SmartForm Sekvence
Co jsou Sekvence?
SmartForm Sekvence umožňují vytvářet sérii formulářů, které uživatelé vyplňují v definovaném pořadí. Místo jednoho formuláře můžete uživatele provést vícestupňovým procesem, kde každý formulář sbírá specifické informace.
Proč používat Sekvence?
| Případ použití | Výhoda |
|---|---|
| Složitá onboarding | Rozdělte dlouhé procesy na stravitelné kroky |
| Víceúrovňové hodnocení | Sbírejte informace postupně |
| Pracovní postupy dodržování předpisů | Zajistěte, že všechny požadované dokumenty jsou vyplněny |
| Spolupráce v týmu | Delegujte formuláře různým lidem |
Klíčové vlastnosti
📋 Definujte svou sérii formulářů
Vytvořte sekvenci výběrem formulářů, které chcete zahrnout, a jejich pořadí:
- Přidejte formuláře do své sekvence z existujících SmartForms
- Nastavte pořadí - uživatelé postupují formuláři sekvenčně
- Nakonfigurujte pravidla dokončení - všechny formuláře jsou povinné nebo konkrétní
🔄 Flexibilní možnosti dokončení
Formuláře v sekvenci mohou být vyplněny různými způsoby:
| Možnost | Popis |
|---|---|
| Přímé | Uživatel vyplní formulář sám |
| Sdílené | Sdílejte embed odkaz s kýmkoli k vyplnění |
| Delegované | Přiřaďte formulář konkrétní osobě s unikátním embed odkazem |
🔗 Embed Odkazy
Každý formulář nebo sekvence generuje embed odkaz, který lze sdílet:
- Sdílejte odkaz prostřednictvím e-mailu, chatu nebo jakékoli komunikační platformy
- Vložte na webové stránky pomocí iframe
- Podpora přihlášení — pokud formulář vyžaduje ověření, uživatelé jsou vyzváni k přihlášení
- Sledování dokončení — vědět, kdo co a kdy dokončil
Když delegujete formulář v sekvenci:
- Je vygenerován embed odkaz pro ten konkrétní formulář
- Sdílejte odkaz s přiřazenou osobou
- Mohou se přihlásit (pokud je to vyžadováno) a dokončit svou část
- Pokrok je sledován v sekvenci
⚡ Možnosti provádění SmartFlow
Ovládejte, kdy vaše automatizace běží:
| Možnost | Kdy to běží |
|---|---|
| Po každém formuláři | SmartFlow se spouští okamžitě po dokončení každého formuláře |
| Po sekvenci | SmartFlow se spouští pouze tehdy, když jsou všechny formuláře v sekvenci hotové |
| Obě | Aktivujte obě možnosti pro maximální flexibilitu |
To vám poskytuje podrobné ovládání:
- Po každém formuláři: Posílejte okamžité potvrzení, aktualizujte záznamy v reálném čase
- Po sekvenci: Generujte závěrečné zprávy, spouštějte schvalovací pracovní postupy, posílejte souhrnné oznámení
🤖 Aktivovat jako AI nástroj
Sekvence mohou být zpřístupněny vašemu AI chatbotu, což umožňuje uživatelům vyplnit celé dotazníky konverzačně.
Jak to funguje
- Aktivujte přepínač "Aktivovat jako AI nástroj" ve vaší sekvenci
- Sekvence se stává dostupnou pro AI jako výchozí nástroj
- Uživatelé mohou zahájit sekvenci přímo v chatbotu
- AI je provede každým formulářem konverzačně
Výhody
- Přirozený zážitek: Uživatelé vyplňují formuláře prostřednictvím konverzace, nikoli klikáním
- Vědomí kontextu: AI může vysvětlit otázky a pomoci uživatelům pochopit, co je potřeba
- Bezproblémová integrace: Není potřeba přepínat mezi chatem a formuláři
- Optimalizováno pro mobilní zařízení: Funguje perfektně na jakémkoli zařízení prostřednictvím chatu
Příklad konverzace
Uživatel: Rád bych se přihlásil do partnerského programu
AI: Pomohu vám s žádostí o partnerství.
Nejdříve začnu s několika základními informacemi.
Jak se jmenuje vaše společnost?
Uživatel: TechCorp Solutions
AI: Skvělé! A jaký je váš roční příjem?
- Pod $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Nad $50M
Uživatel: $1M - $10M
AI: Perfektní. Teď potřebuji ještě několik dalších podrobností o vaší firmě...
[Pokračuje skrze sekvenci]
Vytvoření sekvence
Krok 1: Vytvořte sekvenci
- Přejděte do SmartForms na vašem panelu
- Klikněte na Vytvořit sekvenci
- Dejte své sekvenci název a popis
Krok 2: Přidejte formuláře
- Klikněte na Přidat formulář pro zahrnutí existujících SmartForms
- Přetáhněte pro změnu pořadí formulářů v sekvenci
- Nakonfigurujte typ dokončení každého formuláře (přímé, sdílené, delegované)
Krok 3: Nakonfigurujte provádění SmartFlow
Vyberte, kdy by měly pracovní postupy běžet:
- ☐ Provést SmartFlow po každém formuláři
- ☐ Provést SmartFlow po dokončení sekvence
Můžete aktivovat jednu nebo obě možnosti.
Krok 4: Aktivovat AI nástroj (volitelné)
Přepněte Aktivovat jako AI nástroj, aby byla sekvence dostupná ve vašem chatbotu.
Krok 5: Uložte a otestujte
- Uložte svou sekvenci
- Otestujte tím, že ji zahájíte sami nebo prostřednictvím chatbota
- Ověřte, že se SmartFlow spouští ve správných okamžicích
Integrace SmartFlow
Spouštěč: SmartForm sekvence
Použijte spouštěč SmartForm sekvence ve SmartFlow k automatizaci akcí, když jsou sekvence dokončeny.
| Proměnná | Popis |
|---|---|
sequence.id | Unikátní identifikátor sekvence |
sequence.name | Název sekvence |
sequence.forms | Pole všech odpovědí formulářů |
sequence.completedBy | Uživatel, který sekvenci dokončil |
sequence.completedAt | Časový údaj o dokončení |
Příklad pracovního postupu
Spouštěč SmartForm sekvence (Po sekvenci)
↓
Žádost AI
→ Analyzovat všechny odpovědi formulářů
→ Vytvořit shrnutí zprávy
↓
Vytvořit PDF
→ Vytvořit certifikát o dokončení
↓
Odeslat e-mail
→ Odeslat certifikát uživateli
↓
API volání
→ Aktualizovat CRM se všemi shromážděnými daty
Use Cases
📚 Zaměstnanecké Zaškolení
Sekvence:
- Formulář osobních údajů
- Formulář pro nouzové kontakty
- Formulář daňových dokumentů
- Formulář žádosti o IT vybavení
- Formulář potvrzení politiky
Konfigurace SmartFlow:
- Po každém formuláři: Aktualizovat HR systém v reálném čase
- Po sekvenci: Odeslat uvítací e-mail se všemi potvrzeními
🤝 Žádost o partnerství
Sekvence:
- Informace o společnosti
- Podrobnosti o obchodním modelu
- Technické požadavky
- Nahrání právních dokumentů
Konfigurace SmartFlow:
- Po sekvenci: Vytvořit příležitost v Salesforce + informovat tým partnerství
📋 Hodnocení zákazníka
Sekvence:
- Analýza aktuální situace
- Cíle a úkoly
- Rozpočet a časový plán
- Technické požadavky
Konfigurace SmartFlow:
- Po každém formuláři: Uložit pokrok do databáze
- Po sekvenci: Vygenerovat návrh + naplánovat schůzku
Best Practices
1. Udržujte jednotlivé formuláře krátké
Rozdělte složité procesy na formuláře s 5-10 otázkami namísto jednoho masivního formuláře. Uživatelé cítí pokrok a méně pravděpodobně opustí proces.
2. Používejte delegaci rozumně
Pro formuláře vyžadující vstup od více lidí:
- Delegujte technické formuláře na IT tým
- Sdílejte schvalovací formuláře s manažery
- Osobní formuláře udržujte přímé
3. Konfigurujte SmartFlow promyšleně
-
Používejte po každém formuláři pro:
- Synchronizaci dat v reálném čase
- Oznámení o pokroku
- Mezičinné validace
-
Používejte po sekvenci pro:
- Konečné zprávy
- Schvalovací pracovní toky
- Oznámení o dokončení
4. Testujte zkušenost s AI
Pokud povolujete jako AI nástroj:
- Otestujte celý tok konverzace
- Zajistěte, aby byly vysvětlení AI užitečná
- Ověřte, že všechny formuláře se správně dokončují