SmartForm Sequence Trigger

Εκτελέστε μια ροή εργασίας όταν μια SmartForm Sequence ολοκληρωθεί. Αυτός ο ενεργοποιητής σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε ενέργειες μετά την ολοκλήρωση μιας σειράς φορμών από τους χρήστες.

---

Πότε να Χρησιμοποιήσετε

• Επεξεργασία υποβολών πολλαπλών βημάτων
• Δημιουργία αναφορών από πολλές φόρμες
• Ενεργοποίηση ροών εργασίας έγκρισης μετά τη συλλογή όλων των δεδομένων
• Αποστολή ειδοποιήσεων ολοκλήρωσης
• Ενημέρωση εξωτερικών συστημάτων με συγκεντρωμένα δεδομένα

---

Διαμόρφωση

Πεδίο	Περιγραφή
Sequence	Ποια σειρά ενεργοποιεί αυτή τη ροή
Execute After	Πότε ενεργοποιείται ο ενεργοποιητής (κάθε φόρμα / ολοκλήρωση σειράς / και τα δύο)
Enable as AI Tool	Κάντε αυτή τη σειρά διαθέσιμη στο AI chatbot

---

Επιλογές Εκτέλεσης

Μετά από Κάθε Φόρμα

Η ροή εργασίας εκτελείται κάθε φορά που ολοκληρώνεται μια φόρμα μέσα στη σειρά.

Περίπτωσεις χρήσης:

• Συγχρονισμός δεδομένων σε πραγματικό χρόνο
• Ειδοποιήσεις προόδου
• Ενδιάμεσες επικυρώσεις
• Ενημέρωση αρχείων καθώς έρχονται τα δεδομένα

Μετά την Ολοκλήρωση της Σειράς

Η ροή εργασίας εκτελείται μόνο όταν όλες οι φόρμες στη σειρά έχουν ολοκληρωθεί.

Περίπτωσεις χρήσης:

• Δημιουργία τελικής αναφοράς
• Έναρξη ροής εργασίας έγκρισης
• Πιστοποιητικά ολοκλήρωσης
• Ειδοποιήσεις συνοψίσεως

Και τα Δύο

Ενεργοποιήστε και τις δύο επιλογές για να εκτελούνται οι ροές εργασίας σε κάθε βήμα ΚΑΙ στο τέλος.

Περίπτωσεις χρήσης:

• Συγχρονισμός σε πραγματικό χρόνο + τελική συνοψίση
• Παρακολούθηση προόδου + ειδοποίηση ολοκλήρωσης
• Αυξητική επεξεργασία + συγκεντρωμένη αναφορά

---

🤖 Ενεργοποίηση ως AI Tool

Όταν είναι ενεργοποιημένο, η σειρά γίνεται διαθέσιμη στο AI chatbot σας ως προεπιλεγμένο εργαλείο.

Τι Σημαίνει Αυτό

• Οι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν τη σειρά άμεσα στη συνομιλία
• Το AI καθοδηγεί τους χρήστες μέσω κάθε φόρμας με συνομιλία
• Δεν χρειάζεται να ανοίξετε ξεχωριστές φόρμες ή συνδέσμους
• Ομαλή εμπειρία σε οποιοδήποτε κανάλι (ιστοσελίδα, WhatsApp, Messenger, κ.λπ.)

Πώς Λειτουργεί

1. Ο χρήστης ρωτάει για κάτι σχετικό με τη σειρά (π.χ., "Θέλω να κάνω αίτηση")
2. Το AI αναγνωρίζει την πρόθεση και προσφέρει να ξεκινήσει τη σειρά
3. Το AI ρωτάει ερωτήσεις από κάθε φόρμα στη σειρά
4. Οι απαντήσεις συλλέγονται και αποθηκεύονται
5. Το SmartFlow ενεργοποιείται με βάση τη διαμόρφωσή σας

Παράδειγμα

User: Θα ήθελα να ξεκινήσω τη διαδικασία πιστοποίησης

AI: Θα σας βοηθήσω με αυτό! Η πιστοποίηση απαιτεί την ολοκλήρωση 
    3 φορμών. Ας ξεκινήσουμε με τις επαγγελματικές σας πληροφορίες.
    
    Ποιος είναι ο τρέχων τίτλος εργασίας σας;

User: Senior Developer

AI: Υπέροχα! Πόσα χρόνια εμπειρίας έχετε;
    ...
    
[Μετά την ολοκλήρωση όλων των φορμών]

AI: Έχετε ολοκληρώσει όλες τις φόρμες πιστοποίησης. Η αίτησή σας 
    έχει υποβληθεί και θα λάβετε ένα email επιβεβαίωσης σύντομα.

---

Διαθέσιμες Μεταβλητές

Όταν ενεργοποιείται ο ενεργοποιητής, αυτές οι μεταβλητές είναι διαθέσιμες στη ροή εργασίας σας:

Πληροφορίες Σειράς

Μεταβλητή	Τύπος	Περιγραφή
sequence.id	String	Μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός
sequence.name	String	Όνομα σειράς
sequence.completedAt	DateTime	Πότε ολοκληρώθηκε η σειρά
sequence.completedBy	Object	Χρήστης που την ολοκλήρωσε

Δεδομένα Φόρμας

Μεταβλητή	Τύπος	Περιγραφή
sequence.forms	Array	Όλες οι φόρμες στη σειρά
sequence.forms[].id	String	ID φόρμας
sequence.forms[].name	String	Όνομα φόρμας
sequence.forms[].responses	Object	Απαντήσεις φόρμας
sequence.forms[].completedAt	DateTime	Πότε ολοκληρώθηκε η φόρμα
sequence.forms[].completedBy	Object	Ποιος ολοκλήρωσε αυτή τη φόρμα

Τρέχουσα Φόρμα (Όταν είναι ενεργοποιημένο το "Μετά από Κάθε Φόρμα")

Μεταβλητή	Τύπος	Περιγραφή
currentForm.id	String	ID τρέχουσας φόρμας
currentForm.name	String	Όνομα τρέχουσας φόρμας
currentForm.responses	Object	Απαντήσεις τρέχουσας φόρμας
currentForm.index	Number	Θέση στη σειρά (0-based)
currentForm.isLast	Boolean	Εάν αυτή είναι η τελική φόρμα

---

Παράδειγμα Ροών Εργασίας

Παράδειγμα 1: Ολοκλήρωση Εισαγωγής Υπαλλήλου

Ενεργοποιητής: SmartForm Sequence (Μετά την ολοκλήρωση σειράς)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Δημιουργία PDF
  → Πρότυπο: "Σύνοψη Εισαγωγής"
  → Δεδομένα: sequence.forms
    ↓
Αποστολή Email (στην HR)
  → Θέμα: "Η εισαγωγή νέου υπαλλήλου ολοκληρώθηκε"
  → Συνημμένο: Δημιουργημένο PDF
    ↓
Αποστολή Email (στον Υπάλληλο)
  → Θέμα: "Καλώς ήρθατε! Η εισαγωγή σας είναι ολοκληρωμένη"
    ↓
Κλήση API (Σύστημα HR)
  → Δημιουργία αρχείου υπαλλήλου με όλα τα δεδομένα

Παράδειγμα 2: Παρακολούθηση Προόδου σε Πραγματικό Χρόνο

Ενεργοποιητής: SmartForm Sequence (Μετά από κάθε φόρμα)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Εάν Συνθήκη: currentForm.isLast
├── Ναι: 
│   └── Αποστολή Email: "Όλες οι φόρμες ολοκληρώθηκαν!"
└── Όχι:
    └── Αποστολή Email: "Φόρμα {{currentForm.index + 1}} λήφθηκε"
    ↓
Κλήση API
  → Ενημέρωση CRM με τα τελευταία δεδομένα φόρμας

Παράδειγμα 3: Διαδικασία Αίτησης με AI

Ενεργοποιητής: SmartForm Sequence (Μετά την ολοκλήρωση σειράς, Ενεργοποίηση ως AI Tool: ON)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Αίτημα AI
  → Ανάλυση όλων των απαντήσεων
  → Βαθμολόγηση αίτησης
  → Δημιουργία σύστασης
    ↓
Εάν Συνθήκη: score > 70
├── Ναι:
│   ├── Δημιουργία Θέματος JIRA: "Ανασκόπηση αίτησης"
│   └── Αποστολή Email: "Η αίτησή σας είναι υπό ανασκόπηση"
└── Όχι:
    └── Αποστολή Email: "Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας..."

---

Σύγκριση: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger

Χαρακτηριστικό	SmartForm Trigger	SmartForm Sequence Trigger
Ενεργοποιείται σε	Ολοκλήρωση μίας φόρμας	Ολοκλήρωση σειράς
Δεδομένα διαθέσιμα	Απαντήσεις μίας φόρμας	Απαντήσεις όλων των φορμών
Επιλογές εκτέλεσης	Μόνο μετά από φόρμα	Μετά από κάθε φόρμα / μετά την ολοκλήρωση σειράς / και τα δύο
Ενεργοποίηση ως AI Tool	✅ Ναι	✅ Ναι
Καλύτερο για	Απλές φόρμες	Διαδικασίες πολλαπλών βημάτων

---

Καλές Πρακτικές

1. Χρησιμοποιήστε Στρατηγικά Και τις Δύο Επιλογές Εκτέλεσης

• Μετά από κάθε φόρμα: Γρήγορες επιβεβαιώσεις, συγχρονισμός σε πραγματικό χρόνο
• Μετά την ολοκλήρωση σειράς: Βαριά επεξεργασία, τελικές ενέργειες

2. Εκμεταλλευτείτε το AI Tool για Καλύτερη Εμπειρία Χρήστη

Ενεργοποιήστε το "AI Tool" για σειρές που επωφελούνται από την ολοκλήρωση μέσω συνομιλίας:

• Αιτήσεις
• Αξιολογήσεις
• Εισαγωγές
• Έρευνες

3. Διαχειριστείτε Μερικές Ολοκληρώσεις

Χρησιμοποιήστε το "Μετά από κάθε φόρμα" για να αποθηκεύσετε την πρόοδο, ώστε οι χρήστες να μην χάσουν δεδομένα αν εγκαταλείψουν εν μέσω σειράς.

4. Δοκιμάστε τη Συνολική Ροή

Δοκιμάστε τις σειρές διεξοδικά:

• Άμεση ολοκλήρωση
• Αντιπροσωπευόμενες φόρμες
• Ολοκλήρωση μέσω AI chatbot
• Όλοι οι ενεργοποιητές SmartFlow

---

Σχετική Τεκμηρίωση

• SmartForm Sequences
• SmartForm Workflow Trigger
• SmartForm Introduction
• Conversation Tool Trigger