SmartForm Sequence Trigger
Rulați un flux de lucru atunci când un SmartForm Sequence este completat. Acest declanșator vă permite să automatizați acțiuni după ce utilizatorii finalizează o serie de formulare.
Când să Folosiți
- Procesați trimiterea formularelor în mai mulți pași
- Generați rapoarte din mai multe formulare
- Declanșați fluxuri de aprobat după ce toate datele sunt colectate
- Trimiteți notificări de finalizare
- Actualizați sistemele externe cu date consolidate
Configurare
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Secvență | Care secvență declanșează acest flux |
| Executați După | Când se activează declanșatorul (finalizarea fiecărui formular / secvență / ambele) |
| Activați ca Instrument AI | Faceți această secvență disponibilă în chatbot-ul AI |
Opțiuni de Execuție
După Fiecare Formular
Fluxul de lucru rulează de fiecare dată când un formular din secvență este completat.
Cazuri de utilizare:
- Sincronizare a datelor în timp real
- Notificări de progres
- Validări intermediare
- Actualizarea înregistrărilor pe măsură ce datele sosesc
După Finalizarea Secvenței
Fluxul de lucru rulează doar atunci când toate formularele din secvență sunt completate.
Cazuri de utilizare:
- Generarea raportului final
- Inițierea fluxului de aprobat
- Certificate de finalizare
- Notificări de rezumat
Ambele
Activați ambele opțiuni pentru a rula fluxuri de lucru la fiecare pas ȘI la final.
Cazuri de utilizare:
- Sincronizare în timp real + rezumat final
- Urmărirea progresului + notificare de finalizare
- Procesare incrementală + raport consolidat
🤖 Activați ca Instrument AI
Când este activat, secvența devine disponibilă pentru chatbot-ul dvs. AI ca instrument implicit.
Ce Înseamnă Acest Lucru
- Utilizatorii pot începe secvența direct în chat
- AI ghidează utilizatorii prin fiecare formular în mod conversațional
- Nu este nevoie să deschideți formulare sau linkuri separate
- Experiență fără întreruperi pe orice canal (web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Cum Funcționează
- Utilizatorul întreabă despre ceva legat de secvență (de exemplu, "Vreau să aplic")
- AI recunoaște intenția și oferă să înceapă secvența
- AI pune întrebări din fiecare formular din secvență
- Răspunsurile sunt colectate și salvate
- SmartFlow se declanșează pe baza configurației dvs.
Exemplu
User: Aș dori să încep procesul de certificare
AI: Te voi ajuta cu asta! Certificarea necesită completarea
a 3 formulare. Să începem cu informațiile tale profesionale.
Care este titlul tău de muncă actual?
User: Dezvoltator Senior
AI: Grozav! Câte ani de experiență ai?
...
[După finalizarea tuturor formularelor]
AI: Ai completat toate formularele de certificare. Cererea ta
a fost trimisă și vei primi un email de confirmare în curând.
Variabile Disponibile
Când se activează declanșatorul, aceste variabile sunt disponibile în fluxul dvs. de lucru:
Informații despre Secvență
| Variabilă | Tip | Descriere |
|---|---|---|
sequence.id | String | Identificator unic |
sequence.name | String | Numele secvenței |
sequence.completedAt | DateTime | Când a fost completată secvența |
sequence.completedBy | Object | Utilizatorul care a completat-o |
Datele Formularului
| Variabilă | Tip | Descriere |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Toate formularele din secvență |
sequence.forms[].id | String | ID-ul formularului |
sequence.forms[].name | String | Numele formularului |
sequence.forms[].responses | Object | Răspunsurile formularului |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Când a fost completat formularul |
sequence.forms[].completedBy | Object | Cine a completat acest formular |
Formularul Curent (Când "După Fiecare Formular" este activat)
| Variabilă | Tip | Descriere |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID-ul formularului curent |
currentForm.name | String | Numele formularului curent |
currentForm.responses | Object | Răspunsurile formularului curent |
currentForm.index | Number | Poziția în secvență (bazată pe 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Dacă acesta este formularul final |
Fluxuri de Lucru Exemplu
Exemplu 1: Finalizarea Procesului de Integrare a Angajaților
Declanșator: SmartForm Sequence (După secvență)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Generați PDF
→ Șablon: "Rezumat Integrare"
→ Date: sequence.forms
↓
Trimiteți Email (către HR)
→ Subiect: "Finalizarea integrării noului angajat"
→ Atașament: PDF generat
↓
Trimiteți Email (către Angajat)
→ Subiect: "Bine ai venit! Integrarea ta este completă"
↓
Apel API (Sistem HR)
→ Creați înregistrarea angajatului cu toate datele
Exemplu 2: Urmărirea Progresului în Timp Real
Declanșator: SmartForm Sequence (După fiecare formular)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Dacă Condiție: currentForm.isLast
├── Da:
│ └── Trimiteți Email: "Toate formularele sunt complete!"
└── Nu:
└── Trimiteți Email: "Formularul {{currentForm.index + 1}} a fost primit"
↓
Apel API
→ Actualizați CRM cu cele mai recente date ale formularului
Exemplu 3: Procesul de Aplicare Condus de AI
Declanșator: SmartForm Sequence (După secvență, Activați ca Instrument AI: ON)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Cerere AI
→ Analizați toate răspunsurile
→ Scor aplicația
→ Generați recomandare
↓
Dacă Condiție: scor > 70
├── Da:
│ ├── Creați Problemă JIRA: "Revizuiți aplicația"
│ └── Trimiteți Email: "Aplicația dvs. este în revizuire"
└── Nu:
└── Trimiteți Email: "Vă mulțumim pentru interes..."
Comparare: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Caracteristică | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Se declanșează la | Finalizarea unui singur formular | Finalizarea secvenței |
| Date disponibile | Răspunsurile unui formular | Răspunsurile tuturor formularelor |
| Opțiuni de execuție | După formular doar | După fiecare formular / după secvență / ambele |
| Activați ca Instrument AI | ✅ Da | ✅ Da |
| Cel mai bine pentru | Formulare simple | Procese în mai mulți pași |
Cele Mai Bune Practici
1. Utilizați Ambele Opțiuni de Execuție Strategice
- După fiecare formular: Confirmări rapide, sincronizare în timp real
- După secvență: Procesare grea, acțiuni finale
2. Valorificați Instrumentul AI pentru o Experiență Utilizator Mai Bună
Activați "Instrument AI" pentru secvențe care beneficiază de completarea conversațională:
- Aplicații
- Evaluări
- Integrare
- Chestionare
3. Gestionează Completările Parțiale
Utilizați "După fiecare formular" pentru a salva progresul, astfel încât utilizatorii să nu piardă datele dacă abandonează în mijlocul secvenței.
4. Testați Fluxul Complet
Testați secvențele în mod temeinic:
- Finalizare directă
- Formulare delegate
- Finalizarea chatbot-ului AI
- Toate declanșatoarele SmartFlow