Wyzwalacz sekwencji SmartForm
Uruchom workflow, gdy Sekwencja SmartForm zostanie zakończona. Ten wyzwalacz pozwala na automatyzację działań po zakończeniu przez użytkowników serii formularzy.
Kiedy używać
- Przetwarzanie wieloetapowych zgłoszeń formularzy
- Generowanie raportów z wielu formularzy
- Uruchamianie workflow zatwierdzania po zebraniu wszystkich danych
- Wysyłanie powiadomień o zakończeniu
- Aktualizacja systemów zewnętrznych z zebranymi danymi
Konfiguracja
| Pole | Opis |
|---|---|
| Sekwencja | Która sekwencja uruchamia ten przepływ |
| Wykonaj po | Kiedy wyzwalacz się uruchamia (po zakończeniu każdego formularza / zakończeniu sekwencji / oba) |
| Włącz jako narzędzie AI | Udostępnij tę sekwencję w czacie AI |
Opcje wykonania
Po każdym formularzu
Workflow uruchamia się za każdym razem, gdy formularz w sekwencji zostanie zakończony.
Przykłady zastosowania:
- Synchronizacja danych w czasie rzeczywistym
- Powiadomienia o postępie
- Walidacje pośrednie
- Aktualizacja rekordów w miarę napływu danych
Po zakończeniu sekwencji
Workflow uruchamia się tylko wtedy, gdy wszystkie formularze w sekwencji są zakończone.
Przykłady zastosowania:
- Generowanie raportu końcowego
- Inicjowanie workflow zatwierdzania
- Certyfikaty ukończenia
- Powiadomienia podsumowujące
Oba
Włącz obie opcje, aby uruchamiać workflow na każdym etapie I na końcu.
Przykłady zastosowania:
- Synchronizacja w czasie rzeczywistym + podsumowanie końcowe
- Śledzenie postępu + powiadomienie o zakończeniu
- Przetwarzanie inkrementalne + zintegrowany raport
🤖 Włącz jako narzędzie AI
Gdy jest włączone, sekwencja staje się dostępna dla Twojego czatu AI jako domyślne narzędzie.
Co to oznacza
- Użytkownicy mogą rozpocząć sekwencję bezpośrednio w czacie
- AI prowadzi użytkowników przez każdy formularz w sposób konwersacyjny
- Nie ma potrzeby otwierania oddzielnych formularzy lub linków
- Płynne doświadczenie na każdym kanale (web, WhatsApp, Messenger itp.)
Jak to działa
- Użytkownik pyta o coś związanego z sekwencją (np. "Chcę się zgłosić")
- AI rozpoznaje intencję i oferuje rozpoczęcie sekwencji
- AI zadaje pytania z każdego formularza w sekwencji
- Odpowiedzi są zbierane i zapisywane
- SmartFlow uruchamia się na podstawie Twojej konfiguracji
Przykład
Użytkownik: Chciałbym rozpocząć proces certyfikacji
AI: Pomogę Ci w tym! Certyfikacja wymaga wypełnienia
3 formularzy. Zacznijmy od Twoich informacji zawodowych.
Jaki jest Twój aktualny tytuł zawodowy?
Użytkownik: Starszy programista
AI: Świetnie! Ile lat doświadczenia masz?
...
[Po zakończeniu wszystkich formularzy]
AI: Ukończyłeś wszystkie formularze certyfikacyjne. Twoje zgłoszenie
zostało wysłane i wkrótce otrzymasz e-mail z potwierdzeniem.
Dostępne zmienne
Gdy wyzwalacz się uruchamia, te zmienne są dostępne w Twoim workflow:
Informacje o sekwencji
| Zmienna | Typ | Opis |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unikalny identyfikator |
sequence.name | String | Nazwa sekwencji |
sequence.completedAt | DateTime | Kiedy sekwencja została zakończona |
sequence.completedBy | Object | Użytkownik, który ją zakończył |
Dane formularza
| Zmienna | Typ | Opis |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Wszystkie formularze w sekwencji |
sequence.forms[].id | String | ID formularza |
sequence.forms[].name | String | Nazwa formularza |
sequence.forms[].responses | Object | Odpowiedzi formularza |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Kiedy formularz został zakończony |
sequence.forms[].completedBy | Object | Kto zakończył ten formularz |
Aktualny formularz (gdy włączono "Po każdym formularzu")
| Zmienna | Typ | Opis |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID aktualnego formularza |
currentForm.name | String | Nazwa aktualnego formularza |
currentForm.responses | Object | Odpowiedzi aktualnego formularza |
currentForm.index | Number | Pozycja w sekwencji (indeks zaczynający się od 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Czy to jest ostatni formularz |
Przykładowe workflow
Przykład 1: Zakończenie onboardingu pracownika
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm (po zakończeniu sekwencji)
Wyzwalacz sekwencji SmartForm
↓
Generuj PDF
→ Szablon: "Podsumowanie onboardingu"
→ Dane: sequence.forms
↓
Wyślij e-mail (do HR)
→ Temat: "Nowy pracownik zakończony onboarding"
→ Załącznik: Wygenerowany PDF
↓
Wyślij e-mail (do pracownika)
→ Temat: "Witamy! Twój onboarding jest zakończony"
↓
Wywołanie API (system HR)
→ Utwórz rekord pracownika z wszystkimi danymi
Przykład 2: Śledzenie postępu w czasie rzeczywistym
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm (po każdym formularzu)
Wyzwalacz sekwencji SmartForm
↓
Jeśli warunek: currentForm.isLast
├── Tak:
│ └── Wyślij e-mail: "Wszystkie formularze zakończone!"
└── Nie:
└── Wyślij e-mail: "Formularz {{currentForm.index + 1}} odebrany"
↓
Wywołanie API
→ Zaktualizuj CRM z najnowszymi danymi formularza
Przykład 3: Proces aplikacji napędzany przez AI
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm (po zakończeniu sekwencji, Włącz jako narzędzie AI: WŁĄCZONE)
Wyzwalacz sekwencji SmartForm
↓
Żądanie AI
→ Analizuj wszystkie odpowiedzi
→ Oceń aplikację
→ Generuj rekomendację
↓
Jeśli warunek: score > 70
├── Tak:
│ ├── Utwórz zgłoszenie JIRA: "Przejrzyj aplikację"
│ └── Wyślij e-mail: "Twoja aplikacja jest w trakcie przeglądu"
└── Nie:
└── Wyślij e-mail: "Dziękujemy za zainteresowanie..."
Porównanie: SmartForm vs Wyzwalacz sekwencji SmartForm
| Funkcja | Wyzwalacz SmartForm | Wyzwalacz sekwencji SmartForm |
|---|---|---|
| Wyzwala na | Zakończenie pojedynczego formularza | Zakończenie sekwencji |
| Dane dostępne | Odpowiedzi jednego formularza | Odpowiedzi wszystkich formularzy |
| Opcje wykonania | Tylko po formularzu | Po każdym formularzu / po sekwencji / oba |
| Włącz jako narzędzie AI | ✅ Tak | ✅ Tak |
| Najlepsze dla | Proste formularze | Procesy wieloetapowe |
Najlepsze praktyki
1. Używaj obu opcji wykonania strategicznie
- Po każdym formularzu: Szybkie potwierdzenia, synchronizacja w czasie rzeczywistym
- Po sekwencji: Ciężkie przetwarzanie, działania końcowe
2. Wykorzystaj narzędzie AI dla lepszego UX
Włącz "Narzędzie AI" dla sekwencji, które korzystają z konwersacyjnego zakończenia:
- Aplikacje
- Oceny
- Onboarding
- Ankiety
3. Obsługuj częściowe zakończenia
Użyj "Po każdym formularzu", aby zapisać postęp, aby użytkownicy nie stracili danych, jeśli przerwą w trakcie sekwencji.
4. Testuj pełny przepływ
Dokładnie testuj sekwencje:
- Bezpośrednie zakończenie
- Delegowane formularze
- Zakończenie czatu AI
- Wszystkie wyzwalacze SmartFlow