SmartForm Sekvensutløser
Kjør en arbeidsflyt når en SmartForm Sekvens er fullført. Denne utløseren lar deg automatisere handlinger etter at brukerne har fullført en serie skjemaer.
Når skal du bruke
- Behandle innsendelser av flerstegs skjemaer
- Generere rapporter fra flere skjemaer
- Utløse godkjenningsarbeidsflyter etter at all data er samlet inn
- Sende fullføringsvarsler
- Oppdatere eksterne systemer med konsolidert data
Konfigurasjon
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Sekvens | Hvilken sekvens som utløser denne flyten |
| Kjør etter | Når utløseren aktiveres (hver skjema / sekvensfullføring / begge) |
| Aktiver som AI-verktøy | Gjør denne sekvensen tilgjengelig i AI-chatboten |
Utførelsesalternativer
Etter hvert skjema
Arbeidsflyten kjører hver gang et skjema innen sekvensen er fullført.
Bruksområder:
- Sanntids datasynkronisering
- Fremdriftsvarsler
- Intermediære valideringer
- Oppdatere poster etter hvert som data kommer inn
Etter sekvensfullføring
Arbeidsflyten kjører kun når alle skjemaer i sekvensen er fullført.
Bruksområder:
- Generering av sluttrapport
- Initiering av godkjenningsarbeidsflyt
- Fullføringssertifikater
- Oppsummeringsvarsler
Begge
Aktiver begge alternativer for å kjøre arbeidsflyter ved hvert steg OG på slutten.
Bruksområder:
- Sanntidssynk + sluttsammendrag
- Fremdriftssporing + fullføringsvarsel
- Inkrementell behandling + konsolidert rapport
🤖 Aktiver som AI-verktøy
Når det er aktivert, blir sekvensen tilgjengelig for AI-chatboten din som et standardverktøy.
Hva dette betyr
- Brukere kan starte sekvensen direkte i chatten
- AI veileder brukerne gjennom hvert skjema på en samtalebasert måte
- Ingen behov for å åpne separate skjemaer eller lenker
- Sømløs opplevelse på alle kanaler (nett, WhatsApp, Messenger, osv.)
Hvordan det fungerer
- Bruker spør om noe relatert til sekvensen (f.eks. "Jeg vil søke")
- AI gjenkjenner intensjonen og tilbyr å starte sekvensen
- AI stiller spørsmål fra hvert skjema i sekvensen
- Svarene samles inn og lagres
- SmartFlow utløses basert på konfigurasjonen din
Eksempel
Bruker: Jeg vil gjerne starte sertifiseringsprosessen
AI: Jeg skal hjelpe deg med det! Sertifiseringen krever at du fullfører
3 skjemaer. La oss starte med din profesjonelle informasjon.
Hva er din nåværende stilling?
Bruker: Seniorutvikler
AI: Flott! Hvor mange års erfaring har du?
...
[Etter at alle skjemaer er fullført]
AI: Du har fullført alle sertifiseringsskjemaene. Din søknad
er sendt inn, og du vil motta en bekreftelses-e-post snart.
Tilgjengelige variabler
Når utløseren aktiveres, er disse variablene tilgjengelige i arbeidsflyten din:
Sekvensinformasjon
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unik identifikator |
sequence.name | String | Sekvensnavn |
sequence.completedAt | DateTime | Når sekvensen ble fullført |
sequence.completedBy | Object | Bruker som fullførte den |
Skjema-data
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alle skjemaer i sekvensen |
sequence.forms[].id | String | Skjema-ID |
sequence.forms[].name | String | Skjema-navn |
sequence.forms[].responses | Object | Skjema-svar |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Når skjemaet ble fullført |
sequence.forms[].completedBy | Object | Hvem som fullførte dette skjemaet |
Nåværende skjema (Når "Etter hvert skjema" er aktivert)
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Nåværende skjema-ID |
currentForm.name | String | Nåværende skjema-navn |
currentForm.responses | Object | Nåværende skjema-svar |
currentForm.index | Number | Posisjon i sekvensen (0-basert) |
currentForm.isLast | Boolean | Om dette er det siste skjemaet |
Eksempelarbeidsflyter
Eksempel 1: Fullføring av ansatt onboarding
Utløser: SmartForm Sekvens (Etter sekvens)
SmartForm Sekvensutløser
↓
Generer PDF
→ Mal: "Onboarding Sammendrag"
→ Data: sequence.forms
↓
Send e-post (til HR)
→ Emne: "Ny ansatt onboarding fullført"
→ Vedlegg: Generert PDF
↓
Send e-post (til ansatt)
→ Emne: "Velkommen! Din onboarding er fullført"
↓
API-kall (HR-system)
→ Opprett ansattpost med all data
Eksempel 2: Sanntids fremdriftssporing
Utløser: SmartForm Sekvens (Etter hvert skjema)
SmartForm Sekvensutløser
↓
Hvis betingelse: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Send e-post: "Alle skjemaer fullført!"
└── Nei:
└── Send e-post: "Skjema {{currentForm.index + 1}} mottatt"
↓
API-kall
→ Oppdater CRM med nyeste skjema-data
Eksempel 3: AI-drevet søknadsprosess
Utløser: SmartForm Sekvens (Etter sekvens, Aktiver som AI-verktøy: PÅ)
SmartForm Sekvensutløser
↓
AI-forespørsel
→ Analyser alle svar
→ Vurder søknaden
→ Generer anbefaling
↓
Hvis betingelse: score > 70
├── Ja:
│ ├── Opprett JIRA-oppgave: "Gjennomgå søknaden"
│ └── Send e-post: "Din søknad er under vurdering"
└── Nei:
└── Send e-post: "Takk for din interesse..."
Sammenligning: SmartForm vs SmartForm Sekvensutløser
| Funksjon | SmartForm Utløser | SmartForm Sekvensutløser |
|---|---|---|
| Utløser på | Fullføring av enkelt skjema | Fullføring av sekvens |
| Data tilgjengelig | Ett skjema-svar | Alle skjema-svar |
| Utførelsesalternativer | Etter skjema bare | Etter hvert skjema / etter sekvens / begge |
| Aktiver som AI-verktøy | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Best for | Enkle skjemaer | Flertrinns prosesser |
Beste praksis
1. Bruk begge utførelsesalternativer strategisk
- Etter hvert skjema: Rask bekreftelser, sanntidssynk
- Etter sekvens: Tung behandling, endelige handlinger
2. Utnytt AI-verktøy for bedre brukeropplevelse
Aktiver "AI-verktøy" for sekvenser som drar nytte av samtalebasert fullføring:
- Søknader
- Vurderinger
- Onboarding
- Undersøkelser
3. Håndter delvise fullføringer
Bruk "Etter hvert skjema" for å lagre fremdrift, slik at brukerne ikke mister data hvis de avbryter midt i sekvensen.
4. Test hele flyten
Test sekvenser grundig:
- Direkte fullføring
- Delegert skjemaer
- AI-chatbot fullføring
- Alle SmartFlow-utløsere