SmartForm Sequences
Czym są Sequences?
SmartForm Sequences pozwalają na stworzenie serii formularzy, które użytkownicy wypełniają w określonej kolejności. Zamiast jednego formularza, możesz prowadzić użytkowników przez proces wieloetapowy, w którym każdy formularz zbiera konkretne informacje.
Dlaczego warto używać Sequences?
| Przypadek użycia | Korzyść |
|---|---|
| Złożone wprowadzanie | Podziel długie procesy na przystępne kroki |
| Wielostopniowe oceny | Zbieraj informacje stopniowo |
| Przepływy pracy zgodności | Upewnij się, że wszystkie wymagane dokumenty są wypełnione |
| Współpraca zespołowa | Deleguj formularze do różnych osób |
Kluczowe funkcje
📋 Zdefiniuj swoją serię formularzy
Stwórz sekwencję, wybierając, które formularze mają być uwzględnione oraz ich kolejność:
- Dodaj formularze do swojej sekwencji z istniejących SmartForms
- Ustal kolejność - użytkownicy przechodzą przez formularze w sekwencji
- Skonfiguruj zasady ukończenia - wszystkie formularze wymagane lub konkretne
🔄 Elastyczne opcje ukończenia
Formularze w sekwencji mogą być wypełniane na różne sposoby:
| Opcja | Opis |
|---|---|
| Bezpośrednio | Użytkownik wypełnia formularz samodzielnie |
| Udostępnione | Udostępnij link osadzony każdemu do wypełnienia |
| Delegowane | Przypisz formularz konkretnej osobie z unikalnym linkiem osadzonym |
🔗 Linki osadzone
Każdy formularz lub sekwencja generuje link osadzony, który można udostępnić:
- Udostępnij link za pośrednictwem e-maila, czatu lub dowolnej platformy komunikacyjnej
- Osadź na stronach internetowych za pomocą iframe
- Wsparcie logowania — jeśli formularz wymaga uwierzytelnienia, użytkownicy są proszeni o zalogowanie się
- Śledź ukończenie — wiedz, kto co wypełnił i kiedy
Kiedy delegujesz formularz w sekwencji:
- Generowany jest link osadzony dla tego konkretnego formularza
- Udostępnij link przypisanej osobie
- Mogą się zalogować (jeśli to wymagane) i wypełnić swoją część
- Postęp jest śledzony w sekwencji
⚡ Opcje wykonania SmartFlow
Kontroluj, kiedy Twoja automatyzacja działa:
| Opcja | Kiedy działa |
|---|---|
| Po każdym formularzu | SmartFlow wykonuje się natychmiast po ukończeniu każdego formularza |
| Po sekwencji | SmartFlow wykonuje się tylko wtedy, gdy wszystkie formularze w sekwencji są ukończone |
| Obie | Włącz obie opcje dla maksymalnej elastyczności |
Daje to precyzyjną kontrolę:
- Po każdym formularzu: Wysyłaj natychmiastowe potwierdzenia, aktualizuj rekordy w czasie rzeczywistym
- Po sekwencji: Generuj końcowe raporty, uruchamiaj przepływy pracy zatwierdzania, wysyłaj powiadomienia podsumowujące
🤖 Włącz jako narzędzie AI
Sekwencje mogą być udostępniane Twojemu chatbotowi AI, umożliwiając użytkownikom wypełnienie całych kwestionariuszy w formie rozmowy.
Jak to działa
- Włącz przełącznik "Włącz jako narzędzie AI" w swojej sekwencji
- Sekwencja staje się dostępna dla AI jako domyślne narzędzie
- Użytkownicy mogą rozpocząć sekwencję bezpośrednio w chatbotcie
- AI prowadzi ich przez każdy formularz w formie rozmowy
Korzyści
- Naturalne doświadczenie: Użytkownicy wypełniają formularze poprzez rozmowę, a nie klikanie
- Świadomość kontekstu: AI może wyjaśnić pytania i pomóc użytkownikom zrozumieć, co jest potrzebne
- Bezproblemowa integracja: Nie ma potrzeby przełączania się między czatem a formularzami
- Przyjazne dla urządzeń mobilnych: Działa doskonale na każdym urządzeniu przez czat
Przykładowa rozmowa
Użytkownik: Chciałbym aplikować do programu partnerskiego
AI: Pomogę Ci w aplikacji partnerskiej.
Zacznijmy od podstawowych informacji.
Jak nazywa się Twoja firma?
Użytkownik: TechCorp Solutions
AI: Świetnie! A jaki jest zakres Twojego rocznego przychodu?
- Poniżej 1M $
- 1M $ - 10M $
- 10M $ - 50M $
- Powyżej 50M $
Użytkownik: 1M $ - 10M $
AI: Doskonale. Teraz potrzebuję jeszcze kilku szczegółów dotyczących Twojej firmy...
[Kontynuuje przez sekwencję]
Tworzenie sekwencji
Krok 1: Utwórz sekwencję
- Przejdź do SmartForms w swoim panelu
- Kliknij Utwórz sekwencję
- Nadaj swojej sekwencji nazwę i opis
Krok 2: Dodaj formularze
- Kliknij Dodaj formularz, aby dołączyć istniejące SmartForms
- Przeciągnij, aby zmienić kolejność formularzy w sekwencji
- Skonfiguruj typ zakończenia każdego formularza (bezpośredni, współdzielony, delegowany)
Krok 3: Skonfiguruj wykonanie SmartFlow
Wybierz, kiedy powinny być uruchamiane przepływy pracy:
- ☐ Wykonaj SmartFlow po każdym formularzu
- ☐ Wykonaj SmartFlow po zakończeniu sekwencji
Możesz włączyć jedną lub obie opcje.
Krok 4: Włącz narzędzie AI (opcjonalnie)
Włącz Włącz jako narzędzie AI, aby udostępnić sekwencję w swoim chatbotcie.
Krok 5: Zapisz i przetestuj
- Zapisz swoją sekwencję
- Przetestuj, rozpoczynając ją samodzielnie lub przez chatbot
- Zweryfikuj, czy SmartFlow uruchamia się w odpowiednich momentach
Integracja SmartFlow
Wyzwalacz: Sekwencja SmartForm
Użyj wyzwalacza Sekwencja SmartForm w SmartFlow, aby zautomatyzować działania po zakończeniu sekwencji.
| Zmienna | Opis |
|---|---|
sequence.id | Unikalny identyfikator sekwencji |
sequence.name | Nazwa sekwencji |
sequence.forms | Tablica wszystkich odpowiedzi formularzy |
sequence.completedBy | Użytkownik, który zakończył sekwencję |
sequence.completedAt | Znacznik czasu zakończenia |
Przykładowy przepływ pracy
Wyzwalacz Sekwencji SmartForm (Po zakończeniu sekwencji)
↓
Żądanie AI
→ Analizuj wszystkie odpowiedzi formularzy
→ Generuj raport podsumowujący
↓
Generuj PDF
→ Utwórz certyfikat ukończenia
↓
Wyślij e-mail
→ Wyślij certyfikat do użytkownika
↓
Wywołanie API
→ Zaktualizuj CRM wszystkimi zebranymi danymi
Przykłady użycia
📚 Wprowadzenie pracownika
Sekwencja:
- Formularz informacji osobistych
- Formularz kontaktów awaryjnych
- Formularz dokumentów podatkowych
- Formularz wniosku o sprzęt IT
- Formularz potwierdzenia polityki
Konfiguracja SmartFlow:
- Po każdym formularzu: Aktualizuj system HR w czasie rzeczywistym
- Po sekwencji: Wyślij powitalny e-mail z wszystkimi potwierdzeniami
🤝 Aplikacja partnerska
Sekwencja:
- Informacje o firmie
- Szczegóły modelu biznesowego
- Wymagania techniczne
- Przesyłanie dokumentów prawnych
Konfiguracja SmartFlow:
- Po sekwencji: Utwórz szansę w Salesforce + powiadom zespół ds. partnerstw
📋 Ocena klienta
Sekwencja:
- Analiza bieżącej sytuacji
- Cele i zamierzenia
- Budżet i harmonogram
- Wymagania techniczne
Konfiguracja SmartFlow:
- Po każdym formularzu: Zapisz postęp w bazie danych
- Po sekwencji: Wygeneruj propozycję + zaplanuj spotkanie
Najlepsze praktyki
1. Utrzymuj formularze indywidualne krótkie
Podziel skomplikowane procesy na formularze z 5-10 pytaniami zamiast jednego dużego formularza. Użytkownicy odczuwają postęp i są mniej skłonni do rezygnacji.
2. Używaj delegacji mądrze
W przypadku formularzy wymagających wkładu od wielu osób:
- Deleguj formularze techniczne do zespołu IT
- Udostępniaj formularze zatwierdzenia menedżerom
- Utrzymuj formularze osobiste bezpośrednie
3. Konfiguruj SmartFlow z rozwagą
-
Użyj po każdym formularzu do:
- Synchronizacji danych w czasie rzeczywistym
- Powiadomień o postępach
- Walidacji pośrednich
-
Użyj po sekwencji do:
- Końcowych raportów
- Workflow zatwierdzenia
- Powiadomień o zakończeniu
4. Testuj doświadczenie AI
Jeśli włączasz jako narzędzie AI:
- Przetestuj pełny przepływ rozmowy
- Upewnij się, że wyjaśnienia AI są pomocne
- Zweryfikuj, czy wszystkie formularze są poprawnie wypełnione