SmartForm Sequenzauslöser
Führen Sie einen Workflow aus, wenn eine SmartForm Sequenz abgeschlossen ist. Dieser Auslöser ermöglicht es Ihnen, Aktionen zu automatisieren, nachdem Benutzer eine Reihe von Formularen abgeschlossen haben.
Wann zu verwenden
- Verarbeiten von mehrstufigen Formularübermittlungen
- Erstellen von Berichten aus mehreren Formularen
- Auslösen von Genehmigungs-Workflows, nachdem alle Daten gesammelt wurden
- Senden von Abschlussbenachrichtigungen
- Aktualisieren externer Systeme mit konsolidierten Daten
Konfiguration
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sequenz | Welche Sequenz diesen Flow auslöst |
| Ausführen nach | Wann der Auslöser aktiviert wird (nach jedem Formular / nach Abschluss der Sequenz / beides) |
| Als KI-Tool aktivieren | Diese Sequenz im KI-Chatbot verfügbar machen |
Ausführungsoptionen
Nach jedem Formular
Der Workflow wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein Formular innerhalb der Sequenz abgeschlossen wird.
Anwendungsfälle:
- Echtzeit-Datensynchronisation
- Fortschrittsbenachrichtigungen
- Zwischenvalidierungen
- Aktualisierung von Datensätzen, während Daten eingehen
Nach Abschluss der Sequenz
Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn alle Formulare in der Sequenz abgeschlossen sind.
Anwendungsfälle:
- Erstellung des Abschlussberichts
- Einleitung des Genehmigungs-Workflows
- Abschlusszertifikate
- Zusammenfassungsbenachrichtigungen
Beides
Aktivieren Sie beide Optionen, um Workflows bei jedem Schritt UND am Ende auszuführen.
Anwendungsfälle:
- Echtzeitsynchronisation + endgültige Zusammenfassung
- Fortschrittsverfolgung + Abschlussbenachrichtigung
- Inkrementelle Verarbeitung + konsolidierter Bericht
🤖 Als KI-Tool aktivieren
Wenn aktiviert, wird die Sequenz Ihrem KI-Chatbot als Standardwerkzeug zur Verfügung gestellt.
Was das bedeutet
- Benutzer können die Sequenz direkt im Chat starten
- KI führt Benutzer durch jedes Formular im Gesprächsformat
- Es ist nicht erforderlich, separate Formulare oder Links zu öffnen
- Nahtloses Erlebnis auf jedem Kanal (Web, WhatsApp, Messenger usw.)
So funktioniert es
- Der Benutzer fragt etwas zur Sequenz (z. B. "Ich möchte mich bewerben")
- Die KI erkennt die Absicht und bietet an, die Sequenz zu starten
- Die KI stellt Fragen aus jedem Formular in der Sequenz
- Antworten werden gesammelt und gespeichert
- SmartFlow wird basierend auf Ihrer Konfiguration ausgelöst
Beispiel
Benutzer: Ich möchte den Zertifizierungsprozess starten
KI: Ich helfe Ihnen dabei! Die Zertifizierung erfordert das Ausfüllen von
3 Formularen. Lassen Sie uns mit Ihren beruflichen Informationen beginnen.
Was ist Ihre aktuelle Berufsbezeichnung?
Benutzer: Senior Developer
KI: Großartig! Wie viele Jahre Erfahrung haben Sie?
...
[Nachdem alle Formulare abgeschlossen sind]
KI: Sie haben alle Zertifizierungsformulare ausgefüllt. Ihre Bewerbung
wurde eingereicht und Sie erhalten in Kürze eine Bestätigungs-E-Mail.
Verfügbare Variablen
Wenn der Auslöser aktiviert wird, sind diese Variablen in Ihrem Workflow verfügbar:
Sequenzinformationen
| Variable | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
sequence.id | String | Eindeutige Kennung |
sequence.name | String | Sequenzname |
sequence.completedAt | DateTime | Wann die Sequenz abgeschlossen wurde |
sequence.completedBy | Object | Benutzer, der sie abgeschlossen hat |
Formulardaten
| Variable | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alle Formulare in der Sequenz |
sequence.forms[].id | String | Formular-ID |
sequence.forms[].name | String | Formularname |
sequence.forms[].responses | Object | Formularantworten |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Wann das Formular abgeschlossen wurde |
sequence.forms[].completedBy | Object | Wer dieses Formular ausgefüllt hat |
Aktuelles Formular (Wenn "Nach jedem Formular" aktiviert ist)
| Variable | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Aktuelle Formular-ID |
currentForm.name | String | Aktueller Formularname |
currentForm.responses | Object | Aktuelle Formularantworten |
currentForm.index | Number | Position in der Sequenz (0-basiert) |
currentForm.isLast | Boolean | Ob dies das letzte Formular ist |
Beispiel-Workflows
Beispiel 1: Abschluss der Mitarbeiter-Einarbeitung
Auslöser: SmartForm Sequenz (Nach Sequenz)
SmartForm Sequenz Auslöser
↓
PDF generieren
→ Vorlage: "Einarbeitungszusammenfassung"
→ Daten: sequence.forms
↓
E-Mail senden (an HR)
→ Betreff: "Einarbeitung neuer Mitarbeiter abgeschlossen"
→ Anhang: Generiertes PDF
↓
E-Mail senden (an Mitarbeiter)
→ Betreff: "Willkommen! Ihre Einarbeitung ist abgeschlossen"
↓
API-Aufruf (HR-System)
→ Mitarbeiterdatensatz mit allen Daten erstellen
Beispiel 2: Echtzeit-Fortschrittsverfolgung
Auslöser: SmartForm Sequenz (Nach jedem Formular)
SmartForm Sequenz Auslöser
↓
Wenn Bedingung: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── E-Mail senden: "Alle Formulare abgeschlossen!"
└── Nein:
└── E-Mail senden: "Formular {{currentForm.index + 1}} erhalten"
↓
API-Aufruf
→ CRM mit den neuesten Formulardaten aktualisieren
Beispiel 3: KI-gesteuerter Bewerbungsprozess
Auslöser: SmartForm Sequenz (Nach Sequenz, Als KI-Tool aktivieren: AN)
SmartForm Sequenz Auslöser
↓
KI-Anfrage
→ Alle Antworten analysieren
→ Bewerbung bewerten
→ Empfehlung generieren
↓
Wenn Bedingung: score > 70
├── Ja:
│ ├── JIRA-Ticket erstellen: "Bewerbung überprüfen"
│ └── E-Mail senden: "Ihre Bewerbung wird geprüft"
└── Nein:
└── E-Mail senden: "Vielen Dank für Ihr Interesse..."
Vergleich: SmartForm vs. SmartForm Sequenz Auslöser
| Funktion | SmartForm Auslöser | SmartForm Sequenz Auslöser |
|---|---|---|
| Auslöser bei | Abschluss eines einzelnen Formulars | Abschluss der Sequenz |
| Verfügbare Daten | Antworten eines Formulars | Antworten aller Formulare |
| Ausführungsoptionen | Nur nach Formular | Nach jedem Formular / nach Sequenz / beides |
| Als KI-Tool aktivieren | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Am besten geeignet für | Einfache Formulare | Mehrstufige Prozesse |
Best Practices
1. Nutzen Sie beide Ausführungsoptionen strategisch
- Nach jedem Formular: Schnelle Bestätigungen, Echtzeitsynchronisation
- Nach Sequenz: Schwerwiegende Verarbeitung, endgültige Aktionen
2. Nutzen Sie das KI-Tool für ein besseres Benutzererlebnis
Aktivieren Sie "KI-Tool" für Sequenzen, die von einer konversationellen Abschlussform profitieren:
- Bewerbungen
- Bewertungen
- Einarbeitung
- Umfragen
3. Teilabschlüsse verwalten
Verwenden Sie "Nach jedem Formular", um den Fortschritt zu speichern, damit Benutzer keine Daten verlieren, wenn sie die Sequenz mitten im Prozess abbrechen.
4. Testen Sie den gesamten Ablauf
Testen Sie Sequenzen gründlich:
- Direkte Abschlüsse
- Delegierte Formulare
- Abschluss durch den KI-Chatbot
- Alle SmartFlow-Auslöser