SmartForm Sequentie Trigger
Voer een workflow uit wanneer een SmartForm Sequentie is voltooid. Deze trigger stelt u in staat om acties te automatiseren nadat gebruikers een reeks formulieren hebben ingevuld.
Wanneer te Gebruiken
- Verwerk multi-step formulierindieningen
- Genereer rapporten uit meerdere formulieren
- Trigger goedkeuringsworkflows nadat alle gegevens zijn verzameld
- Stuur voltooiingsmeldingen
- Werk externe systemen bij met geconsolideerde gegevens
Configuratie
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Sequentie | Welke sequentie deze flow activeert |
| Uitvoeren Na | Wanneer de trigger afgaat (elke formulier / sequentie voltooiing / beide) |
| Inschakelen als AI Tool | Maak deze sequentie beschikbaar in de AI chatbot |
Uitvoeringsopties
Na Elk Formulier
De workflow wordt elke keer uitgevoerd wanneer een formulier binnen de sequentie is voltooid.
Gebruiksscenario's:
- Real-time gegevenssynchronisatie
- Voortgangsnotifications
- Tussentijdse validaties
- Records bijwerken naarmate gegevens binnenkomen
Na Voltooiing van de Sequentie
De workflow wordt alleen uitgevoerd wanneer alle formulieren in de sequentie zijn voltooid.
Gebruiksscenario's:
- Generatie van het eindrapport
- Initiatie van de goedkeuringsworkflow
- Voltooiingscertificaten
- Samenvattingsmeldingen
Beide
Schakel beide opties in om workflows bij elke stap EN aan het einde uit te voeren.
Gebruiksscenario's:
- Real-time synchronisatie + eindsamenvatting
- Voortgangscontrole + voltooiingsmelding
- Incrementele verwerking + geconsolideerd rapport
🤖 Inschakelen als AI Tool
Wanneer ingeschakeld, wordt de sequentie beschikbaar voor uw AI chatbot als een standaardtool.
Wat Dit Betekent
- Gebruikers kunnen de sequentie direct in de chat starten
- AI begeleidt gebruikers door elk formulier op een conversatiële manier
- Geen noodzaak om aparte formulieren of links te openen
- Naadloze ervaring op elk kanaal (web, WhatsApp, Messenger, enz.)
Hoe Het Werkt
- Gebruiker vraagt naar iets gerelateerd aan de sequentie (bijv. "Ik wil solliciteren")
- AI herkent de intentie en biedt aan om de sequentie te starten
- AI stelt vragen uit elk formulier in de sequentie
- Antwoorden worden verzameld en opgeslagen
- SmartFlow wordt geactiveerd op basis van uw configuratie
Voorbeeld
User: Ik wil het certificeringsproces starten
AI: Ik help je daarmee! De certificering vereist het invullen van
3 formulieren. Laten we beginnen met je professionele informatie.
Wat is je huidige functietitel?
User: Senior Developer
AI: Geweldig! Hoeveel jaar ervaring heb je?
...
[Na voltooiing van alle formulieren]
AI: Je hebt alle certificeringsformulieren ingevuld. Je aanvraag
is ingediend en je ontvangt binnenkort een bevestigingsmail.
Beschikbare Variabelen
Wanneer de trigger afgaat, zijn deze variabelen beschikbaar in uw workflow:
Sequentie Informatie
| Variabele | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unieke identificatie |
sequence.name | String | Sequentienaam |
sequence.completedAt | DateTime | Wanneer de sequentie is voltooid |
sequence.completedBy | Object | Gebruiker die deze heeft voltooid |
Formulier Gegevens
| Variabele | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alle formulieren in de sequentie |
sequence.forms[].id | String | Formulier ID |
sequence.forms[].name | String | Formulier naam |
sequence.forms[].responses | Object | Formulierantwoorden |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Wanneer het formulier is voltooid |
sequence.forms[].completedBy | Object | Wie dit formulier heeft ingevuld |
Huidig Formulier (Wanneer "Na Elk Formulier" is ingeschakeld)
| Variabele | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Huidige formulier ID |
currentForm.name | String | Huidige formulier naam |
currentForm.responses | Object | Huidige formulierantwoorden |
currentForm.index | Number | Positie in sequentie (0-gebaseerd) |
currentForm.isLast | Boolean | Of dit het laatste formulier is |
Voorbeeld Workflows
Voorbeeld 1: Voltooiing van Medewerker Onboarding
Trigger: SmartForm Sequentie (Na sequentie)
SmartForm Sequentie Trigger
↓
Genereer PDF
→ Sjabloon: "Onboarding Samenvatting"
→ Gegevens: sequence.forms
↓
Stuur E-mail (naar HR)
→ Onderwerp: "Nieuwe medewerker onboarding voltooid"
→ Bijlage: Gegenereerde PDF
↓
Stuur E-mail (naar Medewerker)
→ Onderwerp: "Welkom! Je onboarding is voltooid"
↓
API Aanroep (HR Systeem)
→ Maak medewerker record aan met alle gegevens
Voorbeeld 2: Real-time Voortgangscontrole
Trigger: SmartForm Sequentie (Na elk formulier)
SmartForm Sequentie Trigger
↓
Als Voorwaarde: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Stuur E-mail: "Alle formulieren voltooid!"
└── Nee:
└── Stuur E-mail: "Formulier {{currentForm.index + 1}} ontvangen"
↓
API Aanroep
→ Werk CRM bij met de laatste formuliergegevens
Voorbeeld 3: AI-gestuurd Aanvraagproces
Trigger: SmartForm Sequentie (Na sequentie, Inschakelen als AI Tool: AAN)
SmartForm Sequentie Trigger
↓
AI Verzoek
→ Analyseer alle antwoorden
→ Beoordeel aanvraag
→ Genereer aanbeveling
↓
Als Voorwaarde: score > 70
├── Ja:
│ ├── Maak JIRA Probleem aan: "Beoordeel aanvraag"
│ └── Stuur E-mail: "Je aanvraag is in behandeling"
└── Nee:
└── Stuur E-mail: "Bedankt voor je interesse..."
Vergelijking: SmartForm vs SmartForm Sequentie Trigger
| Kenmerk | SmartForm Trigger | SmartForm Sequentie Trigger |
|---|---|---|
| Triggers op | Voltooiing van enkel formulier | Voltooiing van sequentie |
| Beschikbare gegevens | Antwoorden van één formulier | Antwoorden van alle formulieren |
| Uitvoeringsopties | Alleen na formulier | Na elk formulier / na sequentie / beide |
| Inschakelen als AI Tool | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Het beste voor | Eenvoudige formulieren | Multi-step processen |
Best Practices
1. Gebruik Beide Uitvoeringsopties Strategisch
- Na elk formulier: Snelle bevestigingen, real-time synchronisatie
- Na sequentie: Zware verwerking, eindacties
2. Maak Gebruik van AI Tool voor Betere UX
Schakel "AI Tool" in voor sequenties die profiteren van conversatiële voltooiing:
- Aanvragen
- Beoordelingen
- Onboarding
- Enquêtes
3. Behandel Gedeeltelijke Voltooiingen
Gebruik "Na elk formulier" om voortgang op te slaan, zodat gebruikers geen gegevens verliezen als ze halverwege de sequentie stoppen.
4. Test de Volledige Flow
Test sequenties grondig:
- Directe voltooiing
- Gedelegeerde formulieren
- Voltooiing door AI chatbot
- Alle SmartFlow triggers