SmartForm-Sequenzen
Was sind Sequenzen?
SmartForm-Sequenzen ermöglichen es Ihnen, eine Reihe von Formularen zu erstellen, die Benutzer in einer definierten Reihenfolge ausfüllen. Anstelle eines einzelnen Formulars können Sie die Benutzer durch einen mehrstufigen Prozess führen, bei dem jedes Formular spezifische Informationen sammelt.
Warum Sequenzen verwenden?
| Anwendungsfall | Vorteil |
|---|---|
| Komplexes Onboarding | Lange Prozesse in verdauliche Schritte unterteilen |
| Mehrstufige Bewertungen | Informationen schrittweise sammeln |
| Compliance-Workflows | Sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente ausgefüllt sind |
| Teamzusammenarbeit | Formulare verschiedenen Personen zuweisen |
Hauptmerkmale
📋 Definieren Sie Ihre Formularreihe
Erstellen Sie eine Sequenz, indem Sie auswählen, welche Formulare einbezogen werden sollen und in welcher Reihenfolge:
- Formulare hinzufügen zu Ihrer Sequenz aus vorhandenen SmartForms
- Reihenfolge festlegen - Benutzer durchlaufen die Formulare nacheinander
- Vervollständigungsregeln konfigurieren - alle Formulare erforderlich oder spezifische
🔄 Flexible Abschlussoptionen
Formulare in einer Sequenz können auf verschiedene Weise ausgefüllt werden:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Direkt | Benutzer füllt das Formular selbst aus |
| Geteilt | Teilen Sie einen Einbettungslink mit jedem, um ihn auszufüllen |
| Delegiert | Weisen Sie das Formular einer bestimmten Person mit einem einzigartigen Einbettungslink zu |
🔗 Einbettungslinks
Jedes Formular oder jede Sequenz generiert einen Einbettungslink, der geteilt werden kann:
- Teilen Sie den Link per E-Mail, Chat oder jeder Messaging-Plattform
- In Webseiten einbetten mit einem iframe
- Login-Unterstützung — wenn das Formular eine Authentifizierung erfordert, werden die Benutzer aufgefordert, sich anzumelden
- Fortschritt verfolgen — wissen, wer was und wann ausgefüllt hat
Wenn Sie ein Formular in einer Sequenz delegieren:
- Ein Einbettungslink wird für dieses spezifische Formular generiert
- Teilen Sie den Link mit der zugewiesenen Person
- Sie können sich anmelden (falls erforderlich) und ihren Teil ausfüllen
- Der Fortschritt wird in der Sequenz verfolgt
⚡ SmartFlow-Ausführungsoptionen
Steuern Sie, wann Ihre Automatisierung ausgeführt wird:
| Option | Wann es ausgeführt wird |
|---|---|
| Nach jedem Formular | SmartFlow wird sofort ausgeführt, wenn jedes Formular ausgefüllt ist |
| Nach der Sequenz | SmartFlow wird nur ausgeführt, wenn alle Formulare in der Sequenz abgeschlossen sind |
| Beides | Beide Optionen aktivieren für maximale Flexibilität |
Dies gibt Ihnen eine feingranulare Kontrolle:
- Nach jedem Formular: Sofortige Bestätigungen senden, Datensätze in Echtzeit aktualisieren
- Nach der Sequenz: Endberichte erstellen, Genehmigungs-Workflows auslösen, Zusammenfassungsbenachrichtigungen senden
🤖 Als KI-Tool aktivieren
Sequenzen können Ihrem KI-Chatbot zur Verfügung gestellt werden, sodass Benutzer gesamte Fragebögen im Gespräch ausfüllen können.
So funktioniert es
- Aktivieren Sie den Schalter "Als KI-Tool aktivieren" in Ihrer Sequenz
- Die Sequenz wird der KI als Standardtool zur Verfügung gestellt
- Benutzer können die Sequenz direkt im Chatbot starten
- Die KI führt sie im Gespräch durch jedes Formular
Vorteile
- Natürliche Erfahrung: Benutzer füllen Formulare durch Gespräche aus, nicht durch Klicken
- Kontextbewusst: Die KI kann Fragen erklären und Benutzern helfen, zu verstehen, was benötigt wird
- Nahtlose Integration: Kein Wechsel zwischen Chat und Formularen erforderlich
- Mobilfreundlich: Funktioniert perfekt auf jedem Gerät über den Chat
Beispielgespräch
User: Ich möchte mich für das Partnerschaftsprogramm bewerben
AI: Ich helfe Ihnen bei der Partnerschaftsanmeldung.
Lassen Sie mich mit einigen grundlegenden Informationen beginnen.
Wie lautet der Name Ihres Unternehmens?
User: TechCorp Solutions
AI: Großartig! Und wie hoch ist Ihr Jahresumsatzbereich?
- Unter 1 Mio. $
- 1 Mio. $ - 10 Mio. $
- 10 Mio. $ - 50 Mio. $
- Über 50 Mio. $
User: 1 Mio. $ - 10 Mio. $
AI: Perfekt. Jetzt benötige ich noch einige weitere Details zu Ihrem Unternehmen...
[Fährt mit der Sequenz fort]
Eine Sequenz erstellen
Schritt 1: Die Sequenz erstellen
- Gehen Sie zu SmartForms in Ihrem Dashboard
- Klicken Sie auf Sequenz erstellen
- Geben Sie Ihrer Sequenz einen Namen und eine Beschreibung
Schritt 2: Formulare hinzufügen
- Klicken Sie auf Formular hinzufügen, um vorhandene SmartForms einzufügen
- Ziehen Sie, um die Formulare in der Sequenz neu anzuordnen
- Konfigurieren Sie den Abschluss-Typ jedes Formulars (direkt, geteilt, delegiert)
Schritt 3: SmartFlow-Ausführung konfigurieren
Wählen Sie aus, wann Workflows ausgeführt werden sollen:
- ☐ SmartFlow nach jedem Formular ausführen
- ☐ SmartFlow nach Abschluss der Sequenz ausführen
Sie können eine oder beide Optionen aktivieren.
Schritt 4: KI-Tool aktivieren (Optional)
Aktivieren Sie Als KI-Tool aktivieren, um die Sequenz in Ihrem Chatbot verfügbar zu machen.
Schritt 5: Speichern und Testen
- Speichern Sie Ihre Sequenz
- Testen Sie, indem Sie sie selbst oder über den Chatbot starten
- Überprüfen Sie, ob SmartFlow zu den richtigen Zeitpunkten ausgelöst wird
SmartFlow-Integration
Auslöser: SmartForm-Sequenz
Verwenden Sie den SmartForm-Sequenz-Auslöser in SmartFlow, um Aktionen zu automatisieren, wenn Sequenzen abgeschlossen sind.
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
sequence.id | Eindeutige Kennung der Sequenz |
sequence.name | Name der Sequenz |
sequence.forms | Array aller Formularantworten |
sequence.completedBy | Benutzer, der die Sequenz abgeschlossen hat |
sequence.completedAt | Zeitstempel des Abschlusses |
Beispiel-Workflow
SmartForm-Sequenz-Auslöser (Nach der Sequenz)
↓
KI-Anfrage
→ Analysiere alle Formularantworten
→ Erstelle Zusammenfassungsbericht
↓
PDF generieren
→ Erstelle Abschlusszertifikat
↓
E-Mail senden
→ Sende Zertifikat an Benutzer
↓
API-Aufruf
→ Aktualisiere CRM mit allen gesammelten Daten
Anwendungsfälle
📚 Mitarbeiter-Onboarding
Ablauf:
- Formular für persönliche Informationen
- Formular für Notfallkontakte
- Formular für Steuerdokumente
- Formular für IT-Ausrüstungsanfragen
- Formular zur Bestätigung der Richtlinien
SmartFlow-Konfiguration:
- Nach jedem Formular: HR-System in Echtzeit aktualisieren
- Nach dem Ablauf: Willkommens-E-Mail mit allen Bestätigungen senden
🤝 Partnerantrag
Ablauf:
- Unternehmensinformationen
- Einzelheiten zum Geschäftsmodell
- Technische Anforderungen
- Hochladen von rechtlichen Dokumenten
SmartFlow-Konfiguration:
- Nach dem Ablauf: Salesforce-Opportunity erstellen + Partnerschaftsteam benachrichtigen
📋 Kundenbewertung
Ablauf:
- Analyse der aktuellen Situation
- Ziele und Vorgaben
- Budget und Zeitrahmen
- Technische Anforderungen
SmartFlow-Konfiguration:
- Nach jedem Formular: Fortschritt in der Datenbank speichern
- Nach dem Ablauf: Vorschlag generieren + Meeting planen
Best Practices
1. Halten Sie einzelne Formulare kurz
Zerlegen Sie komplexe Prozesse in Formulare mit 5-10 Fragen anstatt ein großes Formular zu verwenden. Benutzer spüren Fortschritte und sind weniger geneigt, abzubrechen.
2. Nutzen Sie Delegation sinnvoll
Für Formulare, die Eingaben von mehreren Personen erfordern:
- Delegieren Sie technische Formulare an das IT-Team
- Teilen Sie Genehmigungsformulare mit Managern
- Halten Sie persönliche Formulare direkt
3. Konfigurieren Sie SmartFlow durchdacht
-
Verwenden Sie nach jedem Formular für:
- Echtzeit-Datensynchronisierung
- Fortschrittsbenachrichtigungen
- Zwischenvalidierungen
-
Verwenden Sie nach dem Ablauf für:
- Abschlussberichte
- Genehmigungsworkflows
- Abschlussbenachrichtigungen
4. Testen Sie die KI-Erfahrung
Wenn Sie als KI-Tool aktivieren:
- Testen Sie den gesamten Gesprächsfluss
- Stellen Sie sicher, dass die KI-Erklärungen hilfreich sind
- Überprüfen Sie, ob alle Formulare korrekt ausgefüllt werden