SmartForm Sequence Trigger

Εκτελέστε μια ροή εργασίας όταν μια SmartForm Sequence ολοκληρωθεί. Αυτός ο ενεργοποιητής σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε ενέργειες αφού οι χρήστες ολοκληρώσουν μια σειρά φορμών.

---

Όταν να Χρησιμοποιήσετε

• Επεξεργασία υποβολών πολλαπλών βημάτων
• Δημιουργία αναφορών από πολλές φόρμες
• Ενεργοποίηση ροών εργασίας έγκρισης μετά τη συλλογή όλων των δεδομένων
• Αποστολή ειδοποιήσεων ολοκλήρωσης
• Ενημέρωση εξωτερικών συστημάτων με συγκεντρωμένα δεδομένα

---

Ρύθμιση

Πεδίο	Περιγραφή
Sequence	Ποια ακολουθία ενεργοποιεί αυτή τη ροή
Execute After	Πότε ενεργοποιείται ο ενεργοποιητής (κάθε φόρμα / ολοκλήρωση ακολουθίας / και τα δύο)
Enable as AI Tool	Κάντε αυτή την ακολουθία διαθέσιμη στο AI chatbot

---

Επιλογές Εκτέλεσης

Μετά από Κάθε Φόρμα

Η ροή εργασίας εκτελείται κάθε φορά που ολοκληρώνεται μια φόρμα μέσα στην ακολουθία.

Περίπτωσεις χρήσης:

• Συγχρονισμός δεδομένων σε πραγματικό χρόνο
• Ειδοποιήσεις προόδου
• Ενδιάμεσες επικυρώσεις
• Ενημέρωση αρχείων καθώς έρχονται δεδομένα

Μετά την Ολοκλήρωση της Ακολουθίας

Η ροή εργασίας εκτελείται μόνο όταν όλες οι φόρμες στην ακολουθία έχουν ολοκληρωθεί.

Περίπτωσεις χρήσης:

• Δημιουργία τελικής αναφοράς
• Έναρξη ροής εργασίας έγκρισης
• Πιστοποιητικά ολοκλήρωσης
• Ειδοποιήσεις συνοψίσεως

Και τα Δύο

Ενεργοποιήστε και τις δύο επιλογές για να εκτελούνται οι ροές εργασίας σε κάθε βήμα ΚΑΙ στο τέλος.

Περίπτωσεις χρήσης:

• Συγχρονισμός σε πραγματικό χρόνο + τελική σύνοψη
• Παρακολούθηση προόδου + ειδοποίηση ολοκλήρωσης
• Σταδιακή επεξεργασία + συγκεντρωμένη αναφορά

---

🤖 Ενεργοποίηση ως Εργαλείο AI

Όταν είναι ενεργοποιημένο, η ακολουθία γίνεται διαθέσιμη στο AI chatbot σας ως προεπιλεγμένο εργαλείο.

Τι Σημαίνει Αυτό

• Οι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν την ακολουθία άμεσα στη συνομιλία
• Το AI καθοδηγεί τους χρήστες μέσα από κάθε φόρμα με συνομιλία
• Δεν χρειάζεται να ανοίξετε ξεχωριστές φόρμες ή συνδέσμους
• Αδιάλειπτη εμπειρία σε οποιοδήποτε κανάλι (ιστό, WhatsApp, Messenger, κ.λπ.)

Πώς Λειτουργεί

1. Ο χρήστης ρωτάει για κάτι σχετικό με την ακολουθία (π.χ., "Θέλω να κάνω αίτηση")
2. Το AI αναγνωρίζει την πρόθεση και προσφέρει να ξεκινήσει την ακολουθία
3. Το AI ρωτάει ερωτήσεις από κάθε φόρμα στην ακολουθία
4. Οι απαντήσεις συλλέγονται και αποθηκεύονται
5. Το SmartFlow ενεργοποιείται με βάση τη ρύθμισή σας

Παράδειγμα

User: I'd like to start the certification process

AI: I'll help you with that! The certification requires completing 
    3 forms. Let's start with your professional information.
    
    What's your current job title?

User: Senior Developer

AI: Great! How many years of experience do you have?
    ...
    
[After all forms complete]

AI: You've completed all the certification forms. Your application 
    has been submitted and you'll receive a confirmation email shortly.

---

Διαθέσιμες Μεταβλητές

Όταν ενεργοποιείται το trigger, αυτές οι μεταβλητές είναι διαθέσιμες στη ροή εργασίας σας:

Πληροφορίες Ακολουθίας

Μεταβλητή	Τύπος	Περιγραφή
sequence.id	String	Μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός
sequence.name	String	Όνομα ακολουθίας
sequence.completedAt	DateTime	Πότε ολοκληρώθηκε η ακολουθία
sequence.completedBy	Object	Χρήστης που την ολοκλήρωσε

Δεδομένα Φόρμας

Μεταβλητή	Τύπος	Περιγραφή
sequence.forms	Array	Όλες οι φόρμες στην ακολουθία
sequence.forms[].id	String	ID φόρμας
sequence.forms[].name	String	Όνομα φόρμας
sequence.forms[].responses	Object	Απαντήσεις φόρμας
sequence.forms[].completedAt	DateTime	Πότε ολοκληρώθηκε η φόρμα
sequence.forms[].completedBy	Object	Ποιος ολοκλήρωσε αυτή τη φόρμα

Τρέχουσα Φόρμα (Όταν είναι ενεργοποιημένο το "Μετά από κάθε φόρμα")

Μεταβλητή	Τύπος	Περιγραφή
currentForm.id	String	ID τρέχουσας φόρμας
currentForm.name	String	Όνομα τρέχουσας φόρμας
currentForm.responses	Object	Απαντήσεις τρέχουσας φόρμας
currentForm.index	Number	Θέση στην ακολουθία (0-based)
currentForm.isLast	Boolean	Εάν αυτή είναι η τελική φόρμα

---

Παραδείγματα Ροών Εργασίας

Παράδειγμα 1: Ολοκλήρωση Εισαγωγής Υπαλλήλου

Trigger: SmartForm Sequence (Μετά την ακολουθία)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Generate PDF
  → Template: "Onboarding Summary"
  → Data: sequence.forms
    ↓
Send Email (to HR)
  → Subject: "New employee onboarding complete"
  → Attachment: Generated PDF
    ↓
Send Email (to Employee)
  → Subject: "Welcome! Your onboarding is complete"
    ↓
API Call (HR System)
  → Create employee record with all data

Παράδειγμα 2: Παρακολούθηση Προόδου σε Πραγματικό Χρόνο

Trigger: SmartForm Sequence (Μετά από κάθε φόρμα)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
If Condition: currentForm.isLast
├── Yes: 
│   └── Send Email: "All forms complete!"
└── No:
    └── Send Email: "Form {{currentForm.index + 1}} received"
    ↓
API Call
  → Update CRM with latest form data

Παράδειγμα 3: Διαδικασία Αίτησης με Τεχνητή Νοημοσύνη

Trigger: SmartForm Sequence (Μετά την ακολουθία, Ενεργοποίηση ως Εργαλείο AI: ON)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
AI Request
  → Analyze all responses
  → Score application
  → Generate recommendation
    ↓
If Condition: score > 70
├── Yes:
│   ├── Create JIRA Issue: "Review application"
│   └── Send Email: "Your application is under review"
└── No:
    └── Send Email: "Thank you for your interest..."

---

Σύγκριση: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger

Χαρακτηριστικό	SmartForm Trigger	SmartForm Sequence Trigger
Ενεργοποιείται σε	Ολοκλήρωση μεμονωμένης φόρμας	Ολοκλήρωση ακολουθίας
Δεδομένα διαθέσιμα	Απαντήσεις μιας φόρμας	Απαντήσεις όλων των φορμών
Επιλογές εκτέλεσης	Μετά μόνο τη φόρμα	Μετά από κάθε φόρμα / μετά την ακολουθία / και τα δύο
Ενεργοποίηση ως εργαλείο AI	✅ Ναι	✅ Ναι
Καλύτερο για	Απλές φόρμες	Πολυβήματα διαδικασίες

---

Καλές Πρακτικές

1. Χρησιμοποιήστε και τις δύο επιλογές εκτέλεσης στρατηγικά

• Μετά από κάθε φόρμα: Γρήγορες επιβεβαιώσεις, συγχρονισμός σε πραγματικό χρόνο
• Μετά την ακολουθία: Βαριά επεξεργασία, τελικές ενέργειες

2. Εκμεταλλευτείτε το εργαλείο AI για καλύτερη εμπειρία χρήστη

Ενεργοποιήστε το "AI Tool" για ακολουθίες που επωφελούνται από την ολοκλήρωση μέσω συνομιλίας:

• Εφαρμογές
• Αξιολογήσεις
• Εισαγωγή
• Έρευνες

3. Διαχειριστείτε μερικές ολοκληρώσεις

Χρησιμοποιήστε "Μετά από κάθε φόρμα" για να αποθηκεύσετε την πρόοδο, ώστε οι χρήστες να μην χάσουν δεδομένα αν εγκαταλείψουν εν μέσω ακολουθίας.

4. Δοκιμάστε τη συνολική ροή

Δοκιμάστε τις ακολουθίες διεξοδικά:

• Άμεση ολοκλήρωση
• Αντιπροσωπευόμενες φόρμες
• Ολοκλήρωση μέσω AI chatbot
• Όλοι οι ενεργοποιητές SmartFlow

---

Σχετική Τεκμηρίωση

• SmartForm Sequences
• SmartForm Workflow Trigger
• SmartForm Introduction
• Conversation Tool Trigger