SmartForm Sequentie Trigger
Voer een workflow uit wanneer een SmartForm Sequentie is voltooid. Deze trigger stelt je in staat om acties te automatiseren nadat gebruikers een reeks formulieren hebben ingevuld.
Wanneer te Gebruiken
- Verwerk multi-stap formulierindieningen
- Genereer rapporten uit meerdere formulieren
- Trigger goedkeuringsworkflows nadat alle gegevens zijn verzameld
- Stuur voltooiingsmeldingen
- Werk externe systemen bij met geconsolideerde gegevens
Configuratie
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Sequentie | Welke sequentie deze flow triggert |
| Uitvoeren Na | Wanneer de trigger afgaat (elke formulier / sequentie voltooiing / beide) |
| Inschakelen als AI Tool | Maak deze sequentie beschikbaar in de AI chatbot |
Uitvoeringsopties
Na Elk Formulier
De workflow wordt uitgevoerd elke keer dat een formulier binnen de sequentie is voltooid.
Gebruiksscenario's:
- Real-time gegevenssynchronisatie
- Voortgangsnotifications
- Tussentijdse validaties
- Bijwerken van records naarmate gegevens binnenkomen
Na Voltooiing van de Sequentie
De workflow wordt alleen uitgevoerd wanneer alle formulieren in de sequentie zijn voltooid.
Gebruiksscenario's:
- Generatie van het eindrapport
- Initiatie van de goedkeuringsworkflow
- Voltooiingscertificaten
- Samenvattingsmeldingen
Beide
Schakel beide opties in om workflows bij elke stap EN aan het einde uit te voeren.
Gebruiksscenario's:
- Real-time synchronisatie + eindsamenvatting
- Voortgangsregistratie + voltooiingsmelding
- Incrementele verwerking + geconsolideerd rapport
🤖 Inschakelen als AI Tool
Wanneer ingeschakeld, wordt de sequentie beschikbaar voor je AI chatbot als een standaardtool.
Wat Dit Betekent
- Gebruikers kunnen de sequentie direct in de chat starten
- AI begeleidt gebruikers door elke formulier op een converserende manier
- Geen noodzaak om aparte formulieren of links te openen
- Naadloze ervaring op elk kanaal (web, WhatsApp, Messenger, enz.)
Hoe Het Werkt
- Gebruiker vraagt naar iets gerelateerd aan de sequentie (bijv. "Ik wil me aanmelden")
- AI herkent de intentie en biedt aan om de sequentie te starten
- AI stelt vragen uit elk formulier in de sequentie
- Antwoorden worden verzameld en opgeslagen
- SmartFlow wordt getriggerd op basis van jouw configuratie
Voorbeeld
User: Ik wil graag het certificeringsproces starten
AI: Ik help je daarmee! De certificering vereist het invullen van
3 formulieren. Laten we beginnen met je professionele informatie.
Wat is je huidige functietitel?
User: Senior Developer
AI: Geweldig! Hoeveel jaar ervaring heb je?
...
[Na voltooiing van alle formulieren]
AI: Je hebt alle certificeringsformulieren ingevuld. Je aanvraag
is ingediend en je ontvangt binnenkort een bevestigingsmail.
Beschikbare Variabelen
Wanneer de trigger afgaat, zijn deze variabelen beschikbaar in uw workflow:
Sequentie-informatie
| Variabele | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unieke identificatie |
sequence.name | String | Sequentienaam |
sequence.completedAt | DateTime | Wanneer de sequentie is voltooid |
sequence.completedBy | Object | Gebruiker die deze heeft voltooid |
Formuliervelden
| Variabele | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alle formulieren in de sequentie |
sequence.forms[].id | String | Formulier-ID |
sequence.forms[].name | String | Formuliernaam |
sequence.forms[].responses | Object | Formuliervelden |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Wanneer het formulier is voltooid |
sequence.forms[].completedBy | Object | Wie dit formulier heeft voltooid |
Huidig Formulier (Wanneer "Na elk formulier" is ingeschakeld)
| Variabele | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Huidige formulier-ID |
currentForm.name | String | Huidige formuliernaam |
currentForm.responses | Object | Huidige formuliervelden |
currentForm.index | Number | Positie in sequentie (0-gebaseerd) |
currentForm.isLast | Boolean | Of dit het laatste formulier is |
Voorbeeldworkflows
Voorbeeld 1: Voltooiing van Werknemersonboarding
Trigger: SmartForm Sequentie (Na sequentie)
SmartForm Sequentie Trigger
↓
Genereer PDF
→ Sjabloon: "Onboarding Samenvatting"
→ Gegevens: sequence.forms
↓
Verzend E-mail (naar HR)
→ Onderwerp: "Nieuwe werknemer onboarding voltooid"
→ Bijlage: Gegenereerde PDF
↓
Verzend E-mail (naar Werknemer)
→ Onderwerp: "Welkom! Uw onboarding is voltooid"
↓
API-aanroep (HR-systeem)
→ Maak werknemersrecord aan met alle gegevens
Voorbeeld 2: Real-time Voortgangsmonitoring
Trigger: SmartForm Sequentie (Na elk formulier)
SmartForm Sequentie Trigger
↓
Als Voorwaarde: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Verzend E-mail: "Alle formulieren voltooid!"
└── Nee:
└── Verzend E-mail: "Formulier {{currentForm.index + 1}} ontvangen"
↓
API-aanroep
→ Update CRM met de laatste formuliergegevens
Voorbeeld 3: AI-gedreven Aanvraagproces
Trigger: SmartForm Sequentie (Na sequentie, Inschakelen als AI-tool: AAN)
SmartForm Sequentie Trigger
↓
AI-aanvraag
→ Analyseer alle antwoorden
→ Beoordeel aanvraag
→ Genereer aanbeveling
↓
Als Voorwaarde: score > 70
├── Ja:
│ ├── Maak JIRA Probleem aan: "Beoordeel aanvraag"
│ └── Verzend E-mail: "Uw aanvraag wordt beoordeeld"
└── Nee:
└── Verzend E-mail: "Bedankt voor uw interesse..."
Vergelijking: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Kenmerk | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Triggers op | Voltooiing van één formulier | Voltooiing van de reeks |
| Beschikbare gegevens | Antwoorden van één formulier | Antwoorden van alle formulieren |
| Uitvoeringsopties | Alleen na formulier | Na elk formulier / na reeks / beide |
| Inschakelen als AI Tool | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Het beste voor | Eenvoudige formulieren | Meerdere stappen processen |
Beste Praktijken
1. Gebruik Beide Uitvoeringsopties Strategisch
- Na elk formulier: Snelle bevestigingen, realtime synchronisatie
- Na reeks: Zware verwerking, finale acties
2. Maak Gebruik van AI Tool voor Betere UX
Schakel "AI Tool" in voor reeksen die profiteren van conversatie-afronding:
- Toepassingen
- Beoordelingen
- Onboarding
- Enquêtes
3. Behandel Gedeeltelijke Voltooiingen
Gebruik "Na elk formulier" om voortgang op te slaan, zodat gebruikers geen gegevens verliezen als ze halverwege de reeks stoppen.
4. Test de Volledige Stroom
Test reeksen grondig:
- Directe voltooiing
- Delegerende formulieren
- AI chatbot voltooiing
- Alle SmartFlow triggers