SmartForm Sekvence

Co jsou Sekvence?

SmartForm Sekvence umožňují vytvářet sérii formulářů, které uživatelé vyplňují v definovaném pořadí. Místo jednoho formuláře můžete uživatele provést vícestupňovým procesem, kde každý formulář sbírá specifické informace.

---

Proč používat Sekvence?

Případ použití	Výhoda
Složitá onboarding	Rozdělte dlouhé procesy na stravitelné kroky
Víceúrovňové hodnocení	Sbírejte informace postupně
Pracovní postupy dodržování předpisů	Zajistěte, že všechny požadované dokumenty jsou vyplněny
Spolupráce v týmu	Delegujte formuláře různým lidem

---

Klíčové vlastnosti

📋 Definujte svou sérii formulářů

Vytvořte sekvenci výběrem formulářů, které chcete zahrnout, a jejich pořadí:

1. Přidejte formuláře do své sekvence z existujících SmartForms
2. Nastavte pořadí - uživatelé postupují formuláři sekvenčně
3. Nakonfigurujte pravidla dokončení - všechny formuláře jsou povinné nebo konkrétní

🔄 Flexibilní možnosti dokončení

Formuláře v sekvenci mohou být vyplněny různými způsoby:

Možnost	Popis
Přímé	Uživatel vyplní formulář sám
Sdílené	Sdílejte embed odkaz s kýmkoli k vyplnění
Delegované	Přiřaďte formulář konkrétní osobě s unikátním embed odkazem

🔗 Embed Odkazy

Každý formulář nebo sekvence generuje embed odkaz, který lze sdílet:

• Sdílejte odkaz prostřednictvím e-mailu, chatu nebo jakékoli komunikační platformy
• Vložte na webové stránky pomocí iframe
• Podpora přihlášení — pokud formulář vyžaduje ověření, uživatelé jsou vyzváni k přihlášení
• Sledování dokončení — vědět, kdo co a kdy dokončil

Když delegujete formulář v sekvenci:

1. Je vygenerován embed odkaz pro ten konkrétní formulář
2. Sdílejte odkaz s přiřazenou osobou
3. Mohou se přihlásit (pokud je to vyžadováno) a dokončit svou část
4. Pokrok je sledován v sekvenci

⚡ Možnosti provádění SmartFlow

Ovládejte, kdy vaše automatizace běží:

Možnost	Kdy to běží
Po každém formuláři	SmartFlow se spouští okamžitě po dokončení každého formuláře
Po sekvenci	SmartFlow se spouští pouze tehdy, když jsou všechny formuláře v sekvenci hotové
Obě	Aktivujte obě možnosti pro maximální flexibilitu

To vám poskytuje podrobné ovládání:

• Po každém formuláři: Posílejte okamžité potvrzení, aktualizujte záznamy v reálném čase
• Po sekvenci: Generujte závěrečné zprávy, spouštějte schvalovací pracovní postupy, posílejte souhrnné oznámení

---

🤖 Aktivovat jako AI nástroj

Sekvence mohou být zpřístupněny vašemu AI chatbotu, což umožňuje uživatelům vyplnit celé dotazníky konverzačně.

Jak to funguje

1. Aktivujte přepínač "Aktivovat jako AI nástroj" ve vaší sekvenci
2. Sekvence se stává dostupnou pro AI jako výchozí nástroj
3. Uživatelé mohou zahájit sekvenci přímo v chatbotu
4. AI je provede každým formulářem konverzačně

Výhody

• Přirozený zážitek: Uživatelé vyplňují formuláře prostřednictvím konverzace, nikoli klikáním
• Vědomí kontextu: AI může vysvětlit otázky a pomoci uživatelům pochopit, co je potřeba
• Bezproblémová integrace: Není potřeba přepínat mezi chatem a formuláři
• Optimalizováno pro mobilní zařízení: Funguje perfektně na jakémkoli zařízení prostřednictvím chatu

Příklad konverzace

Uživatel: Rád bych se přihlásil do partnerského programu

AI: Pomohu vám s žádostí o partnerství. 
    Nejdříve začnu s několika základními informacemi.
    
    Jak se jmenuje vaše společnost?

Uživatel: TechCorp Solutions

AI: Skvělé! A jaký je váš roční příjem?
    - Pod $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Nad $50M

Uživatel: $1M - $10M

AI: Perfektní. Teď potřebuji ještě několik dalších podrobností o vaší firmě...
    [Pokračuje skrze sekvenci]

---

Vytvoření sekvence

Krok 1: Vytvořte sekvenci

1. Přejděte do SmartForms na vašem panelu
2. Klikněte na Vytvořit sekvenci
3. Dejte své sekvenci název a popis

Krok 2: Přidejte formuláře

1. Klikněte na Přidat formulář pro zahrnutí existujících SmartForms
2. Přetáhněte pro změnu pořadí formulářů v sekvenci
3. Nakonfigurujte typ dokončení každého formuláře (přímé, sdílené, delegované)

Krok 3: Nakonfigurujte provádění SmartFlow

Vyberte, kdy by měly pracovní postupy běžet:

• ☐ Provést SmartFlow po každém formuláři
• ☐ Provést SmartFlow po dokončení sekvence

Můžete aktivovat jednu nebo obě možnosti.

Krok 4: Aktivovat AI nástroj (volitelné)

Přepněte Aktivovat jako AI nástroj, aby byla sekvence dostupná ve vašem chatbotu.

Krok 5: Uložte a otestujte

1. Uložte svou sekvenci
2. Otestujte tím, že ji zahájíte sami nebo prostřednictvím chatbota
3. Ověřte, že se SmartFlow spouští ve správných okamžicích

---

Integrace SmartFlow

Spouštěč: SmartForm sekvence

Použijte spouštěč SmartForm sekvence ve SmartFlow k automatizaci akcí, když jsou sekvence dokončeny.

Proměnná	Popis
sequence.id	Unikátní identifikátor sekvence
sequence.name	Název sekvence
sequence.forms	Pole všech odpovědí formulářů
sequence.completedBy	Uživatel, který sekvenci dokončil
sequence.completedAt	Časový údaj o dokončení

Příklad pracovního postupu

Spouštěč SmartForm sekvence (Po sekvenci)
    ↓
Žádost AI
  → Analyzovat všechny odpovědi formulářů
  → Vytvořit shrnutí zprávy
    ↓
Vytvořit PDF
  → Vytvořit certifikát o dokončení
    ↓
Odeslat e-mail
  → Odeslat certifikát uživateli
    ↓
API volání
  → Aktualizovat CRM se všemi shromážděnými daty

Use Cases

📚 Zaměstnanecké Zaškolení

Sekvence:

1. Formulář osobních údajů
2. Formulář pro nouzové kontakty
3. Formulář daňových dokumentů
4. Formulář žádosti o IT vybavení
5. Formulář potvrzení politiky

Konfigurace SmartFlow:

• Po každém formuláři: Aktualizovat HR systém v reálném čase
• Po sekvenci: Odeslat uvítací e-mail se všemi potvrzeními

🤝 Žádost o partnerství

Sekvence:

1. Informace o společnosti
2. Podrobnosti o obchodním modelu
3. Technické požadavky
4. Nahrání právních dokumentů

Konfigurace SmartFlow:

• Po sekvenci: Vytvořit příležitost v Salesforce + informovat tým partnerství

📋 Hodnocení zákazníka

Sekvence:

1. Analýza aktuální situace
2. Cíle a úkoly
3. Rozpočet a časový plán
4. Technické požadavky

Konfigurace SmartFlow:

• Po každém formuláři: Uložit pokrok do databáze
• Po sekvenci: Vygenerovat návrh + naplánovat schůzku

---

Best Practices

1. Udržujte jednotlivé formuláře krátké

Rozdělte složité procesy na formuláře s 5-10 otázkami namísto jednoho masivního formuláře. Uživatelé cítí pokrok a méně pravděpodobně opustí proces.

2. Používejte delegaci rozumně

Pro formuláře vyžadující vstup od více lidí:

• Delegujte technické formuláře na IT tým
• Sdílejte schvalovací formuláře s manažery
• Osobní formuláře udržujte přímé

3. Konfigurujte SmartFlow promyšleně

• Používejte po každém formuláři pro:

  • Synchronizaci dat v reálném čase
  • Oznámení o pokroku
  • Mezičinné validace

• Používejte po sekvenci pro:

  • Konečné zprávy
  • Schvalovací pracovní toky
  • Oznámení o dokončení

4. Testujte zkušenost s AI

Pokud povolujete jako AI nástroj:

• Otestujte celý tok konverzace
• Zajistěte, aby byly vysvětlení AI užitečná
• Ověřte, že všechny formuláře se správně dokončují

---

Related Documentation

• Úvod do SmartForm
• Vytvoření SmartForm
• Spouštění sekvence SmartForm
• Spouštění pracovního toku SmartForm