SmartForm Zaporedje Aktivator
Zaženi delovni tok, ko je SmartForm Zaporedje zaključeno. Ta aktivator vam omogoča avtomatizacijo dejanj po tem, ko uporabniki zaključijo serijo obrazcev.
Kdaj Uporabiti
- Obdelava večstopenjskih oddaj obrazcev
- Generiranje poročil iz več obrazcev
- Aktiviranje delovnih tokov odobritve po zbiranju vseh podatkov
- Pošiljanje obvestil o zaključku
- Posodabljanje zunanjih sistemov s konsolidiranimi podatki
Konfiguracija
| Polje | Opis |
|---|---|
| Zaporedje | Katero zaporedje aktivira ta tok |
| Izvedi Po | Kdaj se aktivator sproži (vsak obrazec / zaključek zaporedja / oboje) |
| Omogoči kot AI Orodje | To zaporedje naredi na voljo v AI klepetalniku |
Možnosti Izvedbe
Po Vsakem Obrazcu
Delovni tok se zažene vsakič, ko je obrazec znotraj zaporedja zaključen.
Uporabniški primeri:
- Sinhronizacija podatkov v realnem času
- Obvestila o napredku
- Vmesne validacije
- Posodabljanje zapisov, ko podatki prispejo
Po Zaključku Zaporedja
Delovni tok se zažene le, ko so vsi obrazci v zaporedju zaključeni.
Uporabniški primeri:
- Generiranje končnega poročila
- Začetek delovnega toka odobritve
- Potrdila o zaključku
- Obvestila o povzetku
Oboje
Omogočite obe možnosti za zagon delovnih tokov pri vsakem koraku IN na koncu.
Uporabniški primeri:
- Sinhronizacija v realnem času + končni povzetek
- Sledenje napredku + obvestilo o zaključku
- Inkrementalna obdelava + konsolidirano poročilo
🤖 Omogoči kot AI Orodje
Ko je preklopljen VKLJUČENO, postane zaporedje na voljo vašemu AI klepetalniku kot privzeto orodje.
Kaj To Pomeni
- Uporabniki lahko začnejo zaporedje direktno v klepetu
- AI vodi uporabnike skozi vsak obrazec pogovorno
- Ni potrebe po odpiranju ločenih obrazcev ali povezav
- Brezšivna izkušnja na katerem koli kanalu (splet, WhatsApp, Messenger itd.)
Kako Deluje
- Uporabnik vpraša o nečem, kar je povezano z zaporedjem (npr. "Želim se prijaviti")
- AI prepozna namen in ponudi začetek zaporedja
- AI postavlja vprašanja iz vsakogar obrazca v zaporedju
- Odgovori se zbirajo in shranjujejo
- SmartFlow se sproži na podlagi vaše konfiguracije
Primer
User: Rad bi začel postopek certificiranja
AI: Pomagal vam bom pri tem! Certificiranje zahteva dokončanje
3 obrazcev. Začnimo z vašimi poklicnimi informacijami.
Kakšna je vaša trenutna delovna pozicija?
User: Starejši razvijalec
AI: Odlično! Koliko let izkušenj imate?
...
[Po zaključku vseh obrazcev]
AI: Zaključili ste vse obrazce za certificiranje. Vaša prijava
je bila oddana in kmalu boste prejeli potrditveno e-pošto.
Razpoložljive Spremenljivke
Ko se sproži sprožilec, so te spremenljivke na voljo v vašem delovnem toku:
Informacije o zaporedju
| Spremenljivka | Tip | Opis |
|---|---|---|
sequence.id | Niz | Edinstveni identifikator |
sequence.name | Niz | Ime zaporedja |
sequence.completedAt | Datum in čas | Kdaj je bilo zaporedje zaključeno |
sequence.completedBy | Objekt | Uporabnik, ki ga je zaključil |
Podatki obrazca
| Spremenljivka | Tip | Opis |
|---|---|---|
sequence.forms | Množica | Vsi obrazci v zaporedju |
sequence.forms[].id | Niz | ID obrazca |
sequence.forms[].name | Niz | Ime obrazca |
sequence.forms[].responses | Objekt | Odgovori na obrazec |
sequence.forms[].completedAt | Datum in čas | Kdaj je bil obrazec zaključen |
sequence.forms[].completedBy | Objekt | Kdo je zaključil ta obrazec |
Trenutni obrazec (Ko je "Po vsakem obrazcu" omogočeno)
| Spremenljivka | Tip | Opis |
|---|---|---|
currentForm.id | Niz | ID trenutnega obrazca |
currentForm.name | Niz | Ime trenutnega obrazca |
currentForm.responses | Objekt | Odgovori na trenutni obrazec |
currentForm.index | Število | Položaj v zaporedju (0-indeksirano) |
currentForm.isLast | Boolean | Ali je to končni obrazec |
Primeri delovnih tokov
Primer 1: Zaključek uvajanja zaposlenega
Sprožilec: Zaporedje SmartForm (Po zaporedju)
Sprožilec zaporedja SmartForm
↓
Ustvari PDF
→ Predloga: "Povzetek uvajanja"
→ Podatki: sequence.forms
↓
Pošlji e-pošto (HR)
→ Zadeva: "Uvajanje novega zaposlenega zaključeno"
→ Priloga: Ustvarjeni PDF
↓
Pošlji e-pošto (Zaposlenemu)
→ Zadeva: "Dobrodošli! Vaše uvajanje je zaključeno"
↓
API Klic (HR sistem)
→ Ustvari evidenco zaposlenega z vsemi podatki
Primer 2: Sledenje napredku v realnem času
Sprožilec: Zaporedje SmartForm (Po vsakem obrazcu)
Sprožilec zaporedja SmartForm
↓
Če pogoj: currentForm.isLast
├── Da:
│ └── Pošlji e-pošto: "Vsi obrazci so zaključeni!"
└── Ne:
└── Pošlji e-pošto: "Obrazec {{currentForm.index + 1}} prejet"
↓
API Klic
→ Posodobi CRM z najnovejšimi podatki obrazca
Primer 3: Postopek prijave, podprt z umetno inteligenco
Sprožilec: Zaporedje SmartForm (Po zaporedju, Omogoči kot orodje AI: VKLOPLJENO)
Sprožilec zaporedja SmartForm
↓
AI Zahteva
→ Analiziraj vse odgovore
→ Ocenite prijavo
→ Ustvari priporočilo
↓
Če pogoj: score > 70
├── Da:
│ ├── Ustvari JIRA težavo: "Pregled prijave"
│ └── Pošlji e-pošto: "Vaša prijava je v obravnavi"
└── Ne:
└── Pošlji e-pošto: "Hvala za vaš interes..."
Primerjava: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Funkcija | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Aktivira se ob | Zaključku enega obrazca | Zaključku zaporedja |
| Razpoložljivi podatki | Odgovori na en obrazec | Odgovori na vse obrazce |
| Možnosti izvajanja | Po obrazcu samo | Po vsakem obrazcu / po zaporedju / oboje |
| Omogoči kot AI Orodje | ✅ Da | ✅ Da |
| Najboljše za | Enostavne obrazce | Večstopenjske procese |
Najboljše prakse
1. Strategično uporabite obe možnosti izvajanja
- Po vsakem obrazcu: Hitre potrditve, sinhronizacija v realnem času
- Po zaporedju: Obsežno obdelovanje, končne akcije
2. Izkoristite AI Orodje za boljšo uporabniško izkušnjo
Omogočite "AI Orodje" za zaporedja, ki koristijo od konverzacijskega zaključka:
- Aplikacije
- Ocene
- Uvajanje
- Anketiranje
3. Obvladovanje delnih zaključkov
Uporabite "Po vsakem obrazcu" za shranjevanje napredka, da uporabniki ne izgubijo podatkov, če zapustijo sredino zaporedja.
4. Preizkusite celoten postopek
Temeljito preizkusite zaporedja:
- Neposreden zaključek
- Delegirani obrazci
- Zaključek AI klepetalnika
- Vsi SmartFlow sprožilci