SmartForm Sequenz Trigger
Féiert e Workflow aus wann eng SmartForm Sequenz ofgeschloss ass. Dëse Trigger erlaabt Iech Aktiounen ze automatiséieren nodeems d'Benotzer eng Rei vu Formulairen ofgeschloss hunn.
Wéini ze benotzen
- Verarbecht multi-step Formulaireinschreiwungen
- Generéiert Berichter aus multiple Formulairen
- Trigger Genehmegungs-Workflows nodeems all Daten gesammelt sinn
- Schéckt Ofschlossnotifikatiounen
- Aktualiséiert extern Systemer mat konsolidéierten Daten
Konfiguratioun
| Feld | Beschreiwung |
|---|---|
| Sequenz | Wéi eng Sequenz dësen Flow ausléisst |
| Ausféiere nodeems | Wéini de Trigger aktivéiert (all Form / Sequenzofschloss / béid) |
| Aktivéieren als AI Tool | Maacht dës Sequenz verfügbar am AI Chatbot |
Ausféierungsoptiounen
No all Form
De Workflow leeft all Kéier wann eng Form an der Sequenz ofgeschloss ass.
Benotzungsfäll:
- Echtzäit Daten Synchronisatioun
- Fortschrëttsnotifikatiounen
- Mënschlech Validatiounen
- Aktualiséierung vun Donnéeën während se erakommen
No Sequenzofschloss
De Workflow leeft nëmmen wann all Forme an der Sequenz ofgeschloss sinn.
Benotzungsfäll:
- Final Rapport Generatioun
- Genehmegungsworkflow Initiatioun
- Ofschlosszertifikater
- Zesummefaassungsnotifikatiounen
Béid
Aktivéiert béid Optiounen fir Workflows bei all Schrëtt AN um Enn aus ze féieren.
Benotzungsfäll:
- Echtzäit Synchronisatioun + final Zesummefaassung
- Fortschrëttsverfollegung + Ofschlossnotifikatioun
- Incremental Veraarbechtung + konsolidéierten Rapport
🤖 Aktivéieren als AI Tool
Wann et op ON gesat ass, gëtt d'Sequenz als Standardtool fir Äre AI Chatbot verfügbar.
Wat dëst bedeit
- Benotzer kënnen d'Sequenz direkt am Chat starten
- AI féiert d'Benotzer duerch jeder Form konversational
- Keen Bedarf fir separat Formulairen oder Linken ze öffnen
- Nahtlos Erfahrung op all Kanal (Web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Wéi et funktionnéiert
- Benotzer freet iwwer eppes wat mat der Sequenz ze dinn huet (z.B. "Ech wëll m'Applikatioun maachen")
- AI erkennt d'Intentioun an bitt un d'Sequenz ze starten
- AI stellt Froen aus all Form an der Sequenz
- Äntwerten ginn gesammelt an gespäichert
- SmartFlow gëtt baséiert op Ärer Konfiguratioun ausgeléist
Beispill
Benotzer: Ech géif gär de Zertifizéierungsprozess starten
AI: Ech hëllefen Iech domat! D'Zertifizéierung erfuerdert d'Ofschloss
vun 3 Formulairen. Loosst eis mat Ärer berufflecher Informatioun ufänken.
Wat ass Ären aktuellen Jobtitel?
Benotzer: Senior Developer
AI: Super! Wéi vill Joer Erfahrung hutt Dir?
...
[No all Forme sinn ofgeschloss]
AI: Dir hutt all d'Zertifizéierungsformulairen ofgeschloss. Är Applikatioun
gouf agereecht an Dir wäert kuerz eng Bestätegungsemail kréien.
Disponibel Variabelen
Wann de Trigger ausléisst, sinn dës Variabelen an ärem Workflow verfügbar:
Sequenz Informatioun
| Variabel | Typ | Beschreiwung |
|---|---|---|
sequence.id | String | Eenzeg Identifikator |
sequence.name | String | Sequenz Numm |
sequence.completedAt | DateTime | Wéini d'Sequenz ofgeschloss gouf |
sequence.completedBy | Object | Benotzer, deen et ofgeschloss huet |
Formulär Daten
| Variabel | Typ | Beschreiwung |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | All Formulairen an der Sequenz |
sequence.forms[].id | String | Form ID |
sequence.forms[].name | String | Form Numm |
sequence.forms[].responses | Object | Formulär Äntwerten |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Wéini de Formulär ofgeschloss gouf |
sequence.forms[].completedBy | Object | Wéi huet dësen Formulär ofgeschloss |
Aktuellen Formulär (Wann "No all Formulär" aktivéiert ass)
| Variabel | Typ | Beschreiwung |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Aktuellen Form ID |
currentForm.name | String | Aktuellen Form Numm |
currentForm.responses | Object | Aktuellen Form Äntwerten |
currentForm.index | Number | Positioun an der Sequenz (0-baséiert) |
currentForm.isLast | Boolean | Ob dëst de leschte Formulär ass |
Beispill Workflows
Beispill 1: Complettéierung vum Angestellten Onboarding
Trigger: SmartForm Sequenz (No der Sequenz)
SmartForm Sequenz Trigger
↓
PDF generéieren
→ Template: "Onboarding Zesummefaassung"
→ Daten: sequence.forms
↓
E-Mail schécken (u HR)
→ Betreff: "Neie Mitarbeiter Onboarding ofgeschloss"
→ Ugeschloss: Generéiert PDF
↓
E-Mail schécken (u Mitarbeiter)
→ Betreff: "Wëllkomm! Äert Onboarding ass ofgeschloss"
↓
API Call (HR System)
→ Schaf Angestellten Rekord mat allen Daten
Beispill 2: Echtzäit Fortschrëttsverfollegung
Trigger: SmartForm Sequenz (No all Form)
SmartForm Sequenz Trigger
↓
Wann Bedingung: currentForm.isLast
├── Jo:
│ └── E-Mail schécken: "All Formulairen ofgeschloss!"
└── Nee:
└── E-Mail schécken: "Form {{currentForm.index + 1}} empfaangen"
↓
API Call
→ Aktualiséiert CRM mat de leschten Formulärdaten
Beispill 3: AI-gesteierte Applikatiounsprozedur
Trigger: SmartForm Sequenz (No der Sequenz, Aktivéieren als AI Tool: AN)
SmartForm Sequenz Trigger
↓
AI Ufro
→ Analyséiert all Äntwerten
→ Bewäert Applikatioun
→ Generéiert Empfehlung
↓
Wann Bedingung: score > 70
├── Jo:
│ ├── JIRA Probleem erstellen: "Applikatioun iwwerpréiwen"
│ └── E-Mail schécken: "Är Applikatioun ass am Prozess"
└── Nee:
└── E-Mail schécken: "Merci fir Äert Interessi..."
Verglach: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Feature | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Triggers op | Eenzelne Formulairefäegkeet | Sequenzfäegkeet |
| Daten verfügbar | Äntwerten vun engem Formular | Äntwerten vun allen Formularen |
| Ausféierung Optiounen | No dem Formular nëmmen | No all Formular / no der Sequenz / béid |
| Aktivéieren als AI Tool | ✅ Jo | ✅ Jo |
| Am beschten fir | Eenvoudig Formularer | Multi-Stage Prozesser |
Bescht Praktiken
1. Benotzt béid Ausféierungsoptiounen strategesch
- No all Formular: Schnell Bestätegungen, Echtzäit Synchronisatioun
- No der Sequenz: Schwéier Veraarbechtung, final Aktiounen
2. Notzt AI Tool fir besser UX
Aktivéiert "AI Tool" fir Sequenzen, déi vun konversationaler Fäegkeet profitéieren:
- Applikatiounen
- Bewäertungen
- Onboarding
- Ëmfroen
3. Handhabt partiell Fäegkeeten
Benotzt "No all Formular" fir den Fortschrëtt ze späicheren, sou datt d'Benotzer keng Daten verléieren, wann se an der Mëdsequenz opginn.
4. Testt de komplette Flow
Testt Sequenzen grëndlech:
- Direkt Fäegkeet
- Delegéiert Formularer
- AI Chatbot Fäegkeet
- All SmartFlow Triggers