SmartForm Sequence Trigger
Rulați un flux de lucru atunci când un SmartForm Sequence este completat. Acest declanșator vă permite să automatizați acțiuni după ce utilizatorii finalizează o serie de formulare.
Când să Folosiți
- Procesați trimiterea formularelor în mai mulți pași
- Generați rapoarte din mai multe formulare
- Declanșați fluxuri de aprobat după ce toate datele sunt colectate
- Trimiteți notificări de finalizare
- Actualizați sistemele externe cu date consolidate
Configurare
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Secvență | Care secvență declanșează acest flux |
| Executați După | Când se activează declanșatorul (finalizarea fiecărui formular / finalizarea secvenței / ambele) |
| Activați ca Instrument AI | Faceți această secvență disponibilă în chatbot-ul AI |
Opțiuni de Execuție
După Fiecare Formular
Fluxul de lucru se rulează de fiecare dată când un formular din secvență este completat.
Cazuri de utilizare:
- Sincronizare a datelor în timp real
- Notificări de progres
- Validări intermediare
- Actualizarea înregistrărilor pe măsură ce datele sosesc
După Finalizarea Secvenței
Fluxul de lucru se rulează doar atunci când toate formularele din secvență sunt completate.
Cazuri de utilizare:
- Generarea raportului final
- Inițierea fluxului de aprobat
- Certificate de finalizare
- Notificări de rezumat
Ambele
Activați ambele opțiuni pentru a rula fluxuri de lucru la fiecare pas ȘI la final.
Cazuri de utilizare:
- Sincronizare în timp real + rezumat final
- Urmărirea progresului + notificare de finalizare
- Procesare incrementală + raport consolidat
🤖 Activați ca Instrument AI
Când este activat, secvența devine disponibilă pentru chatbot-ul dvs. AI ca instrument implicit.
Ce Înseamnă Acest Lucru
- Utilizatorii pot începe secvența direct în chat
- AI ghidează utilizatorii prin fiecare formular conversațional
- Nu este necesar să deschideți formulare sau linkuri separate
- Experiență fluidă pe orice canal (web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Cum Funcționează
- Utilizatorul întreabă despre ceva legat de secvență (de exemplu, "Vreau să aplic")
- AI recunoaște intenția și oferă să înceapă secvența
- AI pune întrebări din fiecare formular din secvență
- Răspunsurile sunt colectate și salvate
- SmartFlow se declanșează pe baza configurației dvs.
Exemplu
User: I'd like to start the certification process
AI: I'll help you with that! The certification requires completing
3 forms. Let's start with your professional information.
What's your current job title?
User: Senior Developer
AI: Great! How many years of experience do you have?
...
[After all forms complete]
AI: You've completed all the certification forms. Your application
has been submitted and you'll receive a confirmation email shortly.
Variabile Disponibile
Când declanșatorul se activează, aceste variabile sunt disponibile în fluxul tău de lucru:
Informații despre Secvență
| Variabilă | Tip | Descriere |
|---|---|---|
sequence.id | String | Identificator unic |
sequence.name | String | Numele secvenței |
sequence.completedAt | DateTime | Când a fost finalizată secvența |
sequence.completedBy | Object | Utilizatorul care a finalizat-o |
Datele Formularului
| Variabilă | Tip | Descriere |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Toate formularele din secvență |
sequence.forms[].id | String | ID-ul formularului |
sequence.forms[].name | String | Numele formularului |
sequence.forms[].responses | Object | Răspunsurile formularului |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Când a fost finalizat formularul |
sequence.forms[].completedBy | Object | Cine a finalizat acest formular |
Formularul Curent (Când "După Fiecare Formular" este activat)
| Variabilă | Tip | Descriere |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID-ul formularului curent |
currentForm.name | String | Numele formularului curent |
currentForm.responses | Object | Răspunsurile formularului curent |
currentForm.index | Number | Poziția în secvență (0-based) |
currentForm.isLast | Boolean | Dacă acesta este formularul final |
Exemple de Fluxuri de Lucru
Exemplu 1: Finalizarea Integrarea Angajatului
Declanșator: Secvență SmartForm (După secvență)
Declanșator Secvență SmartForm
↓
Generare PDF
→ Șablon: "Rezumat Integrare"
→ Date: sequence.forms
↓
Trimite Email (către HR)
→ Subiect: "Integrarea noului angajat s-a finalizat"
→ Atașament: PDF generat
↓
Trimite Email (către Angajat)
→ Subiect: "Bine ai venit! Integrarea ta este completă"
↓
Apel API (Sistem HR)
→ Creează înregistrare angajat cu toate datele
Exemplu 2: Urmărirea Progresului în Timp Real
Declanșator: Secvență SmartForm (După fiecare formular)
Declanșator Secvență SmartForm
↓
Dacă Condiție: currentForm.isLast
├── Da:
│ └── Trimite Email: "Toate formularele sunt complete!"
└── Nu:
└── Trimite Email: "Formularul {{currentForm.index + 1}} a fost primit"
↓
Apel API
→ Actualizează CRM cu cele mai recente date ale formularului
Exemplu 3: Proces de Aplicare Condus de AI
Declanșator: Secvență SmartForm (După secvență, Activează ca Instrument AI: ON)
Declanșator Secvență SmartForm
↓
Cerere AI
→ Analizează toate răspunsurile
→ Evaluează aplicația
→ Generează recomandare
↓
Dacă Condiție: scor > 70
├── Da:
│ ├── Creează Problemă JIRA: "Revizuiește aplicația"
│ └── Trimite Email: "Aplicația ta este în revizuire"
└── Nu:
└── Trimite Email: "Îți mulțumim pentru interes..."
Comparare: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Caracteristică | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Se activează la | Finalizarea unui singur formular | Finalizarea secvenței |
| Date disponibile | Răspunsurile unui formular | Răspunsurile tuturor formularelor |
| Opțiuni de execuție | După formular doar | După fiecare formular / după secvență / ambele |
| Activare ca instrument AI | ✅ Da | ✅ Da |
| Cel mai bine pentru | Formulare simple | Procese în mai mulți pași |
Cele mai bune practici
1. Utilizați ambele opțiuni de execuție în mod strategic
- După fiecare formular: Confirmări rapide, sincronizare în timp real
- După secvență: Procesare intensivă, acțiuni finale
2. Valorificați instrumentul AI pentru o experiență mai bună a utilizatorului
Activați "Instrumentul AI" pentru secvențe care beneficiază de completarea conversațională:
- Aplicații
- Evaluări
- Integrare
- Chestionare
3. Gestionați completările parțiale
Utilizați "După fiecare formular" pentru a salva progresul, astfel încât utilizatorii să nu piardă date dacă abandonează în mijlocul secvenței.
4. Testați fluxul complet
Testați secvențele în profunzime:
- Finalizare directă
- Formulare delegate
- Finalizare chatbot AI
- Toate declanșatoarele SmartFlow