SmartForm Sekvencie

Čo sú Sekvencie?

SmartForm Sekvencie umožňujú vytvoriť sériu formulárov, ktoré používatelia vyplnia v definovanom poradí. Namiesto jedného formulára môžete viesť používateľov cez viacstupňový proces, kde každý formulár zbiera konkrétne informácie.

---

Prečo používať Sekvencie?

Prípad použitia	Výhoda
Zložitá onboarding	Rozdeľte dlhé procesy na stráviteľné kroky
Viacstupňové hodnotenia	Zbierajte informácie postupne
Pracovné toky súladu	Zabezpečte, aby boli všetky požadované dokumenty vyplnené
Spolupráca tímu	Delegujte formuláre rôznym osobám

---

Kľúčové funkcie

📋 Definujte svoju sériu formulárov

Vytvorte sekvenciu výberom, ktoré formuláre zahrnúť a v akom poradí:

1. Pridajte formuláre do svojej sekvencie z existujúcich SmartForms
2. Nastavte poradie - používatelia postupujú cez formuláre sekvenčne
3. Konfigurujte pravidlá dokončenia - všetky formuláre sú povinné alebo konkrétne

🔄 Flexibilné možnosti dokončenia

Formuláre v sekvencii môžu byť vyplnené rôznymi spôsobmi:

Možnosť	Popis
Priame	Používateľ vyplní formulár sám
Zdieľané	Zdieľte embed link s kýmkoľvek na vyplnenie
Delegované	Priraďte formulár konkrétnej osobe s unikátnym embed linkom

🔗 Embed odkazy

Každý formulár alebo sekvencia generuje embed odkaz, ktorý môže byť zdieľaný:

• Zdieľajte odkaz prostredníctvom e-mailu, chatu alebo akejkoľvek messaging platformy
• Vložte na webové stránky pomocou iframe
• Podpora prihlásenia — ak formulár vyžaduje autentifikáciu, používatelia sú vyzvaní na prihlásenie
• Sledovanie dokončenia — vedzte, kto čo a kedy dokončil

Keď delegujete formulár v sekvencii:

1. Generuje sa embed odkaz pre ten konkrétny formulár
2. Zdieľajte odkaz s priradenou osobou
3. Môže sa prihlásiť (ak je to potrebné) a dokončiť svoju časť
4. Pokrok sa sleduje v sekvencii

⚡ Možnosti vykonávania SmartFlow

Ovládajte, kedy sa vaša automatizácia spúšťa:

Možnosť	Kedy sa spúšťa
Po každom formulári	SmartFlow sa vykonáva okamžite po dokončení každého formulára
Po sekvencii	SmartFlow sa vykonáva iba vtedy, keď sú všetky formuláre v sekvencii hotové
Oboje	Aktivujte obe možnosti pre maximálnu flexibilitu

Toto vám poskytuje jemnú kontrolu:

• Po každom formulári: Posielajte okamžité potvrdenia, aktualizujte záznamy v reálnom čase
• Po sekvencii: Generujte konečné správy, spúšťajte schvaľovacie pracovné toky, posielajte súhrnné oznámenia

---

🤖 Povoliť ako AI Nástroj

Sekvencie môžu byť sprístupnené vášmu AI chatbotovi, čo umožňuje používateľom dokončiť celé dotazníky konverzačne.

Ako to funguje

1. Povoľte prepínač "Povoliť ako AI Nástroj" vo vašej sekvencii
2. Sekvencia sa stáva dostupnou pre AI ako predvolený nástroj
3. Používatelia môžu začať sekvenciu priamo v chatbote
4. AI ich vedie cez každý formulár konverzačne

Výhody

• Prírodzený zážitok: Používatelia vyplňujú formuláre prostredníctvom konverzácie, nie kliknutím
• S vedomím kontextu: AI môže vysvetliť otázky a pomôcť používateľom pochopiť, čo je potrebné
• Bezproblémová integrácia: Nie je potrebné prepínať medzi chatom a formulármi
• Prispôsobené pre mobil: Funguje perfektne na akomkoľvek zariadení prostredníctvom chatu

Príklad konverzácie

User: Chcel by som sa prihlásiť do partnerského programu

AI: Pomôžem vám s prihláškou na partnerstvo. 
    Nechajte ma začať s niektorými základnými informáciami.
    
    Aké je meno vašej spoločnosti?

User: TechCorp Solutions

AI: Skvelé! A aký je váš ročný príjem?
    - Pod $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Nad $50M

User: $1M - $10M

AI: Perfektné. Teraz potrebujem niekoľko ďalších podrobností o vašej firme...
    [Pokračuje cez sekvenciu]

---

Vytvorenie sekvencie

Krok 1: Vytvorte sekvenciu

1. Prejdite na SmartForms vo vašom ovládacom paneli
2. Kliknite na Vytvoriť sekvenciu
3. Dajte svojej sekvencii názov a popis

Krok 2: Pridajte formuláre

1. Kliknite na Pridať formulár na zahrnutie existujúcich SmartForms
2. Potiahnite na preusporiadanie formulárov v sekvencii
3. Konfigurujte typ dokončenia každého formulára (priamy, zdieľaný, delegovaný)

Krok 3: Konfigurácia vykonávania SmartFlow

Vyberte, kedy by sa mali pracovné toky spustiť:

• ☐ Vykonať SmartFlow po každom formulári
• ☐ Vykonať SmartFlow po dokončení sekvencie

Môžete povoliť jednu alebo obe možnosti.

Krok 4: Povoľte AI Nástroj (Voliteľné)

Prepínač Povoliť ako AI Nástroj zapnite, aby bola sekvencia dostupná vo vašom chatbote.

Krok 5: Uložte a otestujte

1. Uložte svoju sekvenciu
2. Otestujte ju tak, že ju spustíte sami alebo prostredníctvom chatbota
3. Overte, že sa SmartFlow spúšťa v správnych momentoch

---

Integrácia SmartFlow

Spúšťač: SmartForm Sekvencia

Použite spúšťač SmartForm Sekvencia v SmartFlow na automatizáciu akcií, keď sú sekvencie dokončené.

Premenná	Popis
sequence.id	Jedinečný identifikátor sekvencie
sequence.name	Názov sekvencie
sequence.forms	Pole všetkých odpovedí na formuláre
sequence.completedBy	Používateľ, ktorý dokončil sekvenciu
sequence.completedAt	Časová pečiatka dokončenia

Príklad pracovného toku

SmartForm Sekvencia Spúšťač (Po sekvencii)
    ↓
AI Žiadosť
  → Analyzovať všetky odpovede na formuláre
  → Vytvoriť súhrnnú správu
    ↓
Vytvoriť PDF
  → Vytvoriť certifikát o dokončení
    ↓
Odoslať e-mail
  → Poslať certifikát používateľovi
    ↓
API Volanie
  → Aktualizovať CRM so všetkými zozbieranými údajmi

Use Cases

📚 Zamestnanecké Zaškolenie

Sekvencia:

1. Formulár osobných údajov
2. Formulár núdzových kontaktov
3. Formulár daňových dokumentov
4. Formulár požiadavky na IT vybavenie
5. Formulár potvrdenia politiky

Konfigurácia SmartFlow:

• Po každom formulári: Aktualizovať HR systém v reálnom čase
• Po sekvencii: Poslať uvítací email so všetkými potvrdeniami

🤝 Žiadosť o partnerstvo

Sekvencia:

1. Informácie o spoločnosti
2. Podrobnosti o obchodnom modeli
3. Technické požiadavky
4. Nahrávanie právnych dokumentov

Konfigurácia SmartFlow:

• Po sekvencii: Vytvoriť príležitosť v Salesforce + informovať tím partnerstiev

📋 Hodnotenie zákazníka

Sekvencia:

1. Analýza aktuálnej situácie
2. Ciele a úlohy
3. Rozpočet a časový plán
4. Technické požiadavky

Konfigurácia SmartFlow:

• Po každom formulári: Uložiť pokrok do databázy
• Po sekvencii: Vygenerovať návrh + naplánovať stretnutie

---

Najlepšie Praktiky

1. Udržujte jednotlivé formuláre krátke

Rozdeľte zložité procesy na formuláre s 5-10 otázkami namiesto jedného obrovského formulára. Používatelia cítia pokrok a sú menej pravdepodobné, že odídu.

2. Používajte delegovanie rozumne

Pre formuláre vyžadujúce vstup od viacerých ľudí:

• Delegujte technické formuláre IT tímu
• Zdieľajte schvaľovacie formuláre s manažérmi
• Osobné formuláre udržujte priamé

3. Konfigurujte SmartFlow premyslene

• Použite po každom formulári na:

  • Synchronizáciu údajov v reálnom čase
  • Notifikácie o pokroku
  • Medzičlánkové validácie

• Použite po sekvencii na:

  • Záverečné správy
  • Schvaľovacie pracovné toky
  • Notifikácie o dokončení

4. Otestujte AI skúsenosť

Ak povolíte ako AI nástroj:

• Otestujte celý tok konverzácie
• Uistite sa, že vysvetlenia AI sú užitočné
• Overte, že všetky formuláre sa správne dokončia

---

Súvisiaca Dokumentácia

• Úvod do SmartForm
• Vytvorenie SmartForm
• Spúšťanie sekvencie SmartForm
• Spúšťanie pracovného toku SmartForm