SmartForm Sekvenca Okidač
Pokrenite radni tijek kada je SmartForm Sekvenca završena. Ovaj okidač vam omogućuje automatizaciju radnji nakon što korisnici završe niz obrazaca.
Kada koristiti
- Obrada višekratnih podnošenja obrazaca
- Generiranje izvještaja iz više obrazaca
- Pokretanje odobrenja radnih tijekova nakon prikupljanja svih podataka
- Slanje obavijesti o završetku
- Ažuriranje vanjskih sustava s konsolidiranim podacima
Konfiguracija
| Polje | Opis |
|---|---|
| Sekvenca | Koja sekvenca pokreće ovaj tijek |
| Izvrši nakon | Kada se okidač aktivira (svaki obrazac / završetak sekvence / oboje) |
| Omogući kao AI alat | Učinite ovu sekvencu dostupnom u AI chatbotu |
Opcije izvršenja
Nakon svakog obrasca
Radni tijek se pokreće svaki put kada je obrazac unutar sekvence završen.
Primjeri korištenja:
- Sinkronizacija podataka u stvarnom vremenu
- Obavijesti o napretku
- Intermedijarne validacije
- Ažuriranje zapisa dok podaci dolaze
Nakon završetka sekvence
Radni tijek se pokreće samo kada su svi obrasci u sekvenci završeni.
Primjeri korištenja:
- Generiranje konačnog izvještaja
- Pokretanje radnog tijeka odobrenja
- Certifikati o završetku
- Obavijesti o sažetku
Obje
Omogućite obje opcije za pokretanje radnih tijekova na svakom koraku I na kraju.
Primjeri korištenja:
- Sinkronizacija u stvarnom vremenu + konačni sažetak
- Praćenje napretka + obavijest o završetku
- Inkrementalna obrada + konsolidirani izvještaj
🤖 Omogući kao AI alat
Kada je uključeno, sekvenca postaje dostupna vašem AI chatbotu kao zadani alat.
Što to znači
- Korisnici mogu započeti sekvencu izravno u chatu
- AI vodi korisnike kroz svaki obrazac razgovorno
- Nema potrebe otvarati odvojene obrasce ili linkove
- Besprijekorno iskustvo na bilo kojem kanalu (web, WhatsApp, Messenger, itd.)
Kako to funkcionira
- Korisnik postavlja pitanje vezano uz sekvencu (npr., "Želim se prijaviti")
- AI prepoznaje namjeru i nudi da započne sekvencu
- AI postavlja pitanja iz svakog obrasca u sekvenci
- Odgovori se prikupljaju i spremaju
- SmartFlow se aktivira na temelju vaše konfiguracije
Primjer
Korisnik: Želio bih započeti proces certificiranja
AI: Pomoći ću vam s tim! Certificiranje zahtijeva ispunjavanje
3 obrasca. Započnimo s vašim profesionalnim informacijama.
Koja je vaša trenutna radna pozicija?
Korisnik: Senior Developer
AI: Odlično! Koliko godina iskustva imate?
...
[Nakon završetka svih obrazaca]
AI: Završili ste sve obrasce za certificiranje. Vaša prijava
je podnesena i uskoro ćete primiti potvrdu putem e-pošte.
Dostupne Varijable
Kada se okidač aktivira, ove varijable su dostupne u vašem radnom toku:
Informacije o Sekvenci
| Varijabla | Tip | Opis |
|---|---|---|
sequence.id | String | Jedinstveni identifikator |
sequence.name | String | Ime sekvence |
sequence.completedAt | DateTime | Kada je sekvenca završena |
sequence.completedBy | Object | Korisnik koji je završio |
Podaci iz Obrasca
| Varijabla | Tip | Opis |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Svi obrasci u sekvenci |
sequence.forms[].id | String | ID obrasca |
sequence.forms[].name | String | Ime obrasca |
sequence.forms[].responses | Object | Odgovori na obrazac |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Kada je obrazac završen |
sequence.forms[].completedBy | Object | Tko je završio ovaj obrazac |
Trenutni Obrazac (Kada je "Nakon Svakog Obrasca" omogućeno)
| Varijabla | Tip | Opis |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID trenutnog obrasca |
currentForm.name | String | Ime trenutnog obrasca |
currentForm.responses | Object | Odgovori na trenutni obrazac |
currentForm.index | Number | Pozicija u sekvenci (0-bazirano) |
currentForm.isLast | Boolean | Da li je ovo završni obrazac |
Primjeri Radnih Tokova
Primjer 1: Završetak Uvođenja Zaposlenika
Okidač: SmartForm Sekvenca (Nakon sekvence)
SmartForm Sekvenca Okidač
↓
Generiraj PDF
→ Predložak: "Sažetak Uvođenja"
→ Podaci: sequence.forms
↓
Pošalji Email (HR-u)
→ Tema: "Uvođenje novog zaposlenika završeno"
→ Prilog: Generirani PDF
↓
Pošalji Email (Zaposleniku)
→ Tema: "Dobrodošli! Vaše uvođenje je završeno"
↓
API Poziv (HR Sustav)
→ Kreiraj zapis o zaposleniku sa svim podacima
Primjer 2: Praćenje Napretka u Realnom Vremenu
Okidač: SmartForm Sekvenca (Nakon svakog obrasca)
SmartForm Sekvenca Okidač
↓
Ako Uvjet: currentForm.isLast
├── Da:
│ └── Pošalji Email: "Svi obrasci su završeni!"
└── Ne:
└── Pošalji Email: "Obrazac {{currentForm.index + 1}} primljen"
↓
API Poziv
→ Ažuriraj CRM s najnovijim podacima obrasca
Primjer 3: Proces Prijave Pokretan AI-em
Okidač: SmartForm Sekvenca (Nakon sekvence, Omogućiti kao AI Alat: Uključeno)
SmartForm Sekvenca Okidač
↓
AI Zahtjev
→ Analiziraj sve odgovore
→ Ocijeni prijavu
→ Generiraj preporuku
↓
Ako Uvjet: score > 70
├── Da:
│ ├── Kreiraj JIRA Zadatak: "Pregledaj prijavu"
│ └── Pošalji Email: "Vaša prijava je u pregledu"
└── Ne:
└── Pošalji Email: "Hvala na vašem interesu..."
Usporedba: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Značajka | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Okidači na | Završetak jednog obrasca | Završetak sekvence |
| Podaci dostupni | Odgovori na jedan obrazac | Odgovori na sve obrasce |
| Opcije izvršenja | Nakon obrasca samo | Nakon svakog obrasca / nakon sekvence / oboje |
| Omogući kao AI alat | ✅ Da | ✅ Da |
| Najbolje za | Jednostavne obrasce | Višestepene procese |
Najbolje prakse
1. Koristite obje opcije izvršenja strateški
- Nakon svakog obrasca: Brze potvrde, sinkronizacija u stvarnom vremenu
- Nakon sekvence: Teška obrada, konačne radnje
2. Iskoristite AI alat za bolji UX
Omogućite "AI alat" za sekvence koje imaju koristi od konverzacijske završetka:
- Prijave
- Procjene
- Uvođenje
- Istraživanja
3. Rukovanje djelomičnim završecima
Koristite "Nakon svakog obrasca" za spremanje napretka, tako da korisnici ne izgube podatke ako napuste usred sekvence.
4. Testirajte cijeli tijek
Temeljito testirajte sekvence:
- Izravno završavanje
- Delegirani obrasci
- Završavanje AI chatbota
- Svi SmartFlow okidači