SmartForm Sequences
Cosa sono le Sequenze?
Le Sequenze di SmartForm consentono di creare una serie di moduli che gli utenti completano in un ordine definito. Invece di un singolo modulo, puoi guidare gli utenti attraverso un processo a più fasi in cui ciascun modulo raccoglie informazioni specifiche.
Perché Utilizzare le Sequenze?
| Caso d'uso | Vantaggio |
|---|---|
| Onboarding complesso | Suddividi processi lunghi in passaggi digeribili |
| Valutazioni a più fasi | Raccogli informazioni in modo progressivo |
| Flussi di lavoro di conformità | Assicurati che tutti i documenti richiesti siano completati |
| Collaborazione di squadra | Delega i moduli a persone diverse |
Caratteristiche Principali
📋 Definisci la Tua Serie di Moduli
Crea una sequenza selezionando quali moduli includere e il loro ordine:
- Aggiungi moduli alla tua sequenza da SmartForms esistenti
- Imposta l'ordine - gli utenti progrediscono attraverso i moduli in sequenza
- Configura le regole di completamento - tutti i moduli richiesti o specifici
🔄 Opzioni di Completamento Flessibili
I moduli in una sequenza possono essere completati in modi diversi:
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Diretto | L'utente compila il modulo da solo |
| Condiviso | Condividi un link di incorporamento con chiunque per completarlo |
| Delega | Assegna il modulo a una persona specifica con un link di incorporamento unico |
🔗 Link di Incorporamento
Ogni modulo o sequenza genera un link di incorporamento che può essere condiviso:
- Condividi il link via email, chat o qualsiasi piattaforma di messaggistica
- Incorpora nei siti web utilizzando un iframe
- Supporto per il login — se il modulo richiede autenticazione, agli utenti viene chiesto di effettuare il login
- Traccia il completamento — sappi chi ha completato cosa e quando
Quando delega un modulo in una sequenza:
- Viene generato un link di incorporamento per quel modulo specifico
- Condividi il link con la persona assegnata
- Possono effettuare il login (se richiesto) e completare la loro parte
- I progressi vengono tracciati nella sequenza
⚡ Opzioni di Esecuzione di SmartFlow
Controlla quando la tua automazione viene eseguita:
| Opzione | Quando Viene Eseguita |
|---|---|
| Dopo ogni modulo | SmartFlow viene eseguito immediatamente quando ciascun modulo è completato |
| Dopo la sequenza | SmartFlow viene eseguito solo quando tutti i moduli nella sequenza sono completati |
| Entrambi | Abilita entrambe le opzioni per la massima flessibilità |
Questo ti offre un controllo dettagliato:
- Dopo ogni modulo: Invia conferme immediate, aggiorna i registri in tempo reale
- Dopo la sequenza: Genera report finali, attiva flussi di lavoro di approvazione, invia notifiche di riepilogo
🤖 Abilita come Strumento AI
Le sequenze possono essere esposte al tuo chatbot AI, consentendo agli utenti di completare interi questionari in modo conversazionale.
Come Funziona
- Abilita l'interruttore "Abilita come Strumento AI" sulla tua sequenza
- La sequenza diventa disponibile per l'AI come strumento predefinito
- Gli utenti possono iniziare la sequenza direttamente nel chatbot
- L'AI li guida attraverso ogni modulo in modo conversazionale
Vantaggi
- Esperienza naturale: Gli utenti completano i moduli attraverso la conversazione, non cliccando
- Consapevole del contesto: L'AI può spiegare le domande e aiutare gli utenti a capire cosa è necessario
- Integrazione senza soluzione di continuità: Non è necessario passare tra chat e moduli
- Ottimizzato per dispositivi mobili: Funziona perfettamente su qualsiasi dispositivo tramite chat
Esempio di Conversazione
User: Vorrei candidarmi per il programma di partnership
AI: Ti aiuterò con la domanda di partnership.
Iniziamo con alcune informazioni di base.
Qual è il nome della tua azienda?
User: TechCorp Solutions
AI: Ottimo! E qual è il tuo intervallo di fatturato annuale?
- Sotto $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Oltre $50M
User: $1M - $10M
AI: Perfetto. Ora ho bisogno di alcuni dettagli in più sulla tua attività...
[Continua attraverso la sequenza]
Creazione di una Sequenza
Passo 1: Crea la Sequenza
- Vai a SmartForms nel tuo dashboard
- Clicca su Crea Sequenza
- Dai un nome e una descrizione alla tua sequenza
Passo 2: Aggiungi Moduli
- Clicca su Aggiungi Modulo per includere SmartForms esistenti
- Trascina per riordinare i moduli nella sequenza
- Configura il tipo di completamento di ciascun modulo (diretto, condiviso, delegato)
Passo 3: Configura l'Esecuzione di SmartFlow
Scegli quando i flussi di lavoro devono essere eseguiti:
- ☐ Esegui SmartFlow dopo ogni modulo
- ☐ Esegui SmartFlow dopo il completamento della sequenza
Puoi abilitare una o entrambe le opzioni.
Passo 4: Abilita Strumento AI (Opzionale)
Attiva Abilita come Strumento AI per rendere la sequenza disponibile nel tuo chatbot.
Passo 5: Salva e Testa
- Salva la tua sequenza
- Testa avviandola tu stesso o attraverso il chatbot
- Verifica che i trigger di SmartFlow si attivino nei momenti corretti
Integrazione SmartFlow
Trigger: Sequenza SmartForm
Utilizza il trigger Sequenza SmartForm in SmartFlow per automatizzare le azioni quando le sequenze vengono completate.
| Variabile | Descrizione |
|---|---|
sequence.id | Identificatore unico della sequenza |
sequence.name | Nome della sequenza |
sequence.forms | Array di tutte le risposte ai moduli |
sequence.completedBy | Utente che ha completato la sequenza |
sequence.completedAt | Timestamp di completamento |
Esempio di Flusso di Lavoro
Trigger Sequenza SmartForm (Dopo la sequenza)
↓
Richiesta AI
→ Analizza tutte le risposte ai moduli
→ Genera rapporto di sintesi
↓
Genera PDF
→ Crea certificato di completamento
↓
Invia Email
→ Invia certificato all'utente
↓
Chiamata API
→ Aggiorna il CRM con tutti i dati raccolti
Use Cases
📚 Employee Onboarding
Sequence:
- Modulo di Informazioni Personali
- Modulo di Contatti di Emergenza
- Modulo di Documenti Fiscali
- Modulo di Richiesta Attrezzature IT
- Modulo di Riconoscimento delle Politiche
SmartFlow Configuration:
- Dopo ogni modulo: Aggiornare il sistema HR in tempo reale
- Dopo la sequenza: Inviare un'email di benvenuto con tutte le conferme
🤝 Partner Application
Sequence:
- Informazioni sull'Azienda
- Dettagli sul Modello di Business
- Requisiti Tecnici
- Caricamento dei Documenti Legali
SmartFlow Configuration:
- Dopo la sequenza: Creare un'opportunità in Salesforce + notificare il team delle partnership
📋 Customer Assessment
Sequence:
- Analisi della Situazione Attuale
- Obiettivi e Traguardi
- Budget e Tempistiche
- Requisiti Tecnici
SmartFlow Configuration:
- Dopo ogni modulo: Salvare i progressi nel database
- Dopo la sequenza: Generare una proposta + pianificare un incontro
Best Practices
1. Keep Individual Forms Short
Suddividere i processi complessi in moduli di 5-10 domande piuttosto che in un unico modulo massiccio. Gli utenti percepiscono il progresso e sono meno propensi ad abbandonare.
2. Use Delegation Wisely
Per i moduli che richiedono input da più persone:
- Delegare i moduli tecnici al team IT
- Condividere i moduli di approvazione con i manager
- Mantenere i moduli personali diretti
3. Configure SmartFlow Thoughtfully
-
Utilizzare dopo ogni modulo per:
- Sincronizzazione dei dati in tempo reale
- Notifiche di progresso
- Validazioni intermedie
-
Utilizzare dopo la sequenza per:
- Rapporti finali
- Flussi di lavoro di approvazione
- Notifiche di completamento
4. Test the AI Experience
Se abilitato come Strumento AI:
- Testare il flusso di conversazione completo
- Assicurarsi che le spiegazioni dell'AI siano utili
- Verificare che tutti i moduli vengano completati correttamente