SmartForm Sequence Trigger
Esegui un workflow quando una SmartForm Sequence è completata. Questo trigger ti consente di automatizzare azioni dopo che gli utenti hanno completato una serie di moduli.
Quando Utilizzare
- Elaborare invii di moduli multi-step
- Generare report da più moduli
- Attivare workflow di approvazione dopo che tutti i dati sono stati raccolti
- Inviare notifiche di completamento
- Aggiornare sistemi esterni con dati consolidati
Configurazione
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Sequence | Quale sequenza attiva questo flusso |
| Execute After | Quando il trigger si attiva (completamento di ogni modulo / sequenza / entrambi) |
| Enable as AI Tool | Rendi questa sequenza disponibile nel chatbot AI |
Opzioni di Esecuzione
Dopo Ogni Modulo
Il workflow viene eseguito ogni volta che un modulo all'interno della sequenza viene completato.
Casi d'uso:
- Sincronizzazione dei dati in tempo reale
- Notifiche di progresso
- Validazioni intermedie
- Aggiornamento dei registri man mano che i dati arrivano
Dopo il Completamento della Sequenza
Il workflow viene eseguito solo quando tutti i moduli nella sequenza sono completati.
Casi d'uso:
- Generazione di report finali
- Inizio del workflow di approvazione
- Certificati di completamento
- Notifiche di riepilogo
Entrambi
Abilita entrambe le opzioni per eseguire workflow ad ogni passo E alla fine.
Casi d'uso:
- Sincronizzazione in tempo reale + riepilogo finale
- Monitoraggio del progresso + notifica di completamento
- Elaborazione incrementale + report consolidato
🤖 Abilita come Strumento AI
Quando attivato, la sequenza diventa disponibile per il tuo chatbot AI come strumento predefinito.
Cosa Significa
- Gli utenti possono avviare la sequenza direttamente in chat
- L'AI guida gli utenti attraverso ogni modulo in modo conversazionale
- Non è necessario aprire moduli o link separati
- Esperienza fluida su qualsiasi canale (web, WhatsApp, Messenger, ecc.)
Come Funziona
- L'utente chiede qualcosa relativo alla sequenza (ad es., "Voglio fare domanda")
- L'AI riconosce l'intento e offre di avviare la sequenza
- L'AI pone domande da ciascun modulo nella sequenza
- Le risposte vengono raccolte e salvate
- SmartFlow si attiva in base alla tua configurazione
Esempio
User: I'd like to start the certification process
AI: I'll help you with that! The certification requires completing
3 forms. Let's start with your professional information.
What's your current job title?
User: Senior Developer
AI: Great! How many years of experience do you have?
...
[After all forms complete]
AI: You've completed all the certification forms. Your application
has been submitted and you'll receive a confirmation email shortly.
Variabili Disponibili
Quando il trigger si attiva, queste variabili sono disponibili nel tuo workflow:
Informazioni sulla Sequenza
| Variabile | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
sequence.id | String | Identificatore unico |
sequence.name | String | Nome della sequenza |
sequence.completedAt | DateTime | Quando la sequenza è stata completata |
sequence.completedBy | Object | Utente che l'ha completata |
Dati del Modulo
| Variabile | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Tutti i moduli nella sequenza |
sequence.forms[].id | String | ID del modulo |
sequence.forms[].name | String | Nome del modulo |
sequence.forms[].responses | Object | Risposte del modulo |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Quando il modulo è stato completato |
sequence.forms[].completedBy | Object | Chi ha completato questo modulo |
Modulo Corrente (Quando "Dopo Ogni Modulo" è abilitato)
| Variabile | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID del modulo corrente |
currentForm.name | String | Nome del modulo corrente |
currentForm.responses | Object | Risposte del modulo corrente |
currentForm.index | Number | Posizione nella sequenza (basata su 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Se questo è l'ultimo modulo |
Esempi di Workflow
Esempio 1: Completamento Onboarding Dipendenti
Trigger: SmartForm Sequence (Dopo la sequenza)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Generate PDF
→ Template: "Onboarding Summary"
→ Data: sequence.forms
↓
Send Email (to HR)
→ Subject: "New employee onboarding complete"
→ Attachment: Generated PDF
↓
Send Email (to Employee)
→ Subject: "Welcome! Your onboarding is complete"
↓
API Call (HR System)
→ Create employee record with all data
Esempio 2: Monitoraggio del Progresso in Tempo Reale
Trigger: SmartForm Sequence (Dopo ogni modulo)
SmartForm Sequence Trigger
↓
If Condition: currentForm.isLast
├── Yes:
│ └── Send Email: "All forms complete!"
└── No:
└── Send Email: "Form {{currentForm.index + 1}} received"
↓
API Call
→ Update CRM with latest form data
Esempio 3: Processo di Applicazione Guidato da AI
Trigger: SmartForm Sequence (Dopo la sequenza, Abilita come Strumento AI: ON)
SmartForm Sequence Trigger
↓
AI Request
→ Analyze all responses
→ Score application
→ Generate recommendation
↓
If Condition: score > 70
├── Yes:
│ ├── Create JIRA Issue: "Review application"
│ └── Send Email: "Your application is under review"
└── No:
└── Send Email: "Thank you for your interest..."
Confronto: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Caratteristica | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Si attiva su | Completamento di un singolo modulo | Completamento della sequenza |
| Dati disponibili | Risposte di un modulo | Risposte di tutti i moduli |
| Opzioni di esecuzione | Solo dopo il modulo | Dopo ogni modulo / dopo la sequenza / entrambi |
| Abilita come Strumento AI | ✅ Sì | ✅ Sì |
| Migliore per | Moduli semplici | Processi multi-step |
Migliori Pratiche
1. Utilizza Entrambe le Opzioni di Esecuzione Strategicamente
- Dopo ogni modulo: Conferme rapide, sincronizzazione in tempo reale
- Dopo la sequenza: Elaborazioni pesanti, azioni finali
2. Sfrutta lo Strumento AI per Migliorare l'UX
Abilita "AI Tool" per sequenze che beneficiano di un completamento conversazionale:
- Domande di assunzione
- Valutazioni
- Onboarding
- Sondaggi
3. Gestisci i Completamenti Parziali
Utilizza "Dopo ogni modulo" per salvare i progressi, in modo che gli utenti non perdano dati se abbandonano a metà sequenza.
4. Testa l'Intero Flusso
Testa le sequenze in modo approfondito:
- Completamento diretto
- Moduli delegati
- Completamento del chatbot AI
- Tutti i trigger di SmartFlow