo, se uporabnikom prikaže poziv za prijavo
- Spremljanje dokončanja — vedite, kdo je kaj in kdaj izpolnil
Ko dodelite obrazec v zaporedju:
- Generira se povezava za vdelavo za ta specifični obrazec
- Delite povezavo z dodeljeno osebo
- Ta se lahko prijavi (če je potrebno) in izpolni svoj del
- Napredek se spremlja v zaporedju
⚡ Možnosti Izvrševanja SmartFlow
Nadzorujte, kdaj se vaša avtomatizacija izvaja:
| Možnost | Kdaj se izvaja |
|---|---|
| Po vsakem obrazcu | SmartFlow se izvede takoj, ko je vsak obrazec dokončan |
| Po zaporedju | SmartFlow se izvede le, ko so vsi obrazci v zaporedju končani |
| Oboje | Omogočite obe možnosti za največjo fleksibilnost |
To vam daje natančen nadzor:
- Po vsakem obrazcu: Pošljite takojšnje potrditve, posodobite evidence v realnem času
- Po zaporedju: Generirajte končne poročile, sprožite delovne tokove odobritve, pošljite povzetke obvestil
🤖 Omogoči kot AI Orodje
Zaporedja lahko izpostavite svojemu AI klepetalniku, kar omogoča uporabnikom, da celotne vprašalnike izpolnijo v pogovoru.
Kako deluje
- Omogočite preklopnik "Omogoči kot AI Orodje" na vašem zaporedju
- Zaporedje postane na voljo AI kot privzeto orodje
- Uporabniki lahko začnejo zaporedje neposredno v klepetalniku
- AI jih vodi skozi vsak obrazec v pogovoru
Prednosti
- Naravna izkušnja: Uporabniki izpolnjujejo obrazce skozi pogovor, ne s klikom
- Zavedanje konteksta: AI lahko razloži vprašanja in pomaga uporabnikom razumeti, kaj je potrebno
- Brezhibna integracija: Ni potrebe po preklapljanju med klepetom in obrazci
- Prijazno za mobilne naprave: Deluje popolnoma na katerikoli napravi preko klepeta
Primer pogovora
User: Rad bi se prijavil za program partnerstva
AI: Pomagal vam bom pri prijavi za partnerstvo.
Začnimo z nekaj osnovnimi informacijami.
Kakšno je ime vaše podjetja?
User: TechCorp Solutions
AI: Odlično! Kakšno je vaše letno prihodkovno območje?
- Manj kot 1M $
- 1M $ - 10M $
- 10M $ - 50M $
- Več kot 50M $
User: 1M $ - 10M $
AI: Popolno. Zdaj potrebujem še nekaj podrobnosti o vašem podjetju...
[Nadaljuje skozi zaporedje]
Ustvarjanje zaporedja
Korak 1: Ustvarite zaporedje
- Pojdite na SmartForms v vašem nadzorni plošči
- Kliknite Ustvari zaporedje
- Dajte svojemu zaporedju ime in opis
Korak 2: Dodajte obrazce
- Kliknite Dodaj obrazec za vključitev obstoječih SmartForms
- Povlecite, da spremenite vrstni red obrazcev v zaporedju
- Konfigurirajte vrsto dokončanja vsakega obrazca (direktno, skupno, delegirano)
Korak 3: Konfigurirajte izvajanje SmartFlow
Izberite, kdaj naj se delovni tokovi izvajajo:
- ☐ Izvedi SmartFlow po vsakem obrazcu
- ☐ Izvedi SmartFlow po zaključku zaporedja
Lahko omogočite eno ali obe možnosti.
Korak 4: Omogočite AI Orodje (neobvezno)
Preklopite Omogoči kot AI Orodje, da bo zaporedje na voljo v vašem klepetalniku.
Korak 5: Shrani in preizkusi
- Shranite svoje zaporedje
- Preizkusite tako, da ga začnete sami ali preko klepetalnika
- Preverite, ali se SmartFlow sproži ob pravih trenutkih
Integracija SmartFlow
Sprožilec: SmartForm Zaporedje
Uporabite sprožilec SmartForm Zaporedje v SmartFlow za avtomatizacijo dejanj, ko so zaporedja zaključena.
| Spremenljivka | Opis |
|---|---|
sequence.id | Edinstvena identifikacijska številka zaporedja |
sequence.name | Ime zaporedja |
sequence.forms | Množica vseh odgovorov na obrazce |
sequence.completedBy | Uporabnik, ki je zaključil zaporedje |
sequence.completedAt | Časovni žig zaključka |
Primer delovnega toka
SmartForm Zaporedje Sprožilec (Po zaporedju)
↓
AI Zahteva
→ Analiziraj vse odgovore na obrazce
→ Ustvari povzetek poročila
↓
Ustvari PDF
→ Ustvari potrdilo o dokončanju
↓
Pošlji e-pošto
→ Pošlji potrdilo uporabniku
↓
API Klic
→ Posodobi CRM z vsemi zbranimi podatki
Use Cases
📚 Zaposlovanje zaposlenih
Zaporedje:
- Obrazec za osebne podatke
- Obrazec za nujne stike
- Obrazec za davčne dokumente
- Obrazec za zahtevo za IT opremo
- Obrazec za potrditev politike
Konfiguracija SmartFlow:
- Po vsakem obrazcu: Posodobite HR sistem v realnem času
- Po zaporedju: Pošljite dobrodošlico e-pošto z vsemi potrdili
🤝 Prijava partnerja
Zaporedje:
- Informacije o podjetju
- Podrobnosti o poslovnem modelu
- Tehnične zahteve
- Naložitev pravnih dokumentov
Konfiguracija SmartFlow:
- Po zaporedju: Ustvarite priložnost v Salesforce + obvestite ekipo za partnerstva
📋 Ocena strank
Zaporedje:
- Analiza trenutne situacije
- Cilji in nameni
- Proračun in časovnica
- Tehnične zahteve
Konfiguracija SmartFlow:
- Po vsakem obrazcu: Shranite napredek v bazo podatkov
- Po zaporedju: Ustvarite predlog + načrtujte sestanek
Najboljše prakse
1. Ohranite posamezne obrazce kratke
Zložite kompleksne procese v obrazce z 5-10 vprašanji namesto enega obsežnega obrazca. Uporabniki čutijo napredek in so manj verjetno, da bodo odnehali.
2. Pametno uporabljajte delegiranje
Za obrazce, ki zahtevajo prispevek več ljudi:
- Delegirajte tehnične obrazce IT ekipi
- Delite obrazce za odobritev z managerji
- Ohranite osebne obrazce direktne
3. Premislite o konfiguraciji SmartFlow
-
Uporabite po vsakem obrazcu za:
- Sinhronizacijo podatkov v realnem času
- Obvestila o napredku
- Vmesne validacije
-
Uporabite po zaporedju za:
- Končne poročila
- Delovne tokove odobritve
- Obvestila o zaključku
4. Preizkusite izkušnjo AI
Če omogočate kot AI orodje:
- Preizkusite celoten potek pogovora
- Prepričajte se, da so razlage AI koristne
- Preverite, ali so vsi obrazci pravilno izpolnjeni