SmartForm Sekvencie
Čo sú Sekvencie?
SmartForm Sekvencie umožňujú vytvoriť sériu formulárov, ktoré používatelia vyplnia v definovanom poradí. Namiesto jedného formulára môžete viesť používateľov cez viacstupňový proces, kde každý formulár zbiera konkrétne informácie.
Prečo používať Sekvencie?
| Prípad použitia | Výhoda |
|---|---|
| Zložitá onboarding | Rozdeľte dlhé procesy na stráviteľné kroky |
| Viacstupňové hodnotenia | Zbierajte informácie postupne |
| Pracovné toky súladu | Zabezpečte, aby boli všetky požadované dokumenty vyplnené |
| Spolupráca tímu | Delegujte formuláre rôznym osobám |
Kľúčové funkcie
📋 Definujte svoju sériu formulárov
Vytvorte sekvenciu výberom, ktoré formuláre zahrnúť a v akom poradí:
- Pridajte formuláre do svojej sekvencie z existujúcich SmartForms
- Nastavte poradie - používatelia postupujú cez formuláre sekvenčne
- Konfigurujte pravidlá dokončenia - všetky formuláre sú povinné alebo konkrétne
🔄 Flexibilné možnosti dokončenia
Formuláre v sekvencii môžu byť vyplnené rôznymi spôsobmi:
| Možnosť | Popis |
|---|---|
| Priame | Používateľ vyplní formulár sám |
| Zdieľané | Zdieľte embed link s kýmkoľvek na vyplnenie |
| Delegované | Priraďte formulár konkrétnej osobe s unikátnym embed linkom |
🔗 Embed odkazy
Každý formulár alebo sekvencia generuje embed odkaz, ktorý môže byť zdieľaný:
- Zdieľajte odkaz prostredníctvom e-mailu, chatu alebo akejkoľvek messaging platformy
- Vložte na webové stránky pomocou iframe
- Podpora prihlásenia — ak formulár vyžaduje autentifikáciu, používatelia sú vyzvaní na prihlásenie
- Sledovanie dokončenia — vedzte, kto čo a kedy dokončil
Keď delegujete formulár v sekvencii:
- Generuje sa embed odkaz pre ten konkrétny formulár
- Zdieľajte odkaz s priradenou osobou
- Môže sa prihlásiť (ak je to potrebné) a dokončiť svoju časť
- Pokrok sa sleduje v sekvencii
⚡ Možnosti vykonávania SmartFlow
Ovládajte, kedy sa vaša automatizácia spúšťa:
| Možnosť | Kedy sa spúšťa |
|---|---|
| Po každom formulári | SmartFlow sa vykonáva okamžite po dokončení každého formulára |
| Po sekvencii | SmartFlow sa vykonáva iba vtedy, keď sú všetky formuláre v sekvencii hotové |
| Oboje | Aktivujte obe možnosti pre maximálnu flexibilitu |
Toto vám poskytuje jemnú kontrolu:
- Po každom formulári: Posielajte okamžité potvrdenia, aktualizujte záznamy v reálnom čase
- Po sekvencii: Generujte konečné správy, spúšťajte schvaľovacie pracovné toky, posielajte súhrnné oznámenia
🤖 Povoliť ako AI Nástroj
Sekvencie môžu byť sprístupnené vášmu AI chatbotovi, čo umožňuje používateľom dokončiť celé dotazníky konverzačne.
Ako to funguje
- Povoľte prepínač "Povoliť ako AI Nástroj" vo vašej sekvencii
- Sekvencia sa stáva dostupnou pre AI ako predvolený nástroj
- Používatelia môžu začať sekvenciu priamo v chatbote
- AI ich vedie cez každý formulár konverzačne
Výhody
- Prírodzený zážitok: Používatelia vyplňujú formuláre prostredníctvom konverzácie, nie kliknutím
- S vedomím kontextu: AI môže vysvetliť otázky a pomôcť používateľom pochopiť, čo je potrebné
- Bezproblémová integrácia: Nie je potrebné prepínať medzi chatom a formulármi
- Prispôsobené pre mobil: Funguje perfektne na akomkoľvek zariadení prostredníctvom chatu
Príklad konverzácie
User: Chcel by som sa prihlásiť do partnerského programu
AI: Pomôžem vám s prihláškou na partnerstvo.
Nechajte ma začať s niektorými základnými informáciami.
Aké je meno vašej spoločnosti?
User: TechCorp Solutions
AI: Skvelé! A aký je váš ročný príjem?
- Pod $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Nad $50M
User: $1M - $10M
AI: Perfektné. Teraz potrebujem niekoľko ďalších podrobností o vašej firme...
[Pokračuje cez sekvenciu]
Vytvorenie sekvencie
Krok 1: Vytvorte sekvenciu
- Prejdite na SmartForms vo vašom ovládacom paneli
- Kliknite na Vytvoriť sekvenciu
- Dajte svojej sekvencii názov a popis
Krok 2: Pridajte formuláre
- Kliknite na Pridať formulár na zahrnutie existujúcich SmartForms
- Potiahnite na preusporiadanie formulárov v sekvencii
- Konfigurujte typ dokončenia každého formulára (priamy, zdieľaný, delegovaný)
Krok 3: Konfigurácia vykonávania SmartFlow
Vyberte, kedy by sa mali pracovné toky spustiť:
- ☐ Vykonať SmartFlow po každom formulári
- ☐ Vykonať SmartFlow po dokončení sekvencie
Môžete povoliť jednu alebo obe možnosti.
Krok 4: Povoľte AI Nástroj (Voliteľné)
Prepínač Povoliť ako AI Nástroj zapnite, aby bola sekvencia dostupná vo vašom chatbote.
Krok 5: Uložte a otestujte
- Uložte svoju sekvenciu
- Otestujte ju tak, že ju spustíte sami alebo prostredníctvom chatbota
- Overte, že sa SmartFlow spúšťa v správnych momentoch
Integrácia SmartFlow
Spúšťač: SmartForm Sekvencia
Použite spúšťač SmartForm Sekvencia v SmartFlow na automatizáciu akcií, keď sú sekvencie dokončené.
| Premenná | Popis |
|---|---|
sequence.id | Jedinečný identifikátor sekvencie |
sequence.name | Názov sekvencie |
sequence.forms | Pole všetkých odpovedí na formuláre |
sequence.completedBy | Používateľ, ktorý dokončil sekvenciu |
sequence.completedAt | Časová pečiatka dokončenia |
Príklad pracovného toku
SmartForm Sekvencia Spúšťač (Po sekvencii)
↓
AI Žiadosť
→ Analyzovať všetky odpovede na formuláre
→ Vytvoriť súhrnnú správu
↓
Vytvoriť PDF
→ Vytvoriť certifikát o dokončení
↓
Odoslať e-mail
→ Poslať certifikát používateľovi
↓
API Volanie
→ Aktualizovať CRM so všetkými zozbieranými údajmi
Use Cases
📚 Zamestnanecké Zaškolenie
Sekvencia:
- Formulár osobných údajov
- Formulár núdzových kontaktov
- Formulár daňových dokumentov
- Formulár požiadavky na IT vybavenie
- Formulár potvrdenia politiky
Konfigurácia SmartFlow:
- Po každom formulári: Aktualizovať HR systém v reálnom čase
- Po sekvencii: Poslať uvítací email so všetkými potvrdeniami
🤝 Žiadosť o partnerstvo
Sekvencia:
- Informácie o spoločnosti
- Podrobnosti o obchodnom modeli
- Technické požiadavky
- Nahrávanie právnych dokumentov
Konfigurácia SmartFlow:
- Po sekvencii: Vytvoriť príležitosť v Salesforce + informovať tím partnerstiev
📋 Hodnotenie zákazníka
Sekvencia:
- Analýza aktuálnej situácie
- Ciele a úlohy
- Rozpočet a časový plán
- Technické požiadavky
Konfigurácia SmartFlow:
- Po každom formulári: Uložiť pokrok do databázy
- Po sekvencii: Vygenerovať návrh + naplánovať stretnutie
Najlepšie Praktiky
1. Udržujte jednotlivé formuláre krátke
Rozdeľte zložité procesy na formuláre s 5-10 otázkami namiesto jedného obrovského formulára. Používatelia cítia pokrok a sú menej pravdepodobné, že odídu.
2. Používajte delegovanie rozumne
Pre formuláre vyžadujúce vstup od viacerých ľudí:
- Delegujte technické formuláre IT tímu
- Zdieľajte schvaľovacie formuláre s manažérmi
- Osobné formuláre udržujte priamé
3. Konfigurujte SmartFlow premyslene
-
Použite po každom formulári na:
- Synchronizáciu údajov v reálnom čase
- Notifikácie o pokroku
- Medzičlánkové validácie
-
Použite po sekvencii na:
- Záverečné správy
- Schvaľovacie pracovné toky
- Notifikácie o dokončení
4. Otestujte AI skúsenosť
Ak povolíte ako AI nástroj:
- Otestujte celý tok konverzácie
- Uistite sa, že vysvetlenia AI sú užitočné
- Overte, že všetky formuláre sa správne dokončia