SmartForm Sequenzen

Wat sinn Sequenzen?

SmartForm Sequenzen erlaaben Iech eng Rei vu Formulairen ze kreéieren, déi d'Benotzer an enger definéierter Uerdnung ausfëllen. Amplaz vun engem eenzegen Formular kënnt Dir d'Benotzer duerch e multi-Stufen Prozess leeden, wou all Formular spezifesch Informatiounen sammelt.

---

Firwat Sequenzen benotzen?

Benotzungsfall	Virdeel
Komplex Onboarding	Deelt laang Prozesser an verdaubare Schrëtt
Multi-Stuf Bewäertungen	Sammelt Informatiounen progressiv
Compliance Workflows	Garantéiert datt all néideg Dokumenter ausgefëllt sinn
Team Zesummenaarbecht	Delegéiert Formulairen un verschidde Leit

---

Haaptfeatures

📋 Definéiert Är Formularrei

Kreéiert eng Sequenz andeems Dir wielt, wéi eng Formulairen ze integréieren an hir Uerdnung:

1. Formulairen derbäi addéieren aus existéierenden SmartForms
2. Setzt d'Uerdnung - d'Benotzer maachen Fortschrëtt duerch d'Formulairen an der Sequenz
3. Konfiguréiert d'Completiounsregelen - all Formulairen erfuerderlech oder spezifesch

🔄 Flexibel Completiounsoptiounen

Formulairen an enger Sequenz kënnen op verschidde Manéieren ausgefëllt ginn:

Optioun	Beschreiwung
Direkt	Den Benotzer fëllt d'Formular selwer aus
Deelt	Deelt e Embed Link mat all, fir et auszefëllen
Delegéiert	Weist d'Formular un eng spezifesch Persoun mat engem eenzegaartegen Embed Link

🔗 Embed Links

Jedes Formular oder Sequenz generéiert e Embed Link, deen deelt ka ginn:

• Deelt de Link per E-Mail, Chat, oder all Messaging-Plattform
• Embed an Websäiten mat engem iframe
• Login Ënnerstëtzung — wann d'Formular Authentifikatioun erfuerdert, ginn d'Benotzer gefrot, sech anzeloggen
• Track Completioun — wësst, wien wat an wéini ausgefëllt huet

Wann Dir e Formular an enger Sequenz delegéiert:

1. E Embed Link gëtt fir dat spezifesch Formular generéiert
2. Deelt de Link mat der zougewisener Persoun
3. Si kënnen sech anloggen (wann néideg) an hiren Deel ofschléissen
4. De Fortschrëtt gëtt an der Sequenz verfollegt

⚡ SmartFlow Ausféierungsoptiounen

Kontrolléiert wann Är Automatisatioun leeft:

Optioun	Wou et leeft
No all Formularen	SmartFlow gëtt direkt ausgefouert wann all Formular ausgefëllt ass
No der Sequenz	SmartFlow gëtt nëmmen ausgefouert wann all Formulairen an der Sequenz fäerdeg sinn
Beide	Aktivéiert béid Optiounen fir maximal Flexibilitéit

Dëst gëtt Iech eng präzis Kontroll:

• No all Formularen: Schéckt direkt Bestätegungen, aktualiséiert Rekorder an Echtzäit
• No der Sequenz: Generéiert final Berichter, start Genehmegungsworkflows, schéckt Zesummefaassungsnotifikatiounen

---

🤖 Aktivéieren als AI Tool

Sequenzen kënnen ärem AI Chatbot zur Verfügung gestallt ginn, wat et de Benotzer erlaabt, ganz Umfragen konversational ze komplettéieren.

Wéi et Fonctionnéiert

1. Aktivéiert den Schalter "Aktivéieren als AI Tool" op ärem Sequenz
2. D'Sequenz gëtt als Standardtool fir d'AI verfügbar
3. Benotzer kënnen d'Sequenz direkt am Chatbot starten
4. AI féiert si konversational duerch all Form

Virdeeler

• Natierlech Erfahrung: Benotzer komplettéieren Formulaire duerch Gespréich, net duerch Klicken
• Kontextbewosst: AI kann Froen erklären an de Benotzer hëllefen ze verstoen, wat néideg ass
• Nahtlos Integratioun: Keen Bedarf fir tëscht Chat an Formulaire ze wiesselen
• Mobilfrëndlech: Fonctionnéiert perfekt op all Gerät duerch Chat

Beispill Gespréich

User: Ech géif gär fir d'Partnerschaftsprogramm ufroen

AI: Ech hëllefen Iech mat der Partnerschaftsufro. 
    Loosst mech mat e puer Basisinformatiounen ufänken.
    
    Wéi heescht Är Firma?

User: TechCorp Solutions

AI: Super! A wéi ass Äre järege Umsatzberäich?
    - Unter $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Über $50M

User: $1M - $10M

AI: Perfekt. Elo brauch ech nach e puer Detailer iwwer Är Geschäft...
    [Fiert duerch d'Sequenz]

---

Eng Sequenz erstellen

Schrëtt 1: Kreéiert d'Sequenz

1. Gehe zu SmartForms an ärem Dashboard
2. Klickt op Kreéieren Sequenz
3. Gitt ärem Sequenz e Numm an eng Beschreiwung

Schrëtt 2: Formulaire derbäisetzen

1. Klickt op Form derbäisetzen fir existent SmartForms anzefügen
2. Zéckt fir d'Formen an der Sequenz ëmzestellen
3. Konfiguréiert d'Fäegkeet vun all Form (direkt, gedeelt, delegéiert)

Schrëtt 3: SmartFlow Ausféierung konfiguréieren

Wielt wann d'Aarbechtsfloe sollten ausgefouert ginn:

• ☐ SmartFlow no all Form ausféieren
• ☐ SmartFlow no der Sequenzvollstännegkeet ausféieren

Dir kënnt eng oder béid Optiounen aktivéieren.

Schrëtt 4: AI Tool aktivéieren (Optional)

Schalter Aktivéieren als AI Tool fir d'Sequenz an ärem Chatbot verfügbar ze maachen.

Schrëtt 5: Späicheren a Testen

1. Späichert äre Sequenz
2. Testt andeems Dir et selwer oder duerch den Chatbot startet
3. Verifizéiert SmartFlow Trigger zu den richtegen Momenter

---

SmartFlow Integratioun

Trigger: SmartForm Sequenz

Benotzt den SmartForm Sequenz Trigger an SmartFlow fir Aktiounen ze automatiséieren wann Sequenzen ofgeschloss sinn.

Variabel	Beschreiwung
sequence.id	Eunique Identifikator vun der Sequenz
sequence.name	Numm vun der Sequenz
sequence.forms	Array vun allen Formulär Äntwerten
sequence.completedBy	Benotzer, deen d'Sequenz ofgeschloss huet
sequence.completedAt	Timestamp vun der Ofschloss

Beispill Aarbechtsfloe

SmartForm Sequenz Trigger (No der Sequenz)
    ↓
AI Ufro
  → Analyséiert all Formulär Äntwerten
  → Generéiert Zesummefaassung Bericht
    ↓
Generéiert PDF
  → Erstellt Ofschloss Zertifikat
    ↓
Schéckt E-Mail
  → Schéckt Zertifikat un de Benotzer
    ↓
API Call
  → Aktualiséiert CRM mat allen gesammelt Daten

Use Cases

📚 Employee Onboarding

Sequence:

1. Perséinlech Informatiounsform
2. Noutfall Kontakter Form
3. Steierdokumenter Form
4. IT Equipement Ufro Form
5. Politik Unerkennung Form

SmartFlow Konfiguratioun:

• No all Form: Aktualiséiert HR System an Echtzäit
• No der Sequenz: Schéckt Begrëssungs-Email mat allen Bestätegungen

🤝 Partner Application

Sequence:

1. Firma Informatioun
2. Geschäftsmodell Detailer
3. Technesch Ufuerderungen
4. Legal Dokumenter Upload

SmartFlow Konfiguratioun:

• No der Sequenz: Erstellt Salesforce Geleeënheet + informéiert Partnerschafte Team

📋 Customer Assessment

Sequence:

1. Aktuell Situatioun Analyse
2. Ziler an Objetiver
3. Budget an Zäitplang
4. Technesch Ufuerderungen

SmartFlow Konfiguratioun:

• No all Form: Späichert Fortschrëtt an der Datebank
• No der Sequenz: Generéiert Propos + plangt Meeting

---

Best Practices

1. Hält individuell Forme kuerz

Brécht komplex Prozesser an 5-10 Froen Forme anstatt eng massiv Form. Benotzer fillen Fortschrëtt a sinn manner wahrscheinlech fir opzeginn.

2. Benotzt Delegatioun mat Sorgfalt

Fir Forme déi Input vun multiple Persounen erfuerderen:

• Delegéiert technesch Forme un IT Team
• Deelt Genehmegungsformulaire mat Manageren
• Hält perséinlech Forme direkt

3. Konfiguréiert SmartFlow mat Bedacht

• Benotzt no all Form fir:

  • Echtzäit Date synchroniséierung
  • Fortschrëtt Notifikatiounen
  • Mënschlech Validatiounen

• Benotzt no der Sequenz fir:

  • Final Berichter
  • Genehmegungs Workflows
  • Ofschloss Notifikatiounen

4. Testt d'AI Erfahrung

Wann aktivéiert als AI Tool:

• Testt de komplette Gespréichsfluss
• Sécherstellen datt AI Erklärungen hëllefräich sinn
• Verifizéiert datt all Forme korrekt ofgeschloss sinn

---

Related Documentation

• SmartForm Introduction
• SmartForm Creation
• SmartForm Sequence Trigger
• SmartForm Workflow Trigger