SmartForm Sıraları
Sıralar Nedir?
SmartForm Sıraları, kullanıcıların belirli bir sırayla tamamladığı form serileri oluşturmanıza olanak tanır. Tek bir form yerine, her formun belirli bilgileri topladığı çok adımlı bir süreçte kullanıcıları yönlendirebilirsiniz.
Neden Sıralar Kullanmalısınız?
| Kullanım Durumu | Faydası |
|---|---|
| Karmaşık işe alım | Uzun süreçleri sindirilebilir adımlara ayırın |
| Çok aşamalı değerlendirmeler | Bilgileri kademeli olarak toplayın |
| Uyum iş akışları | Tüm gerekli belgelerin tamamlandığından emin olun |
| Ekip işbirliği | Formları farklı kişilere devredin |
Ana Özellikler
📋 Form Serinizi Tanımlayın
Hangi formları dahil edeceğinizi ve sıralarını seçerek bir sıra oluşturun:
- Formları ekleyin - mevcut SmartForm'lardan sıranıza ekleyin
- Sıralamayı ayarlayın - kullanıcılar formlar arasında sıralı olarak ilerler
- Tamamlanma kurallarını yapılandırın - tüm formlar gerekli veya belirli olanlar
🔄 Esnek Tamamlanma Seçenekleri
Bir sıradaki formlar farklı şekillerde tamamlanabilir:
| Seçenek | Açıklama |
|---|---|
| Doğrudan | Kullanıcı formu kendisi doldurur |
| Paylaşılan | Tamamlanması için bir gömme bağlantısını herkesle paylaşın |
| Devredilmiş | Formu belirli bir kişiye atayın ve ona özel bir gömme bağlantısı verin |
🔗 Gömme Bağlantıları
Her form veya sıra, paylaşılabilecek bir gömme bağlantısı oluşturur:
- Bağlantıyı paylaşın - e-posta, sohbet veya herhangi bir mesajlaşma platformu aracılığıyla
- Web sitelerine gömün - bir iframe kullanarak
- Giriş desteği — form kimlik doğrulaması gerektiriyorsa, kullanıcılar giriş yapmaları için yönlendirilir
- Tamamlanmayı takip edin — kimin neyi ve ne zaman tamamladığını bilin
Bir sıradaki formu devrettiğinizde:
- O spesifik form için bir gömme bağlantısı oluşturulur
- Bağlantıyı atanan kişiyle paylaşın
- Gerekirse giriş yapabilir ve kendi kısmını tamamlayabilir
- İlerleme sırada takip edilir
⚡ SmartFlow İcra Seçenekleri
Otomasyonunuzun ne zaman çalışacağını kontrol edin:
| Seçenek | Ne Zaman Çalışır |
|---|---|
| Her formdan sonra | Her form tamamlandığında SmartFlow hemen çalışır |
| Sıradan sonra | Sıradaki tüm formlar tamamlandığında SmartFlow çalışır |
| Her ikisi | Maksimum esneklik için her iki seçeneği de etkinleştirin |
Bu, ince ayar yapmanıza olanak tanır:
- Her formdan sonra: Anında onaylar gönderin, kayıtları gerçek zamanlı güncelleyin
- Sıradan sonra: Nihai raporlar oluşturun, onay iş akışlarını tetikleyin, özet bildirimleri gönderin
🤖 AI Aracı Olarak Etkinleştir
Sıralamalar, kullanıcıların tüm anketleri sohbet yoluyla tamamlamasına olanak tanıyarak AI sohbet botunuza sunulabilir.
Nasıl Çalışır
- Açma kapama düğmesini etkinleştir "AI Aracı Olarak Etkinleştir" sıralamanızda
- Sıralama, AI için varsayılan araç olarak kullanılabilir hale gelir
- Kullanıcılar sohbet botunda sıralamayı doğrudan başlatabilir
- AI, her formda kullanıcıları sohbet yoluyla yönlendirir
Faydalar
- Doğal deneyim: Kullanıcılar formları sohbet yoluyla, tıklamak yerine tamamlar
- Bağlam farkındalığı: AI, soruları açıklayabilir ve kullanıcıların neye ihtiyaç duyduğunu anlamalarına yardımcı olabilir
- Sorunsuz entegrasyon: Sohbet ve formlar arasında geçiş yapmaya gerek yok
- Mobil uyumlu: Herhangi bir cihazda sohbet aracılığıyla mükemmel çalışır
Örnek Sohbet
Kullanıcı: Ortaklık programına başvurmak istiyorum
AI: Ortaklık başvurunuzda size yardımcı olacağım.
Öncelikle bazı temel bilgilerle başlayalım.
Şirket adınız nedir?
Kullanıcı: TechCorp Solutions
AI: Harika! Yıllık gelir aralığınız nedir?
- 1M $'ın altında
- 1M $ - 10M $
- 10M $ - 50M $
- 50M $'ın üzerinde
Kullanıcı: 1M $ - 10M $
AI: Mükemmel. Şimdi işinizle ilgili birkaç ayrıntıya daha ihtiyacım var...
[Sıralama boyunca devam eder]
Sıralama Oluşturma
Adım 1: Sıralamayı Oluşturun
- Gösterge tablonuzda SmartForms bölümüne gidin
- Sıralama Oluştur butonuna tıklayın
- Sıralamanıza bir isim ve açıklama verin
Adım 2: Formları Ekleyin
- Mevcut SmartForms'ı eklemek için Form Ekle butonuna tıklayın
- Sıralamadaki formları yeniden sıralamak için sürükleyin
- Her formun tamamlama türünü yapılandırın (doğrudan, paylaşılan, devredilen)
Adım 3: SmartFlow Çalıştırmasını Yapılandırın
İş akışlarının ne zaman çalışacağını seçin:
- ☐ Her formdan sonra SmartFlow'u çalıştır
- ☐ Sıralama tamamlandıktan sonra SmartFlow'u çalıştır
Bir veya her iki seçeneği etkinleştirebilirsiniz.
Adım 4: AI Aracını Etkinleştir (İsteğe Bağlı)
Sıralamanızı sohbet botunuzda kullanılabilir hale getirmek için AI Aracı Olarak Etkinleştir seçeneğini açın.
Adım 5: Kaydedin ve Test Edin
- Sıralamanızı kaydedin
- Kendiniz veya sohbet botu aracılığıyla başlatarak test edin
- SmartFlow tetikleyicilerinin doğru anlarda çalıştığını doğrulayın
SmartFlow Entegrasyonu
Tetikleyici: SmartForm Sıralaması
Sıralamalar tamamlandığında eylemleri otomatikleştirmek için SmartFlow'da SmartForm Sıralaması tetikleyicisini kullanın.
| Değişken | Açıklama |
|---|---|
sequence.id | Sıralamanın benzersiz tanımlayıcısı |
sequence.name | Sıralamanın adı |
sequence.forms | Tüm form yanıtlarının dizisi |
sequence.completedBy | Sıralamayı tamamlayan kullanıcı |
sequence.completedAt | Tamamlanma zaman damgası |
Örnek İş Akışı
SmartForm Sıralaması Tetikleyici (Sıralama sonrası)
↓
AI Talebi
→ Tüm form yanıtlarını analiz et
→ Özet rapor oluştur
↓
PDF Oluştur
→ Tamamlama sertifikası oluştur
↓
E-posta Gönder
→ Sertifikayı kullanıcıya gönder
↓
API Çağrısı
→ Toplanan tüm verilerle CRM'i güncelle
Kullanım Senaryoları
📚 Çalışan Oryantasyonu
Sıralama:
- Kişisel Bilgiler Formu
- Acil İletişim Kişileri Formu
- Vergi Belgeleri Formu
- IT Ekipman Talep Formu
- Politika Onay Formu
SmartFlow Yapılandırması:
- Her formdan sonra: İK sistemini gerçek zamanlı güncelle
- Sıralamadan sonra: Tüm onaylarla birlikte hoş geldin e-postası gönder
🤝 Ortak Başvurusu
Sıralama:
- Şirket Bilgileri
- İş Modeli Detayları
- Teknik Gereksinimler
- Hukuki Belgelerin Yüklenmesi
SmartFlow Yapılandırması:
- Sıralamadan sonra: Salesforce fırsatı oluştur + ortaklık ekibini bilgilendir
📋 Müşteri Değerlendirmesi
Sıralama:
- Mevcut Durum Analizi
- Hedefler ve Amaçlar
- Bütçe ve Zaman Çizelgesi
- Teknik Gereksinimler
SmartFlow Yapılandırması:
- Her formdan sonra: İlerlemeyi veritabanına kaydet
- Sıralamadan sonra: Teklif oluştur + toplantı planla
En İyi Uygulamalar
1. Bireysel Formları Kısa Tutun
Karmaşık süreçleri 5-10 soruluk formlara bölün, tek bir büyük form yerine. Kullanıcılar ilerleme hisseder ve terk etme olasılıkları azalır.
2. Yetkilendirmeyi Akıllıca Kullanın
Birden fazla kişiden girdi gerektiren formlar için:
- Teknik formları IT ekibine devredin
- Onay formlarını yöneticilerle paylaşın
- Kişisel formları doğrudan tutun
3. SmartFlow'u Düşünerek Yapılandırın
-
Her formdan sonra kullanın:
- Gerçek zamanlı veri senkronizasyonu
- İlerleme bildirimleri
- Ara doğrulamalar
-
Sıralamadan sonra kullanın:
- Nihai raporlar
- Onay iş akışları
- Tamamlanma bildirimleri
4. AI Deneyimini Test Edin
AI Aracı olarak etkinleştiriyorsanız:
- Tam konuşma akışını test edin
- AI açıklamalarının yardımcı olduğundan emin olun
- Tüm formların doğru bir şekilde tamamlandığını doğrulayın