SmartForm Sequenz Trigger
Féiert eng Workflow aus wann eng SmartForm Sequenz ofgeschloss ass. Dëse Trigger erlaabt Iech Aktiounen ze automatiséieren nodeems d'Benotzer eng Serie vu Formulairen ofschléissen.
Wéini ze benotzen
- Verarbecht multi-Étape Formulairen
- Generéiert Berichter aus multiple Formulairen
- Trigger Genehmegungs-Workflows nodeems all Daten gesammelt sinn
- Schéckt Ofschlossnotifikatiounen
- Aktualiséiert extern Systemer mat konsolidéierten Daten
Konfiguratioun
| Feld | Beschreiwung |
|---|---|
| Sequenz | Wéi eng Sequenz trigger dës Flow |
| Ausféieren No | Wéini de Trigger aktivéiert (all Form / Sequenz Ofschloss / béid) |
| Aktivéieren als AI Tool | Maacht dës Sequenz verfügbar am AI Chatbot |
Ausféierungsoptiounen
No all Form
D'Workflow leeft all Kéier wann eng Form an der Sequenz ofgeschloss ass.
Benotzungsfäll:
- Echtzäit Daten Synchronisatioun
- Fortschrëttsnotifikatiounen
- Mënschlech Validatiounen
- Aktualiséierung vun den Donnéeën während d'Daten erakommen
No Sequenz Ofschloss
D'Workflow leeft nëmmen wann all Formulairen an der Sequenz ofgeschloss sinn.
Benotzungsfäll:
- Final Berichterstellung
- Genehmegungs-Workflow Initiatioun
- Ofschlosszertifikater
- Zesummefaassungsnotifikatiounen
Béid
Aktivéiert béid Optiounen fir Workflows an all Schrëtt AN um Enn ze lafen.
Benotzungsfäll:
- Echtzäit Synchronisatioun + final Zesummefaassung
- Fortschrëttsverfollegung + Ofschlossnotifikatioun
- Incremental Veraarbechtung + konsolidéierte Bericht
🤖 Aktivéieren als AI Tool
Wann aktivéiert, gëtt d’Sequenz als Standardtool fir Äre AI Chatbot verfügbar.
Wat heescht dat
- Benotzer kënnen d’Sequenz direkt am Chat starten
- AI guidéiert d’Benotzer duerch jeder Form konversational
- Keen Bedarf fir separat Formulairen oder Linken ze öffnen
- Seamless Erfahrung op all Kanal (Web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Wéi et funktionnéiert
- Benotzer froe fir eppes dat mat der Sequenz ze dinn huet (z.B. "Ech wëll eng Uwendung maachen")
- AI erkennt d'Intention a bitt un d’Sequenz ze starten
- AI stellt Froen aus all Form an der Sequenz
- Äntwerten ginn gesammelt an gespäichert
- SmartFlow trigger baséiert op Ärer Konfiguratioun
Beispill
Benotzer: Ech géif gär de Zertifizéierungsprozess starten
AI: Ech hëllefen Iech mat dat! D'Zertifizéierung erfuerdert d'Ofschloss
vun 3 Formulairen. Loosst eis mat Ären professionellen Informatiounen ufänken.
Wat ass Ären aktuellen Jobtitel?
Benotzer: Senior Developer
AI: Super! Wéi vill Joer Erfahrung hutt Dir?
...
[No all Formulairen ofgeschloss]
AI: Dir hutt all d'Zertifizéierungsformulairen ofgeschloss. Är Uwendung
gouf agereecht an Dir wäert geschwënn eng Bestätegungs-E-Mail kréien.
Verfügbar Variabelen
Wann de Trigger aktivéiert ass, sinn dës Variabelen an Ärer Workflow verfügbar:
Sequenz Informatiounen
| Variabel | Typ | Beschreiwung |
|---|---|---|
sequence.id | String | Eenzeg Identifikator |
sequence.name | String | Sequenz Numm |
sequence.completedAt | DateTime | Wéini d’Sequenz ofgeschloss gouf |
sequence.completedBy | Object | Benotzer, deen et ofgeschloss huet |
Formulardaten
| Variabel | Typ | Beschreiwung |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | All Formulairen an der Sequenz |
sequence.forms[].id | String | Form ID |
sequence.forms[].name | String | Form Numm |
sequence.forms[].responses | Object | Form Äntwerten |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Wéini d'Form ofgeschloss gouf |
sequence.forms[].completedBy | Object | Wéi huet dës Form ofgeschloss |
Aktuell Form (Wann "No all Form" aktivéiert ass)
| Variabel | Typ | Beschreiwung |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Aktuell Form ID |
currentForm.name | String | Aktuell Form Numm |
currentForm.responses | Object | Aktuell Form Äntwerten |
currentForm.index | Number | Positioun an der Sequenz (0-baséiert) |
currentForm.isLast | Boolean | Ob dëst déi lescht Form ass |
Beispill Workflows
Beispill 1: Ofschloss vum Employé Onboarding
Trigger: SmartForm Sequenz (No Sequenz)
SmartForm Sequenz Trigger
↓
Generéiert PDF
→ Template: "Onboarding Zesummefaassung"
→ Donnéeën: sequence.forms
↓
Schéckt E-Mail (u HR)
→ Sujet: "Neie Mitarbeiter Onboarding ofgeschloss"
→ Ugeschloss: Generéiert PDF
↓
Schéckt E-Mail (u Mitarbeiter)
→ Sujet: "Wëllkomm! Äre Onboarding ass ofgeschloss"
↓
API Call (HR System)
→ Erstellt Mitarbeiter Rekord mat allen Donnéeën
Beispill 2: Echtzäit Fortschrëtt Verfollegung
Trigger: SmartForm Sequenz (No all Form)
SmartForm Sequenz Trigger
↓
Wann Bedingung: currentForm.isLast
├── Jo:
│ └── Schéckt E-Mail: "All Formulairen ofgeschloss!"
└── Nee:
└── Schéckt E-Mail: "Form {{currentForm.index + 1}} empfaangen"
↓
API Call
→ Aktualiséiert CRM mat den neisten Formulardaten
Beispill 3: AI-gesteiert Uwendungsprozess
Trigger: SmartForm Sequenz (No Sequenz, Aktivéieren als AI Tool: ON)
SmartForm Sequenz Trigger
↓
AI Ufro
→ Analyséiert all Äntwerten
→ Bewäert Uwendung
→ Generéiert Empfehlung
↓
Wann Bedingung: score > 70
├── Jo:
│ ├── Erstellt JIRA Probleem: "Uwendung iwwerpréiwen"
│ └── Schéckt E-Mail: "Är Uwendung ass am Prozess"
└── Nee:
└── Schéckt E-Mail: "Merci fir Ären Interessi..."
Verglach: SmartForm vs SmartForm Sequenz Trigger
| Feature | SmartForm Trigger | SmartForm Sequenz Trigger |
|---|---|---|
| Triggers op | Eenzeg Form Ofschloss | Sequenz Ofschloss |
| Donnéeën verfügbar | E Form's Äntwerten | All Formulairen' Äntwerten |
| Ausféierungsoptiounen | No Form nëmmen | No all Form / no Sequenz / béid |
| Aktivéieren als AI Tool | ✅ Jo | ✅ Jo |
| Bescht fir | Einfach Formulairen | Multi-Étape Prozesser |
Bescht Praktiken
1. Benotzt Béid Ausféierungsoptiounen strategesch
- No all Form: Schnell Bestätegungen, Echtzäit Synchronisatioun
- No Sequenz: Schwiereg Veraarbechtungen, final Aktiounen
2. Benotzt AI Tool fir besser UX
Aktivéiert "AI Tool" fir Sequenzen déi vun konversationaler Ofschloss profitéieren:
- Uwendungen
- Bewäertungen
- Onboarding
- Ëmfroen
3. Handhabt partiell Ofschloss
Benotzt "No all Form" fir Fortschrëtt ze späicheren, sou datt d'Benotzer net Daten verléieren wann si an der Mëdsequenz opginn.
4. Testt de komplette Flow
Testt Sequenzen grëndlech:
- Direkt Ofschloss
- Delegéiert Formulairen
- AI Chatbot Ofschloss
- All SmartFlow Trigger