SmartForm Sequence Trigger
Ejecute un flujo de trabajo cuando se complete una Secuencia de SmartForm. Este disparador le permite automatizar acciones después de que los usuarios terminen una serie de formularios.
Cuándo Usar
- Procesar envíos de formularios de múltiples pasos
- Generar informes a partir de múltiples formularios
- Activar flujos de trabajo de aprobación después de recopilar todos los datos
- Enviar notificaciones de finalización
- Actualizar sistemas externos con datos consolidados
Configuración
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Secuencia | Qué secuencia activa este flujo |
| Ejecutar Después | Cuándo se activa el disparador (cada formulario / finalización de secuencia / ambos) |
| Habilitar como Herramienta de IA | Hacer que esta secuencia esté disponible en el chatbot de IA |
Opciones de Ejecución
Después de Cada Formulario
El flujo de trabajo se ejecuta cada vez que se completa un formulario dentro de la secuencia.
Casos de uso:
- Sincronización de datos en tiempo real
- Notificaciones de progreso
- Validaciones intermedias
- Actualización de registros a medida que llegan los datos
Después de la Finalización de la Secuencia
El flujo de trabajo se ejecuta solo cuando se completan todos los formularios en la secuencia.
Casos de uso:
- Generación de informes finales
- Inicio de flujo de trabajo de aprobación
- Certificados de finalización
- Notificaciones de resumen
Ambos
Habilite ambas opciones para ejecutar flujos de trabajo en cada paso Y al final.
Casos de uso:
- Sincronización en tiempo real + resumen final
- Seguimiento de progreso + notificación de finalización
- Procesamiento incremental + informe consolidado
🤖 Habilitar como Herramienta de IA
Cuando se activa, la secuencia se vuelve disponible para su chatbot de IA como una herramienta predeterminada.
Lo Que Esto Significa
- Los usuarios pueden iniciar la secuencia directamente en el chat
- La IA guía a los usuarios a través de cada formulario de manera conversacional
- No es necesario abrir formularios o enlaces separados
- Experiencia fluida en cualquier canal (web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Cómo Funciona
- El usuario pregunta sobre algo relacionado con la secuencia (por ejemplo, "Quiero postularme")
- La IA reconoce la intención y ofrece iniciar la secuencia
- La IA hace preguntas de cada formulario en la secuencia
- Las respuestas se recopilan y se guardan
- SmartFlow se activa según su configuración
Ejemplo
Usuario: Me gustaría comenzar el proceso de certificación
IA: ¡Te ayudaré con eso! La certificación requiere completar
3 formularios. Comencemos con tu información profesional.
¿Cuál es tu cargo actual?
Usuario: Desarrollador Senior
IA: ¡Genial! ¿Cuántos años de experiencia tienes?
...
[Después de completar todos los formularios]
IA: Has completado todos los formularios de certificación. Tu solicitud
ha sido enviada y recibirás un correo electrónico de confirmación en breve.
Variables Disponibles
Cuando se activa el disparador, estas variables están disponibles en su flujo de trabajo:
Información de la Secuencia
| Variable | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
sequence.id | String | Identificador único |
sequence.name | String | Nombre de la secuencia |
sequence.completedAt | DateTime | Cuándo se completó la secuencia |
sequence.completedBy | Object | Usuario que la completó |
Datos del Formulario
| Variable | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Todos los formularios en la secuencia |
sequence.forms[].id | String | ID del formulario |
sequence.forms[].name | String | Nombre del formulario |
sequence.forms[].responses | Object | Respuestas del formulario |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Cuándo se completó el formulario |
sequence.forms[].completedBy | Object | Quién completó este formulario |
Formulario Actual (Cuando "Después de Cada Formulario" está habilitado)
| Variable | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID del formulario actual |
currentForm.name | String | Nombre del formulario actual |
currentForm.responses | Object | Respuestas del formulario actual |
currentForm.index | Number | Posición en la secuencia (basada en 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Si este es el formulario final |
Ejemplos de Flujos de Trabajo
Ejemplo 1: Finalización de Incorporación de Empleados
Disparador: Secuencia de SmartForm (Después de la secuencia)
Disparador de Secuencia de SmartForm
↓
Generar PDF
→ Plantilla: "Resumen de Incorporación"
→ Datos: sequence.forms
↓
Enviar Correo Electrónico (a RRHH)
→ Asunto: "Incorporación de nuevo empleado completada"
→ Adjunto: PDF generado
↓
Enviar Correo Electrónico (al Empleado)
→ Asunto: "¡Bienvenido! Tu incorporación está completa"
↓
Llamada API (Sistema de RRHH)
→ Crear registro de empleado con todos los datos
Ejemplo 2: Seguimiento de Progreso en Tiempo Real
Disparador: Secuencia de SmartForm (Después de cada formulario)
Disparador de Secuencia de SmartForm
↓
Si Condición: currentForm.isLast
├── Sí:
│ └── Enviar Correo Electrónico: "¡Todos los formularios completos!"
└── No:
└── Enviar Correo Electrónico: "Formulario {{currentForm.index + 1}} recibido"
↓
Llamada API
→ Actualizar CRM con los últimos datos del formulario
Ejemplo 3: Proceso de Solicitud Impulsado por IA
Disparador: Secuencia de SmartForm (Después de la secuencia, Habilitar como Herramienta de IA: ACTIVADO)
Disparador de Secuencia de SmartForm
↓
Solicitud de IA
→ Analizar todas las respuestas
→ Calificar la solicitud
→ Generar recomendación
↓
Si Condición: score > 70
├── Sí:
│ ├── Crear Problema en JIRA: "Revisar solicitud"
│ └── Enviar Correo Electrónico: "Tu solicitud está en revisión"
└── No:
└── Enviar Correo Electrónico: "Gracias por tu interés..."
Comparación: SmartForm vs Disparador de Secuencia de SmartForm
| Característica | Disparador de SmartForm | Disparador de Secuencia de SmartForm |
|---|---|---|
| Se activa en | Finalización de un solo formulario | Finalización de la secuencia |
| Datos disponibles | Respuestas de un formulario | Respuestas de todos los formularios |
| Opciones de ejecución | Solo después del formulario | Después de cada formulario / después de la secuencia / ambos |
| Habilitar como Herramienta de IA | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Mejor para | Formularios simples | Procesos de múltiples pasos |
Mejores Prácticas
1. Utilice Ambas Opciones de Ejecución de Manera Estratégica
- Después de cada formulario: Confirmaciones rápidas, sincronización en tiempo real
- Después de la secuencia: Procesamiento pesado, acciones finales
2. Aproveche la Herramienta de IA para Mejorar la Experiencia del Usuario
Habilite "Herramienta de IA" para secuencias que se beneficien de la finalización conversacional:
- Solicitudes
- Evaluaciones
- Incorporaciones
- Encuestas
3. Maneje Completaciones Parciales
Utilice "Después de cada formulario" para guardar el progreso, de modo que los usuarios no pierdan datos si abandonan a mitad de la secuencia.
4. Pruebe el Flujo Completo
Pruebe las secuencias a fondo:
- Finalización directa
- Formularios delegados
- Finalización del chatbot de IA
- Todos los disparadores de SmartFlow