SmartForm Последователност Триггер

Стартирайте работен поток, когато SmartForm Последователността е завършена. Този триггер ви позволява да автоматизирате действия след като потребителите завършат серия от формуляри.

---

Кога да Използвате

• Обработка на многостепенни подавания на формуляри
• Генериране на отчети от множество формуляри
• Стартиране на одобрителни работни потоци след събиране на всички данни
• Изпращане на известия за завършване
• Актуализиране на външни системи с консолидирани данни

---

Конфигурация

Поле	Описание
Последователност	Коя последователност задейства този поток
Изпълни След	Кога триггерът се активира (завършване на всеки формуляр / последователност / и двете)
Активиране като AI Инструмент	Направете тази последователност налична в AI чатбота

---

Опции за Изпълнение

След Всеки Формуляр

Работният поток се изпълнява всеки път, когато формуляр в последователността бъде завършен.

Случаи на употреба:

• Синхронизация на данни в реално време
• Известия за напредък
• Междинни проверки
• Актуализиране на записи, докато данните постъпват

След Завършване на Последователността

Работният поток се изпълнява само когато всички формуляри в последователността са завършени.

Случаи на употреба:

• Генериране на финален отчет
• Иницииране на одобрителен работен поток
• Сертификати за завършване
• Известия за обобщение

И двете

Активирайте и двете опции, за да стартирате работни потоци на всяка стъпка И в края.

Случаи на употреба:

• Синхронизация в реално време + финално обобщение
• Проследяване на напредъка + известие за завършване
• Инкрементална обработка + консолидиран отчет

---

🤖 Активиране като AI Инструмент

Когато е включено, последователността става налична за вашия AI чатбот като стандартен инструмент.

Какво Означава Това

• Потребителите могат да стартират последователността директно в чата
• AI води потребителите през всеки формуляр разговорно
• Няма нужда да се отварят отделни формуляри или линкове
• Безпроблемно изживяване на всеки канал (уеб, WhatsApp, Messenger и др.)

Как Работи

1. Потребителят пита за нещо, свързано с последователността (напр. "Искам да кандидатствам")
2. AI разпознава намерението и предлага да стартира последователността
3. AI задава въпроси от всеки формуляр в последователността
4. Отговорите се събират и запазват
5. SmartFlow се задейства въз основа на вашата конфигурация

Пример

User: I'd like to start the certification process

AI: I'll help you with that! The certification requires completing 
    3 forms. Let's start with your professional information.
    
    What's your current job title?

User: Senior Developer

AI: Great! How many years of experience do you have?
    ...
    
[After all forms complete]

AI: You've completed all the certification forms. Your application 
    has been submitted and you'll receive a confirmation email shortly.

---

Налични променливи

Когато тригерът се активира, тези променливи са налични във вашия работен поток:

Информация за последователността

Променлива	Тип	Описание
sequence.id	String	Уникален идентификатор
sequence.name	String	Име на последователността
sequence.completedAt	DateTime	Кога е завършена последователността
sequence.completedBy	Object	Потребителят, който я е завършил

Данни от формата

Променлива	Тип	Описание
sequence.forms	Array	Всички формуляри в последователността
sequence.forms[].id	String	ID на формуляра
sequence.forms[].name	String	Име на формуляра
sequence.forms[].responses	Object	Отговори на формуляра
sequence.forms[].completedAt	DateTime	Кога е завършен формулярът
sequence.forms[].completedBy	Object	Кой е завършил този формуляр

Текущ формуляр (когато "След всеки формуляр" е активиран)

Променлива	Тип	Описание
currentForm.id	String	ID на текущия формуляр
currentForm.name	String	Име на текущия формуляр
currentForm.responses	Object	Отговори на текущия формуляр
currentForm.index	Number	Позиция в последователността (с индекс 0)
currentForm.isLast	Boolean	Дали това е последният формуляр

---

Примери за работни потоци

Пример 1: Завършване на onboarding на служители

Тригер: Последователност на SmartForm (След последователността)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Генериране на PDF
  → Шаблон: "Резюме на onboarding"
  → Данни: sequence.forms
    ↓
Изпращане на имейл (до HR)
  → Тема: "Завършване на onboarding на нов служител"
  → Прикачен файл: Генериран PDF
    ↓
Изпращане на имейл (до служителя)
  → Тема: "Добре дошли! Вашият onboarding е завършен"
    ↓
API повикване (HR система)
  → Създаване на запис за служителя с всички данни

Пример 2: Проследяване на напредъка в реално време

Тригер: Последователност на SmartForm (След всеки формуляр)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Ако условие: currentForm.isLast
├── Да: 
│   └── Изпращане на имейл: "Всички формуляри са завършени!"
└── Не:
    └── Изпращане на имейл: "Формуляр {{currentForm.index + 1}} получен"
    ↓
API повикване
  → Актуализиране на CRM с последните данни от формуляра

Пример 3: Процес на кандидатстване, управляван от AI

Тригер: Последователност на SmartForm (След последователността, Активиране като AI инструмент: ВКЛ.)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
AI Запитване
  → Анализ на всички отговори
  → Оценка на кандидатурата
  → Генериране на препоръка
    ↓
Ако условие: score > 70
├── Да:
│   ├── Създаване на JIRA задача: "Преглед на кандидатурата"
│   └── Изпращане на имейл: "Вашата кандидатура е в процес на преглед"
└── Не:
    └── Изпращане на имейл: "Благодарим ви за интереса..."

---

Сравнение: SmartForm срещу SmartForm Sequence Trigger

Характеристика	SmartForm Trigger	SmartForm Sequence Trigger
Сработва при	Завършване на единична форма	Завършване на последователност
Налични данни	Отговори от една форма	Отговори от всички форми
Опции за изпълнение	След форма само	След всяка форма / след последователност / и двете
Активиране като AI инструмент	✅ Да	✅ Да
Най-добре за	Прости форми	Процеси с множество стъпки

---

Най-добри практики

1. Използвайте двете опции за изпълнение стратегически

• След всяка форма: Бързи потвърждения, синхронизация в реално време
• След последователност: Тежка обработка, финални действия

2. Използвайте AI инструмента за по-добро UX

Активирайте "AI Tool" за последователности, които се възползват от разговорно завършване:

• Приложения
• Оценки
• Въвеждане
• Анкети

3. Обработвайте частични завършвания

Използвайте "След всяка форма", за да запазите напредъка, така че потребителите да не губят данни, ако напуснат по средата на последователността.

4. Тествайте целия поток

Тествайте последователностите задълбочено:

• Директно завършване
• Делегирани форми
• Завършване от AI чатбот
• Всички SmartFlow тригери

---

Свързана документация

• SmartForm Sequences
• SmartForm Workflow Trigger
• SmartForm Introduction
• Conversation Tool Trigger