SmartForm Szekvenciák

Mik azok a Szekvenciák?

A SmartForm Szekvenciák lehetővé teszik, hogy formák sorozatát hozzon létre, amelyeket a felhasználók egy meghatározott sorrendben töltenek ki. Egyetlen űrlap helyett irányíthatja a felhasználókat egy több lépcsős folyamaton, ahol minden űrlap specifikus információt gyűjt.

---

Miért használjon Szekvenciákat?

Használati eset	Előny
Bonyolult belépési folyamatok	Hosszú folyamatokat emészthető lépésekre bont
Több szakaszos értékelések	Információk fokozatos gyűjtése
Megfelelőségi munkafolyamatok	Biztosítja, hogy minden szükséges dokumentumot kitöltsenek
Csapat együttműködés	Űrlapok delegálása különböző személyeknek

---

Főbb Jellemzők

📋 Határozza meg Űrlapsorozatát

Hozzon létre egy szekvenciát azzal, hogy kiválasztja, mely űrlapokat szeretné belefoglalni és azok sorrendjét:

1. Űrlapok hozzáadása a meglévő SmartFormokból
2. Állítsa be a sorrendet - a felhasználók sorban haladnak az űrlapokon
3. Konfigurálja a befejezési szabályokat - minden űrlap kötelező vagy specifikusak

🔄 Rugalmas Befejezési Opciók

A szekvenciában lévő űrlapokat különböző módokon lehet kitölteni:

Opció	Leírás
Közvetlen	A felhasználó saját magának tölti ki az űrlapot
Megosztott	Ossza meg az embed linket bárkivel, hogy kitöltse
Delegált	Rendelje hozzá az űrlapot egy konkrét személyhez egyedi embed linkkel

🔗 Embed Linkek

Minden űrlap vagy szekvencia generál egy embed linket, amely megosztható:

• Ossza meg a linket e-mailben, csevegésben vagy bármilyen üzenetküldő platformon
• Ágyazza be weboldalakba iframe használatával
• Bejelentkezési támogatás — ha az űrlap hitelesítést igényel, a felhasználók bejelentkezésre lesznek felszólítva
• Kövesse a befejezést — tudja, ki mit és mikor töltött ki

Amikor delegál egy űrlapot egy szekvenciában:

1. Egy embed link generálódik az adott űrlaphoz
2. Ossza meg a linket a kijelölt személlyel
3. Ő be tud jelentkezni (ha szükséges) és el tudja végezni a részét
4. A haladást nyomon követik a szekvenciában

⚡ SmartFlow Végrehajtási Opciók

Irányítsa, mikor fusson az automatizálása:

Opció	Mikor fut
Minden űrlap után	A SmartFlow azonnal végrehajtódik, amikor minden egyes űrlapot kitöltenek
A szekvencia után	A SmartFlow csak akkor hajtódik végre, amikor az összes űrlap a szekvenciában elkészült
Mindkettő	Engedélyezze mindkét lehetőséget a maximális rugalmasság érdekében

Ez finomhangolt ellenőrzést biztosít:

• Minden űrlap után: Azonnali visszaigazolások küldése, nyilvántartások valós idejű frissítése
• A szekvencia után: Végső jelentések generálása, jóváhagyási munkafolyamatok aktiválása, összegző értesítések küldése

---

🤖 Engedélyezés AI Eszközként

A szekvenciák elérhetővé tehetők az AI chatbot számára, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy teljes kérdőíveket beszélgetés formájában töltsenek ki.

Hogyan Működik

1. Kapcsolja be az "Engedélyezés AI Eszközként" kapcsolót a szekvenciáján
2. A szekvencia elérhetővé válik az AI számára mint alapértelmezett eszköz
3. A felhasználók közvetlenül a chatbotban indíthatják a szekvenciát
4. Az AI végigvezeti őket minden űrlapon beszélgetés formájában

Előnyök

• Természetes élmény: A felhasználók beszélgetés útján töltik ki az űrlapokat, nem kattintgatnak
• Környezetérzékeny: Az AI elmagyarázhatja a kérdéseket, és segíthet a felhasználóknak megérteni, hogy mi szükséges
• Zökkenőmentes integráció: Nincs szükség váltogatásra a chat és az űrlapok között
• Mobilbarát: Tökéletesen működik bármilyen eszközön a chat segítségével

Példa Beszélgetés

User: Szeretnék jelentkezni a partnerségi programra

AI: Segítek a partnerségi jelentkezésben. 
    Kezdjük néhány alapinformációval.
    
    Mi a cég neve?

User: TechCorp Solutions

AI: Remek! Mi az éves bevételi tartományotok?
    - 1M dollár alatt
    - 1M - 10M dollár
    - 10M - 50M dollár
    - 50M dollár felett

User: 1M - 10M dollár

AI: Tökéletes. Most még néhány részletre van szükségem a vállalkozásodról...
    [Folytatja a szekvenciát]

---

Szekvencia Létrehozása

1. lépés: Szekvencia Létrehozása

1. Lépjen a SmartForms menüpontra a vezérlőpultján
2. Kattintson a Szekvencia Létrehozása gombra
3. Adjon nevet és leírást a szekvenciájának

2. lépés: Űrlapok Hozzáadása

1. Kattintson az Űrlap Hozzáadása gombra, hogy meglévő SmartForms-ot adjon hozzá
2. Húzza a szekvenciában az űrlapokat az újrarendezéshez
3. Állítsa be az egyes űrlapok kitöltési típusát (közvetlen, megosztott, delegált)

3. lépés: SmartFlow Végrehajtás Konfigurálása

Válassza ki, mikor futtassák a munkafolyamatokat:

• ☐ SmartFlow végrehajtása minden űrlap után
• ☐ SmartFlow végrehajtása a szekvencia befejezése után

Egy vagy mindkét lehetőséget engedélyezheti.

4. lépés: AI Eszköz Engedélyezése (Opcionális)

Kapcsolja be az Engedélyezés AI Eszközként opciót, hogy a szekvencia elérhető legyen a chatbotjában.

5. lépés: Mentés és Tesztelés

1. Mentse el a szekvenciáját
2. Tesztelje, indem saját maga vagy a chatboton keresztül indítja el
3. Ellenőrizze, hogy a SmartFlow a megfelelő pillanatokban aktiválódik

---

SmartFlow Integráció

Trigger: SmartForm Szekvencia

Használja a SmartForm Szekvencia triggert a SmartFlow-ban, hogy automatizálja az akciókat, amikor a szekvenciák befejeződnek.

Változó	Leírás
sequence.id	A szekvencia egyedi azonosítója
sequence.name	A szekvencia neve
sequence.forms	Az összes űrlap válaszainak tömbje
sequence.completedBy	A felhasználó, aki befejezte a szekvenciát
sequence.completedAt	A befejezés időbélyege

Példa Munkafolyamat

SmartForm Szekvencia Trigger (A szekvencia után)
    ↓
AI Kérés
  → Elemezze az összes űrlap választ
  → Generáljon összefoglaló jelentést
    ↓
PDF Generálása
  → Készítsen teljesítési tanúsítványt
    ↓
Email Küldése
  → Küldje el a tanúsítványt a felhasználónak
    ↓
API Hívás
  → Frissítse a CRM-et az összes gyűjtött adattal

Használati Esetek

📚 Alkalmazottak Beillesztése

Sorrend:

1. Személyes Információs Űrlap
2. Vészhelyzeti Kapcsolatok Űrlap
3. Adó Dokumentumok Űrlap
4. IT Eszköz Kérelem Űrlap
5. Politikai Tudomásulvétel Űrlap

SmartFlow Konfiguráció:

• Minden űrlap után: Frissítse a HR rendszert valós időben
• A sorrend után: Küldjön üdvözlő e-mailt az összes megerősítéssel

🤝 Partneri Jelentkezés

Sorrend:

1. Cég Információ
2. Üzleti Modell Részletei
3. Műszaki Követelmények
4. Jogi Dokumentumok Feltöltése

SmartFlow Konfiguráció:

• A sorrend után: Hozzon létre Salesforce lehetőséget + értesítse a partnerségi csapatot

📋 Ügyfél Értékelés

Sorrend:

1. Jelenlegi Helyzet Elemzés
2. Célok és Tervek
3. Költségvetés és Határidő
4. Műszaki Követelmények

SmartFlow Konfiguráció:

• Minden űrlap után: Mentse a haladást az adatbázisba
• A sorrend után: Generáljon javaslatot + ütemezzen találkozót

---

Legjobb Gyakorlatok

1. Tartsa az Egyes Űrlapokat Röviden

Bontsa le a bonyolult folyamatokat 5-10 kérdéses űrlapokra, ahelyett, hogy egy hatalmas űrlapot használnának. A felhasználók érzik a haladást, és kevésbé valószínű, hogy elhagyják.

2. Használja a Delegálást Bölcsen

Azokhoz az űrlapokhoz, amelyek több ember bevonását igénylik:

• Delegálja a műszaki űrlapokat az IT csapatnak
• Ossza meg az engedélyezési űrlapokat a menedzserekkel
• Tartsa a személyes űrlapokat közvetlenül

3. Gondosan Konfigurálja a SmartFlow-t

• Használja minden űrlap után:

  • Valós idejű adat szinkronizálás
  • Haladási értesítések
  • Közbenső érvényesítések

• Használja a sorrend után:

  • Végső jelentések
  • Jóváhagyási munkafolyamatok
  • Teljesítési értesítések

4. Tesztelje az AI Élményt

Ha AI Eszközként engedélyezi:

• Tesztelje a teljes beszélgetési folyamatot
• Biztosítsa, hogy az AI magyarázatai hasznosak legyenek
• Ellenőrizze, hogy minden űrlap helyesen legyen kitöltve

---

Kapcsolódó Dokumentáció

• SmartForm Bevezetés
• SmartForm Létrehozás
• SmartForm Sorrend Trigger
• SmartForm Munkafolyamat Trigger