Déclencheur de Séquence SmartForm
Exécutez un flux de travail lorsqu'une Séquence SmartForm est complétée. Ce déclencheur vous permet d'automatiser des actions après que les utilisateurs ont terminé une série de formulaires.
Quand l'utiliser
- Traiter les soumissions de formulaires multi-étapes
- Générer des rapports à partir de plusieurs formulaires
- Déclencher des flux de travail d'approbation après la collecte de toutes les données
- Envoyer des notifications de complétion
- Mettre à jour des systèmes externes avec des données consolidées
Configuration
| Champ | Description |
|---|---|
| Séquence | Quelle séquence déclenche ce flux |
| Exécuter après | Quand le déclencheur se déclenche (chaque formulaire / complétion de la séquence / les deux) |
| Activer en tant qu'outil AI | Rendre cette séquence disponible dans le chatbot AI |
Options d'exécution
Après chaque formulaire
Le flux de travail s'exécute chaque fois qu'un formulaire dans la séquence est complété.
Cas d'utilisation :
- Synchronisation des données en temps réel
- Notifications de progression
- Validations intermédiaires
- Mise à jour des enregistrements au fur et à mesure que les données arrivent
Après la complétion de la séquence
Le flux de travail s'exécute uniquement lorsque tous les formulaires de la séquence sont complétés.
Cas d'utilisation :
- Génération de rapport final
- Initiation du flux de travail d'approbation
- Certificats de complétion
- Notifications de résumé
Les deux
Activez les deux options pour exécuter des flux de travail à chaque étape ET à la fin.
Cas d'utilisation :
- Synchronisation en temps réel + résumé final
- Suivi de progression + notification de complétion
- Traitement incrémental + rapport consolidé
🤖 Activer en tant qu'outil AI
Lorsqu'il est activé, la séquence devient disponible pour votre chatbot AI en tant qu'outil par défaut.
Ce que cela signifie
- Les utilisateurs peuvent commencer la séquence directement dans le chat
- L'AI guide les utilisateurs à travers chaque formulaire de manière conversationnelle
- Pas besoin d'ouvrir des formulaires ou des liens séparés
- Expérience fluide sur n'importe quel canal (web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Comment cela fonctionne
- L'utilisateur pose une question liée à la séquence (par exemple, "Je veux postuler")
- L'AI reconnaît l'intention et propose de commencer la séquence
- L'AI pose des questions de chaque formulaire dans la séquence
- Les réponses sont collectées et enregistrées
- SmartFlow se déclenche en fonction de votre configuration
Exemple
Utilisateur : J'aimerais commencer le processus de certification
AI : Je vais vous aider avec ça ! La certification nécessite de compléter
3 formulaires. Commençons par vos informations professionnelles.
Quel est votre poste actuel ?
Utilisateur : Développeur Senior
AI : Super ! Combien d'années d'expérience avez-vous ?
...
[Après que tous les formulaires soient complétés]
AI : Vous avez complété tous les formulaires de certification. Votre candidature
a été soumise et vous recevrez un e-mail de confirmation sous peu.
Variables Disponibles
Lorsque le déclencheur se déclenche, ces variables sont disponibles dans votre flux de travail :
Informations sur la Séquence
| Variable | Type | Description |
|---|---|---|
sequence.id | String | Identifiant unique |
sequence.name | String | Nom de la séquence |
sequence.completedAt | DateTime | Quand la séquence a été complétée |
sequence.completedBy | Object | Utilisateur qui l'a complétée |
Données du Formulaire
| Variable | Type | Description |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Tous les formulaires de la séquence |
sequence.forms[].id | String | ID du formulaire |
sequence.forms[].name | String | Nom du formulaire |
sequence.forms[].responses | Object | Réponses du formulaire |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Quand le formulaire a été complété |
sequence.forms[].completedBy | Object | Qui a complété ce formulaire |
Formulaire Actuel (Lorsque "Après chaque formulaire" est activé)
| Variable | Type | Description |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID du formulaire actuel |
currentForm.name | String | Nom du formulaire actuel |
currentForm.responses | Object | Réponses du formulaire actuel |
currentForm.index | Number | Position dans la séquence (index basé sur 0) |
currentForm.isLast | Boolean | S'il s'agit du dernier formulaire |
Exemples de Flux de Travail
Exemple 1 : Complétion de l'Intégration des Employés
Déclencheur : Séquence SmartForm (Après la séquence)
Déclencheur de Séquence SmartForm
↓
Générer PDF
→ Modèle : "Résumé de l'intégration"
→ Données : sequence.forms
↓
Envoyer un e-mail (à RH)
→ Sujet : "Intégration du nouvel employé terminée"
→ Pièce jointe : PDF généré
↓
Envoyer un e-mail (à l'employé)
→ Sujet : "Bienvenue ! Votre intégration est terminée"
↓
Appel API (Système RH)
→ Créer un enregistrement d'employé avec toutes les données
Exemple 2 : Suivi de Progression en Temps Réel
Déclencheur : Séquence SmartForm (Après chaque formulaire)
Déclencheur de Séquence SmartForm
↓
Si Condition : currentForm.isLast
├── Oui :
│ └── Envoyer un e-mail : "Tous les formulaires sont complets !"
└── Non :
└── Envoyer un e-mail : "Formulaire {{currentForm.index + 1}} reçu"
↓
Appel API
→ Mettre à jour le CRM avec les dernières données du formulaire
Exemple 3 : Processus de Candidature Piloté par AI
Déclencheur : Séquence SmartForm (Après la séquence, Activer en tant qu'outil AI : ON)
Déclencheur de Séquence SmartForm
↓
Demande AI
→ Analyser toutes les réponses
→ Évaluer la candidature
→ Générer une recommandation
↓
Si Condition : score > 70
├── Oui :
│ ├── Créer un problème JIRA : "Réviser la candidature"
│ └── Envoyer un e-mail : "Votre candidature est en cours d'examen"
└── Non :
└── Envoyer un e-mail : "Merci de votre intérêt..."
Comparaison : SmartForm vs Déclencheur de Séquence SmartForm
| Fonctionnalité | Déclencheur SmartForm | Déclencheur de Séquence SmartForm |
|---|---|---|
| Déclenche sur | Complétion d'un formulaire unique | Complétion de la séquence |
| Données disponibles | Réponses d'un seul formulaire | Réponses de tous les formulaires |
| Options d'exécution | Après le formulaire uniquement | Après chaque formulaire / après la séquence / les deux |
| Activer en tant qu'outil AI | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Meilleur pour | Formulaires simples | Processus multi-étapes |
Meilleures Pratiques
1. Utilisez les Deux Options d'Exécution de Manière Stratégique
- Après chaque formulaire : Confirmations rapides, synchronisation en temps réel
- Après la séquence : Traitement lourd, actions finales
2. Exploitez l'outil AI pour une Meilleure Expérience Utilisateur
Activez "Outil AI" pour les séquences qui bénéficient d'une complétion conversationnelle :
- Candidatures
- Évaluations
- Intégration
- Enquêtes
3. Gérez les Complétions Partielles
Utilisez "Après chaque formulaire" pour enregistrer les progrès, afin que les utilisateurs ne perdent pas de données s'ils abandonnent en cours de séquence.
4. Testez le Flux Complet
Testez les séquences de manière approfondie :
- Complétion directe
- Formulaires délégués
- Complétion par chatbot AI
- Tous les déclencheurs SmartFlow