SmartForm Sequences
Wat zijn Sequences?
SmartForm Sequences stellen je in staat om een reeks formulieren te creëren die gebruikers in een gedefinieerde volgorde invullen. In plaats van een enkel formulier, kun je gebruikers door een meerstapsproces leiden waarbij elk formulier specifieke informatie verzamelt.
Waarom Sequences Gebruiken?
| Gebruiksscenario | Voordeel |
|---|---|
| Complexe onboarding | Breek lange processen op in behapbare stappen |
| Meerdere beoordelingsfases | Verzamel informatie geleidelijk |
| Compliance workflows | Zorg ervoor dat alle vereiste documenten zijn ingevuld |
| Team samenwerking | Delegeer formulieren aan verschillende personen |
Belangrijkste Kenmerken
📋 Definieer Je Formulierreeks
Creëer een sequence door te selecteren welke formulieren je wilt opnemen en in welke volgorde:
- Voeg formulieren toe aan je sequence vanuit bestaande SmartForms
- Stel de volgorde in - gebruikers gaan sequentieel door de formulieren
- Configureer voltooiingsregels - alle formulieren vereist of specifieke
🔄 Flexibele Voltooiingsopties
Formulieren in een sequence kunnen op verschillende manieren worden ingevuld:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Direct | Gebruiker vult het formulier zelf in |
| Gedeeld | Deel een embed-link met iedereen om in te vullen |
| Delegeerd | Wijs het formulier toe aan een specifieke persoon met een unieke embed-link |
🔗 Embed Links
Elk formulier of sequence genereert een embed-link die kan worden gedeeld:
- Deel de link via e-mail, chat of een ander messagingplatform
- Embed in websites met behulp van een iframe
- Inlogondersteuning — als het formulier authenticatie vereist, worden gebruikers gevraagd in te loggen
- Voltooiing bijhouden — weet wie wat en wanneer heeft ingevuld
Wanneer je een formulier in een sequence delegeert:
- Een embed-link wordt gegenereerd voor dat specifieke formulier
- Deel de link met de toegewezen persoon
- Zij kunnen inloggen (indien vereist) en hun deel invullen
- Voortgang wordt bijgehouden in de sequence
⚡ SmartFlow Uitvoeringsopties
Beheer wanneer je automatisering draait:
| Optie | Wanneer het draait |
|---|---|
| Na elk formulier | SmartFlow voert onmiddellijk uit wanneer elk formulier is voltooid |
| Na de sequence | SmartFlow voert alleen uit wanneer alle formulieren in de sequence zijn voltooid |
| Beide | Schakel beide opties in voor maximale flexibiliteit |
Dit geeft je gedetailleerde controle:
- Na elk formulier: Stuur onmiddellijke bevestigingen, werk records in real-time bij
- Na sequence: Genereer eindrapporten, trigger goedkeuringsworkflows, stuur samenvattingsmeldingen
🤖 Inschakelen als AI Tool
Sequenties kunnen aan uw AI-chatbot worden blootgesteld, waardoor gebruikers volledige vragenlijsten conversatiegewijs kunnen invullen.
Hoe Het Werkt
- Schakel de schakelaar in "Inschakelen als AI Tool" op uw sequentie
- De sequentie wordt beschikbaar voor de AI als een standaardtool
- Gebruikers kunnen de sequentie direct in de chatbot starten
- AI begeleidt hen door elk formulier conversatiegewijs
Voordelen
- Natuurlijke ervaring: Gebruikers vullen formulieren in via gesprek, niet door te klikken
- Contextbewust: AI kan vragen uitleggen en gebruikers helpen begrijpen wat nodig is
- Naadloze integratie: Geen noodzaak om te schakelen tussen chat en formulieren
- Mobielvriendelijk: Werkt perfect op elk apparaat via chat
Voorbeeldgesprek
User: Ik wil me aanmelden voor het partnerschapsprogramma
AI: Ik help je met de partnerschapsaanvraag.
Laat me beginnen met wat basisinformatie.
Wat is de naam van uw bedrijf?
User: TechCorp Solutions
AI: Geweldig! En wat is uw jaarlijkse omzetbereik?
- Onder $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Boven $50M
User: $1M - $10M
AI: Perfect. Nu heb ik nog een paar details over uw bedrijf nodig...
[Gaat verder met de sequentie]
Een Sequentie Maken
Stap 1: Maak de Sequentie
- Ga naar SmartForms in uw dashboard
- Klik op Sequentie Maken
- Geef uw sequentie een naam en beschrijving
Stap 2: Voeg Formulieren Toe
- Klik op Formulier Toevoegen om bestaande SmartForms op te nemen
- Sleep om formulieren in de sequentie opnieuw te ordenen
- Configureer het type voltooiing van elk formulier (direct, gedeeld, gedelegeerd)
Stap 3: Configureer SmartFlow Uitvoering
Kies wanneer workflows moeten worden uitgevoerd:
- ☐ Voer SmartFlow uit na elk formulier
- ☐ Voer SmartFlow uit na voltooiing van de sequentie
U kunt een of beide opties inschakelen.
Stap 4: Schakel AI Tool In (Optioneel)
Schakel Inschakelen als AI Tool in om de sequentie beschikbaar te maken in uw chatbot.
Stap 5: Opslaan en Testen
- Sla uw sequentie op
- Test door deze zelf te starten of via de chatbot
- Controleer of SmartFlow op de juiste momenten wordt geactiveerd
SmartFlow Integratie
Trigger: SmartForm Sequentie
Gebruik de SmartForm Sequentie trigger in SmartFlow om acties te automatiseren wanneer sequenties zijn voltooid.
| Variabele | Beschrijving |
|---|---|
sequence.id | Unieke identificatie van de sequentie |
sequence.name | Naam van de sequentie |
sequence.forms | Array van alle formulierantwoorden |
sequence.completedBy | Gebruiker die de sequentie heeft voltooid |
sequence.completedAt | Tijdstempel van voltooiing |
Voorbeeld Workflow
SmartForm Sequentie Trigger (Na sequentie)
↓
AI Verzoek
→ Analyseer alle formulierantwoorden
→ Genereer samenvattingsrapport
↓
Genereer PDF
→ Maak voltooiingscertificaat aan
↓
Stuur E-mail
→ Stuur certificaat naar gebruiker
↓
API Aanroep
→ Werk CRM bij met alle verzamelde gegevens
Gebruikscases
📚 Medewerker Onboarding
Volgorde:
- Persoonlijk Informatieformulier
- Noodcontactenformulier
- Belastingdocumentenformulier
- IT Apparatuur Aanvraagformulier
- Beleid Erkenningsformulier
SmartFlow Configuratie:
- Na elk formulier: Werk HR-systeem in realtime bij
- Na de volgorde: Stuur welkomst-e-mail met alle bevestigingen
🤝 Partneraanvraag
Volgorde:
- Bedrijfsinformatie
- Details van het Businessmodel
- Technische Vereisten
- Upload van Juridische Documenten
SmartFlow Configuratie:
- Na de volgorde: Maak Salesforce-kans aan + informeer partnerships team
📋 Klantbeoordeling
Volgorde:
- Analyse van de Huidige Situatie
- Doelen en Doelstellingen
- Budget en Tijdlijn
- Technische Vereisten
SmartFlow Configuratie:
- Na elk formulier: Sla voortgang op in de database
- Na de volgorde: Genereer voorstel + plan vergadering
Best Practices
1. Houd Individuele Formulieren Kort
Verdeel complexe processen in 5-10 vraagformulieren in plaats van één groot formulier. Gebruikers voelen voortgang en zijn minder geneigd om te verlaten.
2. Gebruik Delegatie Wijselijk
Voor formulieren die input van meerdere mensen vereisen:
- Delegeer technische formulieren aan het IT-team
- Deel goedkeuringsformulieren met managers
- Houd persoonlijke formulieren direct
3. Configureer SmartFlow Doordacht
-
Gebruik na elk formulier voor:
- Realtime gegevenssynchronisatie
- Voortgangsnotificaties
- Tussentijdse validaties
-
Gebruik na de volgorde voor:
- Definitieve rapporten
- Goedkeuringsworkflows
- Voltooiingsnotificaties
4. Test de AI-ervaring
Als u het als AI-tool inschakelt:
- Test de volledige gespreksstroom
- Zorg ervoor dat AI-verklaringen nuttig zijn
- Controleer of alle formulieren correct worden voltooid