SmartForm Последователности
Какво са Последователности?
SmartForm Последователностите ви позволяват да създадете серия от формуляри, които потребителите попълват в определен ред. Вместо един единствен формуляр, можете да насочите потребителите през многостепенен процес, при който всеки формуляр събира специфична информация.
Защо да използвате Последователности?
| Случай на употреба | Полза |
|---|---|
| Сложно въвеждане | Разделете дълги процеси на усвоими стъпки |
| Многостепенни оценки | Събирайте информация постепенно |
| Работни потоци за съответствие | Уверете се, че всички необходими документи са попълнени |
| Сътрудничество в екипа | Делегирайте формуляри на различни хора |
Ключови функции
📋 Определете Вашата Серия от Формуляри
Създайте последователност, като изберете кои формуляри да включите и в какъв ред:
- Добавете формуляри към вашата последователност от съществуващите SmartForms
- Настройте реда - потребителите напредват през формулярите последователно
- Конфигурирайте правила за завършване - всички формуляри са задължителни или конкретни
🔄 Гъвкави Опции за Завършване
Формулярите в последователността могат да бъдат попълнени по различни начини:
| Опция | Описание |
|---|---|
| Директно | Потребителят попълва формуляра самостоятелно |
| Споделено | Споделете вградения линк с всеки, за да го попълни |
| Делегирано | Присвоете формуляра на конкретно лице с уникален вграден линк |
🔗 Вградени Линкове
Всеки формуляр или последователност генерира вграден линк, който може да бъде споделен:
- Споделете линка чрез имейл, чат или всяка платформа за съобщения
- Вградете в уебсайтове с помощта на iframe
- Подкрепа за вход — ако формулярът изисква удостоверяване, потребителите ще бъдат подканени да влязат
- Проследяване на завършването — знайте кой е попълнил какво и кога
Когато делегирате формуляр в последователността:
- Генерира се вграден линк за конкретния формуляр
- Споделете линка с назначеното лице
- Те могат да влязат (ако е необходимо) и да завършат своята част
- Напредъкът се проследява в последователността
⚡ Опции за Изпълнение на SmartFlow
Контролирайте кога вашата автоматизация се изпълнява:
| Опция | Кога се изпълнява |
|---|---|
| След всеки формуляр | SmartFlow се изпълнява незабавно, когато всеки формуляр е завършен |
| След последователността | SmartFlow се изпълнява само когато всички формуляри в последователността са завършени |
| И двете | Активирайте и двете опции за максимална гъвкавост |
Това ви дава прецизен контрол:
- След всеки формуляр: Изпращайте незабавни потвърждения, актуализирайте записи в реално време
- След последователността: Генерирайте окончателни отчети, задействайте работни потоци за одобрение, изпращайте обобщаващи известия
🤖 Активиране като AI инструмент
Последователностите могат да бъдат предоставени на вашия AI чатбот, позволявайки на потребителите да попълват цели въпросници в разговорен формат.
Как работи
- Активирайте превключвателя "Активиране като AI инструмент" на вашата последователност
- Последователността става достъпна за AI като по подразбиране инструмент
- Потребителите могат да започнат последователността директно в чатбота
- AI ги води през всяка форма в разговорен стил
Ползи
- Естествено изживяване: Потребителите попълват формуляри чрез разговор, а не чрез кликване
- Контекстно осведомяване: AI може да обяснява въпросите и да помага на потребителите да разберат какво е необходимо
- Безпроблемна интеграция: Няма нужда да се превключва между чат и формуляри
- Мобилна съвместимост: Работи перфектно на всяко устройство чрез чат
Примерен разговор
Потребител: Искам да кандидатствам за програмата за партньорство
AI: Ще ви помогна с кандидатурата за партньорство.
Нека започнем с някои основни данни.
Какво е името на вашата компания?
Потребител: TechCorp Solutions
AI: Чудесно! А какъв е диапазонът на годишните ви приходи?
- Под $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Над $50M
Потребител: $1M - $10M
AI: Перфектно. Сега ми трябват още няколко детайла за вашия бизнес...
[Продължава през последователността]
Създаване на последователност
Стъпка 1: Създайте последователността
- Отидете на SmartForms в таблото си
- Кликнете Създаване на последователност
- Дайте име и описание на вашата последователност
Стъпка 2: Добавете формуляри
- Кликнете Добавяне на формуляр, за да включите съществуващи SmartForms
- Плъзнете, за да пренаредите формулярите в последователността
- Конфигурирайте типа на завършване на всеки формуляр (директен, споделен, делегиран)
Стъпка 3: Конфигурирайте изпълнението на SmartFlow
Изберете кога да се изпълняват работните потоци:
- ☐ Изпълнявайте SmartFlow след всеки формуляр
- ☐ Изпълнявайте SmartFlow след завършване на последователността
Можете да активирате една или и двете опции.
Стъпка 4: Активирайте AI инструмента (по избор)
Превключете Активиране като AI инструмент, за да направите последователността достъпна в чатбота ви.
Стъпка 5: Запазете и тествайте
- Запазете вашата последователност
- Тествайте, като я стартирате сами или чрез чатбота
- Проверете тригерите на SmartFlow в правилните моменти
Интеграция на SmartFlow
Тригер: Последователност на SmartForm
Използвайте тригера Последователност на SmartForm в SmartFlow, за да автоматизирате действия, когато последователностите са завършени.
| Променлива | Описание |
|---|---|
sequence.id | Уникален идентификатор на последователността |
sequence.name | Име на последователността |
sequence.forms | Масив от всички отговори на формуляри |
sequence.completedBy | Потребител, който е завършил последователността |
sequence.completedAt | Времеви печат на завършването |
Примерен работен поток
Тригер на последователност на SmartForm (След последователността)
↓
AI Запитване
→ Анализирайте всички отговори на формуляри
→ Генерирайте обобщаващ доклад
↓
Генерирайте PDF
→ Създайте сертификат за завършване
↓
Изпратете имейл
→ Изпратете сертификата на потребителя
↓
API повикване
→ Актуализирайте CRM с всички събрани данни
Use Cases
📚 Employee Onboarding
Sequence:
- Лична информация
- Формуляр за спешни контакти
- Формуляр за данъчни документи
- Формуляр за искане на ИТ оборудване
- Формуляр за потвърждение на политики
SmartFlow Configuration:
- След всеки формуляр: Актуализирайте HR системата в реално време
- След последователността: Изпратете приветствен имейл с всички потвърждения
🤝 Partner Application
Sequence:
- Информация за компанията
- Подробности за бизнес модела
- Технически изисквания
- Качване на правни документи
SmartFlow Configuration:
- След последователността: Създайте възможност в Salesforce + уведомете екипа по партньорства
📋 Customer Assessment
Sequence:
- Анализ на текущата ситуация
- Цели и задачи
- Бюджет и времева рамка
- Технически изисквания
SmartFlow Configuration:
- След всеки формуляр: Запазете напредъка в базата данни
- След последователността: Генерирайте предложение + насрочете среща
Best Practices
1. Keep Individual Forms Short
Разделете сложните процеси на формуляри с 5-10 въпроса, вместо на един огромен формуляр. Потребителите усещат напредък и е по-малко вероятно да се откажат.
2. Use Delegation Wisely
За формуляри, изискващи вход от множество хора:
- Делегирайте техническите формуляри на ИТ екипа
- Споделете формулярите за одобрение с мениджърите
- Дръжте личните формуляри директни
3. Configure SmartFlow Thoughtfully
-
Използвайте след всеки формуляр за:
- Синхронизация на данни в реално време
- Уведомления за напредък
- Междинни проверки
-
Използвайте след последователността за:
- Финални отчети
- Работни потоци за одобрение
- Уведомления за завършване
4. Test the AI Experience
Ако активирате като AI Tool:
- Тествайте целия поток на разговор
- Уверете се, че обясненията на AI са полезни
- Проверете дали всички формуляри се попълват правилно