SmartForm Последователност Триггер
Изпълнете работен поток, когато една SmartForm Последователност бъде завършена. Този триггер ви позволява да автоматизирате действия след като потребителите завършат серия от формуляри.
Кога да Използвате
- Обработвайте многостепенни подавания на формуляри
- Генерирайте отчети от множество формуляри
- Инициирайте одобрителни работни потоци след събиране на всички данни
- Изпращайте уведомления за завършване
- Актуализирайте външни системи с консолидирани данни
Конфигурация
| Поле | Описание |
|---|---|
| Последователност | Коя последователност задейства този поток |
| Изпълнение след | Кога триггерът се активира (завършване на всеки формуляр / последователност / и двете) |
| Активиране като AI инструмент | Направете тази последователност налична в AI чатбота |
Опции за Изпълнение
След Всеки Формуляр
Работният поток се изпълнява всеки път, когато формуляр в последователността бъде завършен.
Сценарии на употреба:
- Синхронизация на данни в реално време
- Уведомления за напредък
- Междинни валидации
- Актуализиране на записи, докато данните постъпват
След Завършване на Последователността
Работният поток се изпълнява само когато всички формуляри в последователността са завършени.
Сценарии на употреба:
- Генериране на финален отчет
- Иницииране на одобрителен работен поток
- Сертификати за завършване
- Уведомления за обобщение
И двете
Активирайте и двете опции, за да изпълнявате работни потоци на всяка стъпка И в края.
Сценарии на употреба:
- Синхронизация в реално време + финално обобщение
- Проследяване на напредъка + уведомление за завършване
- Инкрементална обработка + консолидиран отчет
🤖 Активиране като AI Инструмент
Когато е включено, последователността става налична за вашия AI чатбот като стандартен инструмент.
Какво Означава Това
- Потребителите могат да стартират последователността директно в чата
- AI води потребителите през всеки формуляр разговорно
- Няма нужда от отваряне на отделни формуляри или линкове
- Безпроблемно изживяване на всеки канал (уеб, WhatsApp, Messenger и др.)
Как Работи
- Потребителят пита за нещо, свързано с последователността (напр. "Искам да кандидатствам")
- AI разпознава намерението и предлага да стартира последователността
- AI задава въпроси от всеки формуляр в последователността
- Отговорите се събират и запазват
- SmartFlow се задейства на базата на вашата конфигурация
Пример
User: I'd like to start the certification process
AI: I'll help you with that! The certification requires completing
3 forms. Let's start with your professional information.
What's your current job title?
User: Senior Developer
AI: Great! How many years of experience do you have?
...
[After all forms complete]
AI: You've completed all the certification forms. Your application
has been submitted and you'll receive a confirmation email shortly.
Налични Променливи
Когато триггерът се активира, тези променливи са налични във вашия работен поток:
Информация за Последователността
| Променлива | Тип | Описание |
|---|---|---|
sequence.id | String | Уникален идентификатор |
sequence.name | String | Име на последователността |
sequence.completedAt | DateTime | Кога е завършена последователността |
sequence.completedBy | Object | Потребител, който я е завършил |
Данни от Формуляра
| Променлива | Тип | Описание |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Всички формуляри в последователността |
sequence.forms[].id | String | ID на формуляра |
sequence.forms[].name | String | Име на формуляра |
sequence.forms[].responses | Object | Отговори на формуляра |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Кога е завършен формулярът |
sequence.forms[].completedBy | Object | Кой е завършил този формуляр |
Текущ Формуляр (Когато "След Всеки Формуляр" е активиран)
| Променлива | Тип | Описание |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID на текущия формуляр |
currentForm.name | String | Име на текущия формуляр |
currentForm.responses | Object | Отговори на текущия формуляр |
currentForm.index | Number | Позиция в последователността (0-базирана) |
currentForm.isLast | Boolean | Дали това е последният формуляр |
Примери за Работни Потоци
Пример 1: Завършване на Въвеждане на Служители
Триггер: SmartForm Последователност (След последователността)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Generate PDF
→ Template: "Onboarding Summary"
→ Data: sequence.forms
↓
Send Email (to HR)
→ Subject: "New employee onboarding complete"
→ Attachment: Generated PDF
↓
Send Email (to Employee)
→ Subject: "Welcome! Your onboarding is complete"
↓
API Call (HR System)
→ Create employee record with all data
Пример 2: Проследяване на Напредъка в Реално Време
Триггер: SmartForm Последователност (След всеки формуляр)
SmartForm Sequence Trigger
↓
If Condition: currentForm.isLast
├── Yes:
│ └── Send Email: "All forms complete!"
└── No:
└── Send Email: "Form {{currentForm.index + 1}} received"
↓
API Call
→ Update CRM with latest form data
Пример 3: Процес на Кандидатстване, Управляван от AI
Триггер: SmartForm Последователност (След последователността, Активиране като AI инструмент: ВКЛ.)
SmartForm Sequence Trigger
↓
AI Request
→ Analyze all responses
→ Score application
→ Generate recommendation
↓
If Condition: score > 70
├── Yes:
│ ├── Create JIRA Issue: "Review application"
│ └── Send Email: "Your application is under review"
└── No:
└── Send Email: "Thank you for your interest..."
Сравнение: SmartForm vs SmartForm Последователност Триггер
| Функция | SmartForm Триггер | SmartForm Последователност Триггер |
|---|---|---|
| Задейства при | Завършване на един формуляр | Завършване на последователност |
| Налични данни | Отговори на един формуляр | Отговори на всички формуляри |
| Опции за изпълнение | Само след формуляр | След всеки формуляр / след последователност / и двете |
| Активиране като AI инструмент | ✅ Да | ✅ Да |
| Най-добро за | Прости формуляри | Многостепенни процеси |
Най-добри Практики
1. Използвайте И двете Опции за Изпълнение Стратегически
- След всеки формуляр: Бързи потвърждения, синхронизация в реално време
- След последователността: Тежка обработка, финални действия
2. Използвайте AI Инструмента за По-добро UX
Активирайте "AI инструмент" за последователности, които се възползват от разговорно завършване:
- Кандидатствания
- Оценки
- Въвеждане на служители
- Анкети
3. Обработвайте Частични Завършвания
Използвайте "След всеки формуляр", за да запазите напредъка, така че потребителите да не губят данни, ако прекратят по средата на последователността.
4. Тествайте Пълния Поток
Тествайте последователностите обстойно:
- Директно завършване
- Делегирани формуляри
- Завършване от AI чатбот
- Всички SmartFlow триггери