SmartForm Sequence Trigger
Uruchom workflow, gdy SmartForm Sequence zostanie zakończona. Ten wyzwalacz pozwala na automatyzację działań po tym, jak użytkownicy zakończą serię formularzy.
Kiedy używać
- Przetwarzanie wieloetapowych zgłoszeń formularzy
- Generowanie raportów z wielu formularzy
- Uruchamianie workflow zatwierdzania po zebraniu wszystkich danych
- Wysyłanie powiadomień o zakończeniu
- Aktualizacja systemów zewnętrznych skonsolidowanymi danymi
Konfiguracja
| Pole | Opis |
|---|---|
| Sekwencja | Która sekwencja wyzwala ten przepływ |
| Wykonaj po | Kiedy wyzwalacz się uruchamia (po zakończeniu każdego formularza / zakończeniu sekwencji / oba) |
| Włącz jako narzędzie AI | Umożliwienie tej sekwencji w czacie AI |
Opcje wykonania
Po każdym formularzu
Workflow uruchamia się za każdym razem, gdy formularz w sekwencji zostanie zakończony.
Przykłady zastosowania:
- Synchronizacja danych w czasie rzeczywistym
- Powiadomienia o postępach
- Walidacje pośrednie
- Aktualizacja rekordów w miarę napływu danych
Po zakończeniu sekwencji
Workflow uruchamia się tylko wtedy, gdy wszystkie formularze w sekwencji są zakończone.
Przykłady zastosowania:
- Generowanie końcowego raportu
- Inicjacja workflow zatwierdzania
- Certyfikaty ukończenia
- Powiadomienia podsumowujące
Oba
Włącz obie opcje, aby uruchamiać workflow na każdym etapie ORAZ na końcu.
Przykłady zastosowania:
- Synchronizacja w czasie rzeczywistym + końcowe podsumowanie
- Śledzenie postępów + powiadomienie o zakończeniu
- Przetwarzanie inkrementalne + skonsolidowany raport
🤖 Włącz jako narzędzie AI
Gdy jest włączone, sekwencja staje się dostępna dla Twojego czatu AI jako domyślne narzędzie.
Co to oznacza
- Użytkownicy mogą rozpocząć sekwencję bezpośrednio w czacie
- AI prowadzi użytkowników przez każdy formularz w sposób konwersacyjny
- Nie ma potrzeby otwierania osobnych formularzy lub linków
- Bezproblemowe doświadczenie na każdym kanale (web, WhatsApp, Messenger itp.)
Jak to działa
- Użytkownik pyta o coś związanego z sekwencją (np. "Chcę się ubiegać")
- AI rozpoznaje intencję i oferuje rozpoczęcie sekwencji
- AI zadaje pytania z każdego formularza w sekwencji
- Odpowiedzi są zbierane i zapisywane
- SmartFlow uruchamia się na podstawie Twojej konfiguracji
Przykład
Użytkownik: Chciałbym rozpocząć proces certyfikacji
AI: Pomogę Ci w tym! Certyfikacja wymaga wypełnienia
3 formularzy. Zacznijmy od Twoich informacji zawodowych.
Jaki jest Twój aktualny tytuł zawodowy?
Użytkownik: Starszy Programista
AI: Świetnie! Ile lat doświadczenia masz?
...
[Po zakończeniu wszystkich formularzy]
AI: Ukończyłeś wszystkie formularze certyfikacyjne. Twoje zgłoszenie
zostało przesłane i wkrótce otrzymasz e-mail z potwierdzeniem.
Dostępne Zmienne
Gdy wyzwalacz zostanie uruchomiony, te zmienne są dostępne w Twoim przepływie pracy:
Informacje o sekwencji
| Zmienna | Typ | Opis |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unikalny identyfikator |
sequence.name | String | Nazwa sekwencji |
sequence.completedAt | DateTime | Kiedy sekwencja została zakończona |
sequence.completedBy | Object | Użytkownik, który ją zakończył |
Dane formularza
| Zmienna | Typ | Opis |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Wszystkie formularze w sekwencji |
sequence.forms[].id | String | ID formularza |
sequence.forms[].name | String | Nazwa formularza |
sequence.forms[].responses | Object | Odpowiedzi na formularz |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Kiedy formularz został zakończony |
sequence.forms[].completedBy | Object | Kto zakończył ten formularz |
Bieżący formularz (Gdy "Po każdym formularzu" jest włączone)
| Zmienna | Typ | Opis |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID bieżącego formularza |
currentForm.name | String | Nazwa bieżącego formularza |
currentForm.responses | Object | Odpowiedzi na bieżący formularz |
currentForm.index | Number | Pozycja w sekwencji (indeks zaczynający się od 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Czy jest to ostatni formularz |
Przykładowe Przepływy Pracy
Przykład 1: Zakończenie Onboardingu Pracownika
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm (Po sekwencji)
Wyzwalacz Sekwencji SmartForm
↓
Generowanie PDF
→ Szablon: "Podsumowanie onboardingu"
→ Dane: sequence.forms
↓
Wysyłanie e-maila (do HR)
→ Temat: "Onboarding nowego pracownika zakończony"
→ Załącznik: Wygenerowany PDF
↓
Wysyłanie e-maila (do Pracownika)
→ Temat: "Witamy! Twój onboarding jest zakończony"
↓
Wywołanie API (System HR)
→ Utwórz rekord pracownika ze wszystkimi danymi
Przykład 2: Śledzenie Postępów w Czasie Rzeczywistym
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm (Po każdym formularzu)
Wyzwalacz Sekwencji SmartForm
↓
Jeśli Warunek: currentForm.isLast
├── Tak:
│ └── Wysyłanie e-maila: "Wszystkie formularze zakończone!"
└── Nie:
└── Wysyłanie e-maila: "Formularz {{currentForm.index + 1}} odebrany"
↓
Wywołanie API
→ Zaktualizuj CRM z najnowszymi danymi formularza
Przykład 3: Proces Aplikacji Napędzany przez AI
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm (Po sekwencji, Włącz jako narzędzie AI: WŁĄCZONE)
Wyzwalacz Sekwencji SmartForm
↓
Żądanie AI
→ Analizuj wszystkie odpowiedzi
→ Oceń aplikację
→ Wygeneruj rekomendację
↓
Jeśli Warunek: score > 70
├── Tak:
│ ├── Utwórz problem w JIRA: "Przejrzyj aplikację"
│ └── Wysyłanie e-maila: "Twoja aplikacja jest w trakcie przeglądu"
└── Nie:
└── Wysyłanie e-maila: "Dziękujemy za zainteresowanie..."
Porównanie: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Cechy | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Wyzwalane na | Zakończenie pojedynczego formularza | Zakończenie sekwencji |
| Dane dostępne | Odpowiedzi z jednego formularza | Odpowiedzi ze wszystkich formularzy |
| Opcje wykonania | Tylko po formularzu | Po każdym formularzu / po sekwencji / oba |
| Włącz jako narzędzie AI | ✅ Tak | ✅ Tak |
| Najlepsze dla | Proste formularze | Procesy wieloetapowe |
Najlepsze praktyki
1. Używaj obu opcji wykonania strategicznie
- Po każdym formularzu: Szybkie potwierdzenia, synchronizacja w czasie rzeczywistym
- Po sekwencji: Intensywne przetwarzanie, działania końcowe
2. Wykorzystaj narzędzie AI dla lepszego UX
Włącz "Narzędzie AI" dla sekwencji, które korzystają z konwersacyjnego zakończenia:
- Aplikacje
- Oceny
- Wprowadzanie
- Ankiety
3. Obsługuj częściowe zakończenia
Użyj "Po każdym formularzu", aby zapisać postęp, aby użytkownicy nie stracili danych, jeśli przerwą w trakcie sekwencji.
4. Przetestuj pełny proces
Dokładnie przetestuj sekwencje:
- Bezpośrednie zakończenie
- Delegowane formularze
- Zakończenie przez chatbota AI
- Wszystkie wyzwalacze SmartFlow