SmartForm Последователности

Какво са Последователности?

SmartForm Последователностите ви позволяват да създадете серия от формуляри, които потребителите попълват в определен ред. Вместо един единствен формуляр, можете да насочите потребителите през многостепенен процес, при който всеки формуляр събира специфична информация.

---

Защо да използвате Последователности?

Случай на употреба	Полза
Сложно въвеждане	Разделете дълги процеси на усвоими стъпки
Многостепенни оценки	Събирайте информация постепенно
Работни потоци за съответствие	Уверете се, че всички необходими документи са попълнени
Сътрудничество в екипа	Делегирайте формуляри на различни хора

---

Ключови функции

📋 Определете Вашата Серия от Формуляри

Създайте последователност, като изберете кои формуляри да включите и в какъв ред:

1. Добавете формуляри към вашата последователност от съществуващите SmartForms
2. Настройте реда - потребителите напредват през формулярите последователно
3. Конфигурирайте правила за завършване - всички формуляри са задължителни или конкретни

🔄 Гъвкави Опции за Завършване

Формулярите в последователността могат да бъдат попълнени по различни начини:

Опция	Описание
Директно	Потребителят попълва формуляра самостоятелно
Споделено	Споделете вградения линк с всеки, за да го попълни
Делегирано	Присвоете формуляра на конкретно лице с уникален вграден линк

🔗 Вградени Линкове

Всеки формуляр или последователност генерира вграден линк, който може да бъде споделен:

• Споделете линка чрез имейл, чат или всяка платформа за съобщения
• Вградете в уебсайтове с помощта на iframe
• Подкрепа за вход — ако формулярът изисква удостоверяване, потребителите ще бъдат подканени да влязат
• Проследяване на завършването — знайте кой е попълнил какво и кога

Когато делегирате формуляр в последователността:

1. Генерира се вграден линк за конкретния формуляр
2. Споделете линка с назначеното лице
3. Те могат да влязат (ако е необходимо) и да завършат своята част
4. Напредъкът се проследява в последователността

⚡ Опции за Изпълнение на SmartFlow

Контролирайте кога вашата автоматизация се изпълнява:

Опция	Кога се изпълнява
След всеки формуляр	SmartFlow се изпълнява незабавно, когато всеки формуляр е завършен
След последователността	SmartFlow се изпълнява само когато всички формуляри в последователността са завършени
И двете	Активирайте и двете опции за максимална гъвкавост

Това ви дава прецизен контрол:

• След всеки формуляр: Изпращайте незабавни потвърждения, актуализирайте записи в реално време
• След последователността: Генерирайте окончателни отчети, задействайте работни потоци за одобрение, изпращайте обобщаващи известия

---

🤖 Активиране като AI инструмент

Последователностите могат да бъдат предоставени на вашия AI чатбот, позволявайки на потребителите да попълват цели въпросници в разговорен формат.

Как работи

1. Активирайте превключвателя "Активиране като AI инструмент" на вашата последователност
2. Последователността става достъпна за AI като по подразбиране инструмент
3. Потребителите могат да започнат последователността директно в чатбота
4. AI ги води през всяка форма в разговорен стил

Ползи

• Естествено изживяване: Потребителите попълват формуляри чрез разговор, а не чрез кликване
• Контекстно осведомяване: AI може да обяснява въпросите и да помага на потребителите да разберат какво е необходимо
• Безпроблемна интеграция: Няма нужда да се превключва между чат и формуляри
• Мобилна съвместимост: Работи перфектно на всяко устройство чрез чат

Примерен разговор

Потребител: Искам да кандидатствам за програмата за партньорство

AI: Ще ви помогна с кандидатурата за партньорство. 
    Нека започнем с някои основни данни.
    
    Какво е името на вашата компания?

Потребител: TechCorp Solutions

AI: Чудесно! А какъв е диапазонът на годишните ви приходи?
    - Под $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Над $50M

Потребител: $1M - $10M

AI: Перфектно. Сега ми трябват още няколко детайла за вашия бизнес...
    [Продължава през последователността]

---

Създаване на последователност

Стъпка 1: Създайте последователността

1. Отидете на SmartForms в таблото си
2. Кликнете Създаване на последователност
3. Дайте име и описание на вашата последователност

Стъпка 2: Добавете формуляри

1. Кликнете Добавяне на формуляр, за да включите съществуващи SmartForms
2. Плъзнете, за да пренаредите формулярите в последователността
3. Конфигурирайте типа на завършване на всеки формуляр (директен, споделен, делегиран)

Стъпка 3: Конфигурирайте изпълнението на SmartFlow

Изберете кога да се изпълняват работните потоци:

• ☐ Изпълнявайте SmartFlow след всеки формуляр
• ☐ Изпълнявайте SmartFlow след завършване на последователността

Можете да активирате една или и двете опции.

Стъпка 4: Активирайте AI инструмента (по избор)

Превключете Активиране като AI инструмент, за да направите последователността достъпна в чатбота ви.

Стъпка 5: Запазете и тествайте

1. Запазете вашата последователност
2. Тествайте, като я стартирате сами или чрез чатбота
3. Проверете тригерите на SmartFlow в правилните моменти

---

Интеграция на SmartFlow

Тригер: Последователност на SmartForm

Използвайте тригера Последователност на SmartForm в SmartFlow, за да автоматизирате действия, когато последователностите са завършени.

Променлива	Описание
sequence.id	Уникален идентификатор на последователността
sequence.name	Име на последователността
sequence.forms	Масив от всички отговори на формуляри
sequence.completedBy	Потребител, който е завършил последователността
sequence.completedAt	Времеви печат на завършването

Примерен работен поток

Тригер на последователност на SmartForm (След последователността)
    ↓
AI Запитване
  → Анализирайте всички отговори на формуляри
  → Генерирайте обобщаващ доклад
    ↓
Генерирайте PDF
  → Създайте сертификат за завършване
    ↓
Изпратете имейл
  → Изпратете сертификата на потребителя
    ↓
API повикване
  → Актуализирайте CRM с всички събрани данни

Use Cases

📚 Employee Onboarding

Sequence:

1. Лична информация
2. Формуляр за спешни контакти
3. Формуляр за данъчни документи
4. Формуляр за искане на ИТ оборудване
5. Формуляр за потвърждение на политики

SmartFlow Configuration:

• След всеки формуляр: Актуализирайте HR системата в реално време
• След последователността: Изпратете приветствен имейл с всички потвърждения

🤝 Partner Application

Sequence:

1. Информация за компанията
2. Подробности за бизнес модела
3. Технически изисквания
4. Качване на правни документи

SmartFlow Configuration:

• След последователността: Създайте възможност в Salesforce + уведомете екипа по партньорства

📋 Customer Assessment

Sequence:

1. Анализ на текущата ситуация
2. Цели и задачи
3. Бюджет и времева рамка
4. Технически изисквания

SmartFlow Configuration:

• След всеки формуляр: Запазете напредъка в базата данни
• След последователността: Генерирайте предложение + насрочете среща

---

Best Practices

1. Keep Individual Forms Short

Разделете сложните процеси на формуляри с 5-10 въпроса, вместо на един огромен формуляр. Потребителите усещат напредък и е по-малко вероятно да се откажат.

2. Use Delegation Wisely

За формуляри, изискващи вход от множество хора:

• Делегирайте техническите формуляри на ИТ екипа
• Споделете формулярите за одобрение с мениджърите
• Дръжте личните формуляри директни

3. Configure SmartFlow Thoughtfully

• Използвайте след всеки формуляр за:

  • Синхронизация на данни в реално време
  • Уведомления за напредък
  • Междинни проверки

• Използвайте след последователността за:

  • Финални отчети
  • Работни потоци за одобрение
  • Уведомления за завършване

4. Test the AI Experience

Ако активирате като AI Tool:

• Тествайте целия поток на разговор
• Уверете се, че обясненията на AI са полезни
• Проверете дали всички формуляри се попълват правилно

---

Related Documentation

• SmartForm Introduction
• SmartForm Creation
• SmartForm Sequence Trigger
• SmartForm Workflow Trigger