SmartForm Sekvens Udløser
Kør et workflow, når en SmartForm Sekvens er afsluttet. Denne udløser giver dig mulighed for at automatisere handlinger, efter at brugerne har afsluttet en række formularer.
Hvornår Skal Du Bruge
- Behandle multi-trins formularindsendelser
- Generere rapporter fra flere formularer
- Udløse godkendelsesworkflows, efter at alle data er indsamlet
- Sende færdiggørelsesnotifikationer
- Opdatere eksterne systemer med konsoliderede data
Konfiguration
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Sekvens | Hvilken sekvens der udløser dette flow |
| Udfør Efter | Hvornår udløseren aktiveres (hver formular / sekvens afslutning / begge) |
| Aktiver som AI Værktøj | Gør denne sekvens tilgængelig i AI chatbotten |
Udførelsesmuligheder
Efter Hver Formular
Workflowet kører hver gang en formular inden for sekvensen er afsluttet.
Brugssager:
- Realtids datasynkronisering
- Fremskridtsnotifikationer
- Mellemliggende valideringer
- Opdatering af optegnelser, efterhånden som data kommer ind
Efter Sekvensafslutning
Workflowet kører kun, når alle formularer i sekvensen er afsluttet.
Brugssager:
- Generering af slutrapport
- Initiation af godkendelsesworkflow
- Færdiggørelsescertifikater
- Sammendrætsnotifikationer
Begge
Aktivér begge muligheder for at køre workflows ved hvert trin OG ved slutningen.
Brugssager:
- Realtidssynkronisering + slut-sammendrag
- Fremskridtsopfølgning + færdiggørelsesnotifikation
- Inkrementel behandling + konsolideret rapport
🤖 Aktiver som AI Værktøj
Når det er tændt, bliver sekvensen tilgængelig for din AI chatbot som et standardværktøj.
Hvad Dette Betyder
- Brugere kan starte sekvensen direkte i chatten
- AI guider brugerne gennem hver formular konverserende
- Ingen behov for at åbne separate formularer eller links
- Problemfri oplevelse på enhver kanal (web, WhatsApp, Messenger, osv.)
Sådan Fungerer Det
- Brugeren spørger om noget relateret til sekvensen (f.eks. "Jeg vil gerne ansøge")
- AI genkender hensigten og tilbyder at starte sekvensen
- AI stiller spørgsmål fra hver formular i sekvensen
- Svar indsamles og gemmes
- SmartFlow udløses baseret på din konfiguration
Eksempel
Bruger: Jeg vil gerne starte certificeringsprocessen
AI: Jeg vil hjælpe dig med det! Certificeringen kræver, at du udfylder
3 formularer. Lad os starte med dine professionelle oplysninger.
Hvad er din nuværende jobtitel?
Bruger: Senior Developer
AI: Fantastisk! Hvor mange års erfaring har du?
...
[Efter alle formularer er afsluttet]
AI: Du har afsluttet alle certificeringsformularerne. Din ansøgning
er blevet indsendt, og du vil modtage en bekræftelses-e-mail snart.
Tilgængelige Variabler
Når udløseren aktiveres, er disse variabler tilgængelige i dit workflow:
Sekvensinformation
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unik identifikator |
sequence.name | String | Sekvensnavn |
sequence.completedAt | DateTime | Hvornår sekvensen blev afsluttet |
sequence.completedBy | Object | Bruger der afsluttede den |
Formular Data
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alle formularer i sekvensen |
sequence.forms[].id | String | Formular ID |
sequence.forms[].name | String | Formular navn |
sequence.forms[].responses | Object | Formular svar |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Hvornår formularen blev afsluttet |
sequence.forms[].completedBy | Object | Hvem der afsluttede denne formular |
Nuværende Formular (Når "Efter Hver Formular" er aktiveret)
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Nuværende formular ID |
currentForm.name | String | Nuværende formular navn |
currentForm.responses | Object | Nuværende formular svar |
currentForm.index | Number | Position i sekvensen (0-baseret) |
currentForm.isLast | Boolean | Om dette er den sidste formular |
Eksempel Workflows
Eksempel 1: Fuldførelse af Medarbejder Onboarding
Udløser: SmartForm Sekvens (Efter sekvens)
SmartForm Sekvens Udløser
↓
Generer PDF
→ Skabelon: "Onboarding Resumé"
→ Data: sequence.forms
↓
Send E-mail (til HR)
→ Emne: "Ny medarbejder onboarding fuldført"
→ Vedhæftning: Genereret PDF
↓
Send E-mail (til Medarbejder)
→ Emne: "Velkommen! Din onboarding er fuldført"
↓
API Kald (HR System)
→ Opret medarbejderpost med alle data
Eksempel 2: Realtids Fremskridtsopfølgning
Udløser: SmartForm Sekvens (Efter hver formular)
SmartForm Sekvens Udløser
↓
Hvis Betingelse: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Send E-mail: "Alle formularer er fuldført!"
└── Nej:
└── Send E-mail: "Formular {{currentForm.index + 1}} modtaget"
↓
API Kald
→ Opdater CRM med de seneste formular data
Eksempel 3: AI-Drevet Ansøgningsproces
Udløser: SmartForm Sekvens (Efter sekvens, Aktiver som AI Værktøj: TIL)
SmartForm Sekvens Udløser
↓
AI Anmodning
→ Analyser alle svar
→ Vurder ansøgning
→ Generer anbefaling
↓
Hvis Betingelse: score > 70
├── Ja:
│ ├── Opret JIRA Problem: "Gennemgå ansøgning"
│ └── Send E-mail: "Din ansøgning er under behandling"
└── Nej:
└── Send E-mail: "Tak for din interesse..."
Sammenligning: SmartForm vs SmartForm Sekvens Udløser
| Funktion | SmartForm Udløser | SmartForm Sekvens Udløser |
|---|---|---|
| Udløser ved | Afslutning af enkelt formular | Afslutning af sekvens |
| Data tilgængelig | Én formular's svar | Alle formularers svar |
| Udførelsesmuligheder | Kun efter formular | Efter hver formular / efter sekvens / begge |
| Aktiver som AI Værktøj | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Bedst til | Enkle formularer | Multi-trins processer |
Bedste Praksis
1. Brug Begge Udførelsesmuligheder Strategisk
- Efter hver formular: Hurtige bekræftelser, realtids synkronisering
- Efter sekvens: Tunge behandlinger, afsluttende handlinger
2. Udnyt AI Værktøjet for Bedre Brugeroplevelse
Aktivér "AI Værktøj" for sekvenser, der drager fordel af konverserende afslutning:
- Ansøgninger
- Vurderinger
- Onboarding
- Undersøgelser
3. Håndter Delvise Fuldførelser
Brug "Efter hver formular" til at gemme fremskridt, så brugerne ikke mister data, hvis de opgiver midt i sekvensen.
4. Test Hele Flowet
Test sekvenser grundigt:
- Direkte afslutning
- Delegere formularer
- AI chatbot afslutning
- Alle SmartFlow udløsere