SmartForm Последователност Триггер
Стартирайте работен поток, когато SmartForm Последователността е завършена. Този триггер ви позволява да автоматизирате действия след като потребителите завършат серия от формуляри.
Кога да Използвате
- Обработка на многостепенни подавания на формуляри
- Генериране на отчети от множество формуляри
- Стартиране на одобрителни работни потоци след събиране на всички данни
- Изпращане на известия за завършване
- Актуализиране на външни системи с консолидирани данни
Конфигурация
| Поле | Описание |
|---|---|
| Последователност | Коя последователност задейства този поток |
| Изпълни След | Кога триггерът се активира (завършване на всеки формуляр / последователност / и двете) |
| Активиране като AI Инструмент | Направете тази последователност налична в AI чатбота |
Опции за Изпълнение
След Всеки Формуляр
Работният поток се изпълнява всеки път, когато формуляр в последователността бъде завършен.
Случаи на употреба:
- Синхронизация на данни в реално време
- Известия за напредък
- Междинни проверки
- Актуализиране на записи, докато данните постъпват
След Завършване на Последователността
Работният поток се изпълнява само когато всички формуляри в последователността са завършени.
Случаи на употреба:
- Генериране на финален отчет
- Иницииране на одобрителен работен поток
- Сертификати за завършване
- Известия за обобщение
И двете
Активирайте и двете опции, за да стартирате работни потоци на всяка стъпка И в края.
Случаи на употреба:
- Синхронизация в реално време + финално обобщение
- Проследяване на напредъка + известие за завършване
- Инкрементална обработка + консолидиран отчет
🤖 Активиране като AI Инструмент
Когато е включено, последователността става налична за вашия AI чатбот като стандартен инструмент.
Какво Означава Това
- Потребителите могат да стартират последователността директно в чата
- AI води потребителите през всеки формуляр разговорно
- Няма нужда да се отварят отделни формуляри или линкове
- Безпроблемно изживяване на всеки канал (уеб, WhatsApp, Messenger и др.)
Как Работи
- Потребителят пита за нещо, свързано с последователността (напр. "Искам да кандидатствам")
- AI разпознава намерението и предлага да стартира последователността
- AI задава въпроси от всеки формуляр в последователността
- Отговорите се събират и запазват
- SmartFlow се задейства въз основа на вашата конфигурация
Пример
User: I'd like to start the certification process
AI: I'll help you with that! The certification requires completing
3 forms. Let's start with your professional information.
What's your current job title?
User: Senior Developer
AI: Great! How many years of experience do you have?
...
[After all forms complete]
AI: You've completed all the certification forms. Your application
has been submitted and you'll receive a confirmation email shortly.
Налични променливи
Когато тригерът се активира, тези променливи са налични във вашия работен поток:
Информация за последователността
| Променлива | Тип | Описание |
|---|---|---|
sequence.id | String | Уникален идентификатор |
sequence.name | String | Име на последователността |
sequence.completedAt | DateTime | Кога е завършена последователността |
sequence.completedBy | Object | Потребителят, който я е завършил |
Данни от формата
| Променлива | Тип | Описание |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Всички формуляри в последователността |
sequence.forms[].id | String | ID на формуляра |
sequence.forms[].name | String | Име на формуляра |
sequence.forms[].responses | Object | Отговори на формуляра |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Кога е завършен формулярът |
sequence.forms[].completedBy | Object | Кой е завършил този формуляр |
Текущ формуляр (когато "След всеки формуляр" е активиран)
| Променлива | Тип | Описание |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID на текущия формуляр |
currentForm.name | String | Име на текущия формуляр |
currentForm.responses | Object | Отговори на текущия формуляр |
currentForm.index | Number | Позиция в последователността (с индекс 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Дали това е последният формуляр |
Примери за работни потоци
Пример 1: Завършване на onboarding на служители
Тригер: Последователност на SmartForm (След последователността)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Генериране на PDF
→ Шаблон: "Резюме на onboarding"
→ Данни: sequence.forms
↓
Изпращане на имейл (до HR)
→ Тема: "Завършване на onboarding на нов служител"
→ Прикачен файл: Генериран PDF
↓
Изпращане на имейл (до служителя)
→ Тема: "Добре дошли! Вашият onboarding е завършен"
↓
API повикване (HR система)
→ Създаване на запис за служителя с всички данни
Пример 2: Проследяване на напредъка в реално време
Тригер: Последователност на SmartForm (След всеки формуляр)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Ако условие: currentForm.isLast
├── Да:
│ └── Изпращане на имейл: "Всички формуляри са завършени!"
└── Не:
└── Изпращане на имейл: "Формуляр {{currentForm.index + 1}} получен"
↓
API повикване
→ Актуализиране на CRM с последните данни от формуляра
Пример 3: Процес на кандидатстване, управляван от AI
Тригер: Последователност на SmartForm (След последователността, Активиране като AI инструмент: ВКЛ.)
SmartForm Sequence Trigger
↓
AI Запитване
→ Анализ на всички отговори
→ Оценка на кандидатурата
→ Генериране на препоръка
↓
Ако условие: score > 70
├── Да:
│ ├── Създаване на JIRA задача: "Преглед на кандидатурата"
│ └── Изпращане на имейл: "Вашата кандидатура е в процес на преглед"
└── Не:
└── Изпращане на имейл: "Благодарим ви за интереса..."
Сравнение: SmartForm срещу SmartForm Sequence Trigger
| Характеристика | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Сработва при | Завършване на единична форма | Завършване на последователност |
| Налични данни | Отговори от една форма | Отговори от всички форми |
| Опции за изпълнение | След форма само | След всяка форма / след последователност / и двете |
| Активиране като AI инструмент | ✅ Да | ✅ Да |
| Най-добре за | Прости форми | Процеси с множество стъпки |
Най-добри практики
1. Използвайте двете опции за изпълнение стратегически
- След всяка форма: Бързи потвърждения, синхронизация в реално време
- След последователност: Тежка обработка, финални действия
2. Използвайте AI инструмента за по-добро UX
Активирайте "AI Tool" за последователности, които се възползват от разговорно завършване:
- Приложения
- Оценки
- Въвеждане
- Анкети
3. Обработвайте частични завършвания
Използвайте "След всяка форма", за да запазите напредъка, така че потребителите да не губят данни, ако напуснат по средата на последователността.
4. Тествайте целия поток
Тествайте последователностите задълбочено:
- Директно завършване
- Делегирани форми
- Завършване от AI чатбот
- Всички SmartFlow тригери