SmartForm Sekvens Udløser
Kør en arbejdsgang, når en SmartForm Sekvens er fuldført. Denne udløser giver dig mulighed for at automatisere handlinger, efter at brugerne har afsluttet en række formularer.
Hvornår Skal Du Bruge
- Behandle multi-trins formularindsendelser
- Generere rapporter fra flere formularer
- Udløse godkendelsesarbejdsgange, efter at alle data er indsamlet
- Sende færdiggørelsesnotifikationer
- Opdatere eksterne systemer med konsoliderede data
Konfiguration
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Sekvens | Hvilken sekvens udløser denne flow |
| Udfør Efter | Hvornår udløseren aktiveres (hver formular / sekvensfuldførelse / begge) |
| Aktiver som AI Værktøj | Gør denne sekvens tilgængelig i AI chatbotten |
Udførelsesmuligheder
Efter Hver Formular
Arbejdsgangen kører hver gang en formular inden for sekvensen er fuldført.
Brugssager:
- Realtidsdatasynkronisering
- Fremskridtsnotifikationer
- Mellemliggende valideringer
- Opdatering af poster, efterhånden som data kommer ind
Efter Sekvensfuldførelse
Arbejdsgangen kører kun, når alle formularer i sekvensen er fuldført.
Brugssager:
- Endelig rapportgenerering
- Initiation af godkendelsesarbejdsgang
- Færdiggørelsescertifikater
- Sammendrætsnotifikationer
Begge
Aktivér begge muligheder for at køre arbejdsgange ved hvert trin OG ved slutningen.
Brugssager:
- Realtids synkronisering + endeligt sammendrag
- Fremskridtsopfølgning + færdiggørelsesnotifikation
- Inkrementel behandling + konsolideret rapport
🤖 Aktiver som AI Værktøj
Når det er tændt, bliver sekvensen tilgængelig for din AI chatbot som et standardværktøj.
Hvad Dette Betyder
- Brugere kan starte sekvensen direkte i chatten
- AI guider brugerne gennem hver formular på en samtalebaseret måde
- Ingen behov for at åbne separate formularer eller links
- Problemfri oplevelse på enhver kanal (web, WhatsApp, Messenger, osv.)
Sådan Fungerer Det
- Brugeren spørger om noget relateret til sekvensen (f.eks. "Jeg vil gerne ansøge")
- AI genkender hensigten og tilbyder at starte sekvensen
- AI stiller spørgsmål fra hver formular i sekvensen
- Svar indsamles og gemmes
- SmartFlow udløses baseret på din konfiguration
Eksempel
Bruger: Jeg vil gerne starte certificeringsprocessen
AI: Jeg vil hjælpe dig med det! Certificeringen kræver, at du udfylder
3 formularer. Lad os starte med dine professionelle oplysninger.
Hvad er din nuværende jobtitel?
Bruger: Senior Developer
AI: Fantastisk! Hvor mange års erfaring har du?
...
[Efter alle formularer er fuldført]
AI: Du har fuldført alle certificeringsformularerne. Din ansøgning
er blevet indsendt, og du vil modtage en bekræftelses-e-mail snart.
Tilgængelige Variabler
Når triggeren aktiveres, er disse variabler tilgængelige i dit workflow:
Sekvensinformation
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unik identifikator |
sequence.name | String | Sekvensnavn |
sequence.completedAt | DateTime | Hvornår sekvensen blev afsluttet |
sequence.completedBy | Object | Bruger, der afsluttede den |
Formulardata
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alle formularer i sekvensen |
sequence.forms[].id | String | Formular-ID |
sequence.forms[].name | String | Formularnavn |
sequence.forms[].responses | Object | Formularsvar |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Hvornår formularen blev afsluttet |
sequence.forms[].completedBy | Object | Hvem der afsluttede denne formular |
Nuværende Formular (Når "Efter hver formular" er aktiveret)
| Variabel | Type | Beskrivelse |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Nuværende formular-ID |
currentForm.name | String | Nuværende formularnavn |
currentForm.responses | Object | Nuværende formularsvar |
currentForm.index | Number | Position i sekvensen (0-baseret) |
currentForm.isLast | Boolean | Om dette er den sidste formular |
Eksempel Workflows
Eksempel 1: Afslutning af Medarbejder Onboarding
Trigger: SmartForm Sekvens (Efter sekvens)
SmartForm Sekvens Trigger
↓
Generer PDF
→ Skabelon: "Onboarding Oversigt"
→ Data: sequence.forms
↓
Send Email (til HR)
→ Emne: "Ny medarbejder onboarding afsluttet"
→ Vedhæftning: Genereret PDF
↓
Send Email (til Medarbejder)
→ Emne: "Velkommen! Din onboarding er afsluttet"
↓
API Kald (HR System)
→ Opret medarbejderpost med alle data
Eksempel 2: Realtids Fremskridtsopfølgning
Trigger: SmartForm Sekvens (Efter hver formular)
SmartForm Sekvens Trigger
↓
Hvis Betingelse: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Send Email: "Alle formularer er afsluttet!"
└── Nej:
└── Send Email: "Formular {{currentForm.index + 1}} modtaget"
↓
API Kald
→ Opdater CRM med nyeste formulardata
Eksempel 3: AI-Drevet Ansøgningsproces
Trigger: SmartForm Sekvens (Efter sekvens, Aktiver som AI Værktøj: TIL)
SmartForm Sekvens Trigger
↓
AI Anmodning
→ Analyser alle svar
→ Vurder ansøgning
→ Generer anbefaling
↓
Hvis Betingelse: score > 70
├── Ja:
│ ├── Opret JIRA Problem: "Gennemgå ansøgning"
│ └── Send Email: "Din ansøgning er under behandling"
└── Nej:
└── Send Email: "Tak for din interesse..."
Sammenligning: SmartForm vs SmartForm Sekvens Trigger
| Funktion | SmartForm Trigger | SmartForm Sekvens Trigger |
|---|---|---|
| Udløser på | Enkel formularfuldførelse | Sekvensfuldførelse |
| Data tilgængelig | Én forms svar | Alle forms svar |
| Udførelsesmuligheder | Efter formular kun | Efter hver formular / efter sekvens / begge |
| Aktiver som AI-værktøj | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Bedst til | Enkle formularer | Multi-trins processer |
Bedste Praksis
1. Brug Begge Udførelsesmuligheder Strategisk
- Efter hver formular: Hurtige bekræftelser, realtids synkronisering
- Efter sekvens: Tunge behandlinger, afsluttende handlinger
2. Udnyt AI-værktøjet for Bedre UX
Aktiver "AI-værktøj" for sekvenser, der drager fordel af samtaleafslutning:
- Ansøgninger
- Vurderinger
- Onboarding
- Undersøgelser
3. Håndter Delvise Fuldførelser
Brug "Efter hver formular" til at gemme fremskridt, så brugerne ikke mister data, hvis de forlader midt i sekvensen.
4. Test Hele Flowet
Test sekvenser grundigt:
- Direkte fuldførelse
- Delegere formularer
- AI chatbot fuldførelse
- Alle SmartFlow triggers